Uma coleção de dicas e sugestões de fim de ano para empregadores

Nos últimos meses, o IRS divulgou orientações que podem ser úteis para os empregadores que planeiam inscrições abertas e relatórios do Formulário W-2. Em particular, discutimos como a implementação de certas características do plano SECURE 2.0 e da Lei CARES tem implicações para os relatórios do Formulário W-2. Além disso, descrevemos uma oportunidade ampliada de empréstimo estudantil e uma característica flexível do plano 401(k) recentemente aprovada pelo IRS.

Formulário W-2 Relatório de incentivos financeiros de minimis para participação no plano 401(k)

Na base do SECURE 2.0 está o objetivo político de melhorar a preparação para a reforma da força de trabalho. Em consonância com este objetivo, o SECURE 2.0 permite que os empregadores ofereçam incentivos financeiros «de minimis» para incentivar a participação no plano. Embora o SECURE 2.0 não defina «de minimis», oresumo do Senadomenciona cartões-presente de «baixo valor» como exemplo. O IRS estabeleceu o limite em US$ 250. Independentemente do valor, os empregadores devem tratar o valor dos cartões-presente como renda tributável dos funcionários, sujeita à retenção regular de impostos, a menos que haja uma isenção específica.

Dica: Os empregadores devem garantir que os administradores da folha de pagamento estejam cientes de quaisquer incentivos financeiros que tenham sido concedidos aos participantes do plano e os codifiquem corretamente no sistema de folha de pagamento como rendimento tributável.

Relatório do formulário W-2 – Contribuições do empregador como contribuições Roth

Antes do SECURE 2.0, os empregadores só podiam fazer contribuições correspondentes aos seus planos 401(k) antes dos impostos – ou seja, contribuições correspondentes Roth não eram permitidas. Os participantes estavam limitados a converter contribuições correspondentes do empregador antes dos impostos em contribuições Roth através de uma conversão Roth dentro do plano (se permitido pelo plano) e a pagar impostos sobre o montante convertido e quaisquer ganhos acumulados.

De acordo com a SECURE 2.0, os empregadores podem oferecer aos participantes do plano 401(k) a opção de receber contribuições correspondentes do empregador ou contribuições de participação nos lucros/não eletivas com base no Roth. Essas contribuições não estão sujeitas à retenção do imposto de renda federal. Além disso, essas contribuições geralmente não estão sujeitas à retenção do imposto da Previdência Social ou do Medicare.

Dica: Os empregadores devem incluir as contribuições Roth designadas (feitas em vez de diferimentos eletivos) nas caixas 1, 3 e 5 do Formulário W-2. Devem reportá-las na caixa 12 usando o código AA (para um plano da secção 401(k)). Os empregadores devem declarar as contribuições correspondentes Roth ou as contribuições Roth não eletivas designadas nas caixas 1 e 2a do Formulário 1099-R para o ano em que as contribuições são alocadas à conta do indivíduo, usando o código G na caixa 7.

Relatório do formulário 1099-R – Levantamentos sem penalidades

O SECURE 2.0 cria várias disposições de levantamento sem penalizações, que podem evitar o imposto de 10% sobre levantamentos antecipados e ser reembolsadas ao plano no prazo de três anos após a receção. No entanto, esses levantamentos são incluídos no rendimento tributável do participante.

• Violência doméstica.A partir deste ano, os participantes que fizerem levantamentos até ao valor menor entre US$ 10.000 (indexado pela inflação) ou 50% do seu saldo adquirido podem evitar o imposto de 10% se certificarem que foram vítimas de violência doméstica por parte do cônjuge ou parceiro doméstico no ano anterior.
  
  
• Eventos de emergência. A partir deste ano, os participantes que fizerem levantamentos até US$ 1.000 (ou valores menores que deixem pelo menos US$ 1.000 em benefícios adquiridos na conta depois) podem evitar o imposto de 10% se certificarem que o valor é para uma emergência pessoal (ou familiar). O Aviso 2024-55 do IRS define «despesa pessoal de emergência» como uma necessidade financeira imprevisível ou imediata, tal como despesas relacionadas com:
  • Cuidados médicos
  • Acidente ou perda de bens devido a sinistro
  • Execução hipotecária ou despejo iminente da residência principal
  • A necessidade de pagar despesas de sepultamento ou funeral
  • Reparações automóveis, ou
  • Quaisquer outras despesas pessoais de emergência necessárias.

Dica: O empregador deve comunicar estes eventos no Formulário 1099-R, caixa 7, código 1.

