Noções básicas sobre benefícios - Quando um funcionário fica incapacitado: Um guia de recursos para profissionais de RH e benefícios

Quando um funcionário fica incapacitado, surgem várias questões relacionadas com o direito desse funcionário a receber compensação e benefícios. Como membro do departamento de recursos humanos ou benefícios dos funcionários da sua empresa, os funcionários e as suas famílias muitas vezes procuram a sua ajuda para compreender o impacto da incapacidade nos benefícios e na compensação do funcionário durante um período que costuma ser muito estressante para eles. Este guia fornece um recurso de referência de alto nível, em formato plano a plano, sobre como abordar cada tipo de remuneração ou benefício quando um funcionário fica incapacitado e oferece algumas dicas práticas sobre questões relacionadas aos benefícios dos funcionários que podem surgir ao gerir a administração de remuneração e benefícios da sua empresa para um funcionário incapacitado.

As informações fornecidas neste guia são de natureza geral e não se destinam a abordar todas as questões relacionadas a benefícios ou impostos que possam surgir ao lidar com um funcionário com deficiência, nem outras nuances que possam surgir ao considerar o funcionário com deficiência ou as especificidades dos planos de benefícios da sua empresa. Além disso, quaisquer regras fiscais ou outras regras descritas neste guia estão atualizadas na data deste guia e não inferem que as regras descritas sejam as únicas regras (fiscais ou outras) que podem ser aplicadas e estão sujeitas a alterações. Como resultado, recomendamos sempre que recorra ao seu consultor jurídico interno ou externo ou a outros consultores fiscais ou de benefícios dos funcionários ao lidar com questões de remuneração e benefícios relacionados com a deficiência dos funcionários.

This guide is part of Foley’s Employee Benefits & Executive Compensation Practice “Benefits Basics” resource series — please see our additional resource guides for important benefits considerations when an employee dies, is dismissed, or gets divorced.

Uma visão geral do significado da deficiência

Antes de entrarmos na discussão sobre questões relacionadas à administração dos planos de remuneração e benefícios da sua empresa, é importante estar ciente de que nem todas as deficiências são definidas da mesma forma. Por exemplo, a Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria do Empregado de 1974 (ERISA) não aplica uma definição única de deficiência a todos os planos ERISA. Dependendo do plano, política ou programa específico em questão, poderá haver várias definições de deficiência nos seus documentos. Aqui está uma visão geral:

Uau! Como pode ver, existem várias definições de deficiência, todas elas variando de uma forma ou de outra. Isso significa que, se alguém for portador de deficiência, terá de rever a definição de deficiência em cada plano ou acordo individual para determinar se o funcionário se qualifica para todas ou apenas algumas das disposições relativas à deficiência desse plano ou acordo.

Uma boa prática é considerar a harmonização das definições entre planos e acordos, tanto quanto possível (exceto quando uma definição exigida por lei não permitir isso). Isso simplificará significativamente a administração.

Por fim, na medida do possível, considere definir deficiência de forma que você, o empregador, possa confiar na determinação de deficiência feita por terceiros, para que não precise fazer essa determinação por conta própria, o que pode ser muito complicado. Por exemplo, se puder definir deficiência com base no direito de alguém a benefícios de seguro por invalidez de longo prazo ou na determinação de deficiência pela SSA, então só precisa confiar na determinação desse terceiro e não precisa fazer sua própria análise dos registros médicos e ocupacionais do funcionário.

