O que todas as empresas multinacionais devem saber sobre... a realização de investigações internas internacionais
Conduzir investigações internas transfronteiriças eficazes é mais importante do que nunca para empresas que enfrentam estruturas regulatórias cada vez mais complexas em todo o mundo. Com o aumento do escrutínio das autoridades regulatórias e os diversos cenários jurídicos, conduzir investigações internas requer precisão, consciência cultural e um profundo conhecimento das diferentes estruturas jurídicas. Erros nas investigações internas podem expor as empresas a riscos legais, financeiros e de reputação adicionais. Ao conduzir investigações completas e bem geridas, as empresas podem garantir a conformidade, mitigar riscos e reforçar a confiança entre as principais partes interessadas.
Por que realizar uma investigação interna?
As investigações internas são a ferramenta pela qual uma empresa que recebe alegações de irregularidades pode determinar os factos do que ocorreu e, se necessário, desenvolver medidas corretivas adequadas. De acordo com a Avaliação de Programas de Conformidade Corporativa (ECCP) do Departamento de Justiça dos Estados Unidos, «uma característica marcante de um programa de conformidade bem elaborado é a existência de um mecanismo eficiente e confiável pelo qual os funcionários podem relatar, de forma anónima ou confidencial, alegações» de má conduta suspeita ou real. A ECCP instrui os promotores a «avaliar os processos da empresa para lidar com investigações de tais reclamações, incluindo o encaminhamento das reclamações ao pessoal adequado, a conclusão oportuna de investigações completas e o acompanhamento e disciplina adequados». As investigações internas são, portanto, uma parte fundamental de um programa de conformidade corporativa eficaz.
Como conduzir investigações eficazes
Para começar, os princípios fundamentais de uma investigação internacional bem-sucedida refletem os de qualquer investigação interna robusta. Ao aderir a quatro princípios fundamentais, as empresas podem lidar com as complexidades das investigações internacionais de forma consistente e eficaz:
- Independência significa que os investigadores devem operar livres de pressões ou preconceitos externos. A questão fundamental a ser feita ao avaliar a independência é: como a sua escolha do investigador e a sua decisão sobre a supervisão da investigação seriam percebidas por alguém em posição de contestar as suas conclusões?
- Objetividade/Imparcialidade significa que as conclusões da investigação se baseiam em factos e não em noções preconcebidas. As empresas e os investigadores devem questionar-se se estão a avaliar relatórios/alegações e a conduzir investigações de forma imparcial e objetiva. Tenha em mente que alegações graves podem estar ocultas em reclamações «frívolas».
- A rigorosa investigação garante que todas as informações relevantes sejam consideradas, levando a descobertas e conclusões bem informadas e fundamentadas. Os procedimentos de investigação devem ser adaptados à natureza da alegação, mas devem ser tão extensos quanto necessário para revelar de forma completa e justa todos os factos relevantes. Considerar todos os públicos potenciais e como cada um deles pode perceber a rigorosa investigação dos seus procedimentos pode ajudar a avaliar se procedimentos adicionais devem ser realizados.
- A confidencialidade protege informações sensíveis, promovendo um ambiente seguro para relatar preocupações e garantindo a integridade de materiais e processos privilegiados. No início de uma investigação, é fundamental considerar se você poderá querer reivindicar privilégios sobre o processo de investigação e sua conclusão. Medidas devem ser tomadas desde o início e ao longo da investigação, incluindo a preservação da confidencialidade. Técnicas de investigação adequadas incluem a obtenção de versões independentes e imparciais dos fatos por parte das testemunhas e a prevenção da destruição de provas.
As investigações internas são sempre exercícios desafiadores. As investigações internacionais ou transfronteiriças aumentam ainda mais os riscos. A seguir, apresentamos cinco etapas essenciais e melhores práticas para gerenciar com eficácia as investigações internas internacionais, garantindo que as empresas lidem com essas questões complexas com integridade e transparência.
1. Obtenha bons conselhos jurídicos no país
Contratar um advogado local experiente é crucial para investigações internacionais, pois eles oferecem um profundo conhecimento do panorama jurídico, das nuances culturais e das regulamentações específicas da jurisdição. O advogado local pode lidar com leis complexas que diferem das do país de origem da empresa, garantindo a conformidade e minimizando os riscos jurídicos. O seu conhecimento dos costumes e práticas locais permite-lhes elaborar estratégias de investigação que são eficazes e culturalmente adequadas, incentivando a cooperação com as autoridades locais e as partes interessadas. Além disso, a experiência local ajuda a proteger os interesses da empresa, oferecendo aconselhamento sobre riscos legais e mantendo a confidencialidade durante todo o processo. Em última análise, o recurso a advogados locais reforça a integridade e a eficácia da investigação, permitindo às empresas resolver questões com mais sucesso à escala global.