Programas de assistência educacional – Alívio de empréstimos estudantis para funcionários

Recentemente, o IRS divulgou uma dica fiscal lembrando os empregadores sobre a expansão dos programas de assistência educacional da Seção 127 do Código.[1] De acordo com a Lei CARES, o Congresso permitiu que os empregadores fornecessem “assistência educacional” a um funcionário, reembolsando os funcionários pelos pagamentos de empréstimos educacionais qualificados que o funcionário tenha feito ou pagando diretamente ao credor. Esses pagamentos não podem ser para empréstimos estudantis dos filhos ou cônjuges dos funcionários. Os pagamentos de empréstimos educacionais qualificados incluem pagamentos de capital ou juros de empréstimos contraídos pelo funcionário para pagar «despesas de ensino superior qualificadas» em uma «instituição de ensino elegível», conforme definido na Seção 221(d) do Código. 

Esta opção está disponível apenas para pagamentos efetuados entre 27 de março de 2020 e 31 de dezembro de 2025. Como resultado, os funcionários podem excluir os primeiros US$ 5.250 desses pagamentos do rendimento bruto do funcionário.

Dica: Reveja o documento do plano. Sim, deve haver um documento escrito do plano (o IRS fornece um modelo de formulário). Não há exigência de que os programas de assistência educacional cubram os pagamentos de empréstimos estudantis. No entanto, dependendo de como o documento do programa foi redigido, os empréstimos estudantis podem já ser considerados uma despesa elegível. Os empregadores devem rever os seus programas de assistência educacional – em particular, a definição de «despesas de assistência educacional» (ou termos semelhantes). Se o termo significar «assistência educacional, conforme definido na Secção 127 do Código», então o programa pode provavelmente ser interpretado como incluindo empréstimos estudantis. Se o termo fornecer uma lista, então é improvável que os empréstimos estudantis sejam cobertos. O objetivo é garantir que a intenção do empregador esteja refletida no documento do programa.

IRS aprova ampliação do plano

Em agosto, o IRS emitiu uma decisão administrativa privada que permitiu um plano abrangente e favorável aos funcionários. Na Decisão Administrativa Privada 202434006 (a «PLR»), um empregador solicitou a aprovação do IRS para uma alteração ao plano que permitiria aos funcionários escolher onde desejavam direcionar certas contribuições discricionárias não eletivas do empregador (mas não correspondentes).  

De acordo com a alteração proposta ao plano, o funcionário deve ter completado um ano de serviço. Para ser elegível para receber a contribuição para o ano do plano, o funcionário deve estar empregado no último dia do ano do plano (com exceções para morte, invalidez ou reforma após uma determinada idade). O empregador financiaria as contribuições em 14 de março do ano seguinte ao ano a que se referem. Os funcionários não poderiam direcionar o investimento dos montantes, que estariam sujeitos a um cronograma de aquisição gradual de direitos de 6 anos.   

Os funcionários podem direcionar as suas contribuições para:

• Conta do plano 401(k) como contribuição não correspondente
• Conta poupança saúde (HSA) até os limites legais (US$ 4.300 para indivíduos e US$ 8.550 para famílias em 2025)
• Acordo de reembolso de despesas médicas para reformados (HRA)
• Reembolsos de empréstimos estudantis através de um plano de assistência educacional da Secção 127 (até um limite anual de US$ 5.250)

Os funcionários não podiam receber as contribuições em dinheiro.

O IRS aprovou o plano proposto pelo empregador – uma vantagem para o empregador e os funcionários. O IRS decidiu:

• O acordo está em conformidade com a Secção 401(k) do Código e não é considerado uma contribuição antes dos impostos sujeita a limites de diferimento opcionais (23 500 dólares para 2025).
• O acordo não afeta o tratamento das contribuições e pagamentos feitos a partir da HRA do aposentado, e os valores de reembolso continuam excluídos do rendimento bruto do indivíduo.
• A alocação das contribuições do funcionário para a HSA continua excluída do rendimento bruto do funcionário.
• O acordo não afeta o tratamento dos pagamentos ao abrigo do programa de assistência à educação, uma vez que os montantes são excluídos do rendimento bruto do funcionário, até ao limite de 5.250 dólares.

Considerações. Primeiro , a isenção de responsabilidade: esta PLR (como todas as decisões administrativas privadas) só pode ser invocada pelo empregador que a solicitou. Segundo, os empregadores devem consultar os seus responsáveis pela manutenção de registos para garantir a administração do plano em conformidade, incluindo implicações de testes de não discriminação e comunicações com os funcionários. Por exemplo, para evitar consequências fiscais adversas (relacionadas com questões de recebimento construtivo), os empregadores devem planear quando os funcionários devem fazer as suas escolhas. Embora a PLR não tenha abordado diretamente as escolhas, seria prudente exigir que as escolhas fossem irrevogáveis e feitas durante a inscrição aberta.

[1] Outras despesas elegíveis podem incluir livros, equipamentos, materiais, propinas e outras taxas.