Noções básicas sobre benefícios – Quando um funcionário falece: um guia de recursos para profissionais de RH e benefícios

Como membro do departamento de recursos humanos ou benefícios dos funcionários da sua empresa, uma das chamadas mais difíceis que pode receber é de um colega ou familiar de um funcionário a notificá-lo sobre o falecimento de um funcionário. Esta situação exige que você esteja no seu melhor – você será chamado a ajudar a força de trabalho da sua empresa a lidar com a perda de um colega e a ajudar o departamento de RH e os familiares enlutados a lidar com muitas questões relacionadas a benefícios e compensações que devem ser tratadas em relação ao funcionário falecido. Este guia fornece um recurso de referência de alto nível, em formato plano a plano, sobre como abordar cada tipo de acordo de compensação ou benefício quando um funcionário falece, e oferece algumas dicas práticas sobre questões de benefícios dos funcionários que podem surgir ao gerir a administração de compensação e benefícios da sua empresa para um funcionário falecido.

As informações fornecidas neste guia são de natureza geral e não se destinam a abordar todos os benefícios ou questões fiscais que podem surgir ao lidar com a morte de um funcionário ou outras nuances que podem surgir ao considerar o funcionário falecido (ou a sua família específica e situação sucessória) ou as especificidades dos planos de benefícios da sua empresa. Além disso, quaisquer regras fiscais ou outras regras descritas neste guia estão atualizadas na data deste guia e não inferem que as regras descritas sejam as únicas regras (fiscais ou outras) que podem ser aplicadas e estão sujeitas a alterações. Como resultado, recomendamos sempre que recorra ao seu consultor jurídico interno ou externo ou a outros consultores fiscais ou de benefícios dos funcionários ao lidar com questões de remuneração e benefícios relacionadas com o falecimento de um funcionário.

Uma visão geral da legislação relevante

Antes de entrarmos em detalhes sobre as questões relacionadas à administração dos planos de remuneração e benefícios da sua empresa, é importante ter um entendimento geral do processo de inventário, pois, conforme explicamos abaixo, o que ocorre no inventário pode afetar quem tem direito a determinados benefícios por morte. Além disso, é útil compreender como a Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria do Empregado (ERISA), uma lei federal que rege a maioria dos planos de aposentadoria e benefícios sociais, interage com as leis estaduais quando se trata de benefícios por morte.

Visão geral do processo sucessório

“Sucessão” é o processo legal pelo qual um tribunal nomeia um executor (em alguns estados, chamado de representante pessoal) para administrar o património do funcionário falecido e valida um testamento (se houver) ou decide quem herda o património do falecido, caso não haja testamento. Se o falecido tivesse um testamento, esse documento normalmente nomearia uma ou mais pessoas para atuarem como executores do património. Se o funcionário falecer sem testamento, a lei estadual fornece uma lista de pessoas elegíveis para desempenhar essa função.

Um tribunal irá, em última instância, nomear uma ou mais pessoas para atuarem como executores do espólio do funcionário falecido, emitindo «Cartas de Administração», «Cartas Domiciliárias» ou simplesmente «Cartas», que conferem ao executor autoridade para agir. (Outros termos também podem ser aplicados ao formulário do documento utilizado para esta nomeação.)

No entanto, há duas situações em que o processo sucessório pode não ser necessário para determinar quem tem direito à remuneração ou benefícios pendentes de um funcionário falecido:

• Designações de beneficiários. Se o funcionário falecido tiver providenciado para que os seus bens fossem transferidos diretamente para um ou mais beneficiários, sem passar pelo processo de inventário, esses itens não serão contabilizados como parte do património sujeito a inventário. No contexto dos benefícios dos funcionários, isso ocorreria quando um funcionário tivesse feito designações de beneficiários relacionadas a um benefício. Assim, se o plano de remuneração ou benefícios da sua empresa tiver um processo de designação de beneficiários que foi utilizado pelo funcionário, geralmente não é necessário aguardar o processo de inventário para distribuir os benefícios por morte. É por isso que é importante que os planos de remuneração e benefícios do empregador permitam (e incentivem o uso de) designações de beneficiários — isso ajuda os funcionários (especialmente executivos) no seu processo de planejamento sucessório e pode permitir que os benefícios acumulados do funcionário sejam transferidos diretamente para os seus beneficiários, sem o incómodo e o atraso do processo de inventário.

• Declaração de pequeno património. Se o valor do património do funcionário falecido estiver abaixo do limite em dólares estabelecido pela lei estadual, os herdeiros do funcionário poderão usar uma «declaração de pequeno património». Isso permite que os herdeiros recebam os bens do funcionário sem precisar passar pelo processo de inventário (ou permite um inventário acelerado). Por outras palavras, se receber uma declaração de pequeno património, quaisquer pagamentos devidos ao património do falecido serão pagos diretamente ao(s) herdeiro(s) listado(s) na declaração.

