O novo cenário de aplicação da lei ao abrigo das ordens executivas da Administração Trump

As ordens executivas do Presidente Trump, assinadas em 20 de janeiro de 2025, alteraram significativamente o panorama da aplicação da lei da imigração. As principais alterações incluem:

• Declarar uma emergência nacional na fronteira sul
• Alargar as prioridades de aplicação da lei de modo a incluir categorias mais amplas de imigrantes amovíveis
• Aumento da presença do Immigration and Customs Enforcement (ICE) para mais operações de controlo no local de trabalho
• Revogação do financiamento federal das jurisdições que não cumprem as leis federais em matéria de imigração

Estas acções assinalam um enfoque renovado na aplicação da lei no local de trabalho, com um aumento das auditorias, rusgas e sanções mais rigorosas para as violações do I-9. Os empregadores devem estar preparados para visitas não anunciadas que podem perturbar as operações e potencialmente levar à detenção de funcionários à luz das recentes ordens executivas da administração Trump sobre a aplicação da imigração, ICE e a unidade de Deteção de Fraude e Segurança Nacional (FDNS) dos Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA (USCIS). O guia a seguir descreve as etapas críticas que os empregadores devem seguir para garantir a conformidade com o I-9, a conformidade com o E-Verify e se preparar para possíveis visitas ao local.

Guia de Conformidade I-9

A pedra angular da conformidade com a imigração para os empregadores é o preenchimento correto e a manutenção dos formulários I-9. Eis os passos essenciais para garantir a conformidade com o I-9:

1. Conclusão atempada

• Assegurar que a Secção 1 é preenchida pelo trabalhador no ou antes do primeiro dia de trabalho.
• Preencher a Secção 2 no prazo de três dias úteis a contar da data de início de funções do trabalhador.

2. Verificação de documentos

• Examinar fisicamente os documentos apresentados pelos trabalhadores para determinar a sua identidade e autorização de trabalho.
• Para os participantes no E-Verify, certifique-se de que os documentos da lista B contêm uma fotografia.

3. Manutenção de registos

• Conservar os formulários I-9 para todos os empregados actuais e para os empregados despedidos, conforme exigido por lei.
• Armazenar os formulários I-9 de forma segura, separados dos outros registos pessoais.

4. Auditorias regulares

• Realizar auditorias internas dos formulários I-9 para identificar e corrigir erros.
• Considere a utilização de sistemas I-9 electrónicos para simplificar o cumprimento e reduzir os erros.

5. Formação

• Fornecer formação completa ao pessoal de RH sobre os requisitos de conformidade I-9.
• Assegurar que o pessoal compreende o correto preenchimento, armazenamento e conservação dos formulários.

Guia de Conformidade E-Verify

Para se prepararem para uma potencial visita ao local do E-Verify, os empregadores devem adotar as seguintes medidas de conformidade:

1. Manutenção de contas

• Certifique-se de que pelo menos um administrador do programa está registado na conta E-Verify.
• Manter o perfil da empresa atualizado.
• Verificar se todos os utilizadores concluíram os tutoriais necessários, incluindo a formação de atualização.

2. Documentação e manutenção de registos

• Manter o armazenamento organizado e seguro de todos os formulários I-9 e registos E-Verify.
• Esteja preparado para apresentar todas as informações originalmente apresentadas com as petições E-Verify.
• Certificar-se de que os documentos de identidade da lista B têm uma fotografia.

3. Corrigir os registos, se necessário

• De acordo com o Manual do Utilizador do E-Verify, se uma entidade patronal descobrir que inadvertidamente não criou um caso até ao terceiro dia útil, deve entrar imediatamente em conformidade, criando um caso para o funcionário. No entanto, isto aplica-se a contratações recentes, não a funcionários de longa duração. 
• O Manual do Utilizador do E-Verify diz ainda: "Não crie um caso para um empregado cujo primeiro dia de trabalho seja anterior à data efectiva do MOU do empregador."[1] Como tal, para os empregados que já estão na empresa há algum tempo, a apresentação de um caso E-Verify muito depois da sua data de início não é geralmente recomendada.

4. Notificações no local de trabalho

• Afixar claramente os cartazes E-Verify Notice of Participation e Right to Work em inglês e espanhol.
• Considere a possibilidade de apresentar os cartazes em formato digital, em linha, ou de fornecer cópias com as candidaturas a emprego.

5. Formação e preparação

• Assegurar que todo o pessoal envolvido na verificação I-9 tem formação adequada e está atualizado sobre os procedimentos.
• Realizar auditorias internas regulares para identificar e corrigir eventuais problemas de conformidade.
• Considere a possibilidade de um advogado efetuar uma auditoria externa para preservar os privilégios.

