Implicações práticas da atividade de aplicação da lei da imigração nos planos de reforma
A segunda administração Trump está a concentrar-se intensamente na aplicação das leis de imigração dos EUA. Compreensivelmente, os empregadores estão preocupados com as visitas de imigração e com o cumprimento do Formulário I-9, e os profissionais de recursos humanos estão a preparar-se para potenciais perturbações na força de trabalho e para um maior escrutínio dos procedimentos de contratação. Os administradores de planos de reforma também devem considerar as consequências da participação de trabalhadores sem documentos nos planos de reforma da empresa.
Como é que um trabalhador sem documentos se torna participante num plano 401(k)
Apesar do processo do Formulário I-9 de um empregador, os empregados podem fornecer documentação incorrecta, enganosa ou falsa como prova de que estão legalmente autorizados a trabalhar nos EUA. Se o empregador não tiver sistemas adequados para verificar a documentação fornecida, então esse empregado pode, no entanto, tornar-se um participante no plano 401(k) do empregador de acordo com os termos de elegibilidade do plano. Por exemplo, um empregador pode inscrever automaticamente novos empregados no seu plano 401(k) a três por cento da remuneração. O empregador também pode fornecer uma contribuição equivalente ou não selectiva numa base de folha de pagamento a folha de pagamento. Neste cenário, um trabalhador não autorizado poderia começar a acumular rapidamente um saldo de conta como participante no plano 401(k). O mesmo resultado poderia ocorrer com os trabalhadores sem documentos ao abrigo das condições de elegibilidade da maioria dos planos de reforma.
Linguagem do plano relativa a "empregado" e ERISA
A maioria dos planos de reforma define "empregado", "empregado elegível" ou "participante" sem referência ao estatuto de imigração. Por exemplo, uma definição comum de "empregado" poderia ser semelhante a
Empregado significa um indivíduo que é reportado nos registos da folha de pagamentos do Empregador como um empregado de direito comum.
Embora possa parecer contra-intuitivo, os trabalhadores indocumentados estão de facto protegidos ao abrigo do Fair Labor Standards Act (FLSA), que é aplicado pelo Departamento do Trabalho (DOL). Curiosamente, o DOL também aplica a Employee Retirement Income Security Act (ERISA), que não aborda o estatuto de imigração dos trabalhadores. Por outras palavras, um indivíduo é um trabalhador abrangido (protegido) ao abrigo da ERISA, quer esteja documentado ou não. Assim, as entidades patronais devem proceder com o entendimento de que um participante num plano - independentemente do seu estatuto de imigrante - tem direito aos benefícios obtidos ao abrigo de um plano de reforma.
É importante distinguir os trabalhadores indocumentados da exclusão da elegibilidade dos "estrangeiros não residentes" que está contida em muitos planos de reforma. Os estrangeiros não residentes sem rendimentos provenientes dos Estados Unidos são muitas vezes expressamente excluídos da participação em planos de reforma. De acordo com o Internal Revenue Service, um estrangeiro é qualquer indivíduo que não seja cidadão ou nacional dos Estados Unidos. Um estrangeiro não residente é um estrangeiro que não passou no teste da carta verde ou no teste da presença substancial. Uma vez que os trabalhadores sem documentos têm rendimentos de origem americana, essa exclusão ao abrigo do plano de reforma não aborda questões que possam surgir relacionadas com os trabalhadores sem documentos.
Com a assistência de um advogado, as entidades patronais podem considerar se é viável alterar o plano para excluir expressamente os trabalhadores sem documentos - ou seja, os funcionários que não apresentem documentação que comprove que estão legalmente autorizados a trabalhar nos EUA. Além disso, a alteração não deve violar inadvertidamente a legislação aplicável em matéria de discriminação no emprego.