Interação entre a ERISA e as leis estaduais

A Secção 514(a) da ERISA prevalece explicitamente sobre as leis estaduais que «se relacionam» com um plano de benefícios para funcionários sujeito à ERISA, com exceções limitadas para certas leis de seguros, bancárias e de valores mobiliários. Os tribunais interpretaram essa linguagem de prevalência como significando que qualquer lei estadual que se refira diretamente a um plano de benefícios para funcionários, ou que tenha influência indireta sobre um plano de benefícios para funcionários, não é aplicável a um plano de benefícios para funcionários regido pela ERISA. Por exemplo, se um plano de benefícios da ERISA estabelecer que um benefício por morte deve ser pago ao cônjuge, mas a lei estadual estabelecer que o benefício por morte previsto num plano de benefícios deve ser pago ao espólio, então os termos do plano prevalecerão sobre a lei estadual. O Supremo Tribunal dos EUA confirmou esta abordagem no seu parecer de 2001 no caso Egelhoff v. Egelhoff (a ERISA prevalece sobre uma lei estadual que revoga as designações de beneficiários em caso de divórcio). Da mesma forma, no seu parecer de 2009 no caso Kennedy v. Plan Administrator for DuPont Savings & Investment Plan, o Supremo Tribunal dos EUA decidiu que um plano pode basear-se exclusivamente nos seus documentos para determinar o beneficiário adequado para um benefício por morte e pode ignorar documentos externos que contradigam os termos do plano (como uma sentença de divórcio).

O que isso significa para si ao administrar planos de benefícios?

• Quando se trata de um plano ERISA, basta consultar os termos do plano (incluindo quaisquer designações de beneficiários, se aplicável nesse plano) para determinar a quem devem ser pagos os pagamentos ou benefícios após a morte de um funcionário.  
• Mas, para planos não ERISA, o resultado é menos claro. Nesse caso, seria necessário consultar a legislação estadual relevante para determinar até que ponto é possível honrar qualquer designação de beneficiário. Por exemplo, muitos estados determinam que, em caso de divórcio, qualquer designação de beneficiário que nomeie o ex-cônjuge como beneficiário é automaticamente nula, a menos que a sentença de divórcio determine o contrário. Para planos ERISA, você ignora essa regra porque a ERISA se sobrepõe à lei estadual e implementaria a designação de beneficiário mais recente. Para planos não ERISA, no entanto, se o funcionário falecido tivesse nomeado o seu cônjuge como beneficiário e depois se divorciassem, você geralmente deveria anular essa designação de beneficiário, se exigido pela lei estadual.

UMA BREVE NOTA SOBRE OS PLANOS ERISA VS. NÃO ERISA

Determinar se um plano de benefícios é abrangido pela ERISA pode ser complicado. Embora os planos de reforma e benefícios sociais mais comuns da sua empresa, tais como planos 401(k), planos de pensão e benefícios médicos, dentários, oftalmológicos ou outros benefícios sociais, sejam provavelmente regidos pela ERISA, existem muitas nuances nas regras que isentam certos planos de benefícios, dependendo da forma como o plano está estruturado. Esta questão surge frequentemente com certos benefícios ou políticas de invalidez ou rescisão. Programas de bónus, planos de remuneração diferida ou outros benefícios voluntários ou práticas salariais geralmente não estão sujeitos às regras de preempção da ERISA. No entanto, devido à complexidade dessas regras, se não tiver certeza se um programa de benefícios é um plano ERISA ou não ERISA, consulte os seus consultores de planos de benefícios ao decidir se deve permitir designações de beneficiários.

Medidas práticas a tomar quando um funcionário falece

Quem deve envolver

Se receber a chamada inicial sobre a morte de um funcionário por parte de um familiar, é imperativo que contacte imediatamente as seguintes pessoas dentro da sua organização: o chefe de RH da unidade de negócios do funcionário (que, por sua vez, deve contactar o gerente e os colegas de trabalho do falecido), o departamento de folha de pagamento, a equipa de administração de ações (se houver), a equipa de remuneração (se houver) e todos os membros relevantes da equipa de benefícios dos funcionários. Poderá também ser necessário informar o seu departamento financeiro ou de contabilidade se o funcionário falecido tiver montantes significativos de remuneração não adquirida que serão adquiridos ou precisarão de ser pagos devido à sua morte. Cada indivíduo desempenhará um papel importante nas semanas (e, por vezes, meses ou anos) que se seguirão.

Depois de analisar os planos e acordos em que o falecido participava, deve também contactar os fornecedores dos planos relevantes ou administradores terceirizados, se houver, que podem precisar tomar certas medidas para contabilizar o falecimento do participante.

Embora não seja um tópico deste guia, trabalhe com a sua equipa de RH (e com a família do falecido) para determinar o formato e o conteúdo apropriados de qualquer mensagem a ser enviada à sua força de trabalho em geral e, possivelmente, até mesmo aos clientes ou outros fornecedores, sobre o falecimento do funcionário.

NOTA SOBRE COMUNICAÇÕES RELATIVAS A BENEFÍCIOS

Quando um funcionário falece, há um número significativo de pessoas fora do departamento de RH da empresa que precisarão estar envolvidas nas comunicações relacionadas à remuneração e aos benefícios do falecido ou que poderão solicitar informações sobre os benefícios à equipa de RH, incluindo o executor, familiares e outros potenciais beneficiários. Portanto, lembre-se de estar atento a quem realmente tem direito a receber comunicações ou informações sobre cada tipo de benefício, dependendo dos termos do plano, quem é o beneficiário designado ou quem é a pessoa autorizada a representar o espólio do falecido. Além disso, certifique-se de obter toda a documentação necessária que identifique com quem a empresa ou o plano está autorizado a falar sobre assuntos relacionados aos benefícios do falecido antes de fornecer informações detalhadas sobre os benefícios. Considere designar uma única pessoa da equipa de RH da empresa para lidar com as comunicações relacionadas com os benefícios do falecido, a fim de manter a consistência ao longo do processo.

