Mergulhando no SECURE 2.0: novas alterações aliviam os encargos administrativos dos patrocinadores do plano

A Lei SECURE 2.0 de 2022 (SECURE 2.0)altera significativamente o panorama de conformidade legal e administrativa dos planos de reforma dos EUA. A Foley & Lardner LLP está a escrever uma série de artigos que analisam em profundidade as principais disposições da SECURE 2.0 que afetarão a forma como os empregadores estruturam e administram os seus planos 401(k), planos de pensões e outros tipos de planos de reforma patrocinados pelos empregadores.

No mês passado, discutimos as novas regras de distribuição mínima exigida (RMD) da SECURE 2.0. Neste artigo, examinamos certas alterações da SECURE 2.0 destinadas a simplificar a administração do plano para patrocinadores de planos de contribuição definida (incluindo os planos da Secção 401(k), 403(b) e 457(b) do Código)¹e incentivar os funcionários a poupar para a sua reforma.

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Numa conferência de imprensa em 1986, o presidente Ronald Reagan fez uma piada infame: «As nove palavras mais assustadoras da língua inglesa são: “Sou do governo e estou aqui para ajudar”». Embora a legislação que afeta os planos de reforma possa, por vezes, ser frustrantemente complexa (já ouviu falar da «ERISA»?), a SECURE 2.0 contém uma série de disposições destinadas a diminuir os encargos administrativos enfrentados pelos patrocinadores (empregadores) dos planos 401(k).

Alterações opcionais/Data de vigência

Cada uma das alterações administrativas discutidas abaixo é opcional – os empregadores não são obrigados a adotar nenhuma delas.

No entanto, se um empregador optar por fazê-lo, as alterações geralmente entram em vigor para os anos do plano que começam após a promulgação da SECURE 2.0. Assim, um empregador com um plano baseado no ano civil (ou seja, um plano que utiliza o ano civil de 1 de janeiro a 31 de dezembro) pode incorporar as alterações no seu plano 401(k) em 2023 (dependendo dos objetivos do próprio empregador e da capacidade do seu responsável pela manutenção dos registos de acomodar quaisquer alterações solicitadas).

Flexibilização dos requisitos de documentação para saques por dificuldades financeiras

Muitos planos 401(k) permitem que os participantes solicitem levantamentos por dificuldades financeiras das suas contas do plano para ajudar a aliviar o impacto de qualquer necessidade financeira «imediata e grave» que o participante possa estar a enfrentar. Certos eventos da vida (como despesas com funeral, mensalidades universitárias, despesas com reparos na residência do participante, etc.) constituem automaticamente uma necessidade financeira «imediata e grave». No passado, os participantes do plano 401(k) que solicitavam saques por dificuldades financeiras tinham que provar que: (i) o evento que levou à dificuldade financeira havia ocorrido e (ii) o participante não tinha dinheiro ou outros recursos para enfrentá-la.

No entanto, após uma alteração nas regras do IRS em 2019, os empregadores passaram a poder confiar na certificação do participante de que ele ou ela não tinha dinheiro ou ativos líquidos suficientes para atender razoavelmente às suas necessidades financeiras. Para receber um saque por dificuldade financeira, porém, o participante ainda precisava provar que a dificuldade financeira realmente ocorreu.

Agora, de acordo com as novas alterações da SECURE 2.0, os participantes podem autocertificar que: (i) ocorreu um evento de dificuldade financeira e (ii) não dispõem de recursos financeiros para o aliviar. A menos que o empregador saiba que as certificações do participante são falsas, pode confiar nas certificações ao determinar se concede ou não uma retirada por dificuldade financeira. No entanto, os empregadores devem alertar os participantes para que guardem a documentação subjacente tanto do evento de dificuldade financeira quanto de suas circunstâncias financeiras, caso o IRS exija que o empregador apresente tal documentação em caso de auditoria.

Essa mudança deve simplificar consideravelmente o processo de saque por dificuldades financeiras. Os empregadores não precisarão mais determinar se um participante passou por uma verdadeira dificuldade financeira ou se ele não tem fundos para lidar com ela, e os participantes receberão os fundos de que precisam mais rapidamente.

Eliminando avisos desnecessários do plano para participantes não inscritos

Os empregadores sabem que imprimir e distribuir os avisos obrigatórios aos participantes (descrevendo as opções de investimento, taxas e direitos dos participantes ao abrigo do seu plano 401(k)) não é barato. Mesmo que os empregadores forneçam esses avisos eletronicamente, ainda assim têm de dedicar tempo e esforço para garantir que o processo de notificação cumpre as normas do IRS e do DOL.

Outra alteração da SECURE 2.0 tenta aliviar esse fardo. De acordo com essa alteração, um empregador não violará a ERISA se não fornecer as notificações exigidas a indivíduos elegíveis, mas não inscritos, no plano do empregador. No entanto, essa isenção só se aplicará se esses indivíduos (denominados «participantes não inscritos» pela SECURE 2.0) tiverem recebido uma descrição resumida do plano e outras notificações de elegibilidade quando se tornaram elegíveis pela primeira vez para participar no plano 401(k).

Em consonância com o objetivo do Congresso de melhorar a preparação para a reforma da força de trabalho dos EUA,²os empregadores não podem simplesmente ignorar os participantes não inscritos. A SECURE 2.0 exige que os empregadores forneçam aos participantes não inscritos avisos anuais lembrando-os da sua elegibilidade para participar no plano. O aviso também deve descrever quaisquer contribuições do empregador, cronogramas de aquisição de direitos e prazos para escolha. O empregador também deve fornecer aos participantes não inscritos quaisquer documentos exigidos, mediante solicitação.

