A aplicação vigorosa da lei da imigração está aqui: Inspecções I-9, visitas ao local e muito mais

A nova administração do Presidente Trump assume o comando esta semana com um foco renovado na aplicação da lei federal de imigração. De facto, tal como explicado no artigo de hoje, uma das primeiras acções do Presidente Trump no dia da tomada de posse foi a emissão de uma série de ordens executivas relacionadas com a política de imigração. Por conseguinte, os empregadores devem rever as suas operações e identificar medidas para melhorar a conformidade e preparar-se para possíveis visitas do governo. Eis algumas áreas-chave a considerar.

Inspecções do formulário I-9

Com a nova administração, a Immigration and Customs Enforcement (ICE) irá aumentar o seu controlo do cumprimento do Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade para Emprego, por parte dos empregadores, iniciando um maior número de inspecções I-9. Algumas inspecções serão direcionadas e outras serão aleatórias para incentivar o cumprimento do I-9 por parte dos empregadores. Quanto às inspecções específicas, é provável que o ICE se concentre inicialmente nos empregadores que operam em áreas que podem afetar as infra-estruturas ou a segurança nacional (por exemplo, rede eléctrica, outras energias, transportes, algumas tecnologias). O ICE também pode visar empregadores em sectores que, historicamente, empregaram um maior número de indivíduos não autorizados. Estes sectores incluem a hotelaria, o processamento de alimentos, os fabricantes que dependem fortemente de agências de pessoal temporário, o retalho e determinadas operações de construção e agricultura.

Uma má conformidade com o I-9 pode levar a coimas significativas. O Departamento de Segurança Interna dos Estados Unidos (DHS) aumenta os níveis das coimas anualmente. Em 2 de janeiro de 2025, o DHS anunciou a seguinte nova tabela de coimas I-9:

Violações da documentação do formulário I-9: $288 a $2.861 por formulário I-9
Empregar conscientemente um estrangeiro não autorizado (primeira infração): $716 a $5.724 por indivíduo
Empregar conscientemente um estrangeiro não autorizado (segunda infração): $5.724 a $14.308 por indivíduo
Empregar conscientemente um estrangeiro não autorizado (terceira ou mais infracções): $8.586 a $28.619 por indivíduo

Nas próximas semanas, o governo federal irá anunciar novos aumentos das coimas relacionadas com o I-9. Estas incluirão sanções por violação das disposições anti-discriminatórias das regras I-9, tais como o abuso de documentos (pedido de documentos específicos ou de mais ou diferentes documentos depois de o trabalhador já ter apresentado documentos I-9 elegíveis).

Para se defenderem contra o risco de sanções no âmbito do I-9, as entidades patronais devem realizar acções de formação periódicas para os trabalhadores e garantir que apenas os trabalhadores com formação adequada executam as tarefas do I-9. Os empregadores também devem planear e realizar auditorias internas periódicas ao I-9. O ICE pode considerar as auditorias internas de um empregador como um fator atenuante ao avaliar as coimas. Embora as auditorias internas do I-9 possam ser úteis, devem ser corretamente concluídas. As auditorias internas com falhas podem resultar em erros adicionais e coimas mais elevadas. Alguns dos erros podem levar a queixas de discriminação à divisão de Direitos dos Imigrantes e dos Trabalhadores (IER) do Departamento de Justiça dos Estados Unidos.

Para obter informações, consulte a nossa publicação recente com dicas de conformidade com o I-9. As orientações também podem ser encontradas no Manual I-9 do governo para empregadores e na Central I-9.

Visitas ao local

As visitas governamentais relacionadas com a imigração às instalações dos empregadores são susceptíveis de aumentar. Entre outros, os Serviços de Cidadania e Imigração dos Estados Unidos (USCIS), o ICE e o Departamento do Trabalho dos Estados Unidos (DOL) poderão em breve efetuar visitas. Estas visitas podem ocorrer com ou sem aviso prévio. Podem ocorrer de forma aleatória ou com base em dicas que uma agência tenha recebido relativamente a um determinado empregador.

Visitas FDNS

É provável que o USCIS aumente o número de visitas de Deteção de Fraude e Segurança Nacional (FDNS) relacionadas com os casos recentes de imigração de um empregador. A maioria das visitas do FDNS não são anunciadas e estão relacionadas com os casos de ocupação especializada H-1B e de transferência intracompanhia L-1. Os funcionários do FDNS costumam visitar o empregador nos meses seguintes às decisões favoráveis sobre os casos. Ao fazê-lo, os funcionários pedem para entrevistar a pessoa que assinou a petição de imigração em nome do empregador. Os Oficiais do FDNS normalmente não têm uma intimação ou mandado. O USCIS afirma que o empregador concordou com estas visitas quando assinou e submeteu as petições e pedidos de imigração. Se a entidade patronal se recusar a cooperar com a visita do FDNS, os funcionários registarão a resposta da entidade patronal e encaminharão o assunto para um nível superior no USCIS. O USCIS pode reabrir o caso de imigração para revisão adicional ou emitir um Aviso de Intenção de Revogação da aprovação. Nalgumas situações, a USCIS pode remeter o assunto para a ICE para investigação.