As informações de que precisa

Existem três documentos que deve obter do executor ou da família ou beneficiários do falecido antes de tomar quaisquer medidas relacionadas com a indemnização e os benefícios:

• Uma cópia da certidão de óbito. Isso não só comprovará a morte do funcionário, mas também fornecerá algumas informações importantes, como se o funcionário era casado, e será a documentação necessária para o processamento de certos benefícios.

• Uma cópia das «Cartas de Administração», ou simplesmente «Cartas», emitidas por um tribunal de sucessões e que nomeiam o(s) executor(es), ou uma cópia de uma «declaração juramentada de pequeno património» devidamente preenchida. Este documento informará com quem está autorizado a lidar em relação a qualquer compensação ou benefício para o qual não haja designação de beneficiário registada.

• Um formulário W-9 do executor relativo ao património ou de cada herdeiro listado numa declaração juramentada de pequeno património, bem como de qualquer membro da família ou beneficiário com direito a benefícios ou pagamentos (conforme descrito abaixo). As informações contidas no formulário W-9 fornecerão ao seu departamento de folha de pagamento e aos administradores do seu plano de benefícios as informações necessárias para garantir que os pagamentos sejam devidamente comunicados ao IRS e às autoridades fiscais estaduais.

Você também precisará descobrir em quais planos ou programas de benefícios o funcionário estava inscrito ou tinha algum benefício acumulado e se o funcionário tinha algum acordo individual em vigor com a empresa (como concessões de ações, contratos de trabalho, empréstimos a funcionários, etc.) e certificar-se de ter cópias de todos esses documentos e, se aplicável, quaisquer designações de beneficiários feitas pelo funcionário. Essas informações podem vir de registros internos de RH ou de administradores ou fornecedores terceirizados de planos de benefícios. Você também precisa determinar se o plano em questão é regido pela ERISA, porque, conforme discutido acima em “Uma visão geral da legislação relevante” e explicado abaixo, para planos não ERISA, você pode ter que revisar a legislação estadual para determinar a quem é devido o pagamento ou benefício.

Acordos em dinheiro e ações

Visão geral

Quando um funcionário falece, é necessário considerar o impacto sobre vários montantes de remuneração ou benefícios patrimoniais. Primeiro, deve-se analisar toda a remuneração em dinheiro e patrimonial que é ou pode ser devida em relação ao falecido. Quase certamente, um último salário será devido. Considere também:

• O falecido tem algum salário pendente que foi emitido, mas ainda não foi descontado até a data da morte?
• O falecido tem férias acumuladas ou outras licenças remuneradas que possam precisar ser pagas com base na legislação estadual aplicável e nas políticas de licenças remuneradas da empresa?
• O falecido tem despesas comerciais que foram incorridas ou apresentadas à empresa, mas que ainda não foram reembolsadas?
• Existe algum plano de bónus em dinheiro anual ou de longo prazo que preveja um pagamento em caso de morte e, em caso afirmativo, quando? (Os planos de bónus às vezes pagam automaticamente no valor previsto em caso de morte ou podem prever o pagamento no final do período de desempenho com base no nível de realização do desempenho real, seja proporcionalmente ou integralmente.)
• Há comissões a pagar?
• Existe algum contrato de trabalho que preveja pagamentos em caso de morte?
• O falecido possui concessões de ações, tais como opções de ações ou unidades de ações restritas?
• Existe algum montante retido numa conta do plano de compra de ações para funcionários do falecido que estava a aguardar para ser utilizado na compra de ações da entidade patronal?
• Por outro lado, o falecido deve algum dinheiro à empresa, como por exemplo, um empréstimo pessoal? E, se sim, os termos do empréstimo permitem que a empresa compense o valor do empréstimo com outras compensações?

Em segundo lugar, após identificar os acordos, políticas e disposições nos termos dos quais a remuneração em dinheiro ou ações pode ser devida, determine se o acordo, política ou disposição está sujeito à ERISA. Se não tiver certeza, consulte os seus consultores jurídicos ou outros consultores de benefícios sobre este ponto.

• Se estiver sujeito à ERISA, siga as disposições do plano relativas ao pagamento do benefício por morte, se houver. Como a ERISA prevalece sobre a legislação estadual, é permitido efetuar o pagamento de acordo com os termos do plano, incluindo a designação do beneficiário registada para um plano que permita designações de beneficiários.

• Se não estiver sujeito à ERISA, então precisa verificar se o programa permitia a designação de um beneficiário (e, em caso afirmativo, se existe uma designação de beneficiário registada) ou se os termos do programa previam um beneficiário padrão, como um cônjuge. Se for esse o caso, precisa verificar as leis estaduais relevantes para garantir que a designação do beneficiário ou a disposição padrão possam ser honradas. Conforme discutido em «Interação entre a ERISA e as leis estaduais», acima, algumas leis estaduais podem se sobrepor à designação de beneficiários ou aos termos do programa e exigir que você faça o pagamento conforme exigido por lei, e não conforme descrito nos seus documentos.

Se o programa não mencionar os beneficiários, verifique se o estado em que o funcionário trabalhava possui uma lei de pagamento de salários que determine a quem os itens de compensação listados acima devem ser pagos. Se não houver nenhuma lei específica, o executor do espólio do funcionário ou os herdeiros listados em uma declaração juramentada de pequeno património, conforme aplicável, terão direito aos pagamentos ou à equidade.

