A sua organização sem fins lucrativos está a reduzir os benefícios para compensar os cortes no financiamento federal?

Em 6 de fevereiro de 2025, a administração Trump (a Administração) emitiu uma ordem executiva (a Ordem de Revisão) instruindo os chefes dos departamentos e agências executivas federais (Agências) a rever todo o financiamento que as Agências fornecem a «Organizações Não Governamentais».[1] As Agências foram ainda instruídas a alinhar todas as decisões futuras de financiamento com os interesses dos Estados Unidos e os objetivos e prioridades da Administração.

A emissão da Ordem de Revisão pela Administração, quando combinada com uma ordem executiva anterior (a Ordem de Financiamento) que congelou os gastos federais com subsídios, empréstimos e outras iniciativas,[2] abalou a comunidade sem fins lucrativos ao ameaçar o financiamento de organizações sem fins lucrativos nos Estados Unidos e em todo o mundo. As organizações sem fins lucrativos estão agora a ponderar as suas opções para gerir o impacto potencial que a Ordem de Financiamento e a Ordem de Revisão podem ter nas suas operações e finanças.

Enquanto algumas organizações sem fins lucrativos podem recorrer a demissões ou licenças como forma de reduzir custos,[3] outras podem considerar a redução das contribuições do empregador para os planos de benefícios dos funcionários para se manterem à tona enquanto a disputa pelo financiamento se desenrola. Tal como os empregadores com fins lucrativos, os empregadores sem fins lucrativos reconhecem o importante papel que os benefícios generosos desempenham na contratação e retenção de funcionários talentosos e compreendem que reduzir os benefícios a meio do ano não é uma decisão a ser tomada de ânimo leve. Este artigo discute alguns dos desafios de conformidade que as organizações sem fins lucrativos podem enfrentar se optarem por fazê-lo.

Planos de saúde

Os empregadores sem fins lucrativos (tal como outros empregadores) normalmente definem os níveis de contribuição dos funcionários para os seus planos de saúde e bem-estar para o ano completo do plano e não ajustam esses níveis até ao ano seguinte. Como resultado, se um empregador quiser aumentar as contribuições dos funcionários durante o ano do plano, deve fazer essas alterações com cuidado.

Alterações ao plano e notificações aos funcionários:

Um empregador sem fins lucrativos deve trabalhar com o seu administrador terceirizado e/ou consultor jurídico para alterar os termos dos documentos do seu plano de saúde, a fim de implementar qualquer aumento planejado nas contribuições dos funcionários. Ao determinar a data de vigência de quaisquer alterações, o empregador deve considerar tanto quando deve notificar os seus funcionários sobre a alteração quanto a melhor forma de fazê-lo.

SPDs e SMMs. De acordo com a ERISA, os empregadores devem fornecer aos participantes de planos de benefícios de reforma e previdência social[4] uma«descrição resumida do plano»(SPD) que descreva os termos dos seus planos de forma clara e compreensível para os participantes. Se um empregador alterar um plano de benefícios ERISA de forma a modificar substancialmente a SPD, deve fornecer aos participantes do plano um«resumo das modificações substanciais»(SMM) que descreva a alteração. Geralmente, um SMM deve ser fornecido aos participantes do plano dentro de 210 dias após o final do ano do plano em que o empregador adotou a alteração.

No entanto, aplicam-se regras de tempo diferentes se o empregador alterar um plano de saúde ou bem-estar para reduzir significativamente os «serviços ou benefícios cobertos» do plano. Uma redução significativa nos serviços ou benefícios cobertos pode ocorrer devido a aumentos nos «prémios, franquias, cosseguro, copagamentos ou outros valores a serem pagos por um participante ou beneficiário».[5] Quando um empregador altera um plano de saúde ou bem-estar para reduzir significativamente os serviços ou benefícios cobertos pelo plano, deve fornecer aos participantes do plano um SMM descrevendo a alteração no prazo de 60 dias após a adoção dessa alteração.

SBCs. Às vezes, um empregador também pode ser obrigado a fornecer aos participantes e beneficiários um aviso prévio sobre uma alteração no plano de saúde do empregador. De acordo com a Lei de Proteção ao Paciente e Cuidados Acessíveis (ACA), um empregador deve fornecer aos seus funcionários um «Resumo dos Benefícios e Cobertura» (SBC), um resumo fácil de entender de cada cobertura oferecida pelo plano de saúde do empregador. Se uma modificação material num plano de saúde afetar o conteúdo do SBC do plano, o empregador deve fornecer aos participantes e beneficiários um aviso prévio sobre a alteração – pelo menos 60 dias antes da data em que a alteração entrar em vigor.

