O DHS anuncia uma nova versão do formulário I-9 e um novo procedimento de verificação remota de documentos I-9 para empregadores E-Verify

O Departamento de Segurança Interna dos Estados Unidos (DHS) anunciou recentemente duas alterações significativas relativas ao Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade para Emprego. Em primeiro lugar, o DHS está a emitir uma nova versão do Formulário I-9. Segundo, a partir de 1 de agosto de 2023, o DHS permitirá que empregadores qualificados no E-Verify utilizem um procedimento alternativo de inspeção de documentos ao preencher a § 2 ou § 3 do Formulário I-9. Sob este procedimento alternativo, os empregadores do E-Verify podem realizar a verificação de documentos remotamente, em vez de examinar fisicamente os documentos originais durante uma reunião presencial com o novo contratado (ou funcionário existente durante a reverificação).

Nova versão do formulário I-9

Ao longo de mais de três décadas, os empregadores tiveram de lidar com catorze versões diferentes do Formulário I-9. Na nossa publicação de outubro de 2022, explicámos que o DHS estava a preparar mais uma versão deste complicado formulário governamental. O DHS está agora pronto para publicar o novo Formulário I-9 e fá-lo-á a 1 de agosto de 2023.

O novo Formulário I-9 contém várias alterações importantes:

• Os § 1 e § 2 estão na mesma página, com campos mais restritos para escrever as respostas às perguntas do governo ao usar a versão em papel do Formulário I-9.
• O parágrafo «Preparador/Tradutor» já não faz parte do § 1, mas sim de um suplemento separado (Suplemento A). Os empregadores devem fornecer o Suplemento A quando o novo funcionário precisar de ajuda para preencher o § 1.
• Os novos funcionários e empregadores já não são obrigados a inserir «N/A» nos campos que não se aplicam. Anteriormente, os empregadores estavam sujeitos a multas por não garantirem que «N/A» fosse inserido.
• O § 2 contém uma nova caixa de seleção no campo Informações adicionais para os empregadores assinalarem se examinaram documentos utilizando um procedimento alternativo autorizado, como a nova verificação remota de documentos.
• O § 3 (para reverificação ou, em circunstâncias limitadas, recontratação) já não segue o § 2. Em vez disso, o § 3 é um suplemento separado (Suplemento B).
• A Lista I-9 de Documentos Aceitáveis agora inclui
  • um resumo de quando determinados recibos válidos podem ser aceites para os documentos listados na Lista A, Lista B ou Lista C; e
  • uma declaração de que o DHS considerará os documentos prorrogados pela autoridade emissora (por exemplo, um departamento estadual de veículos motorizados) como não expirados.
• As novas instruções do I-9 têm oito páginas, em vez de quinze. O DHS transferiu parte do conteúdo excluído para o seu Manual para Empregadores e para o site I-9 Central.

O DHS está a conceder aos empregadores um prazo de três meses para a transição para a nova versão do Formulário I-9. Assim, os empregadores podem continuar a usar legalmente a versão existente do Formulário I-9 (data de emissão de 21 de outubro de 2019) até o final do expediente de 31 de outubro de 2023. Até 1 de novembro de 2023, todos os empregadores devem usar a nova versão do Formulário I-9 para novas contratações e reverificações.

Dica de melhor prática: os empregadores devem usar o período de transição (1 de agosto de 2023 a 31 de outubro de 2023) para analisar e se familiarizar com a nova versão do Formulário I-9, bem como com as novas instruções do I-9. Mudar para a nova versão muito rapidamente aumentará a probabilidade de erros, o que, por sua vez, pode levar a multas governamentais mais altas.

Novo procedimento de verificação remota de documentos é uma opção para empregadores em boa situação no E-Verify

O DHS estabeleceu um novo procedimento de verificação remota de documentos I-9 como alternativa à análise física presencial dos documentos. Os empregadores que desejarem utilizar a verificação remota de documentos devem estar inscritos no programa E-Verify e estar em «boa situação» no momento em que recorrerem ao novo procedimento. Este procedimento alternativo estará disponível a partir de 1 de agosto de 2023.

