Verificação de conformidade 401(k) #5: Manter os participantes 401(k) fora da caixa dos perdidos e achados

Na Verificação de Conformidade 401(k) do mês passado, discutimos a variedade de avisos típicos que um plano 401(k) deve enviar aos participantes do plano. Na Verificação de Conformidade deste mês, centramo-nos na questão de como lidar com uma situação em que o plano 401(k) não consegue contactar um participante do plano, ou seja, "participantes em falta".

Porque é que este tópico é importante?

Como patrocinador de um plano 401(k), tem inúmeras responsabilidades fiduciárias. No entanto, do ponto de vista do Departamento do Trabalho (DOL), talvez não haja nenhuma mais fundamental do que garantir que os participantes recebem distribuições atempadas das suas contas do plano 401(k). Estas distribuições podem ser efectuadas sob a forma de pagamentos na idade normal de reforma, levantamentos de pequenos saldos ou distribuições mínimas obrigatórias.   

Nos últimos anos, o DOL aumentou as suas actividades de aplicação da lei no domínio dos participantes em falta. Em particular, através do seu processo de auditoria, o DOL tem pressionado os promotores de planos a localizarem os participantes em falta com direito a receberem distribuições de planos 401(k), sob pena de incorrerem em sanções substanciais. Para incentivar os promotores de planos a tomar medidas proactivas para localizar os participantes em falta, o DOL emitiu orientações sobre a localização de participantes em falta sob a forma de "Melhores Práticas". Nem todos os elementos das orientações do DOL serão praticáveis ou adequados. No entanto, a sua implementação - e documentação - daqueles que o são mostrará que está a levar a sério esta questão de conformidade se for sujeito a um exame do DOL.

Clique aqui para obter mais informações sobre as orientações do DOL.

Mas será que temos mesmo um problema?

Pode muito bem ter um problema de participante em falta se tiver reparado em antigos empregados que atingiram a idade da reforma, mas não solicitaram ou começaram a receber distribuições do plano. Outro sinal de um potencial problema é a existência de informações de contacto incorrectas ou incompletas nos seus ficheiros, quer em formato eletrónico quer em papel. Por último, poderá ter um problema se estiver a acumular mais do que alguns itens de correio devolvidos e cheques não levantados.

É preciso uma aldeia

Como diz o ditado, é preciso uma aldeia.... A mesma abordagem aplica-se à implementação de práticas para identificar participantes em falta. Dependendo da dimensão da sua empresa e do pessoal, pode ser necessário que o pessoal de benefícios, recursos humanos, folhas de pagamento, serviços administrativos (por exemplo, serviços de correio) e tecnologias de informação, juntamente com o detentor de registos do plano, assegurem que as informações de contacto dos antigos empregados estão actualizadas. As alterações às informações de contacto devem ser coordenadas e partilhadas por toda a empresa e de/para o detentor dos registos do plano.   

Exemplos das melhores práticas do DOL

O DOL identificou cerca de 30 melhores práticas abrangentes para os promotores de planos que procuram resolver o problema dos participantes em falta. Com base na orientação das melhores práticas do DOL, pode decidir considerar o seguinte:

"Medidas "preventivas

1. Contactar periodicamente os participantes actuais e reformados para confirmar ou atualizar as suas informações de contacto, tais como endereços residenciais e profissionais, números de telefone (incluindo números de telemóvel) e informações de contacto de emergência/parentes próximos.
2. Durante os processos de saída dos trabalhadores, confirme ou actualize as informações de contacto e sublinhe a importância de garantir que o plano tem sempre informações de contacto exactas.
3. Verifique outros planos de benefícios e registos da empresa para obter informações de contacto dos participantes. Por exemplo, é possível que os registos dos salários ou o plano de saúde do grupo tenham informações actualizadas.
4. Ao fornecer informações sobre o plano (tais como resumos de relatórios anuais, declarações dos participantes e resumos de alterações materiais), inclua uma linguagem (talvez em negrito ou destacada) que peça ao destinatário para fornecer informações de contacto actualizadas.
   