Um ótimo lugar para começar é com as nossas empresas parceiras da Concilium Compliance, Investigations & Defense Network, que oferecem aos clientes corporativos especialistas confiáveis.
2. Preste atenção às leis de privacidade de dados
Considerar as leis de privacidade de dados durante investigações internas internacionais é fundamental para garantir a conformidade e proteger a integridade da investigação. As leis de privacidade de dados nos EUA diferem significativamente das leis de privacidade de dados de outras jurisdições, tanto na abordagem como no âmbito. O quadro jurídico dos EUA é caracterizado por um mosaico de leis federais e estaduais, que se concentram em regulamentos específicos do setor, em vez de uma norma nacional abrangente. Isto significa que as proteções de privacidade podem variar amplamente entre os setores, com leis como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade dos Seguros de Saúde (HIPAA) para cuidados de saúde e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) para dados de consumidores.
Ao contrário das leis de privacidade de dados dos EUA, regulamentos como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia e a Lei de Proteção de Informações Pessoais (PIPL) da China impõem controlos mais rigorosos sobre como os dados pessoais são recolhidos, armazenados e processados. Essas diferenças podem ter inúmeras implicações para as investigações internas. Por exemplo, a imposição de retenção legal para preservar dados durante uma investigação deve ser avaliada de acordo com as regras de algumas jurisdições que exigem a minimização da retenção de dados pessoais. Da mesma forma, a prática comum em investigações internas domésticas de revisar os e-mails dos funcionários deve ser considerada à luz das proteções de algumas jurisdições para as mensagens pessoais dos funcionários, mesmo em sistemas de e-mail administrados pela empresa.
As transferências de dados também são sensíveis: a PIPL, semelhante ao GDPR, exige o consentimento explícito dos indivíduos antes de tratar os seus dados, determina a nomeação de um responsável pela proteção de dados e estabelece regras detalhadas para transferências transfronteiriças de dados. Também impõe penalidades severas por incumprimento, ressaltando a necessidade de as empresas priorizarem a privacidade dos dados. As regulamentações da China refletem uma abordagem mais centralizada e orientada pelo Estado, com foco tanto na privacidade individual quanto na segurança nacional, criando desafios adicionais de conformidade para as empresas globais.
Ignorar ou interpretar incorretamente as leis estrangeiras de privacidade de dados pode levar a repercussões legais e financeiras significativas, incluindo multas e sanções. A última coisa que um investigador deve fazer é criar novos problemas para os seus clientes ou empresa. Mantenha-se informado e siga as regras.
3. Considere questões de privilégios
As regras de privilégio variam significativamente entre os EUA e muitos outros países, levando a diferentes proteções para as comunicações com advogados. Nos EUA, o privilégio advogado-cliente é uma doutrina robusta que protege a confidencialidade das comunicações entre clientes e seus advogados, incentivando o diálogo aberto e honesto essencial para uma representação jurídica eficaz. Esse privilégio normalmente se estende a todas as comunicações feitas com o objetivo de obter aconselhamento jurídico e, em geral, protege as investigações internas conduzidas por ou sob a orientação de advogados, quando o objetivo da investigação é fornecer aconselhamento jurídico ao cliente.
Muitos países, no entanto, têm uma visão mais restrita do privilégio advogado-cliente ou oferecem proteções limitadas. Por exemplo, na Alemanha, embora o privilégio advogado-cliente seja reconhecido, ele não é absoluto e nem sempre se aplica a buscas nos arquivos dos clientes de um advogado em meio a uma possível ação de execução. Em 2017, um promotor de Munique invadiu os escritórios da Jones Day, advogados da Volkswagen AG, para apreender documentos relacionados à sua investigação interna. O Tribunal Constitucional alemão confirmou essa decisão, confirmando o âmbito limitado do privilégio em tais casos.[1] Entretanto, na Índia, o privilégio advogado-cliente não se aplica a advogados internos nos termos da Lei de Provas da Índia — os tribunais tratam os advogados internos como parte da administração da empresa, e não como consultores jurídicos independentes; portanto, advogados externos devem ser contratados para preservar o privilégio em investigações.
