O que todas as empresas multinacionais devem saber sobre... contactos governamentais inesperados

Seja uma «batida policial ao amanhecer», um agente a bater à porta ou a entrega de uma intimação civil, os contactos do governo muitas vezes surgem do nada e envolvem sempre riscos elevados. Uma resposta rápida e cuidadosa é fundamental para garantir que os direitos legais da empresa sejam preservados, que os danos potenciais sejam contidos e que os danos à reputação sejam minimizados. Manter a transparência e a cooperação com o governo, ao mesmo tempo que se salvaguardam os direitos legais da empresa, pode ser um desafio. Este artigo identifica os principais tipos de visitas e inquéritos governamentais e fornece as melhores práticas para as empresas se prepararem para eles.

Para que contactos governamentais devo preparar-me?

• Intimações civis: Várias leis conferem autoridade às agências governamentais para emitir intimações civis para investigar violações legais. Estas podem ser intituladas como exigências de investigação civil (CIDs), intimações administrativas ou títulos semelhantes. Estas ferramentas podem permitir ao governo obrigar a apresentação de documentos, respostas escritas a interrogatórios ou testemunhos orais sob juramento. O não cumprimento pode sujeitar a empresa a sanções judiciais e, em muitos casos, as informações apresentadas podem ser partilhadas com investigadores criminais.
• Intimações do Grande Júri: As intimações do Grande Júri são utilizadas apenas em investigações criminais e geralmente são emitidas a pedido de um promotor. Essas intimações podem ser utilizadas para obrigar o testemunho de testemunhas ou a apresentação de documentos. O não cumprimento, ou o cumprimento inadequado, de uma intimação do Grande Júri pode resultar em acusações criminais por obstrução da justiça.
• Pedidos de entrevistas: Embora os investigadores possam agendar uma entrevista com antecedência, muitas vezes tentam entrevistar testemunhas sem aviso prévio para apanhá-las desprevenidas (por vezes referido como «bater à porta e conversar»). As empresas não devem proibir os funcionários de falar com o governo, pois isso pode constituir obstrução à justiça. No entanto, é permitido emitir diretrizes para ajudar os indivíduos a conhecer os limites do que os investigadores podem discutir ou solicitar.
• Mandados de busca: são emitidos por um juiz ou magistrado após a constatação de causa provável e autorizam a apreensão imediata de documentos no local, incluindo a apreensão de provas digitais armazenadas em servidores, computadores portáteis, tablets e telemóveis. Os mandados de busca também podem ser usados para obter registos eletrónicos de terceiros (por exemplo, e-mail, armazenamento iCloud, Google Drive, etc.).

Quais são os riscos de não se preparar para contactos com o governo?

Embora a sua empresa possa receber visitas e consultas governamentais apenas ocasionalmente, é importante adotar políticas e práticas proativas com antecedência, pois os contactos governamentais podem ocorrer a qualquer momento, sem aviso prévio, e acarretar riscos significativos. Esses riscos incluem (1) fornecer informações imprecisas ou incompletas que prejudiquem a credibilidade da empresa perante investigadores e promotores, levando a um maior escrutínio e menos acomodações; (2) ter representantes da empresa a fornecer intencionalmente ou de forma imprudente informações incompletas ou imprecisas, resultando em possíveis acusações por obstrução da justiça ou falsas declarações; (3) fornecer mais informações do que o necessário, sem contexto útil, levando o governo a ampliar a sua investigação além do que teria ocorrido de outra forma; (4) não realizar uma investigação interna, com o resultado de que a empresa interpreta mal o seu risco legal e perde a oportunidade de colocar a empresa na melhor posição possível; e (5) renunciar inadvertidamente ao privilégio advogado-cliente. A lei do privilégio é complicada e é fácil renunciar ao privilégio sem um controlo cuidadoso do fluxo de informações. Por exemplo, partilhar os resultados de uma investigação interna com empresários ou auditores financeiros que não precisam de conhecer as informações para prestar aconselhamento jurídico pode renunciar à confidencialidade.

O que pode fazer para se preparar para contactos com o governo?

O primeiro e mais fundamental passo na preparação para contactos com o governo é adotar uma política da empresa sobre visitas e consultas governamentais. Essa política pode servir de base para treinar a sua força de trabalho e promulgar procedimentos para implementar a política em locais específicos.