Forma de pagamento e tributação

Qualquer compensação paga ao executor de um espólio deve ser paga a “[Nome do Executor], Executor, Espólio de [Nome do Funcionário]” ou simplesmente a “Espólio de [Nome do Funcionário]” ou uma variação semelhante a esta. Qualquer compensação paga aos herdeiros do falecido ao abrigo de uma declaração juramentada de pequeno espólio deve ser dividida entre os herdeiros nomeados e paga diretamente a cada um deles.

Para os salários pagos ao espólio, herdeiros ou beneficiários durante o ano em que o funcionário falece, deve reter o FICA (impostos da Segurança Social e do Medicare) e o FUTA (impostos federais de desemprego) sobre o pagamento e declarar o valor apenas como salários no Formulário W-2 do funcionário falecido, Caixa 3 (salários da Segurança Social) e Caixa 5 (salários do Medicare) emitido para o ano do falecimento. Os impostos FICA e FUTA retidos são declarados nas Caixas 4 e 6, respetivamente. No entanto, não deve declarar os pagamentos na caixa 1 do Formulário W-2, nem reter os impostos federais sobre o rendimento normais. Se efetuar os pagamentos após o ano do falecimento, esses pagamentos não são declarados no Formulário W-2 e não deve reter quaisquer impostos.

Quer o pagamento seja efetuado no ano do falecimento ou após, também deve declarar os pagamentos efetuados ao espólio, herdeiros ou beneficiários no formulário 1099-MISC, na caixa 3. Em geral, não é necessária nenhuma retenção de imposto de renda federal, embora regras de retenção de segurança possam ser aplicadas a esses pagamentos se o destinatário não fornecer o número de identificação fiscal ou o número da Segurança Social para processamento dos pagamentos.

Deve sempre trabalhar em estreita colaboração com o seu departamento de folha de pagamento e equipas fiscais relacionadas para determinar a retenção e declaração fiscais adequadas para quaisquer pagamentos relacionados com a remuneração ou acordos de capital de um funcionário falecido.

Questões especiais relativas às atribuições de ações

Aquisição e transferência de prêmios em ações. Para todos os tipos de prêmios em ações, você precisará determinar o que acontece com os prêmios não adquiridos após a morte do funcionário, por exemplo, o prêmio é perdido, a aquisição é acelerada ou continua após a morte? A forma de tratar os prêmios em ações após a morte do funcionário será discutida no documento do plano de ações ou no contrato de prêmio emitido ao funcionário no momento da concessão. Às vezes, um contrato de trabalho também pode descrever o que acontece com as concessões de ações após a morte.

Se o funcionário tiver opções de ações pendentes, também é necessário determinar o período de exercício pós-morte para essas opções. Novamente, essas informações devem estar disponíveis no documento do plano de ações, no contrato de concessão individual ou, possivelmente, no contrato de trabalho. Informe o beneficiário, o espólio ou os herdeiros do falecido, conforme aplicável, sobre o prazo que têm para exercer a concessão após a morte do falecido, nos termos do plano ou do contrato de concessão, e forneça-lhes informações sobre como exercer essas concessões. Além disso, notifique o administrador terceirizado do seu plano de ações (se houver) sobre a morte do falecido e especifique quaisquer ações que ele precise tomar em relação às concessões desse funcionário.

Tratamento fiscal das concessões de ações. À semelhança de outros tipos de remuneração, conforme discutido acima, não há retenção de imposto de renda obrigatória para quaisquer transações de concessão de ações que ocorram após o falecimento do falecido. Em vez disso, qualquer rendimento de remuneração reconhecido para esta transação deve ser declarado num Formulário 1099-MISC emitido ao beneficiário, espólio ou herdeiros do funcionário.

As implicações fiscais do FICA e do FUTA para concessões de ações após a morte de um funcionário são mais complicadas:

• A retenção dos impostos FICA e FUTA aplica-se (e deve ser declarada no Formulário W-2 final do funcionário) a quaisquer prêmios que tenham sido (1) adquiridos antes da morte do falecido (não prêmios adquiridos devido à morte do falecido) e (2) exercidos/liquidados antes do final do ano civil da morte do falecido.

• A retenção dos impostos FICA e FUTA não se aplica, no entanto, a (1) quaisquer prêmios (ou qualquer parte de um prêmio) cuja aquisição seja acelerada após a morte do falecido, independentemente de quando forem exercidos/liquidados, e (2) prêmios exercidos ou liquidados após o ano civil em que ocorreu a morte do falecido.

Planos de benefícios para funcionários

Planos de reforma qualificados

401(k) e outros tipos de planos de reforma de contribuição definida. Os planos 401(k) são os benefícios de reforma mais comuns oferecidos pelos empregadores aos seus funcionários. Se um funcionário falecer com saldo em uma conta de plano 401(k), a primeira questão é determinar se o funcionário falecido tinha direito aos benefícios do plano no momento da morte e, caso contrário, se o plano prevê o direito total em caso de morte enquanto empregado (o que quase sempre é o caso). Verifique também os termos do plano para ver se alguma contribuição do empregador (contribuição equivalente, participação nos lucros ou outra contribuição não opcional) é devida ao funcionário pelo ano do falecimento. Embora alguns planos possam exigir que um funcionário esteja normalmente empregado em 31 de dezembro ou tenha completado 1.000 horas de serviço durante o ano para receber uma contribuição do empregador, esses requisitos são frequentemente dispensados se o funcionário falecer enquanto estiver empregado. Terá de rever o documento do plano 401(k) e a descrição resumida do plano para determinar quais as regras que se aplicam à conta do plano 401(k) do funcionário. Deve sempre trabalhar com o responsável pelo registo do plano para rever as informações da conta do falecido e determinar se os cálculos de aquisição de direitos adequados são aplicados à conta.