Se a visita ao local prosseguir, os funcionários do FDNS farão perguntas sobre as operações comerciais do empregador, os locais de trabalho, o número de funcionários, o cargo e as funções do funcionário H-1B ou L-1 indicado no processo de imigração, o horário de trabalho regular do funcionário e a taxa de remuneração atual do funcionário. Os funcionários do FDNS podem pedir para ver documentos para verificar as operações comerciais activas e a taxa de remuneração do funcionário. Os agentes também podem pedir para falar com o trabalhador estrangeiro.

Visitas ao local do STEM OPT

O ICE pode aumentar as visitas a empregadores que empregam estudantes estrangeiros com base no STEM Optional Practical Training ("STEM OPT"). O ICE frequentemente notificará o empregador com alguns dias de antecedência da próxima visita, a menos que o ICE tenha recebido informações que sugiram uma violação grave. O ICE terá uma cópia do Formulário I-983 do Plano de Formação do empregador e procurará confirmar que o empregador está a seguir o plano. O ICE também pode analisar a conformidade do empregador com o programa E-Verify.

Melhores práticas para se preparar para visitas ao local relacionadas com a imigração

Os empregadores que estão a iniciar casos de imigração ou que estão a submeter programas de formação STEM OPT devem preparar-se para este aumento de escrutínio. Aqui estão algumas dicas:

Rever ainda mais cuidadosamente todas as futuras apresentações à USCIS, DOL ou ICE e confirmar a exatidão das declarações da entidade patronal antes de as assinar e apresentar.
Rever novamente os pedidos de imigração aprovados, petições, ou programas de formação activos que fornecem a base do empregador para empregar quaisquer empregados actuais. Confirme se a empresa está a cumprir as declarações feitas ao governo federal (informações comerciais, título do cargo, deveres do cargo, horas, taxa de pagamento, localização do local de trabalho, etc.). Apresentar um pedido, petição ou programa de formação alterado, se necessário.
Para os casos H-1B, reveja o ficheiro de acesso público do pedido de condição de trabalho (LCA) relacionado e certifique-se de que está atualizado e contém todos os documentos necessários.(Para além do FDNS, o DOL pode realizar uma visita ao local para analisar a conformidade com o LCA. O DOL normalmente avisa o empregador com antecedência).
Para empregadores do E-Verify, reveja o Memorando de Entendimento da sua organização e a conformidade com o programa E-Verify.
Alertar o rececionista para o facto de que nenhum visitante do governo deve ter acesso às instalações para além do átrio e que o advogado interno ou o diretor de Recursos Humanos deve ser imediatamente contactado caso esse visitante chegue.
Obter o cartão de visita dos funcionários públicos que os visitam. Chamar o advogado antes de admitir os funcionários do governo para além da área de receção. Na maioria das circunstâncias, o advogado pode participar por telefone ou pessoalmente durante a entrevista do governo com o empregador.

Acções de execução a nível das instalações (rusgas no local de trabalho)

Em circunstâncias em que a entidade patronal é suspeita de empregar um elevado número de indivíduos não autorizados, é mais provável que o ICE conduza uma ação de fiscalização nas instalações da entidade patronal (cercar as instalações e iniciar uma rusga no local de trabalho que pode resultar em várias detenções de funcionários suspeitos de estarem não autorizados). O ICE apresentar-se-á com um mandado e a entidade patronal não poderá normalmente impedir a ação no local de trabalho.

Os empregadores que se depararem com o ICE a iniciar uma ação deste tipo devem proceder da seguinte forma:

Pedir para falar com o agente do ICE ou com o agente especial responsável.
Peça ao agente do ICE o seu cartão de visita, o número do distintivo e o mandado para confirmar o âmbito do que o ICE está autorizado a revistar ou apreender.
Chamar imediatamente um advogado e pô-lo em contacto com o agente do ICE ou com o agente especial responsável pela rusga.
Se se sentir à vontade para o fazer, peça ao funcionário do ICE para observar as acções do ICE dentro das instalações. O ICE pode recusar o pedido e dar instruções à direção da entidade patronal para permanecer num determinado local. Ocasionalmente, é permitido acompanhar o funcionário responsável. Não obstruir ou tomar medidas que possam constituir interferência na operação.
Pedir cópias de todos os documentos apreendidos pelo ICE e um inventário dos objectos levados.
Continuar a acompanhar os advogados no que respeita a questões jurídicas e potenciais responsabilidades do empregador decorrentes da rusga. Desenvolver um plano para cobrir os postos de trabalho que possam ficar em aberto após a rusga.

Conclusão

Os empregadores devem estar atentos ao cumprimento de todas as leis de imigração relacionadas com o emprego. Muitas destas leis contêm disposições de conformidade e anti-discriminação.

Por favor, contacte um membro da equipa de Trabalho e Emprego da Foley se tiver dúvidas, para obter ajuda na preparação para uma visita do governo ou para obter mais informações sobre as novas iniciativas de aplicação do governo federal.

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