Uma breve observação sobre os planos ERISA e NÃO ERISA

Determinar se um plano de benefícios é abrangido pela ERISA pode ser complicado. Embora os planos de benefícios de reforma e previdência social mais comuns da sua empresa, como planos 401(k), planos de pensão e benefícios médicos, odontológicos, oftalmológicos ou outros benefícios sociais, provavelmente sejam regidos pela ERISA, há muitas nuances nas regras que isentam certos planos de benefícios, dependendo de como o plano é estruturado. Essa questão geralmente surge com certos benefícios ou políticas de invalidez ou rescisão. Programas de bónus, planos de remuneração diferida ou outros benefícios voluntários ou práticas de folha de pagamento (discutidos em mais detalhes em «Invalidez de curto prazo» abaixo) geralmente não estão sujeitos às regras de preempção da ERISA. No entanto, devido à complexidade dessas regras, se não tiver certeza se um programa de benefícios é um plano ERISA ou não ERISA, consulte os seus consultores de planos de benefícios ao decidir se permitirá designações de beneficiários.

Medidas práticas a tomar quando um funcionário fica incapacitado

Quem deve envolver

A maioria das incapacidades dos funcionários começa com um pedido de licença por parte do funcionário. Nesse caso, basta seguir o processo normal de licença, seja trabalhando com o RH interno ou encaminhando o funcionário a um fornecedor externo de licenças. No entanto, se o funcionário estiver incapacitado e você receber a chamada inicial sobre a incapacidade do funcionário de um membro da família, é imperativo que entre em contacto imediatamente com as seguintes pessoas dentro da sua organização: o chefe de RH da unidade de negócios do funcionário (que, por sua vez, deve entrar em contacto com o gerente do funcionário) e todos os membros relevantes da equipa de benefícios do funcionário. A partir daí, deve seguir os mesmos procedimentos de licença que seguiria numa situação não urgente, exceto que o familiar pode estar a agir em nome do funcionário no preenchimento da documentação e no fornecimento de quaisquer informações necessárias para solicitar uma licença e quaisquer benefícios por incapacidade de curta duração disponíveis, bem como para comunicar os acordos de pagamento de quaisquer benefícios de saúde e outros que continuem durante o período de licença.

Se a incapacidade do funcionário for considerada mais do que temporária e os seus planos de reforma permitirem distribuições por incapacidade ou início de incapacidade, poderá ser necessário fornecer informações sobre a incapacidade ao responsável pelo registo do seu plano, para que o funcionário possa ter direito a receber os benefícios previstos no plano.

As informações de que precisa

A incapacidade de um funcionário geralmente começa com um pedido de licença por motivo de lesão, doença ou condição médica. Nesses casos, deve seguir a política normal de licenças da sua empresa, seja ela um processo interno ou administrado por terceiros que gerenciam licenças e/ou benefícios por incapacidade temporária. Normalmente, isso envolve o preenchimento de um formulário pelo funcionário e, quando necessário, o fornecimento de documentação que comprove o pedido, como registos médicos e uma carta do médico do funcionário. Se a incapacidade do funcionário começar com uma situação mais urgente, como um acidente ou doença súbita, poderá ser necessário trabalhar com um familiar do funcionário para processar um pedido de licença ou benefícios por incapacidade temporária e reunir as informações necessárias.

Você ou o seu fornecedor de licenças também precisarão comunicar o impacto da licença nos benefícios dos funcionários. Conforme discutido em mais detalhes abaixo, você deve oferecer ao funcionário a oportunidade de continuar com os benefícios do plano de saúde coletivo, como benefícios médicos, odontológicos, oftalmológicos e conta de despesas médicas flexíveis durante uma licença coberta pela Lei de Licença Médica Familiar (FMLA). Para outros tipos de licença e tipos de benefícios, a continuação dos benefícios dependerá dos termos da política ou do documento do plano aplicável. Se oferecer ao funcionário a oportunidade de cancelar todas ou algumas das suas opções de benefícios durante a licença, então terá de recolher essas opções do funcionário, através de formulários de opção ou de um sistema online. Se a licença for remunerada, então as deduções dos benefícios podem normalmente continuar a partir do salário da licença. Se a licença for não remunerada (por exemplo, sem STD ou outro pagamento de licença) e o funcionário desejar continuar com os benefícios médicos e outros durante a licença, então também precisará de fornecer ao funcionário informações sobre como pagar por esses benefícios, caso o funcionário opte por continuá-los. Se seguir uma abordagem de pagamento direto (em oposição, por exemplo, a uma abordagem de pagamento quando regressar ao trabalho), então você ou o seu fornecedor terão de verificar o endereço ou endereço de e-mail para extratos de faturação e obter informações ACH onde o pagamento eletrónico é oferecido ou exigido, e fornecer essas informações à folha de pagamento.