Se houver uma conta adquirida e se o participante for casado no momento da morte, as leis que regem os planos de reforma de contribuição definida exigem que o cônjuge do participante seja automaticamente o beneficiário da conta, a menos que esse cônjuge tenha renunciado ao seu direito de ser o beneficiário. O cônjuge renuncia ao seu direito de ser o beneficiário se o participante tiver preenchido corretamente um formulário de designação de beneficiário nomeando outra(s) pessoa(s) como beneficiária(s), o cônjuge tiver assinado esse formulário e a assinatura do cônjuge tiver sido testemunhada por um notário público ou representante do plano. Nesse caso, a conta adquirida pertence ao beneficiário nomeado, e não ao cônjuge.

Se o participante for solteiro e não houver nenhuma designação de beneficiário registada, os termos do plano determinarão quem será tratado como beneficiário. Os planos geralmente listam os membros da família numa determinada ordem, como filhos, pais, irmãos e irmãs, e assim por diante. Em última análise, um plano quase sempre indicará que o último beneficiário, se não houver outros, será o espólio do funcionário.

Depois de determinar quem é o destinatário adequado do saldo da conta do plano, notifique a pessoa (ou o executor, se for o espólio) de que ela tem direito ao benefício e forneça uma cópia da descrição resumida do plano, para que ela entenda quando e como pode solicitar o início dos benefícios.

Em geral, os planos 401(k) permitem que um beneficiário mantenha a conta 401(k) no plano, transfira a conta (inclusive diretamente para evitar retenção) para outro plano qualificado do empregador ou para uma conta de reforma individual (IRA) ou receba uma distribuição como um montante único. Alguns planos de contribuição definida também oferecem distribuições como pagamentos parcelados ou uma anuidade. Um cônjuge beneficiário tem as mesmas opções de transferência que o funcionário teria, ou seja, receber uma distribuição ou transferir a distribuição para uma IRA ou um plano qualificado do empregador no qual o cônjuge participa. Um beneficiário que não seja cônjuge também pode optar por uma transferência, mas apenas para uma IRA. Veja abaixo um «Aviso» sobre como os pagamentos feitos a um espólio não são elegíveis para transferência.

De acordo com as regras do Código da Receita Federal que regem as distribuições mínimas exigidas, se o beneficiário não começar a receber as distribuições durante um período que não exceda a sua esperança de vida até 31 de dezembro do ano seguinte ao falecimento do participante (ou, no caso de um cônjuge beneficiário, até 31 de dezembro do ano em que o participante teria atingido a idade mínima exigida para a distribuição), então toda a conta geralmente deve ser paga ao beneficiário até 31 de dezembro do ano em que se comemora o^10º aniversário da morte do participante. Regras diferentes se aplicam se não houver beneficiário, como se o pagamento for devido ao espólio; nesse caso, a distribuição deve ser concluída dentro de 5 anos civis após o ano da morte do funcionário. É importante observar que, embora um plano não possa pagar benefícios após essas datas, os termos do plano podem exigir que os pagamentos sejam feitos antes, e há outras nuances nas regras de distribuição mínima exigida que podem ser aplicadas dependendo dos fatos específicos do funcionário e do beneficiário. Você deve verificar os termos do plano e consultar o responsável pelo registro do plano para determinar quando os benefícios devem ser pagos a um beneficiário ou ao espólio do funcionário.

Planos de pensão. Embora os planos de pensão estejam a tornar-se menos comuns a cada ano que passa, muitos empregadores ainda os mantêm, mesmo que os benefícios do plano tenham sido quase todos congelados neste momento. A discussão a seguir pressupõe que o funcionário não tenha iniciado o recebimento dos benefícios de pensão no momento da morte; caso contrário, o pagamento de qualquer benefício por morte dependerá da forma de pagamento selecionada pelo funcionário no momento do início do recebimento dos benefícios (por exemplo, anuidade conjunta e de sobrevivência, anuidade por prazo determinado, etc.). Uma vez que a maioria dos planos de pensão não permite que os funcionários comecem a receber os seus benefícios de pensão enquanto estão empregados (em grande parte porque a lei geralmente não o permite), o restante desta secção pressupõe que o funcionário não tinha começado a receber os seus benefícios de pensão no momento da morte.

A primeira questão a considerar é se o funcionário falecido tinha direito aos benefícios do plano no momento da morte e, caso contrário, se o plano prevê a aquisição total dos direitos em caso de morte. Se o falecido tiver direito aos benefícios do plano, a lei exige que o plano de pensão pague um benefício por morte ao cônjuge do participante. Esse tipo de benefício por morte do cônjuge é conhecido como «anuidade de sobrevivência pré-aposentadoria qualificada» ou «QPSA».  Existem duas circunstâncias em que uma QPSA pode não ser paga, mesmo que o participante seja casado no momento da morte: (i) muitas vezes, um plano exigirá que o participante e o cônjuge estejam casados há um ano antes da morte para que o cônjuge tenha direito ao benefício, e (ii) embora seja raro, um plano pode ter permitido que o participante renunciasse à QPSA para evitar que uma dedução fosse aplicada ao seu benefício para «pagar» a proteção da QPSA. Terá de rever os documentos do plano e coordenar com o responsável pelo registo do plano para determinar qual o resultado que se aplicará na circunstância e se um benefício QPSA é devido ao cônjuge.