A SECURE 2.0 não especifica quais avisos são abrangidos por esta alteração, e esperamos orientações adicionais das agências que abordem essa questão e descrevam o conteúdo do aviso anual de lembrete. No entanto, esta alteração permitirá que os empregadores economizem tempo, dinheiro e recursos internos anteriormente gastos na impressão e distribuição de avisos desnecessários sobre o plano.

Oferecimento de incentivos financeiros mínimos para participação

Antes da promulgação da SECURE 2.0, o único incentivo que os empregadores podiam usar para incentivar a adesão ao plano 401(k) entre os funcionários era a promessa de contribuições correspondentes. No entanto, em consonância com o seu objetivo de melhorar a preparação para a reforma, a SECURE 2.0 permite que os empregadores ofereçam incentivos financeiros «de minimis» para incentivar a adesão ao plano. Tais incentivos não podem ser pagos com os ativos do plano.

Embora o SECURE 2.0 não defina de minimis, o resumo do Senado sobre o SECURE 2.0 menciona, sem maiores explicações, cartões-presente de «baixo valor». Independentemente do valor, os empregadores devem tratar o valor dos cartões-presente como rendimento tributável para os funcionários que os recebem. O incentivo também estaria sujeito a impostos sobre o rendimento e o emprego. É possível que certos incentivos tangíveis (como pequenos presentes de comida, livros ou flores) sejam excluídos da remuneração se, considerando o seu valor e frequência, não for razoável ou prático para o empregador contabilizá-los.³Orientações do IRS sobre esta questão seriam bem-vindas.

Tratar as contribuições do empregador como contribuições Roth

Antes do SECURE 2.0, os empregadores só podiam fazer contribuições correspondentes aos seus planos 401(k) antes dos impostos – as contribuições correspondentes Roth não eram permitidas. Se os participantes quisessem converter as contribuições correspondentes do empregador antes dos impostos em contribuições Roth, tinham de concluir uma conversão Roth dentro do plano (se permitido pelo plano) e pagar impostos sobre o montante convertido e quaisquer ganhos acumulados.

Agora, de acordo com a SECURE 2.0, os empregadores podem oferecer aos participantes do plano 401(k) a opção de receber contribuições correspondentes do empregador ou contribuições de participação nos lucros/não eletivas com base no Roth. No entanto, essas contribuições devem ser irrevogáveis para o participante (ou seja, 100% adquiridas).

A maioria dos responsáveis pela manutenção de registos deve ser capaz de acomodar essa opção. Mesmo antes da promulgação da SECURE 2.0, muitos responsáveis pela manutenção de registos ajudavam os participantes a concluir conversões Roth dentro do plano.

Antes de oferecer esta nova opção SECURE 2.0 aos participantes, os empregadores devem considerar se, nas suas circunstâncias, faz sentido eliminar os requisitos de aquisição de direitos impostos às contribuições correspondentes ou de participação nos lucros/não eletivas.

Facilitando “roll-ins” automáticos e portabilidade

De acordo com a legislação atual, os empregadores podem automaticamente liquidar as contas do plano 401(k) dos participantes demitidos cujos saldos não excedam US$ 1.000. Se o saldo da conta de um participante demitido for igual ou superior a US$ 1.000, mas inferior a US$ 5.000 (aumentando para US$ 7.000 em 2024 – outra alteração da SECURE 2.0), o empregador pode transferir o saldo da conta do ex-participante para uma conta de aposentadoria individual (IRA) estabelecida em nome do participante.

Após serem transferidos para uma IRA, os fundos de um ex-participante serão geralmente investidos numa opção de investimento padrão destinada a proteger o capital do ex-participante. Apesar dessa intenção, os fundos do ex-participante podem ser perdidos ou corroídos pelas taxas cobradas pelo provedor da IRA.

O SECURE 2.0 aborda esta questão ao permitir que os empregadores e os seus responsáveis pela manutenção de registos transfiram os saldos IRA dos antigos participantes do plano 401(k) para planos de reforma mantidos pelos novos empregadores dos indivíduos (a menos que um antigo participante opte por outra opção). Esta alteração ajudará os participantes a consolidar as suas poupanças de reforma num único plano de reforma patrocinado pelo empregador, diminuindo a probabilidade de esses fundos serem esquecidos ou perdidos devido à inação.

O que os empregadores devem fazer agora?

Conforme mencionado acima, as alterações do SECURE 2.0 descritas neste artigo são opcionais – os empregadores não são obrigados a adotá-las. No entanto, os empregadores que consideram adotar uma ou mais das alterações do SECURE 2.0 devem trabalhar com os seus responsáveis pela manutenção de registos para garantir que as alterações solicitadas possam ser incorporadas nos processos administrativos dos seus planos. Os empregadores também podem precisar adotar alterações ao plano para documentar adequadamente a incorporação de certas alterações SECURE 2.0 nos seus planos 401(k) (por exemplo, atualizar o processo de determinação de saques por dificuldades financeiras do plano ou permitir que o empregador faça contribuições correspondentes Roth). Tais alterações ao plano devem ser adotadas até ao final do ano do plano em que a alteração entra em vigor.

Essas alterações da SECURE 2.0 devem ser bem-vindas pelos empregadores que buscam reduzir a carga administrativa (e os custos) da manutenção dos seus planos 401(k). Prevemos que, com o tempo, o IRS e o DOL emitirão orientações esclarecendo o âmbito de muitas dessas alterações SECURE 2.0. Os empregadores ansiosos por implementar as alterações SECURE 2.0 descritas aqui para o ano do plano de 2023, que permitem poupar tempo e dinheiro, devem adotar uma abordagem de boa-fé para o fazer.

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