Cinco pontos no radar do Departamento do Trabalho para planos de benefícios dos funcionários

Todos os planos de reforma qualificados estão sujeitos a uma série de requisitos da Lei de Segurança de Renda de Reforma dos Empregados de 1974, conforme alterada (ERISA). O Departamento do Trabalho dos Estados Unidos (DOL) é responsável por fazer cumprir os requisitos da ERISA. Este artigo discute alguns desses requisitos e orientações relacionadas emitidas pelo DOL, pela Receita Federal (IRS) e pela Corporação de Garantia de Benefícios de Pensão (PBGC), bem como algumas orientações futuras relacionadas a serem emitidas pelo DOL, conforme exigido pela Lei SECURE 2.0.

1. Obrigatoriedade de apresentar atempadamente um relatório anual ao Departamento do Trabalho (DOL)

Prazo para apresentação

Todos os planos de reforma qualificados — planos de participação nos lucros, planos de bónus em ações, planos de pensão de benefício definido e planos de contribuição definida, e planos 401(k) — devem apresentar uma declaração/relatório anual no Formulário 5500. O Formulário 5500 deve ser apresentado independentemente de o plano ser «qualificado para efeitos fiscais», de os benefícios já não serem acumulados (ou seja, o plano estar «congelado»), de não terem sido feitas contribuições para o ano mais recente do plano ou de já não serem feitas contribuições para o plano.

Para serem considerados completos e apresentados dentro do prazo, todos os formulários, anexos, declarações e anexos exigidos para o Formulário 5500 devem ser apresentados até o último dia do sétimo mês civil após o final do ano do plano. Conforme explicado abaixo, um plano pequeno (geralmente com menos de 100 participantes no início do ano do plano) pode ser elegível para apresentar o Formulário 5500-SF em vez do Formulário 5500.

Um plano pode obter uma prorrogação única do prazo para apresentar o Formulário 5500 ou o Formulário 5500-SF (até dois meses e meio) mediante a apresentação do Formulário 5558 do IRS, Pedido de Prorrogação do Prazo para Apresentação de Determinadas Declarações de Planos de Empregados, na data normal de vencimento (não incluindo quaisquer prorrogações) da declaração/relatório ou antes dessa data. O Formulário 5558 DEVE ser apresentado ao IRS.

Será concedida uma prorrogação automática do prazo para apresentação do Formulário 5500 Declaração/Relatório Anual ou Formulário 5500-SF até a data de vencimento da declaração de imposto de renda federal do empregador (patrocinador do plano) se todas as seguintes condições forem atendidas: (1) o ano do plano e o ano fiscal do empregador são os mesmos; (2) o empregador tenha obtido uma prorrogação do prazo para apresentar a sua declaração de imposto de renda federal para uma data posterior à data normal de vencimento para a apresentação do Formulário 5500 ou do Formulário 5500-SF; e (3) uma cópia do pedido de prorrogação do prazo para apresentar a declaração de imposto de renda federal seja mantida nos registos do patrocinador do plano. Uma prorrogação concedida por meio deste procedimento de prorrogação automática NÃO PODE ser prorrogada novamente mediante a apresentação do Formulário 5558, nem pode ser prorrogada para além de um total de 9 meses e meio após o encerramento do ano do plano. Para planos com ano civil, isso significa que o Formulário 5500 deveria ser apresentado até 15 de outubro do ano seguinte ao ano do plano aplicável.

Penalidades

Os administradores e patrocinadores do plano devem fornecer informações completas e precisas no Formulário 5500 e devem cumprir integralmente os requisitos de apresentação.

A ERISA e o Código da Receita Federal de 1986, conforme alterado (Código), prevêem que o DOL e o IRS, respetivamente, avaliem ou imponham penalidades por não fornecer informações completas e precisas e por não apresentar declarações e relatórios/declarações completos e precisos. Por exemplo, um Formulário 5500 apresentado para um plano de grande dimensão (conforme explicado abaixo) não será considerado apresentado atempadamente se não tiver havido uma auditoria das demonstrações financeiras por um contabilista público independente qualificado (IQPA) e se os requisitos do Anexo H do Formulário 5500 (conforme explicado abaixo) não tiverem sido cumpridos. Certas penalidades são administrativas (ou seja, podem ser impostas ou avaliadas por uma das agências governamentais delegadas para administrar a recolha dos dados da declaração/relatório anual). Outras exigem uma condenação legal.

A ERISA prevê uma penalidade de até US$ 2.400 por dia para cada dia em que o administrador do plano não apresentar o Formulário 5500 completo e preciso.

O Código prevê uma penalidade de US$ 1.000 por cada falha na apresentação de uma declaração atuarial para um plano de pensão de benefício definido qualificado, Anexo MB (Formulário 5500) ou Anexo SB (Formulário 5500), exigida pelas instruções aplicáveis. A declaração atuarial baseia-se na (i) reconciliação dos dados censitários, (ii) revisão das premissas e estudo de experiência, (iii) revisão dos métodos atuariais, (iv) revisão das responsabilidades, (v) revisão dos cálculos de contribuições e (vi) revisão do relatório de avaliação do atuário do plano.