Eleições do Plano Cafetaria:

Mesmo que um aumento nas contribuições dos prémios dos funcionários não afete o SBC de um plano de saúde, do ponto de vista prático, um empregador provavelmente desejará notificar antecipadamente os participantes do plano sobre qualquer aumento no prémio. Isso permitirá que o empregador forneça o contexto para o aumento e, se permitido pelo Código §125 do empregador ou pelo plano «cafeteria», comunique aos funcionários a possibilidade de fazer novas escolhas de benefícios sob esse plano.

Um plano de cafetaria permite que os funcionários adquiram (ou paguem o custo de) certos benefícios sociais (tais como prémios para benefícios de saúde coletivos, cobertura coletiva de vida e AD&D, assistência a dependentes, etc.) antes dos impostos. Para receber esse benefício, no entanto, as escolhas dos funcionários devem ser feitas durante a inscrição aberta (antes do início do ano do plano aplicável) e geralmente são irrevogáveis durante todo o ano.

Os funcionários podem ser autorizados a alterar as suas escolhas, no entanto, se passarem por certos eventos de «mudança de status», como casamento, nascimento/adoção de um filho, etc. Eles também podem ser autorizados a alterar escolhas anteriores devido a uma mudança «significativa» no custo ou na cobertura.[6] A significância de uma alteração no custo ou na cobertura é baseada nos fatos e circunstâncias relevantes, incluindo o impacto relativo sobre a população de funcionários, aumentos de custos anteriores, etc. Se o aumento das contribuições dos funcionários para os prémios de saúde for considerado «significativo», os funcionários devem ter a oportunidade de alterar as suas escolhas anteriores de cuidados de saúde.

Possíveis penalidades da ACA:

Se os funcionários tiverem permissão para alterar as suas opções de assistência médica devido a um aumento nas contribuições para o prémio de assistência médica, eles podem optar por abandonar completamente a cobertura de assistência médica de um empregador sem fins lucrativos. Isso pode levar a consequências indesejadas para o empregador. Por exemplo, se, após cancelar a cobertura de saúde do empregador, o funcionário obtiver uma cobertura alternativa no mercado estadual da ACA e se qualificar para um subsídio de prémio (porque a cobertura do empregador agora é considerada inacessível), o empregador poderá estar sujeito a penalidades da ACA.  

Planos de reforma com benefícios fiscais

Planos §401(k) e §403(b) do Código:

Um empregador sem fins lucrativos pode optar por oferecer aos seus funcionários acesso a um plano §401(k) do Código, um plano §403(b) ou (em alguns casos) ambos, para permitir que eles economizem para a sua aposentadoria. As organizações sem fins lucrativos podem fornecer contribuições não eletivas ou correspondentes do empregador como um benefício adicional aos seus funcionários. Se, como medida de redução de custos, uma entidade sem fins lucrativos desejar reduzir as suas contribuições patronais para tal plano, deve primeiro consultar os termos do plano.

Contribuições discricionárias. Se o plano concede ao empregador a discricionariedade para determinar se as contribuições não eletivas/correspondentes serão feitas a cada ano, não será necessária uma alteração do plano. O empregador pode simplesmente reduzir — ou suspender totalmente — as suas contribuições no futuro. (Observe que qualquer alteração desse tipo precisaria ser feita prospectivamente.)

Como não é necessária nenhuma alteração ao plano, tecnicamente, o empregador não seria obrigado a notificar os funcionários sobre a mudança. No entanto, uma comunicação aberta com os funcionários sobre a redução/suspensão é provavelmente a melhor opção, pois permitirá ao empregador explicar a razão da mudança. Os funcionários, por sua vez, podem querer ajustar os seus próprios adiamentos eletivos devido à redução/suspensão das contribuições do empregador.

Taxa fixa de contribuições. Se o plano especificar a taxa de contribuições não eletivas ou correspondentes do empregador, este precisará alterar o plano para implementar uma redução/suspensão dessas contribuições. 