Uma política bem elaborada, com procedimentos e formação de apoio, abordará os seguintes pontos:

• Designe pontos de contacto com antecedência. Em cada local da empresa, todos os funcionários devem ser treinados para notificar uma pessoa específica designada para relatar imediatamente todos os contactos governamentais. Normalmente, esse ponto de contacto será alguém do departamento jurídico da empresa.
• Informe os funcionários sobre os seus direitos. Os funcionários da empresa que enfrentam uma investigação governamental inesperada muitas vezes ficam assustados e não conhecem os seus direitos. Treine os funcionários com antecedência, informando-os de que não são obrigados a conceder entrevistas aos investigadores governamentais — eles têm o direito de decidir se querem ou não falar. Informe os funcionários de que a empresa está disposta a fornecer preparação e recursos para ajudá-los a lidar com os contactos governamentais.
• Envolva consultores jurídicos e as principais partes interessadas da empresa. Consultores jurídicos experientes podem ajudar a determinar o âmbito e as implicações da investigação e aconselhar sobre a resposta adequada. É essencial contratar consultores externos com antecedência, uma vez que pode haver pouco ou nenhum aviso prévio quando um investigador chega. Os consultores externos podem trabalhar para proteger os interesses da empresa e as informações privilegiadas.
• Adote protocolos a serem seguidos durante mandados de busca. Embora raras, as buscas no local por autoridades policiais são eventos de alto risco. Os protocolos garantirão que um representante qualificado da empresa ou um advogado esteja a monitorizar e a registrar todas as atividades das autoridades policiais e a tomar medidas para proteger informações privilegiadas.
• Controle o fluxo de informações. Os contactos com o governo podem atrapalhar as operações comerciais e prejudicar a reputação. Certifique-se de que a sua empresa implemente os seus planos de gestão e comunicação de crises, conforme necessário, dependendo do tipo de contacto com o governo. Estabeleça um ponto de contacto central para gerir as comunicações e informações relacionadas com a investigação. Desenvolva protocolos de comunicação e partilhe informações dentro da organização, conforme necessário.
• Acompanhe de perto todas as informações solicitadas ou fornecidas a um investigador. Os investigadores podem solicitar registos eletrónicos ou físicos e, geralmente, têm o direito de apreender documentos ou até mesmo dispositivos eletrónicos. Para evitar interrupções nos negócios e permitir o acesso total a quaisquer provas recolhidas pelos investigadores, pode ser possível negociar a entrega de cópias eletrónicas das informações. Quaisquer informações recolhidas ou fornecidas aos investigadores devem ser cuidadosamente catalogadas e rastreadas.
• Implemente uma retenção de documentos, quando aplicável. Visitas e inquéritos governamentais devem ser tratados como um precursor de um potencial litígio. Além disso, para obter crédito total de cooperação com os promotores, é essencial preservar todas as provas relevantes. Portanto, após um inquérito governamental, tome medidas para identificar e preservar todos os documentos, registos, e-mails e outras formas de comunicação relevantes que possam estar relacionados com o inquérito.
• Realize uma investigação interna. Para avaliar com precisão os riscos em questão, é recomendável que a sua empresa realize uma investigação interna sempre que houver motivos para acreditar que existe causa para uma investigação governamental. Uma investigação interna pode permitir que a sua empresa enquadre os factos para chegar à melhor resolução possível. Também pode ajudá-lo a determinar se deve divulgar voluntariamente possíveis violações da lei antes que elas cheguem ao conhecimento dos reguladores ou buscar crédito de cooperação. Por fim, uma investigação interna pode permitir que identifique e corrija potenciais falhas de conformidade.

A Foley está aqui para ajudá-lo a avaliar a eficácia das suas políticas e melhorar a preparação da sua empresa em caso de contato com o governo. Temos os recursos para ajudá-lo a se preparar e responder a essas situações de alto risco, incluindo investigações multinacionais. Entre em contacto com os autores deste artigo, o seu parceiro de relacionamento da Foley ou o nosso Grupo de Prática de Fiscalização, Defesa e Investigações Governamentaisem caso de dúvidas.