Você também precisará descobrir em quais planos ou programas de benefícios o funcionário estava inscrito ou tinha algum benefício acumulado, e se o funcionário tinha algum acordo individual em vigor com a empresa (como concessões de ações, contratos de trabalho, empréstimos a funcionários, etc.) e certifique-se de ter cópias de todos esses documentos. Essas informações podem vir de registros internos de RH ou de administradores ou fornecedores terceirizados de planos de benefícios. Você também precisará determinar se algum desses planos exige que você faça uma avaliação de incapacidade ou se essa avaliação é feita por terceiros.

Conforme discutido em mais detalhes abaixo, se a incapacidade do funcionário continuar além do período de STD (geralmente, seis meses no máximo, dependendo dos termos do seu programa de STD), então poderá receber uma determinação de incapacidade de uma seguradora de incapacidade de longo prazo ou da Administração da Previdência Social e seguir a política da empresa para rescindir o contrato de trabalho do funcionário no momento apropriado.

Uma breve nota sobre a HIPAA

Frequentemente ouvimos clientes que estão preocupados com a HIPAA durante o processo de licença, seja porque estão preocupados em não poderem recolher ou armazenar as informações necessárias para processar e aprovar um pedido de licença ou benefícios por incapacidade temporária (STD), seja porque o funcionário ou os familiares do funcionário estão a apontar uma preocupação com a HIPAA ao fornecer as informações solicitadas. A HIPAA não se aplica a programas de licença ou benefícios por incapacidade temporária, nem se aplica quando um funcionário lhe fornece informações médicas, seja diretamente ou por meio de uma autorização para que um prestador de cuidados de saúde lhe envie as informações médicas do funcionário. No entanto, e independentemente da aplicação da HIPAA, deve sempre limitar o acesso às informações médicas de um funcionário apenas aos membros do RH ou benefícios que precisam de ter acesso a essas informações para processar um pedido de licença ou incapacidade temporária e sempre armazenar essas informações de forma segura. Se estiver a utilizar um fornecedor terceirizado para processar licenças ou benefícios por incapacidade temporária, deve garantir que o seu contrato com esse fornecedor o obriga a proteger as informações do funcionário.

Acordos em dinheiro e ações

Visão geral

Quando um funcionário fica incapacitado, é necessário considerar vários programas de compensação diferentes. Em primeiro lugar, é importante que se analise toda a compensação em dinheiro e ações que é ou pode ser devida ao funcionário incapacitado. Por exemplo:

• O funcionário está coberto por um plano de bónus em dinheiro anual ou de longo prazo?
• O funcionário está num programa de comissões?
• O funcionário tem um contrato de trabalho em vigor?
• O funcionário com deficiência tem prémios de equidade, tais como opções de ações ou unidades de ações restritas?

Em segundo lugar, após identificar todos os acordos, políticas e disposições nos termos dos quais a remuneração em dinheiro ou em ações pode ser devida, determine se existem disposições especiais aplicáveis a um funcionário com deficiência, prestando muita atenção se os direitos surgem exclusivamente pelo facto de a pessoa ter ficado com deficiência ou apenas após a rescisão do contrato de trabalho devido a essa deficiência.

