Mergulhando no SECURE 2.0: IRS emite orientações para expandir o acesso às poupanças 401(k) para funcionários a tempo parcial de longo prazo

A Lei SECURE 2.0 de 2022 (SECURE 2.0) altera significativamente o panorama de conformidade jurídica e administrativa dos planos de reforma dos EUA. A Foley & Lardner LLP está a escrever uma série de artigos que analisam em profundidade as principais disposições da SECURE 2.0 que afetarão a forma como os empregadores estruturam e administram os seus planos 401(k), planos de pensões e outros tipos de planos de reforma patrocinados pelos empregadores.

Nos nossos artigos anteriores sobre o SECURE 2.0, discutimos empréstimos estudantis e contribuições correspondentes ao plano 401(k), alterações destinadas a simplificar a administração do plano, alterações às regras de distribuição mínima exigida e alterações para planos de pequenos empregadores. Neste artigo, discutimos os regulamentos propostos que foram publicados recentemente, abrangendo o acesso alargado do SECURE 2.0 às poupanças do plano 401(k) para determinados funcionários a tempo parcial de longa duração.

Descrevemos anteriormente a expansão do acesso ao plano 401(k) para determinados funcionários a tempo parcial de longo prazo nos artigos de 19 de fevereiro de 2020, 30 de dezembro de 2022 e 19 de julho de 2023. Para refrescar a memória, de acordo com a Lei SECURE de 2019 (SECURE 1.0), os patrocinadores do plano 401(k) devem permitir que os funcionários que completarem 500 horas de serviço em cada um dos três anos consecutivos comecem a fazer adiamentos eletivos a partir de 2024. Com efeito para os anos do plano com início em 2025, a SECURE 2.0 alterou esse requisito de três para dois anos consecutivos de 500 horas de serviço. Na prática, os planos que permitem que os funcionários façam adiamentos eletivos assim que for administrativamente viável após a data de início do funcionário estão isentos dessas regras.

No final de 2023, a Receita Federal dos Estados Unidos (IRS) emitiu regulamentos propostos que fornecem orientações muito aguardadas relacionadas às LTPTEs. Discutimos algumas áreas abaixo.

Definição de «funcionário a tempo parcial de longa duração» e requisitos de elegibilidade

Conforme mencionado acima, os patrocinadores do plano 401(k) devem permitir que determinados funcionários a tempo parcial de longa duração comecem a fazer diferimentos opcionais a partir de 2024. O IRS define o termo «funcionário a tempo parcial de longa duração» (LTPTE) como um funcionário que:

• Concluir pelo menos 500 horas de serviço em cada um dos três períodos consecutivos de 12 meses, válido para o ano do plano de 2024 (ou dois períodos consecutivos de 12 meses válidos para o ano do plano de 2025), e
• Ter completado 21 anos até ao final desses períodos aplicáveis de 12 meses.[1]

Em outras palavras, os regulamentos propostos aplicam-se aos funcionários que são elegíveis para fazer adiamentos eletivos exclusivamente por serem LTPTE. O IRS esclarece que um funcionário que se torna elegível para participar de um plano 401(k) ao cumprir “qualquer outro requisito de serviço” não é um LTPTE.

Um funcionário deixa de ser um LTPTE quando completa 1.000 horas de serviço durante um ano do plano (ou outro período de medição relevante de 12 meses especificado pelo plano 401(k)) ou não satisfaz as condições de elegibilidade do plano (exceto condições de idade ou serviço) (um Ex-LTPTE). Por exemplo, se o funcionário for transferido para um cargo que seja uma classificação profissional inelegível (supondo que não seja um substituto para as condições de idade ou serviço, conforme discutido abaixo), então o funcionário deixa de ser um LTPTE. Como outro exemplo, se um funcionário completar 1.000 horas de serviço durante o período relevante de 12 meses do plano, então ele deixa de ser considerado um LTPTE e torna-se um participante regular, que pode ser elegível para contribuições do empregador.

Determinação do período de 12 meses e da data de entrada na participação

À semelhança das regras históricas aplicáveis à contagem de 1000 horas de serviço durante um período de 12 meses, um empregador pode medir os períodos relevantes de 12 meses:

• Com base no aniversário da data de contratação do funcionário. (Se um plano utilizar este método, os períodos de 12 meses com início antes de 1 de janeiro de 2021 não precisam ser considerados.) Por exemplo, se um funcionário foi contratado em 1 de maio de 2021 e completou 500 horas de serviço durante cada um dos períodos de maio de 2021 a abril de 2022, maio de 2022 a abril de 2023 e maio de 2023 a abril de 2024, então o funcionário seria considerado um LTPTE no final de abril de 2024.
• Com base numa combinação da data de aniversário da contratação do funcionário e dos anos do plano a partir dessa data. De acordo com este método, o primeiro período de avaliação de 12 meses termina na data de aniversário da contratação do funcionário e, em seguida, os períodos subsequentes de 12 meses coincidem com o ano do plano, começando com o primeiro ano do plano após a data de contratação do funcionário. Mais uma vez, os períodos de 12 meses com início antes de 1 de janeiro de 2021 não precisam de ser considerados. Por exemplo, se um funcionário foi contratado em 1 de maio de 2021 e completou 500 horas de serviço até 30 de abril de 2022, e completou 500 horas durante cada um dos anos do plano de 2022 e 2023, então o funcionário seria considerado um LTPTE no final de dezembro de 2023.