Neste caso, não é necessário aviso prévio da alteração, mas o empregador será obrigado a fornecer aos participantes do plano um SMM. Embora o SMM só seja devido 210 dias após o final do ano do plano em que a alteração é adotada, mais uma vez, um empregador sem fins lucrativos deve considerar se comunicar a alteração mais cedo do que tarde (fornecendo o SMM aos participantes o mais rápido possível ou por outros meios) faz sentido nas circunstâncias.

Planos «Safe Harbor». Um plano “porto seguro” §401(k) ou §403(b) será considerado aprovado em determinados requisitos de testes de não discriminação, se o empregador patrocinador satisfizer vários requisitos de contribuição e notificação dos participantes.

Se um empregador fizer contribuições correspondentes de «porto seguro» em nome dos participantes, poderá alterar o seu plano para reduzir/suspender essas contribuições no meio do ano se:

• O empregador está a «operar com prejuízo económico» durante o ano do plano; ou
• Por qualquer motivo, se o aviso de «porto seguro» fornecido anualmente aos participantes do plano incluir uma declaração que permita ao empregador reduzir ou suspender as contribuições correspondentes de «porto seguro» durante o ano.

A alteração do plano só poderá entrar em vigor 30 dias após o empregador fornecer aos funcionários um aviso complementar de «porto seguro» descrevendo a redução/suspensão das contribuições do empregador.

Os empregadores que utilizam um formato de plano pré-aprovado devem contactar os seus fornecedores de planos para obter ajuda na preparação da alteração necessária (trabalhando com o seu consultor jurídico, conforme necessário) e na coordenação da data de entrada em vigor da alteração com a distribuição do aviso suplementar de «porto seguro».  

Um empregador que faz contribuições não eletivas de «porto seguro» em nome dos participantes do plano também pode alterar o seu plano para reduzir ou suspender essas contribuições. Embora esses empregadores geralmente não sejam mais obrigados a fornecer um aviso anual de porto seguro (de acordo com a Lei Setting Every Community Up for Retirement Enhancement (SECURE)), os empregadores ainda devem considerar fornecer aos funcionários um aviso oportuno sobre a alteração.

SMMs necessários. Mesmo que um empregador deva notificar os participantes do plano com antecedência sobre a redução/suspensão das contribuições de «porto seguro» do empregador (através do fornecimento de um aviso suplementar de «porto seguro»), o empregador também precisará fornecer aos participantes um SMM descrevendo a alteração dentro do prazo discutido acima.

Planos de remuneração diferida não qualificados

Planos previstos nos artigos §457(b) e §457(f) do Código:

Uma organização não governamental sem fins lucrativos isenta de impostos[8] pode estabelecer um plano Code §457(b) para permitir que um grupo seleto de seus funcionários altamente remunerados ou da administração reserve fundos adicionais para a sua aposentadoria (além dos valores contribuídos para um plano Code §401(k) ou §403(b)). Empregadores sem fins lucrativos também podem fazer contribuições em nome dos participantes do plano Code §457(b).

Para diferir os impostos imediatos sobre essas contribuições do empregador e do empregado, um plano §457(b) do Código deve cumprir determinados requisitos, tais como limites às contribuições anuais (combinadas entre as contribuições do empregado e do empregador), calendário das distribuições, etc. Os planos de remuneração diferida não qualificados que não cumprem os requisitos do Código §457(b) (normalmente porque as contribuições totais para o plano excedem o limite de contribuição anual) são classificados como planos do Código §457(f). (Em conjunto, este artigo refere-se a esses planos como «Planos 457»).  

É necessária uma alteração? Tal como os planos §401(k) e §403(b), a necessidade de alterar um Plano 457 para reduzir/suspender a taxa de contribuições do empregador (se houver) dependerá de os documentos do plano conferirem ao empregador a discricionariedade para determinar as suas contribuições anualmente ou se tal disposição estiver prevista no documento do plano. Se um Plano 457 conceder ao empregador total discricionariedade para efetuar contribuições, não será necessária qualquer alteração. No entanto, se o Plano 457 contiver linguagem que descreva o nível de contribuições do empregador, o Plano 457 precisará ser alterado se o empregador desejar reduzir/suspender as contribuições do empregador.

Não é necessário SMM. Mesmo que seja necessária uma alteração (porque o documento do Plano 457 especifica que o empregador sem fins lucrativos fará um determinado nível de contribuições patronais), o empregador não é obrigado a fornecer um SMM aos participantes do Plano 457. Como a participação nos Planos 457 é limitada a um pequeno grupo de funcionários (pelo menos presumivelmente) financeiramente sofisticados, os Planos 457 são considerados planos «top-hat». Os planos top-hat não estão sujeitos às regras de divulgação da ERISA,[9] incluindo a exigência de fornecer um SPD aos participantes ou atualizar esse SPD com um SMM sempre que o plano for modificado de forma significativa.