Preparação para visitas ao local

Com o aumento da possibilidade de visitas do ICE ou do FDNS, os empregadores devem tomar medidas proactivas para se prepararem:

1. Desenvolver um Protocolo de Resposta Escrito - criar um plano abrangente que descreva:

• Pontos de contacto designados para tratar das visitas aos locais;
• Etapas de verificação da identidade e da autoridade dos agentes visitantes;
• Procedimentos para notificar o consultor jurídico e a direção; e
• Orientações para a interação dos empregados com os agentes.

2. Designar e formar o pessoal-chave

• Nomear contactos principais e alternativos familiarizados com a conformidade com a imigração.
• Assegurar que estes representantes estão preparados para receber os inspectores e facilitar a visita.
• Formar os empregados da linha da frente sobre a forma de reagir à chegada de agentes.

3. Conheça os seus direitos e limites

• Compreender a diferença entre mandados administrativos e judiciais.
• Tenha em atenção que os agentes do ICE não podem entrar em áreas privadas sem um mandado judicial válido ou consentimento.
• Marque e designe claramente as áreas privadas no seu local de trabalho.

4. Preparar a documentação

• Manter registos I-9 organizados e facilmente acessíveis.
• Mantenha cópias das petições de visto, dos pedidos de condições de trabalho e de outros documentos de imigração relevantes para empregados estrangeiros prontamente disponíveis.
• Pense em criar uma "pasta de conformidade" com informações importantes sobre a sua organização e os seus funcionários.

5. Educar os empregados

• Informar os trabalhadores sobre os seus direitos durante uma visita às instalações, incluindo o direito de permanecerem em silêncio e de solicitarem representação jurídica, bem como o direito de se recusarem a assinar documentos sem aconselhamento jurídico.
• Fornecer cartões "Conheça os seus direitos" aos trabalhadores, disponíveis em várias línguas.
• Realizar visitas simuladas ao local para formar/familiarizar o pessoal com os procedimentos e ensinar-lhes a melhor forma de responder aos pedidos de informação de forma educada e assertiva.

Durante uma visita ao local:

Se os agentes do ICE ou do FDNS chegarem ao seu local de trabalho, siga estes passos:

• Verificar as credenciais: Pedir para ver e registar a identificação e os números dos crachás dos agentes.
• Rever os mandados: Se lhe for apresentado um mandado, deve analisar cuidadosamente o seu âmbito e validade.
• Contactar um consultor jurídico: Notificar imediatamente o seu representante legal designado.
• Limitar o acesso: Apenas permitir o acesso a áreas e documentos especificados num mandado válido (para visitas do ICE) ou (em visitas do FDNS) documentos, informações e entrevistas relacionadas com informações fornecidas num pedido de benefícios de imigração para um trabalhador estrangeiro.
• Documentar a visita: Tome notas detalhadas de todas as interações, incluindo as perguntas feitas e as respostas dadas.
• Acompanhar os agentes: Não deixe os agentes sem vigilância no seu local de trabalho.
• Manter a calma: Incentivar os empregados a manterem a calma e o profissionalismo durante todo o processo.

Acções pós-visita

Depois de uma visita ao local, tomar as seguintes medidas:

• Reunião com o consultor jurídico e a equipa de gestão.
• Rever as notas e a documentação da visita.
• Resolver quaisquer problemas de conformidade identificados durante a inspeção.
• Considerar a realização de uma auditoria I-9 completa, se não tiver sido efectuada recentemente.
• Reforçar a formação dos empregados com base na experiência da visita.

Eventuais consequências e sanções

Os empregadores devem estar cientes do aumento das penalidades por violações do I-9 em 2025:

Além disso, a participação no E-Verify pode ser cancelada e os empregadores serão comunicados às agências que investigam actividades de emprego ilegais se o E-Verify encontrar provas de utilização indevida, abuso, discriminação e/ou fraude.

Estas penalizações pesadas sublinham a importância de manter uma conformidade rigorosa com as leis da imigração e de estar preparado para potenciais visitas ao local.

Em conclusão

À medida que o cenário de aplicação da lei evolui sob a nova administração, os empregadores devem dar prioridade à conformidade com o I-9 e à preparação para potenciais visitas ao local. Através da implementação de programas de conformidade robustos, da formação do pessoal e do desenvolvimento de protocolos de resposta claros, as empresas podem reduzir os riscos associados às acções de aplicação da lei da imigração.

Não esquecer que, embora a cooperação seja geralmente aconselhável, os empregadores também têm direitos durante estas visitas. É fundamental equilibrar a cooperação com a proteção dos seus interesses comerciais. Mantendo-se informados, preparados e proactivos, os empregadores podem navegar neste ambiente difícil, mantendo a conformidade.

[1] "MOU" refere-se ao Memorando de Entendimento para Empregadores do E-Verify.