Disposições típicas (incluindo uma armadilha):

Direito a bónus e prémios em ações. Para programas de bónus em dinheiro, você precisará rever os termos dos documentos para determinar o que acontece em caso de incapacidade. Os planos de bónus geralmente pagam automaticamente na meta em caso de incapacidade (ou rescisão devido a incapacidade) ou podem prever o pagamento no final do período de desempenho com base no nível de realização do desempenho real, e seja em uma base proporcional ou integral.

Para todos os tipos de concessões de ações, o documento do plano regulador ou os acordos de concessão especificarão o que acontecerá com as concessões em caso de incapacidade do funcionário. Semelhante aos planos de bónus em dinheiro, as concessões de ações serão adquiridas automaticamente em caso de incapacidade (ou rescisão devido a incapacidade) ou numa base proporcional. Para concessões de ações sujeitas a metas de desempenho, a concessão pode determinar que o desempenho seja considerado atingido no nível alvo ou pode determinar que o pagamento ocorra no final do período de desempenho com base no nível de realização do desempenho real, seja proporcionalmente ou integralmente. Por fim, para opções de ações, é muito comum que um funcionário obtenha um período prolongado para exercer as suas opções após uma rescisão devido a incapacidade.

Se o funcionário com deficiência tiver uma «opção de compra de ações incentivada» (também conhecida como ISO), que é um tipo de opção que pode proporcionar um tratamento fiscal benéfico ao funcionário, para uma rescisão normal do contrato de trabalho, o funcionário deve exercer a ISO no prazo de três meses após a rescisão como um dos requisitos para obter um tratamento fiscal favorável. No entanto, para uma rescisão devido a deficiência, o Código da Receita Federal estende esse prazo para um ano após a rescisão. (Quais são os outros requisitos para obter tratamento fiscal favorável? – O funcionário deve manter as ações adquiridas após o exercício da ISO por um ano a partir da data do exercício e dois anos a partir da data de concessão. Esse requisito de período de manutenção não muda para funcionários com deficiência.)

Por vezes, um contrato de trabalho também pode descrever o que acontece com bónus ou concessões de ações em caso de incapacidade ou rescisão devido a incapacidade, pelo que esses aspetos também devem ser analisados.

Há uma «armadilha» que surge frequentemente neste tipo de acordos. Sempre que se trata de um bónus ou prémio proporcional, a proporcionalidade geralmente se estende até o término do contrato de trabalho devido à incapacidade, e não até a data de início da licença por incapacidade. Isso muitas vezes surpreende os empregadores, especialmente aqueles que não têm um processo robusto em vigor nos termos da Lei dos Americanos com Deficiência (ADA) para se envolverem em um processo interativo para determinar quando o término do contrato de trabalho é apropriado.[1] Constatamos que esses empregadores muitas vezes mantêm os funcionários incapacitados como «funcionários» por um período muito longo. Assim, quando se trata de ratear um bónus ou prémio, o funcionário obtém o benefício de um período de rateio muito longo, muitas vezes com o resultado de que acaba por receber o prémio integral, porque a sua rescisão não ocorre durante o período de aquisição do bónus ou prémio em ações ou durante o período de desempenho. Quando isso vem à tona, descobrimos que a maioria dos empregadores gosta da ideia de ratear até o final da licença por incapacidade temporária do funcionário, que normalmente não dura mais de seis meses. Essa regra não «pune» um funcionário que precisa tirar uma licença de curto prazo, mas também não cria um ganho inesperado para funcionários com deficiências mais graves que acabam nunca mais podendo voltar ao trabalho. Há uma desvantagem nesse tipo de disposição de rateio: muitos empregadores não têm sistemas para medir automaticamente quando a licença por incapacidade temporária termina. Portanto, independentemente das regras de rateio que você adotar, é importante considerar se o seu HRIS está configurado para lidar com as regras que você implementar ou se será necessário algum processo manual de revisão e implementação.

