Navegando por uma nova era: orientações do Departamento do Trabalho sobre a conformidade da IA com a FLSA e a FMLA

O surgimento da inteligência artificial (IA) na gestão de pessoal deu início a uma nova era de eficiência e produtividade, mas também levanta questões importantes sobre a conformidade com as leis trabalhistas. O Departamento do Trabalho dos Estados Unidos (DOL) publicou recentemente uma orientação sobre o impacto da legislação trabalhista em certos recursos de IA usados na gestão de desempenho, salários e horários, controle de ponto, gestão de licenças e outros sistemas de tecnologia de recursos humanos.

Embora reconheça que “a IA e outros sistemas automatizados podem fornecer maneiras de otimizar tarefas para os empregadores, melhorar a eficiência e a segurança no local de trabalho e aumentar a responsabilidade da força de trabalho”, o DOL alertou que, “sem supervisão humana responsável, o uso de tais tecnologias pode representar potenciais desafios de conformidade com relação às normas trabalhistas federais”. A nova orientação aborda especificamente a conformidade com a gestão de licenças ao abrigo da Lei de Licença Familiar e Médica (FMLA) e a conformidade com o salário mínimo e horas extras ao abrigo da Lei de Normas Trabalhistas Justas (FLSA).

Como lembrete, a FLSA rege práticas trabalhistas justas, como salário mínimo, pagamento de horas extras e manutenção de registros. A FMLA garante aos funcionários elegíveis licença não remunerada por motivos familiares e médicos específicos. Essas leis foram elaboradas muito antes do advento da IA, apresentando desafios na sua aplicação aos locais de trabalho modernos, repletos de automação e aprendizagem automática.

A nova tecnologia de IA aproveita o monitoramento, a medição e a análise de métricas de produtividade ou atividade dos funcionários em tempo real, como teclas digitadas no computador, cliques do mouse, navegação em sites, monitoramento por webcam e outros dados para determinar se e quando um funcionário está ativo ou ocioso. Os empregadores podem usar essas ferramentas para determinar com mais precisão as horas trabalhadas e, assim, aumentar a eficiência na gestão da folha de pagamento. Embora sejam ferramentas úteis, a dependência do empregador em relação a essa tecnologia, sem supervisão humana regular e consistente, pode criar desafios de conformidade com a FLSA quando os funcionários estão realmente a realizar «trabalho» (conforme definido pela FLSA), mas o sistema de IA reduz o pagamento porque percebe que um funcionário não está a trabalhar. 

Abordando essa preocupação, o DOL observou que “um programa de IA que categoriza incorretamente o tempo como horas de trabalho não remuneradas com base na sua análise da atividade, produtividade ou desempenho do trabalhador pode resultar na não remuneração de todas as horas trabalhadas”. Os horários de início e término do expediente, intervalos e tempos de espera dos funcionários são áreas de risco específicas se ocorrerem erros no registo de ponto.  Conforme recomendamos anteriormente, os empregadores que utilizam essas ferramentas devem, portanto, realizar auditorias regulares e providenciar monitoramento humano ativo para garantir a precisão no controle de ponto. Da mesma forma, os empregadores que utilizam IA para fins de gestão da folha de pagamento devem desenvolver orientações políticas claras e consistentes, incluindo vias de recurso para funcionários que acreditam estar a receber salários abaixo do devido.

Desenvolver uma política com mecanismos de comunicação e recurso — e comunicar claramente esses procedimentos aos funcionários — é extremamente importante para garantir a justiça e a precisão na remuneração dos funcionários. Em todos os casos, os empregadores devem exercer diligência para garantir que a manutenção de registos baseada em IA esteja em conformidade com os requisitos da FLSA, a fim de evitar disputas e responsabilidades potencialmente onerosas por salários ou horas extras não pagos.

Para fins de conformidade com a FMLA, o DOL adverte que a IA apresenta desafios únicos em relação à elegibilidade e acomodação de licenças, enfatizando que os sistemas de IA devem lidar adequadamente com os pedidos de licença FMLA, acomodar os funcionários elegíveis e evitar práticas discriminatórias. Por exemplo, um sistema de IA que gerencia a certificação de licença FMLA, que exige que os funcionários divulguem informações médicas ou outras informações pessoais em excesso, pode violar as limitações da FMLA ou da Lei dos Americanos com Deficiência (ADA) sobre a solicitação de determinadas informações. Além disso, a falha de um sistema de IA em considerar circunstâncias atenuantes ao determinar se os funcionários cumpriram suas obrigações para a certificação FMLA (ou o processo interativo para acomodações ADA) pode violar a FMLA, a ADA ou ambas, implicando uma reclamação por interferência ou discriminação.

Assim, tal como acontece com a gestão de salários e horários, os empregadores devem estabelecer canais de comunicação claros para que os funcionários possam obter informações relacionadas com a FMLA ou adaptações da ADA, bem como procedimentos de denúncia/recurso para garantir que os sistemas de IA não impeçam o acesso a benefícios essenciais. As orientações do DOL sublinham a necessidade de vigilância e adaptação contínuas. À medida que as tecnologias de IA continuam a evoluir, o mesmo deve acontecer com as estratégias de conformidade. Os empregadores devem priorizar auditorias e avaliações regulares dos sistemas de IA para identificar e resolver quaisquer potenciais lacunas ou preconceitos de conformidade. Além disso, promover uma cultura de transparência, responsabilidade e inclusão dentro da organização é crucial para garantir resultados equitativos na tomada de decisões baseadas em IA. À medida que avançamos na era da IA, o compromisso com a defesa dos princípios de justiça, igualdade e equidade continua a ser fundamental.