Mesmo assim, dado que os participantes do Plano 457 provavelmente incluirão os executivos seniores e funcionários da organização sem fins lucrativos, uma organização sem fins lucrativos que altere os seus Planos 457 para reduzir/suspender as contribuições do empregador provavelmente desejará ser aberta com os participantes sobre as alterações nas suas contribuições e a lógica por trás dessas alterações.

Benefícios em contratos de trabalho. A capacidade de um empregador sem fins lucrativos de alterar um Plano 457 pode ser limitada se a concessão de benefícios ao abrigo do Plano 457 estiver documentada apenas no contrato de trabalho de um participante elegível.[10] Nesse caso, qualquer alteração à obrigação do empregador de contribuir para o acordo estará sujeita aos termos do contrato de trabalho e, como resultado, poderá estar sujeita à aprovação do empregado.

Questões relacionadas ao Código §409A. Os planos do Código §457(b) estão isentos dos requisitos do Código §409A, enquanto os planos do Código §457(f) não estão. O Código §409A impõe regras rigorosas tanto sobre o prazo de pagamento como sobre alterações ao prazo de pagamento ao abrigo de acordos de remuneração diferida não qualificados.[11] O não cumprimento dos requisitos do Código §409A pode resultar em penalidades significativas para o funcionário (e resultar em falhas na comunicação de informações para o empregador). Embora a redução/suspensão das contribuições do empregador para um plano do Código §457(f) provavelmente não implique o Código §409A, um empregador sem fins lucrativos deve consultar o seu consultor fiscal ou jurídico antes de fazer quaisquer alterações a tais planos.

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[1] A Ordem de Revisão não define especificamente o que é uma «Organização Não Governamental». No entanto, dado o amplo âmbito da Ordem de Revisão, parece razoável supor que o termo inclui qualquer organização sem fins lucrativos que aceite fundos federais.

[2] A ordem de financiamento foi contestada no tribunal federal por procuradores-gerais democratas de 22 estados e do Distrito de Columbia. Embora o tribunal distrital que julgou a contestação tenha concluído que um «congelamento amplo, categórico e generalizado dos fundos federais» era «provavelmente inconstitucional», a luta para forçar o governo a retomar os pagamentos para programas federais continua.  

[3] As organizações sem fins lucrativos que estão a considerar demissões ou licenças como forma de economizar fundos devem rever o nosso artigo anterior sobre o impacto das licenças concedidas pelos empregadores nos benefícios dos funcionários. Embora tenha sido escrito no início da pandemia da COVID-19, o artigo fornece orientações úteis para organizações sem fins lucrativos que estão a lidar com os efeitos potenciais que uma licença ou demissão pode ter nos benefícios da sua força de trabalho. Esteja ciente, no entanto, de que os programas de ajuda da COVID-19 mencionados nesse artigo já não se aplicam.  

[4] Os beneficiários que recebem benefícios ao abrigo do plano também têm direito a receber um SPD.

[5] Ver 29 CFR §2520.104b-3(d)(3).

[6] Ver 26 CFR §1.125-4(f).

[7] Embora algumas organizações sem fins lucrativos possam oferecer planos de pensão de benefício definido aos seus funcionários, isso não é tão comum como no passado. Como resultado, não discutimos as alterações a esses planos neste artigo. No entanto, informações adicionais sobre essas alterações podem ser encontradas aqui.

[8] Para maior clareza, este artigo discute as regras aplicáveis aos planos §457(b) e §457(f) do Código mantidos por organizações não governamentais, isentas de impostos e sem fins lucrativos. Regras diferentes podem ser aplicadas aos planos §457(b) do Código mantidos por entidades governamentais.

[9] No entanto, estão sujeitos a outras disposições da ERISA, tais como os procedimentos de reclamação e recurso da ERISA.

[10] Isso acontece ocasionalmente, especialmente quando apenas um único funcionário está a receber um benefício do Plano 457. A melhor prática é mencionar o Plano 457 no contrato de trabalho do funcionário, documentando separadamente os termos do Plano 457.

[11] Uma discussão sobre os parâmetros do Código §409A está fora do âmbito deste artigo. Considere-se com sorte.