Embora, numa situação típica de plano de pensão, não sejam pagas prestações por morte se o falecido for solteiro (ou não tiver sido casado durante pelo menos um ano), nem sempre é esse o caso. Alguns planos de pensão que descrevem os seus benefícios como um saldo hipotético de conta ou como um montante único — tais como planos de saldo em dinheiro ou de equidade de pensão — podem prever que o benefício total do montante único previsto no plano seja pago ao cônjuge sobrevivente, ao beneficiário designado pelo participante ou, se não houver nenhum, ao espólio. Se o participante nomeou um beneficiário e era casado no momento da morte, a designação do beneficiário é nula se o cônjuge não tiver consentido com a designação do beneficiário, conforme mencionado em «401(k) e outros tipos de planos de contribuição definida», acima. Se a designação do beneficiário for nula, normalmente o cônjuge teria direito a qualquer benefício por morte.

O pagamento ao cônjuge, beneficiário ou espólio será feito na data e na forma descritas no documento do plano. Depois de determinar quem é o destinatário adequado do benefício por morte, notifique a pessoa (ou o executor, se for o espólio) de que ela tem direito ao benefício e forneça uma cópia da descrição resumida do plano, para que ela entenda quando e como pode solicitar o início dos benefícios.

AVISO SOBRE PAGAMENTOS DO PLANO A PATRIMÓNIO (INCLUINDO DECLARAÇÕES DE PATRIMÓNIO DE PEQUENO VALOR)

Quaisquer distribuições pagas ao executor de um património devem ser pagas a “[Nome do Executor], como Executor do Património de [Nome do Funcionário]” ou simplesmente a “Património de [Nome do Funcionário]” (ou uma variação semelhante). Observe que o responsável pelo registo do seu plano pode ter formas alternativas de designar o destinatário quando se trata de um património. Quaisquer distribuições pagas aos herdeiros do falecido ao abrigo de uma declaração de património pequeno devem ser divididas entre os herdeiros nomeados e pagas diretamente a cada um deles. Embora as regras do IRS normalmente permitam que os beneficiários optem por transferir um benefício por morte de um plano qualificado para uma IRA (para evitar a retenção de impostos sobre a distribuição), nem o património nem os herdeiros listados numa declaração de património pequeno podem optar por uma distribuição de transferência. Portanto, terá de trabalhar com o responsável pelo registo do seu plano para garantir que, se os benefícios por morte forem pagos diretamente a indivíduos por meio de uma declaração de pequeno património, esses benefícios não poderão ser transferidos para uma IRA.

Planos de bem-estar

Seguro de vida. Conforme mencionado acima, será necessária uma cópia da certidão de óbito. Obviamente, isso é fundamental para a administração de qualquer benefício de seguro de vida. A seguradora de vida (ou administradora terceirizada, se for autofinanciada) deve ser notificada sobre o falecimento do funcionário e receber uma cópia da certidão de óbito. Verifique se há uma designação de beneficiário registrada para o benefício do seguro de vida e compartilhe a designação com a seguradora de vida, caso ela ainda não tenha essa informação. Além disso, considere confirmar se a seguradora de vida processa corretamente o pedido de indenização e paga o benefício do seguro de vida ao beneficiário sem problemas. Se a seguradora de vida negar um pedido de indenização, poderá ser surpreendido por uma ação judicial movida por um suposto beneficiário contra o plano e a empresa, alegando que o benefício do seguro de vida foi indevidamente negado ou que o benefício foi pago à pessoa errada. Embora possa ser dever da seguradora pagar qualquer benefício do seguro de vida, um empregador pode ser envolvido nesse tipo de litígio como patrocinador do plano ERISA e pode haver uma responsabilidade potencial, por exemplo, se for constatado que o patrocinador violou os seus deveres fiduciários relacionados com comunicações com os participantes ou questões de inscrição relativas ao benefício do seguro de vida.

Além disso, se a empresa patrocinar benefícios opcionais de seguro de vida para dependentes, verifique se o seguro de vida para dependentes foi escolhido pelo funcionário falecido e trabalhe com o dependente e a seguradora para explorar se o dependente deseja converter (ou «transferir») a apólice para uma apólice individual.  

Planos de saúde coletivos tradicionais. Para os seus planos de saúde coletivos tradicionais, como planos médicos, odontológicos e oftalmológicos, você deverá informar as seguradoras e/ou administradoras terceirizadas sobre o falecimento do funcionário e determinar quando a cobertura será encerrada para quaisquer dependentes inscritos (por exemplo, na data do falecimento, no último dia do mês em que ocorreu o falecimento ou no último dia do período de pagamento em que ocorreu o falecimento).

Se a empresa estiver sujeita às regras federais da COBRA (geralmente, empregadores com pelo menos 20 funcionários estão sujeitos à COBRA), deve notificar o administrador da COBRA sobre o falecimento do funcionário no prazo de 30 dias a partir da data do falecimento, e então o administrador da COBRA tem 14 dias para enviar o pacote de eleição da COBRA aos dependentes inscritos. Se administrar a COBRA internamente, tem um total de 44 dias para enviar o pacote de eleição da COBRA. Lembre-se de que o período máximo de cobertura da COBRA é de até 36 meses (em vez dos 18 meses padrão) quando a morte do funcionário é o evento qualificativo que desencadeia o direito de um dependente se inscrever na cobertura da COBRA.