Exceção para planos pequenos

Se o número de participantes indicado na linha 5 do Formulário 5500 estiver entre 80 e 120, e um Formulário 5500 Declaração/Relatório Anual tiver sido apresentado para o ano anterior do plano, então o patrocinador do plano pode optar por preencher a declaração/relatório na mesma categoria («plano grande» ou «plano pequeno») que foi apresentada para a declaração/relatório anterior. Uma vantagem de um plano pequeno é que ele pode apresentar um Formulário 5500-SF e não é necessária uma auditoria das finanças por um IQPA. Assim, se um Formulário 5500-SF ou um Formulário 5500 Declaração/Relatório Anual foi apresentado para o ano do plano de 2022 como um plano pequeno, incluindo o Anexo I, se aplicável, e o número inserido na linha 5 do Formulário 5500 de 2022 for 120 ou menos, o patrocinador do plano poderá optar por preencher o Formulário 5500 de 2023 e os anexos de acordo com as instruções para um plano pequeno, incluindo para os declarantes elegíveis, apresentando o Formulário 5500-SF em vez do Formulário 5500.

Anexo H

O Anexo H (Informações Financeiras) é exigido para planos de reforma qualificados que se registam como «planos de grande dimensão». Os planos de grande dimensão que apresentam o Anexo H são geralmente obrigados a contratar um IQPA e anexar um relatório do IQPA nos termos da secção 103(a)(3)(A) da ERISA. Esses planos também são geralmente obrigados a anexar ao Formulário 5500 um «Anexo de Ativos (detidos no final do ano)» e, se aplicável, um «Anexo de Ativos (adquiridos e alienados durante o ano)», um «Anexo de Transações Reportáveis» e um «Anexo de Contribuições em Atraso dos Participantes».

2. Utilização de perdas em planos 401(k)

Pelo menos nove ações coletivas propostas estão atualmente pendentes por parte de participantes do plano 401(k) que alegam que os empregadores utilizaram indevidamente as perdas, reduzindo as despesas com as contribuições obrigatórias do empregador para as contas individuais dos trabalhadores, em vez de aplicar o dinheiro na redução das taxas do plano.

O recente aumento nos processos de confisco tem origem num processo movido pelo Departamento do Trabalho dos EUA contra uma empresa de tecnologia que contestou a forma como o patrocinador do plano utilizava os confiscos. Esse caso foi resolvido em 2023.

O DOL alegou que a empresa violou o seu dever fiduciário em relação a vários planos 401(k) que patrocinava, pois não cumpriu os termos dos documentos do plano. Os termos do plano exigiam o uso de perdas para reduzir as despesas do plano antes de usá-las para reduzir as contribuições do empregador, de acordo com a reclamação do DOL.

A legislação SECURE Act 2.0 de 2022 instruiu o DOL a examinar formas de melhorar as informações sobre os planos, incluindo como compreender as taxas. O DOL espera apresentar um relatório ao Congresso com recomendações nesta área até ao final de 2025. O DOL publica um guia sobre as taxas do plano 401(k) e tem uma linha gratuita com consultores que podem ajudar os participantes a compreender as suas taxas (866-444-3272).

A Autoridade Reguladora do Setor Financeiro oferece uma ferramenta online que analisa como as taxas e outras despesas afetam o valor dos fundos mútuos e dos fundos negociados em bolsa ao longo do tempo.

3. Relatório sobre a redução do risco das pensões previstas

Lisa M. Gomez, Secretária Adjunta para a Segurança dos Benefícios dos Empregados da Administração de Segurança dos Benefícios dos Empregados (EBSA), anunciou recentemente que o Departamento do Trabalho (DOL) espera apresentar em breve um relatório ao Congresso sobre as chamadas transferências de risco de pensões, que envolvem a troca de passivos de planos de pensões de benefício definido por contratos de seguro de anuidade.

O Congresso instruiu a EBSA a apresentar um relatório ao Congresso sobre a redução do risco das pensões, como parte de uma revisão do plano de reforma aprovada no final de 2022 ao abrigo da Lei SECURE 2.0. Os legisladores instruíram especificamente o DOL a estudar a possibilidade de modificar uma orientação da agência chamada Boletim Interpretativo 95-1, que detalha as normas para um fiduciário de um plano de pensões na seleção de um fornecedor de anuidades para uma transação de redução do risco. A legislação exige que o DOL apresente um relatório ao Congresso até dezembro de 2024 sobre as conclusões dessa revisão, bem como uma avaliação de «qualquer risco para os participantes».

As transações de redução de risco de pensões atingiram um recorde histórico em 2022, com US$ 52 bilhões em transações, de acordo com o infográfico Pension Risk Transfer Poll, produzido pela gigante de seguros MetLife. Uma série recente de ações coletivas ERISA também teve como alvo um conjunto de transações de redução de risco realizadas nos últimos anos por três grandes empresas, alegando que a escolha do empregador do mesmo provedor de anuidades vinculado a private equity para anuitizar as suas obrigações de pensões não era a escolha mais segura disponível, conforme exige o Boletim Interpretativo 95-1.