   Dicas: 

   • Simplifique o processo - por exemplo, disponibilize um número de telefone gratuito, o endereço eletrónico da pessoa de contacto, portais Web internos ou formulários com envelopes auto-endereçados. 
   • Certifique-se de que existe uma pessoa designada como responsável pela partilha de informações de contacto actualizadas com a pessoa responsável pelas actualizações nos departamentos de benefícios, recursos humanos e salários, bem como com o responsável pelos registos do plano.
   • Identificar um representante da empresa (talvez alguém responsável pelo cumprimento dos controlos internos) para monitorizar ou auditar periodicamente o processo de atualização da informação dos participantes de contacto para garantir que essa informação é correta e consistente em toda a empresa e com o detentor dos registos do plano.&
     
     
5. Exigir que os representantes dos serviços do plano 401(k) que respondem às perguntas dos participantes incluam, como parte do seu guião, um pedido de confirmação das informações de contacto. Isto pode ser especialmente importante se o saldo 401(k) do participante incluir montantes transferidos de um plano de um empregador adquirido/fusionado. Do mesmo modo, o sítio Web de acompanhamento pode ser configurado de forma a que o participante seja obrigado a confirmar as informações de contacto antes de prosseguir.
   

   Sugestão:

   • Considerar a negociação de um termo no contrato de serviços do detentor de registos que aborde o seu papel e a sua obrigação de cooperar no processo de desaparecimento de participantes (tendo em conta, obviamente, que a localização de participantes desaparecidos é, em última análise, da responsabilidade da empresa). 
     
     
6. Estabelecer um processo entre os serviços administrativos da empresa e os departamentos de recursos humanos/benefícios, juntamente com o detentor dos registos do plano, para investigar prontamente o correio não entregue aos participantes do plano e os cheques de distribuição não levantados.
   

   Dicas: 

   • Delegar a um representante da empresa a responsabilidade de analisar uma lista de cheques de distribuição não levantados e tomar medidas para localizar o destinatário pretendido, de acordo com a prática de localização de participações em falta da empresa.   
   • Identificar um representante diferente da empresa para monitorizar ou auditar periodicamente o processo. 

Ideias fora da caixa ("Manusear com cuidado")

1. Utilizar as redes sociais para contactar pessoas pode ser útil. No entanto, deve ter em atenção que as informações de contacto das redes sociais podem não ser fiáveis. Não há garantias de que a sua mensagem chegue ao destinatário pretendido. Mesmo que a mensagem seja recebida, o indivíduo pode ignorá-la e considerá-la uma burla. Ou, um mau ator pode receber a mensagem e tentar receber de forma fraudulenta a distribuição do plano do participante em falta.
2. Contactar os beneficiários ou os contactos de emergência registados na empresa (por exemplo, cônjuge ou filhos). Considere que há circunstâncias em que um indivíduo não quer ser encontrado - talvez por razões de segurança pessoal. Consequentemente, essas pessoas podem ter relutância em partilhar informações de contacto, mesmo que se sugira que sirvam de intermediários. Além disso, alguém identificado como beneficiário ou contacto de emergência pode não ter necessariamente em mente os melhores interesses do participante desaparecido e pode tentar receber distribuições do plano de forma fraudulenta.

Esforços de última hora

1. Se os participantes não responderem durante um determinado período de tempo, tente efetuar uma pesquisa de obituários ou de óbitos (por exemplo, Índice de Óbitos da Segurança Social) para determinar se o participante faleceu. Em caso afirmativo, deve tentar localizar os beneficiários designados, se necessário. 
2. Utilize um serviço de localização comercial, uma agência de informação de crédito ou bases de dados de registos públicos online (como as de impostos imobiliários) para localizar participantes desaparecidos. Alguns desses serviços e bases de dados podem cobrar pelos seus serviços.

Independentemente das melhores práticas do DOL que considere praticáveis ou adequadas, certifique-se de que as documenta. E, claro, uma vez documentadas, siga-as. Ao implementar algumas, ou todas, estas práticas, não só terá mais probabilidades de encontrar participantes em falta (ou melhor ainda, de evitar o problema por completo), como também terá provas do seu cumprimento de boa-fé no caso de o DOL fazer uma inspeção.

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