De acordo com os regulamentos propostos, a data de entrada de um LTPTE para fazer adiamentos eletivos não pode ser posterior à primeira das seguintes datas:

• O aniversário de 6 meses do dia em que o funcionário se torna um LTPTE, ou
• O primeiro dia do ano do plano com início após a data em que o funcionário se torna um LTPTE.

LTPTEs recontratados

Se um LTPTE rescindir o contrato de trabalho – seja antes ou depois da data de entrada para fazer adiamentos eletivos –, ele será considerado um LTPTE se for recontratado posteriormente. Se for recontratado após o que teria sido a sua data de entrada, o LTPTE deve ser imediatamente elegível para fazer adiamentos eletivos a partir da data de contratação.

Exclusões da classificação profissional

Os regulamentos propostos não exigem que o patrocinador do plano permita que todos os LTPTE participem no plano. Semelhante às regras históricas aplicáveis aos planos de reforma, os patrocinadores do plano podem continuar a excluir funcionários com base em classificações de cargos genuínas, desde que tal exclusão não seja um pretexto para excluir funcionários com base na sua idade ou tempo de serviço.

Planos utilizando o método do tempo decorrido

Os planos que utilizam o método do tempo decorrido para determinar a elegibilidade não consideram a conclusão efetiva de um determinado número de horas de serviço. Consequentemente, os funcionários que se tornam elegíveis para fazer adiamentos eletivos de acordo com o método do tempo decorrido não serão considerados LTPTEs de acordo com os regulamentos propostos.

Contribuições do empregador e serviço de aquisição de direitos

O IRS confirma que os patrocinadores do plano 401(k) não são obrigados a fazer contribuições correspondentes ou não eletivas para LTPTEs, mesmo que sejam feitas em relação a participantes que se tornaram elegíveis sob outros termos de elegibilidade do plano e mesmo que sejam feitas sob um plano 401(k) de porto seguro (exceto um plano SIMPLE 401(k)). No entanto, se um LTPTE se tornar um participante «regular», por exemplo, ao completar 1.000 horas de serviço durante um ano do plano, então ele se torna elegível para contribuições do empregador.

No que diz respeito ao serviço adquirido, os LTPTEs devem receber crédito por um ano de serviço adquirido para cada período de 12 meses em que receberem crédito por pelo menos 500 horas de serviço (o que é mais favorável do que a exigência de 1.000 horas de serviço comumente usada pelos planos 401(k)). É importante ressaltar que esta regra de aquisição de direitos mais favorável continua a aplicar-se aos ex-LTPTEs. Semelhante às regras para determinar 500 horas de serviço, conforme descrito acima, os períodos de 12 meses anteriores a 1 de janeiro de 2021 não precisam ser considerados.

Testes de não discriminação e cobertura

De acordo com os regulamentos propostos, os patrocinadores do plano 401(k) podem optar por excluir todos (mas não alguns) LTPTEs para fins de testes de não discriminação e cobertura e benefícios top-heavy, embora os LTPTEs devam ser contabilizados no teste top-heavy.

No que diz respeito aos planos de porto seguro, deve haver uma linguagem de plano em conformidade (por exemplo, uma alteração ao plano) para tornar a eleição efetiva.

No que diz respeito aos planos não abrangidos pela cláusula de salvaguarda, os regulamentos propostos são claros ao estabelecer que o documento do plano deve excluir os LTPTEs do recebimento de benefícios excessivos e deve incluir uma cláusula de «habilitação» caso o empregador deseje excluir os LTPTEs dos testes de não discriminação e cobertura.

O que fazer agora?

Confie e altere. Embora as regulamentações propostas sejam apenas propostas, elas fornecem uma visão perspicaz sobre o pensamento do IRS em relação aos LTPTEs. Até que as regulamentações sejam finalizadas, os patrocinadores dos planos 401(k) podem confiar nas regulamentações propostas para os anos do plano com início em ou após 1º de janeiro de 2024. Como é geralmente o caso para outras alterações exigidas pelo SECURE 1.0 e 2.0, os documentos do plano devem ser alterados até ao final de 2026.

Considere incluir LTPTEs para facilitar a administração. Os patrocinadores do plano devem considerar se devem tornar os LTPTEs elegíveis para contribuições do empregador por motivos administrativos. Por exemplo, um empregador pode decidir que os seus sistemas de folha de pagamento não foram concebidos para incluir facilmente o grupo LTPTE nas contribuições dos funcionários, excluindo-os das contribuições do empregador.

Confirme e comunique. A esta altura, os patrocinadores do plano 401(k) devem estar tranquilos quanto ao facto de os registos de emprego e os sistemas de folha de pagamento estarem a acompanhar com precisão o serviço dos funcionários a tempo parcial e de os LTPTEs estarem a ser notificados atempadamente sobre a sua elegibilidade para fazer adiamentos eletivos. Caso contrário, agora é o momento de confirmar se todos os processos administrativos estão a funcionar corretamente e corrigi-los, se necessário.

Verifique as comunicações dos participantes. Reveja as descrições resumidas do plano e outras comunicações aos participantes para garantir que as regras do LTPTE sejam refletidas e comunicadas com precisão.

[1] De acordo com os regulamentos propostos, os funcionários abrangidos por um acordo coletivo de trabalho em que os benefícios de reforma foram objeto de negociação de boa-fé e os estrangeiros não residentes que não recebem rendimentos provenientes dos EUA estão excluídos da definição de LTPTE.

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