De acordo com o novo procedimento de verificação remota de documentos I-9, os empregadores qualificados para o E-Verify devem seguir os seguintes passos:

• Peça ao novo funcionário para rever a Lista I-9 de Documentos Aceitáveis e selecionar um documento válido da Lista A OU um documento válido da Lista B e um documento válido da Lista C à sua escolha. Para reverificação, forneça a Lista I-9 e peça ao funcionário existente para apresentar um documento válido da Lista A OU um documento válido da Lista C para confirmar a elegibilidade contínua para o emprego.
• Depois que o funcionário selecionar o(s) documento(s), peça-lhe para enviar ao empregador cópias «claras e legíveis» do(s) documento(s). Se um documento tiver dois lados, o novo funcionário (ou funcionário existente) deve fornecer ao empregador cópias da frente e do verso do documento.
• Analise as cópias nítidas e legíveis do(s) documento(s) para confirmar que parecem razoavelmente genuínas.
• Após receber e analisar o(s) documento(s), realize uma videoconferência com o novo funcionário (ou funcionário existente, se for uma reverificação). Durante essa videoconferência, peça ao novo funcionário (ou funcionário existente) para mostrar o(s) documento(s) original(is) cujas cópias foram enviadas anteriormente. Compare o(s) documento(s) apresentado(s) durante a videoconferência com a pessoa na tela de vídeo e com as informações declaradas na § 1 do Formulário I-9. Confirme se o(s) documento(s) parece(m) razoavelmente genuíno(s). Se o novo funcionário ou funcionário existente estiver a contar com um recibo válido para um documento da Lista I-9, analise o recibo durante a videoconferência.
• Marque a caixa de seleção no campo Informações adicionais do § 2 para indicar que o empregador utilizou o procedimento de verificação remota de documentos. Se o empregador ainda estiver a utilizar o Formulário I-9 existente (data de emissão de 21 de outubro de 2019), escreva «Procedimento alternativo» no campo Informações adicionais.
• Abrir atempadamente o inquérito do caso E-Verify após o preenchimento do Formulário I-9. De acordo com a legislação em vigor, os empregadores E-Verify são obrigados a abrir um inquérito do caso E-Verify até ao final do terceiro dia útil após a contratação. Os empregadores não devem abrir inquéritos E-Verify ao reverificar o Formulário I-9.
• Guarde as cópias claras e legíveis do(s) documento(s) com o Formulário I-9 preenchido. Apresente o Formulário I-9 e as cópias ao governo durante uma inspeção ou ação de fiscalização do I-9.
• Participe da formação oferecida pelo programa E-Verify. Essa formação inclui conscientização sobre fraudes, regras antidiscriminação e atualizações periódicas.

Os empregadores que utilizam o E-Verify não são obrigados a utilizar o procedimento de verificação remota de documentos I-9. Se os empregadores que utilizam o E-Verify optarem por utilizar este novo procedimento, podem fazê-lo para todos os funcionários ou apenas para os formulários I-9 associados aos funcionários que trabalham remotamente. Os empregadores devem aplicar os procedimentos I-9 de forma justa e consistente. Portanto, os empregadores não devem exigir que determinados funcionários remotos compareçam pessoalmente nos escritórios da empresa para concluir o processo I-9, enquanto permitem que outros funcionários remotos concluam o processo I-9 utilizando o novo procedimento de verificação remota.

Dica de melhor prática: os empregadores devem seguir o procedimento tradicional de inspeção física de documentos para funcionários que se apresentam nas instalações do empregador e usar o novo procedimento alternativo apenas para funcionários que trabalham remotamente. Para proteger a integridade e a segurança do sistema I-9, o DHS monitorará cuidadosamente o uso do novo procedimento alternativo pelos empregadores. Mesmo com o aumento da monitorização governamental, o procedimento de verificação remota de documentos é uma opção muito melhor para os empregadores do que contratar um agente terceirizado local. Com a verificação remota de documentos, os empregadores têm uma melhor oportunidade de cumprir as normas do I-9.

Continuaremos a mantê-lo informado sobre as últimas novidades relacionadas ao I-9. Entre em contacto com o seu advogado trabalhista da Foley & Lardner LLP caso tenha alguma dúvida.