Como um empregador pode cobrar até 102% do valor total do prémio (tanto a parte do empregador quanto a do empregado) para qualquer pessoa que se inscrever na cobertura COBRA, o cônjuge sobrevivente e os dependentes podem querer considerar se têm outra cobertura disponível a um preço mais razoável. Por exemplo, um dependente pode ser elegível para cobertura de saúde coletiva através do seu próprio empregador a uma taxa mais barata. O dependente deve ter o direito de se inscrever no plano de saúde do seu próprio empregador, no prazo de 30 dias após perder a cobertura do seu plano, ao abrigo de um direito especial de inscrição HIPAA, mas este direito especial de se inscrever a meio do ano do plano é geralmente dispensado se for escolhido o COBRA. Os dependentes também podem considerar a inscrição numa apólice de seguro de saúde individual oferecida através do mercado governamental. Além disso, terá de rever quaisquer contratos de trabalho com o funcionário falecido para confirmar se a empresa concordou em pagar a totalidade ou parte dos prémios COBRA de um dependente elegível em caso de morte do funcionário.

Se for um pequeno empregador não sujeito às regras federais da COBRA, ainda pode haver requisitos semelhantes sob uma lei estadual «mini COBRA» que deve conhecer. Não deve presumir que a seguradora irá administrar as disposições mini COBRA da sua apólice de seguro; muitas vezes, as apólices de seguro impõem certas obrigações administrativas ao empregador, tais como obrigações de notificação relacionadas com os requisitos mini COBRA.

NÃO SE ESQUEÇA DAS REGRAS DA HIPAA

Ao lidar com planos de saúde coletivos, não se esqueça da HIPAA. Os requisitos de privacidade da HIPAA ainda se aplicam às informações de saúde protegidas (PHI) relacionadas a um indivíduo falecido por um período de 50 anos. Como resultado, se estiver a lidar com as PHI do falecido decorrentes de um plano de saúde coletivo, deve determinar se a HIPAA permite a divulgação sem autorização. Por exemplo, um patrocinador do plano geralmente pode divulgar informações individualizadas do plano de saúde sem autorização para funções de administração do plano. Se for necessária autorização, deve obter uma autorização assinada pelo representante pessoal do falecido (geralmente, o executor). O representante pessoal pode exercer todos os direitos HIPAA do falecido em nome do falecido.

Contas de despesas flexíveis (FSAs). Se o falecido participava de uma FSA de saúde ou de cuidados a dependentes no momento da morte, deve-se determinar imediatamente quando a participação na FSA termina, de acordo com os termos do documento do plano. Frequentemente, o documento do plano indica que a participação termina na data da morte. No entanto, o executor ainda deve ter permissão para apresentar pedidos de reembolso por despesas qualificadas incorridas durante o ano do plano até a data da morte. Lembre-se de que a maioria dos planos FSA tem um prazo para a apresentação de pedidos de reembolso, conhecido como «período de validade». O executor deve ser informado sobre o prazo de validade e ter tempo suficiente para apresentar pedidos de reembolso em nome do falecido antes do término do prazo de validade. Os valores não utilizados para reembolsar despesas elegíveis serão perdidos de acordo com a regra "use ou perca" que se aplica às FSAs (a menos que a COBRA seja escolhida, conforme discutido abaixo).

Para uma FSA de saúde, a cobertura COBRA deve ser oferecida a dependentes elegíveis em determinadas circunstâncias. A maioria das FSAs de saúde se qualifica para uma obrigação COBRA limitada, que permite que um empregador ofereça cobertura COBRA apenas aos dependentes do falecido quando a conta do falecido estiver com saldo negativo (o que significa que mais dinheiro foi contribuído para a FSA até a data do falecimento do que foi reembolsado) e, normalmente, apenas pelo restante do ano do plano. A escolha da COBRA permitiria que os dependentes fossem reembolsados pelas suas próprias despesas médicas incorridas após a morte do participante até ao final do ano do plano.

Contas de poupança para saúde (HSAs). Se você patrocina um plano de saúde com franquia elevada (“HDHP”) e contrata (e paga) um administrador específico de HSA para abrir contas individuais para os seus funcionários (o que geralmente inclui permitir contribuições dos funcionários por meio de deduções na folha de pagamento), considere o que fazer com a HSA individual do falecido. Embora a maioria das HSAs não esteja sujeita à ERISA e um empregador geralmente tenha responsabilidades limitadas com as HSAs em relação a outros planos de benefícios, ainda é uma boa ideia levantar a questão para os dependentes sobreviventes, a fim de determinar o impacto da morte do indivíduo nessa conta. Ao contrário das FSAs de saúde, os fundos da HSA permanecem propriedade do titular da conta HSA – as HSAs não têm a característica de usar ou perder.