Direito à indemnização por rescisão. Frequentemente , o contrato de trabalho de um executivo prevê o pagamento de uma indemnização por rescisão se a rescisão do contrato de trabalho for devido a incapacidade. Preste muita atenção a este tipo de disposições, porque, ocasionalmente, elas exigem que um determinado processo seja concluído para que a empresa possa rescindir o contrato de trabalho do executivo, por exemplo, o conselho de administração completo precisa determinar a incapacidade, ou a incapacidade deve ser baseada na conclusão de um médico externo. E se os seus contratos tiverem essas disposições, verifique se a sua apólice de seguro por incapacidade de longo prazo tem algum tipo de compensação para esses pagamentos, para que possa alertar o executivo demitido sobre o impacto que a indenização por demissão terá sobre os seus benefícios de LTD.

Planos de benefícios

Planos de reforma qualificados

401(k) e outros tipos de planos de contribuição definida. Os planos 401(k) são os benefícios de reforma mais comuns oferecidos pelos empregadores aos seus funcionários. Embora não seja obrigatório, os planos 401(k) geralmente permitem que um funcionário receba uma parte ou a totalidade do saldo da sua conta adquirida em caso de invalidez. Recomendamos incluir este tipo de disposições nos planos patrocinados por empregadores que, como mencionado acima, tendem a nunca tomar medidas para rescindir o contrato de trabalho de um funcionário incapacitado. Ao permitir o levantamento por incapacidade, o funcionário pode aceder ao saldo da sua conta quando precisar, mesmo que o empregador não tenha rescindido o seu contrato de trabalho.

Outras questões a considerar nos planos 401(k) são:

• Que tipos de compensação por incapacidade um funcionário pode adiar? Por exemplo, se o plano define compensação como toda a remuneração W-2 do funcionário, isso funciona bem, desde que a compensação por incapacidade seja paga pela folha de pagamento do empregador. Mas quando a compensação é paga por terceiros, como um administrador de STD ou uma seguradora de LTD, como isso funciona na prática? Nesse caso, ou a definição do plano precisa ser revista para esclarecer que se trata apenas de indenização paga diretamente pelo empregador, ou o empregador e o terceiro precisarão discutir a coordenação e o compartilhamento de informações sobre indenizações para descobrir como um funcionário pode continuar a adiar pagamentos de STD ou LTD para o plano 401(k).
• O seu plano prevê a aquisição total dos direitos em caso de rescisão por invalidez? Embora isso não seja exigido por lei, verificamos que é quase sempre esse o caso.
• Se o seu plano exige que um funcionário esteja empregado no último dia do ano do plano ou tenha completado 1.000 horas de serviço como requisito para receber uma contribuição do empregador para o ano, existe uma exceção a essas regras para um funcionário com deficiência? Normalmente, esse seria o caso, mas não é exigido por lei.  

Planos de pensão. Embora os planos de pensão estejam a tornar-se cada vez mais raros, muitos empregadores ainda os mantêm, mesmo que os benefícios neles previstos tenham sido quase todos congelados neste momento.

Se um funcionário com deficiência que é demitido do emprego participa de um plano de pensão, a primeira questão a considerar é se o funcionário tem direito aos benefícios do plano e, caso contrário, se o plano prevê a aquisição total dos direitos nessa circunstância. Semelhante aos planos 401(k), constatamos que os planos de pensão geralmente concedem direitos totais a um participante que encerra o emprego devido a uma deficiência. Mesmo que o plano não preveja a aquisição total dos direitos nessa circunstância, verifique os termos do plano para saber quando o serviço de aquisição dos direitos deixa de ser contabilizado. Ocasionalmente, um plano de pensão pode prever regras favoráveis de crédito de serviço durante licenças por deficiência.