Distribuições a trabalhadores indocumentados deportados e despedidos
Se um participante sem documentos for deportado ou se ausentar do trabalho durante um período prolongado sem aviso prévio, a entidade patronal pode rescindir o seu contrato de trabalho. Nesses casos, como qualquer outro participante, um participante sem documentos tem direito a receber distribuições de benefícios adquiridos ao abrigo de um plano de reforma após a cessação do contrato de trabalho. A questão é como processar a distribuição quando os registos do Formulário I-9 da entidade patronal incluem um número de identificação fiscal individual (ITIN) ou um número de Segurança Social (SSN) incorreto ou falso. Os empregadores - em particular, os registadores de planos - necessitam de um ITIN ou SSN correto para poderem comunicar corretamente uma distribuição de um plano de reforma no Formulário 1099-R. Obter esta informação de um participante indocumentado pode ser um desafio porque este pode estar sob custódia, a viver num local diferente ou a evitar intencionalmente o contacto. Nestas circunstâncias, o empregador deve designá-los como "participantes desaparecidos ou perdidos" e tomar medidas consistentes com as melhores práticas do DOL para lidar com esses participantes (ver os nossos artigos anteriores relacionados com participantes desaparecidos em planos de reforma aqui e aqui).
Tenha em mente que o empregador deve considerar a orientação do DOL, quer a distribuição seja um pequeno levantamento de saldo, uma transferência automática para um IRA ou uma série de pagamentos em prestações. Depois de o empregador ter esgotado as suas responsabilidades ao abrigo da orientação do DOL, pode ser capaz de transferir determinadas distribuições pequenas ($1.000 ou menos) para fundos estatais de propriedade não reclamada, conforme descrito no recente Boletim de Assistência de Campo 2025-01.
Distribuições para quem procura ajudar familiares deportados
Os funcionários afectados pelos esforços de aplicação das leis de imigração podem estar interessados em aceder às suas contas de reforma para prestar assistência financeira a amigos e familiares deportados. Se a entidade patronal patrocinar um plano 401(k), então o plano pode permitir empréstimos ou distribuições em serviço sem penalizações (se o participante tiver atingido a idade de 59½ anos).
Além disso, tal como permitido ao abrigo do SECURE 2.0, um plano 401(k) pode ser alterado para permitir que os empregados efectuem distribuições isentas de penalizações até $1.000 (ou montantes inferiores que deixem pelo menos $1.000 de benefícios adquiridos na conta posteriormente) se certificarem que o montante se destina a uma emergência pessoal ou familiar. Essas distribuições de emergência devem ser reembolsadas ao plano no prazo de três anos após a sua receção, de modo a permanecerem isentas de penalizações.
Medidas de ação
- Avaliar os riscos. Com base na demografia da força de trabalho, proximidade de actividades de aplicação da lei de imigração e outros factores relacionados, considere a probabilidade de as agências de aplicação da lei de imigração seleccionarem o empregador para uma revisão no local ou deportação de trabalhadores. Em caso afirmativo, considere a possibilidade de alterar o plano 401(k) para permitir distribuições de emergência para aqueles que desejam prestar assistência financeira a familiares deportados.
- Auditoria. Os profissionais de recursos humanos, folha de pagamento e benefícios devem colaborar para determinar se os trabalhadores sem documentos são atualmente elegíveis para benefícios do plano de reforma (ou quaisquer outros benefícios oferecidos pelo empregador). Considerar se pode ser apropriado contratar um serviço de rastreio de antecedentes para verificar a documentação de autorização de funcionários do Formulário I-9.
- Rever as melhores práticas do DOL para participantes desaparecidos. Rever e documentar os procedimentos e processos utilizados para localizar participantes desaparecidos, incluindo aqueles que podem estar em risco de deportação.
- Consultar o depositário do plano. Contactar o detentor de registos para saber quais os procedimentos que tem em vigor para processar distribuições e Formulários 1099-R quando existe um ITIN ou SSN incorreto (ou nenhum).
- Procurar aconselhamento jurídico. Pergunte a um consultor jurídico se é possível alterar o plano de reforma para excluir expressamente os trabalhadores sem documentos.