Quando o titular de uma conta HSA falece, quaisquer fundos remanescentes são transferidos para a pessoa nomeada como beneficiária da HSA. Se não houver tal designação, os termos do contrato de custódia da HSA prevalecerão. Se o cônjuge sobrevivente for nomeado beneficiário, a conta será tratada como a HSA do cônjuge após a morte do funcionário. O cônjuge mantém a HSA em seu próprio nome e continua a ter acesso aos fundos da HSA antes dos impostos. Se alguém que não seja o cônjuge for nomeado como beneficiário (por exemplo, um filho adulto), a conta deixa de receber os benefícios de imposto diferido de uma HSA e o valor justo de mercado da conta torna-se tributável para o beneficiário. O montante tributável será reduzido por quaisquer distribuições feitas após a morte para reembolsar despesas médicas qualificadas incorridas pelo titular da conta antes da morte. Os pedidos de reembolso podem ser apresentados até um ano após a morte.

Planos de remuneração diferida não qualificados

Tal como nos planos de pensão e nos planos 401(k), a primeira questão a considerar é se o falecido tinha direito a toda a sua prestação ou conta do plano no momento da morte e, caso contrário, se o plano prevê a aquisição total dos direitos em caso de morte. Se alguma parte do saldo da conta ou da prestação não tiver sido adquirida, deve ser perdida de acordo com os termos do plano. Supondo que haja um saldo adquirido, será necessário verificar se o plano permite a escolha de beneficiários e, em caso afirmativo, se o falecido designou um beneficiário. Se houver uma designação de beneficiário, o pagamento deverá ser feito a essa pessoa. Se não houver designação de beneficiário, o pagamento deverá ser feito de acordo com as regras do plano para pagamentos após a morte. A maioria dos planos prevê que o pagamento seja feito ao espólio do falecido, na ausência de uma designação de beneficiário. O pagamento ao beneficiário ou ao espólio do indivíduo deve ser feito na data e na forma escolhida pelo falecido e/ou conforme previsto no documento do plano.

Se o plano tiver um administrador terceirizado, entre em contacto com ele o mais rápido possível para notificá-lo sobre o falecimento do funcionário e orientá-lo sobre as medidas que devem ser tomadas em relação à conta ou aos benefícios do falecido no âmbito do plano (como perda de saldos ou início de pagamentos).

Outras questões específicas a considerar

Requisitos de divulgação de informações por parte de executivos de empresas públicas

Sem requisitos do Formulário 8-K. Geralmente , a demissão de um diretor executivo de uma empresa de capital aberto acarreta a necessidade de apresentar um relatório atualizado no Formulário 8-K à Comissão de Valores Mobiliários (Securities and Exchange Commission, “SEC”). No entanto, a SEC emitiu uma orientação que estabelece que uma empresa não precisa emitir um relatório atualizado no Formulário 8-K para comunicar o falecimento de um de seus diretores executivos.

Relatório do Formulário 4. A morte de um executivo não acarreta a apresentação do Formulário 4, nem qualquer transação relacionada às ações da empresa iniciada após a morte do executivo (como o exercício de uma opção pelo beneficiário do executivo). No entanto, se o executivo falecido iniciou uma transação antes de sua morte que ainda não havia sido relatada no Formulário 4 ou Formulário 5 (por exemplo, se o falecido vendeu ações no dia anterior à sua morte), então há a obrigação de relatar oportunamente tais transações que ocorreram antes da morte do executivo. Os relatórios do executivo falecido podem ser assinados e apresentados à SEC pelo executor do espólio do insider ou pelo emitente ou um funcionário do emitente. Independentemente de quem assinar e executar o relatório, o executivo falecido deve ser nomeado como a pessoa responsável pelo relatório na Caixa 1 do relatório, e a pessoa que executar o relatório em nome do funcionário falecido deve assinar o relatório em seu próprio nome, indicando a qualidade em que está a assinar.

Estatutos dos Caçadores

A maioria dos estados, se não todos, tem as chamadas «leis do assassino», que são leis que essencialmente proíbem os assassinos de lucrar com os seus crimes. Se estiver a lidar com uma situação em que o beneficiário de um falecido é também o seu assassino, poderá ter dificuldade em decidir o que fazer: pagar ao beneficiário de acordo com os termos do plano ou seguir a lei estadual? Para planos não ERISA, pode seguir a lei estadual. Para planos ERISA, no entanto, não é tão claro. Embora tenha havido vários casos envolvendo o direito a benefícios à luz das «leis do assassino», o Tribunal de Apelações dos Estados Unidos para o Sétimo Circuito tornou-se o primeiro tribunal de circuito a decidir se a ERISA se sobrepõe a uma lei do assassino no caso Laborers’ Pension Fund v. Miscevic. Qual foi a conclusão? A ERISA não se sobrepõe à lei estadual sobre homicidas e, como resultado, a lei impediu que o assassino fosse o beneficiário dos benefícios de pensão ERISA do falecido. Fora do Sétimo Circuito, ainda existe alguma ambiguidade. Num caso mais recente, o Tribunal de Apelação dos Estados Unidos para o Sexto Circuito optou por não se pronunciar sobre a aplicação da prevalência da ERISA a uma “lei do assassino” do Tennessee, mas, em vez disso, baseou-se na common law federal para concluir que um indivíduo que assassinou um falecido não poderia receber os rendimentos do seguro de vida como beneficiário da apólice de seguro de vida do falecido. Dada essa ambiguidade, uma maneira de lidar com isso é colocar essa exceção diretamente no documento do plano ERISA, para que, quando chegar a hora, você possa seguir as regras de beneficiários do seu plano. Mas, na ausência dessa linguagem, você deve consultar um advogado ou, se todas as outras opções falharem, pedir a um juiz que decida quem deve ser o beneficiário.