As empresas que operam internacionalmente e conduzem investigações internacionais devem navegar cuidadosamente por esses padrões variáveis de privilégio para garantir a proteção de suas comunicações e produtos de trabalho que desejam manter confidenciais. Alternativamente, se parecer que a proteção do privilégio não estará disponível, o plano de investigação deve ser ajustado de acordo, por exemplo, segmentando a investigação em diferentes partes em diferentes jurisdições.
4. Identifique o verdadeiro problema
Prestar muita atenção às denúncias de whistleblowers é vital para as empresas americanas que lidam com conformidade regulatória. Essas denúncias muitas vezes revelam informações críticas sobre possíveis violações da lei, servindo como um sistema de alerta precoce para questões internas que, de outra forma, poderiam permanecer ocultas. Ao lidar com essas denúncias de forma rápida e completa, as empresas podem evitar que pequenas infrações se transformem em grandes escândalos, protegendo assim a sua reputação e evitando penalidades legais substanciais.
Ao avaliar reclamações de outros países, especialmente aquelas provenientes de pessoas que não são falantes nativos de inglês ou de contextos culturais desconhecidos, é essencial estar atento. Não ignore ou descarte questões sérias de conformidade simplesmente porque elas estão misturadas com ataques frívolos ou pessoais. Em nossa experiência, não é incomum que questões sérias se misturem com críticas mais amplas à gestão ou aos colegas.
5. Prepare-se para a ação policial durante a investigação
As abordagens das autoridades policiais variam muito entre as jurisdições e podem afetar significativamente uma investigação interna. Considere os seguintes exemplos:
- Suécia: Os procuradores suecos conduzem as investigações, instauram processos e julgam os casos em tribunal. A Suécia ainda não adotou um sistema de acordo judicial.[2] Os arguidos são frequentemente mantidos em prisão preventiva, e a lei sueca não estabelece um limite de tempo para a prisão preventiva.[3] A prisão preventiva extremamente longa é algo excecional, mas não é invulgar que a prisão preventiva dure mais de um ano se a investigação for particularmente complicada.[4]
- Japão: O sistema jurídico japonês enfatiza uma forte cooperação entre as autoridades policiais e judiciais, com a polícia a basear-se fortemente em confissões para garantir condenações. Os arguidos são frequentemente colocados em prisão preventiva, e os detidos não podem solicitar fiança enquanto estiverem em prisão preventiva. Após a acusação, a taxa de condenação é superior a 99%.[5] Isto contrasta fortemente com o sistema adversarial dos EUA, onde os arguidos têm mais direitos, incluindo o direito de permanecer em silêncio e o acesso a representação legal.
Essas diferenças podem afetar significativamente as investigações internas, especialmente se as conclusões precisarem ser divulgadas aos reguladores dos EUA, mas puderem levar a prisões ou acusações em outro país. Tenha sempre um plano de contingência em vigor e esteja preparado para como diferentes sistemas jurídicos podem alterar o curso da sua investigação.
Conclusão
Ao aderir a esses princípios fundamentais e manter-se informado sobre as mudanças nas regulamentações globais, os advogados internos podem orientar suas empresas em investigações complexas com confiança.
Se tiver dúvidas ou preocupações sobre este artigo, não hesite em entrar em contacto com qualquer um dos autores ou com o seu advogado da Foley & Lardner. Se desejar receber atualizações futuras sobre «O que todas as empresas multinacionais precisam de saber» sobre como operar no complexo mundo do comércio internacional atual, inscreva-se na nossa lista de e-mails quinzenal. Clique aqui para se inscrever.
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[1] Reclamações constitucionais relacionadas com a busca a um escritório de advogados no âmbito do «escândalo das emissões dos motores diesel» sem sucesso, Bundesverfassungsgericht (6 de julho de 2018), https://www.bundesverfassungsgericht.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/EN/2018/bvg18-057.html.
[2] O papel do procurador, Autoridade Judicial Sueca (última visita em 30 de setembro de 2024), https://www.aklagare.se/en/the-role-of-a-prosecutor/.
[3] Elin Hofverberg, FALQs: Leis de prisão preventiva da Suécia, Blogs da Biblioteca do Congresso (15 de agosto de 2019), https://blogs.loc.gov/law/2019/08/falqs-swedens-pre-trial-detention-laws/.
[4] Id.
[5] Acusação, Embaixada e Consulados dos EUA no Japão (última visita em 30 de setembro de 2024), https://jp.usembassy.gov/services/indictment/.