4. Regra da consideração adequada

Outro projeto do DOL em andamento é a chamada regra da contraprestação adequada, que se refere às avaliações do plano de participação acionária dos funcionários (ESOP). Os membros do setor de ESOP há muito tempo pedem regras que definam claramente o que significa “contraprestação adequada” no contexto de uma isenção às regras rígidas da ERISA que proíbem transações entre partes interessadas.

Essencialmente, a isenção permite que os gestores realizem transações que, de outra forma, seriam proibidas pela ERISA relacionadas com o ESOP, desde que cumpram certas normas relacionadas com a forma como as partes realizam as avaliações das ações da empresa. Uma condição especificada pela ERISA é que o ESOP não pode pagar mais do que o valor justo de mercado pelas ações, mas as disputas sobre o que isso significa têm sido objeto de extensos litígios.

O Congresso, na SECURE Act 2.0, exigiu orientações sobre «padrões e procedimentos aceitáveis para estabelecer o valor justo de mercado de boa-fé para ações de uma empresa a ser adquirida por um plano de participação acionária dos funcionários».

Então, em abril de 2023, o DOL comprometeu-se a prosseguir com a regulamentação de notificação e comentários sobre a definição de contraprestação adequada numa carta à Associação ESOP. O DOL produziu essa atualização regulatória em resposta a uma petição que o grupo apresentou usando a Lei de Procedimento Administrativo, solicitando regulamentações sobre a isenção de contraprestação adequada. Então, em fevereiro de 2024, a Associação ESOP enviou ao DOL um modelo de regulamentação proposta definindo contraprestação adequada.

A Sra. Gomez afirmou recentemente num evento que, embora a regra de redução do risco das pensões esteja prevista para dentro de algumas semanas, a regra de consideração adequada «provavelmente será mais, digamos, no verão ou no outono», uma vez que a proposta ainda está a ser redigida.

5. Localização de participantes perdidos

As obrigações fiduciárias da ERISA aplicam-se igualmente aos planos de benefícios definidos e aos planos de contribuições definidas, e as orientações do DOL sobre participantes perdidos (conforme resumido abaixo) aplicam-se igualmente a ambos os tipos de planos. O DOL também salienta que as obrigações fiduciárias da ERISA se aplicam integralmente aos participantes desaparecidos cujas contas o plano pretende tratar como «condicionalmente perdidas» ao abrigo do Regulamento do Tesouro 1.411(a)-4(b)(6). Nos termos do Título I da ERISA, os fiduciários do plano mantêm total responsabilidade pelo cumprimento das disposições do Título I no que diz respeito a esses participantes e seus beneficiários; esses participantes e beneficiários continuam a ter pleno direito a todos os seus benefícios adquiridos ao abrigo do plano; e os fiduciários têm a obrigação de manter registos precisos e tomar as medidas adequadas para garantir que os participantes e beneficiários recebam os seus benefícios integrais quando devidos.

Existem vários regulamentos do Departamento do Trabalho (DOL) e orientações complementares que tratam do problema dos participantes ausentes:

• DOL FAB 2014-01: Esta orientação foi emitida em conjunto com a obrigação dos fiduciários do plano de procurar participantes perdidos e desaparecidos após o término de um plano de contribuição definida.
• Melhores práticas do DOL para planos de pensões: Descreve uma série de melhores práticas que os fiduciários de planos de reforma, tais como os planos 401(k), devem considerar como medidas que os seus planos podem adotar para ajudar a reduzir os problemas relacionados com participantes desaparecidos e garantir que os participantes do plano recebam os benefícios prometidos quando atingirem a idade de reforma.
• Comunicação de Assistência à Conformidade do DOL 2021-01: Descreve a abordagem investigativa geral que orientará todos os escritórios regionais da EBSA no âmbito do Projeto de Participantes com Direitos Adquiridos Rescindidos e facilitará os esforços de conformidade voluntária por parte dos fiduciários do plano.
• Boletim de Assistência de Campo do DOL 2021-01: Anunciou a política de aplicação temporária do DOL sobre o encerramento de planos de contribuição definida que utilizam o Programa de Participantes Desaparecidos da PGBC. A política aplica-se a fiduciários de planos de contribuição definida em fase de encerramento para saldos de contas de participantes desaparecidos ou que não respondem.
• Diretiva de campo do IRS relativa a participantes perdidos e desaparecidos e RMDs (19/10/17): Esta orientação instrui os auditores do IRS a não contestarem um plano qualificado por não satisfazer os padrões mínimos de distribuição exigidos pelo Código, desde que o plano tome as medidas adequadas para localizar o participante desaparecido.
• Orientação da PBGC – 82 Fed. Reg. 60.800 – em conjunto com a expansão do Programa de Participantes Ausentes da PBGC, o regulamento exige que os administradores do plano realizem uma pesquisa diligente como pré-requisito para participar do programa.