Top Tips for Companies to Prepare for an Immigration Visit

Aqui estão as nossas principais dicas para ajudar empresas e instituições a se prepararem para visitas de funcionários da imigração. A segunda administração Trump definiu a aplicação rigorosa das leis de imigração como uma prioridade máxima. Em 20 de janeiro de 2025, o presidente Trump emitiu uma ordem executiva que instruía todos os departamentos e agências do poder executivo a «empregar todos os meios legais» para garantir a aplicação «total e eficiente» das leis federais de imigração. Como passo inicial, o Departamento de Segurança Interna (DHS) encerrou a sua política anterior de «locais sensíveis», que impedia atividades de fiscalização da imigração em ou perto de áreas como escolas, instalações médicas, locais de culto, centros de serviços sociais, creches ou abrigos sem a aprovação da sede da agência ou em circunstâncias urgentes. Ao comentar a nova política, o porta-voz do DHS afirmou: «Os criminosos não poderão mais se esconder nas escolas e igrejas americanas para evitar a prisão. A administração Trump não vai amarrar as mãos das nossas corajosas autoridades policiais, mas confia que elas usarão o bom senso.» Embora não tenhamos ouvido nenhum relato confirmado de fiscalização nesses espaços desde a revogação da orientação da era Biden, seria prudente que as empresas estivessem preparadas e tivessem um plano de resposta legal para visitas das autoridades de imigração, incluindo autoridades policiais locais, o Serviço de Imigração e Alfândega dos EUA (ICE), a Alfândega e Proteção de Fronteiras dos EUA (CBP) e outras agências com poderes para fazer cumprir as leis de imigração.

Revise as suas políticas. Tenha em mente que as autoridades de imigração são órgãos especializados de aplicação da lei. Muitas empresas já possuem políticas que instruem os funcionários sobre como responder de maneira geral às perguntas dos órgãos de aplicação da lei. Portanto, as empresas devem garantir que os funcionários sejam devidamente treinados sobre as políticas da empresa relativas à interação com o ICE ou outros agentes de imigração. Se a sua empresa não tiver essa política e estiver numa categoria de espaços que não são mais protegidos como «locais sensíveis», talvez seja o momento de estudar e, potencialmente, adotar políticas adequadas. As empresas devem considerar a nomeação de «contatos» ou outras pessoas de referência em cada local da empresa, que sejam especialmente treinadas e autorizadas a interagir com as autoridades policiais. Isso garantirá a consistência do processo e ajudará a aliviar o estresse de outras pessoas que possam ser diretamente afetadas por esses encontros com a imigração.
Identifique áreas públicas e privadas. As empresas devem decidir se desejam ter políticas ou procedimentos que indiquem uma delimitação clara entre os seus espaços públicos e privados. Os agentes de imigração geralmente não precisam de permissão para entrar nas áreas públicas de uma empresa. Espaços públicos são áreas gerais acessíveis não apenas a clientes, funcionários, pacientes ou estudantes, mas também ao público em geral. Isso pode incluir estacionamentos, áreas de espera, corredores, saguões ou entradas. As áreas que não são abertas e acessíveis ao público são geralmente consideradas áreas privadas, onde a aplicação da lei não é permitida sem autoridade legal. Para ir além desses espaços públicos e entrar em áreas privadas, os agentes de aplicação da lei podem precisar apresentar um mandado (mais sobre isso abaixo), não apenas para prender uma pessoa, mas também para entrar e revistar quaisquer espaços não públicos de uma empresa sem a permissão da empresa. Dado que as orientações anteriores impediam a aplicação da lei perto de áreas protegidas sem a aprovação da sede da agência ou em circunstâncias urgentes, os agentes da lei provavelmente aproveitarão o acesso a espaços públicos antes de procurar acesso a espaços privados. As empresas devem considerar se desejam designar especificamente áreas públicas e privadas para ajudar a gerir o envolvimento com as autoridades policiais.
Analise o mandado. Se o agente de execução estiver a tentar aceder a um espaço privado e a empresa decidir não consentir voluntariamente tal acesso, então um funcionário precisará de pedir para ver o mandado; se o agente apresentar um mandado, o melhor lugar para começar é ler o âmbito e o texto do mandado. Existem vários tipos diferentes de mandados que podem ser usados em situações de aplicação da lei de imigração, portanto, um advogado ou leigo treinado pode precisar de analisar o mandado para saber que tipo de mandado o agente de execução está a apresentar para obter acesso. (Amostras estão incluídas no final deste artigo.)
- Mandado judicial: trata-se de uma ordem formal por escrito, emitida por um oficial judicial, que autoriza as autoridades policiais a efetuar uma prisão ou realizar uma busca. É emitido por um tribunal — normalmente um tribunal federal —, pelo que verá algo como «Tribunal Distrital dos EUA» na parte superior do mandado e a assinatura de um juiz ou magistrado na parte inferior. Preste muita atenção se o mandado permite (1) apenas a prisão de uma pessoa nomeada no mandado, (2) uma busca por itens no corpo da pessoa identificada ou (3) uma busca em um local por itens ou pessoas listados. Um mandado de prisão não dá às autoridades policiais permissão para entrar em um espaço privado específico, mas permite que o agente prenda alguém listado no mandado. Um mandado de busca, por outro lado, permite que a agência policial especificada revista uma área específica (incluindo espaços públicos e privados) em busca de documentos, dados, bens ou pessoas e apreenda os itens listados ou identifique as pessoas. As empresas devem estar atentas durante as atividades policiais nas suas instalações e documentar cuidadosa e exaustivamente as ações policiais em todos os momentos enquanto estiverem nas instalações da empresa.
- Mandado administrativo: Um mandado administrativo autoriza um agente da lei de uma agência federal, como o ICE ou o CBP, a prender ou remover/deportar alguém do país, dependendo do tipo de mandado administrativo utilizado. Esse tipo de mandado é emitido por uma agência federal, como o ICE, e não por um tribunal, podendo, portanto, ser assinado por um «juiz de imigração» ou «funcionário de imigração». É importante ressaltar que este mandado não autoriza a busca de uma área privada. Na prática, um mandado administrativo não permite que os agentes entrem numa área privada para prender uma pessoa nomeada no mandado ou para revistar uma área ou apreender propriedade privada ou informações, mesmo que os agentes acreditem razoavelmente que a pessoa esteja localizada nessa área. Na ausência de alterações na lei, os mandados administrativos não podem ser usados para revistar instalações.
- Mandado «Blackie»: Este mandado judicial, cujo nome deriva do caso Blackie's House of Beef v. Castillo, é um tipo específico de mandado judicial que nem sempre nomeia ou descreve a pessoa ou pessoas procuradas. Um mandado Blackie é um mandado de busca civil emitido por um juiz magistrado, que autoriza os agentes de imigração a entrar em instalações privadas com o objetivo de fazer cumprir as disposições civis/administrativas da lei relativas à exclusão e deportação. Embora este mandado tenha caído em desuso em muitas jurisdições, podemos começar a ver mais do seu uso no futuro. Mais uma vez, este mandado pode fornecer autoridade legal para que os agentes de execução revistem um espaço privado, sem o consentimento do proprietário, em busca de pessoas que se encontram ilegalmente nos Estados Unidos.
Considere as leis de privacidade. Na medida em que a empresa seja uma entidade abrangida ou parceira comercial sujeita à Lei de Portabilidade e Responsabilidade dos Seguros de Saúde (HIPAA) ou uma entidade semelhante sujeita às leis estaduais, a empresa precisará analisar um pedido de aplicação da lei para garantir a conformidade com as leis de privacidade aplicáveis. As informações de saúde protegidas podem ser divulgadas ao abrigo da HIPAA e da lei estadual em circunstâncias limitadas. A HIPAA permite (mas não exige) a divulgação de informações de saúde protegidas em conformidade com, e conforme limitado pelos requisitos relevantes de, uma ordem judicial ou mandado judicial, uma intimação ou uma convocação. A HIPAA também permite a divulgação de acordo com solicitações administrativas para as quais a resposta é exigida por lei, incluindo uma intimação ou convocação administrativa, uma demanda civil ou investigativa autorizada, ou processo semelhante autorizado por lei, desde que todas as seguintes condições sejam verdadeiras: (1) as informações solicitadas são relevantes e materiais para a agência de aplicação da lei, (2) as informações solicitadas são específicas e limitadas em escopo, conforme razoavelmente praticável, e (3) informações não identificadas não poderiam ser razoavelmente utilizadas. Existem também proteções federais e estaduais de privacidade em vigor para certos tipos sensíveis de informações de saúde. A lei estadual pode ser mais restritiva, portanto, certifique-se de que as suas políticas de resposta às autoridades policiais levem em consideração qualquer lei estadual relevante. As políticas e procedimentos existentes da empresa devem abordar a produção desse tipo de informação em resposta a solicitações das autoridades policiais.
Triagem. A empresa deve solicitar às autoridades policiais um prazo razoável para analisar e realizar uma avaliação inicial do mandado, a fim de encaminhá-lo adequadamente ao consultor jurídico ou a uma pessoa de contacto, conforme necessário. Se for algo novo ou desconhecido, procure aconselhamento jurídico, que deve analisar cuidadosamente o mandado para determinar as obrigações da empresa na interação com as autoridades policiais. Ofereça formação aos funcionários e à liderança para garantir que eles leiam toda a documentação fornecida e façam a triagem da situação. Mais uma vez, pode ser aconselhável nomear «contatos» em cada local de trabalho que sejam especialmente treinados e designados com autoridade para interagir com as autoridades policiais.
Evite obstruir a aplicação da lei. É importante que os funcionários evitem obstruir as atividades de aplicação da lei. Mesmo que tais atividades pareçam ir além do âmbito do mandado, interferir não é útil e pode acarretar acusações criminais. Recursos legais para casos de abuso de autoridade, incluindo buscas e apreensões ilegais, podem ser tratados posteriormente no processo. Interferir com as autoridades enquanto elas estão no local muitas vezes só serve para agravar a situação.

O panorama da imigração está a mudar rapidamente sob a administração Trump, mas preparar-se antecipadamente para uma possível aplicação da lei e treinar os funcionários sobre essas questões pode ajudar a sua empresa a saber como melhor responder a situações desconhecidas. A lei constitucional oferece às empresas proteções importantes contra buscas e apreensões injustificadas pelas autoridades, portanto, consultar um advogado para entender esses direitos e obrigações é fundamental para garantir a conformidade com a lei.

Entre em contacto com um membro das equipas de Imigração, Fiscalização Governamental ou Trabalho e Emprego da Foley caso tenha dúvidas sobre como se preparar para uma ação de fiscalização de imigração no local ou para obter mais informações sobre as novas políticas federais relacionadas à imigração.