A segunda questão a considerar é se o plano prevê um benefício de reforma por invalidez. Isso não é exigido por lei, portanto muitos planos não têm uma cláusula de reforma por invalidez. A reforma por invalidez normalmente permite que um funcionário demitido comece a receber os seus benefícios de pensão imediatamente após o término do contrato de trabalho, mesmo que o funcionário ainda não tenha atingido a idade de reforma antecipada ou normal, quando os benefícios normalmente poderiam começar. A reforma por invalidez também pode prever algum tipo de benefício melhorado, como uma pensão completa sem redução por ter começado mais cedo. Se um funcionário com invalidez for elegível para uma reforma por invalidez, deve informá-lo para que ele possa solicitar o benefício, se assim o desejar.

Regulamentos de reclamações e recursos da ERISA. A ERISA tem regulamentos específicos de reclamações e recursos para planos de invalidez que impõem uma série de requisitos aos administradores dos planos. É importante ressaltar que esses regulamentos também se aplicam a planos de aposentadoria em que existe algum tipo de cláusula de invalidez e o plano estabelece que o administrador deve fazer sua própria determinação de invalidez, em vez de depender de terceiros, como a SSA ou uma seguradora de LTD. Para evitar esses requisitos, que muitos administradores de planos consideram onerosos, você deve considerar a alteração de seus planos de aposentadoria para eliminar qualquer conceito de invalidez determinada pelo administrador do plano, tendo em mente as seguintes questões:

• Para todos os planos qualificados, a nova definição de incapacidade não pode afetar as regras de aquisição de direitos de forma adversa aos participantes. Em outras palavras, se o plano prevê a aquisição de direitos em caso de rescisão por incapacidade, a nova definição de incapacidade não pode ser mais rigorosa do que a anterior.
• Para planos 401(k) e outros planos de contribuição definida, a nova alteração não pode resultar na redução de um benefício, direito ou característica protegidos. Por exemplo, se o plano permite um levantamento em caso de invalidez, a nova definição de invalidez não deve ser mais rigorosa do que a anterior, para que o direito do indivíduo ao levantamento não seja prejudicado.
• Para planos de pensão de benefício definido, um benefício de aposentadoria por invalidez normalmente não é considerado parte do benefício acumulado, o que significa que você tem permissão para alterar um plano de pensão de benefício definido para eliminar completamente a aposentadoria por invalidez, se desejar. Por causa disso, você também tem liberdade para alterar os critérios de elegibilidade para a aposentadoria por invalidez, como redefinir a invalidez para exigir uma determinação da SSA.

É claro que, para todos os itens acima, se o plano abrange funcionários sindicalizados, também será necessário considerar se essas alterações exigem negociação com o sindicato.

Planos de bem-estar

Incapacidade temporária. A maioria dos planos de incapacidade temporária são práticas salariais, nas quais o empregador simplesmente continua a pagar a totalidade ou parte do salário ou remuneração horária do funcionário enquanto este se encontra em licença por incapacidade, que normalmente dura de 90 dias a seis meses. Obviamente, garantir que um funcionário (ou um membro da família que o esteja a ajudar nos cuidados) compreenda os seus direitos aos benefícios do plano STD é uma das coisas essenciais que precisa de garantir que aconteça.

Deve considerar como as leis estaduais afetarão a concepção e o funcionamento do programa STD. Por exemplo, uma lei de Wisconsin permite que um funcionário que tira uma licença maternidade ou paternidade não remunerada «substitua» a licença remunerada a que teria direito por outros motivos por essa licença não remunerada. Em outras palavras, o funcionário pode usar a sua licença remunerada STD para garantir o pagamento continuado do salário durante a licença maternidade ou paternidade, mesmo que a pessoa não seja considerada incapacitada. Consulte Wis. Stat. 103.10(5)(b). Além disso, muitos estados e até mesmo governos locais têm licença por incapacidade remunerada obrigatória. Se tiver funcionários nessas localidades, precisará considerar como coordenar essas disposições de licença obrigatória com o seu programa STD. Por exemplo, se estiver a contribuir para um fundo estadual de incapacidade em Nova Iorque, talvez queira excluir os funcionários de Nova Iorque do seu programa STD, na medida em que a lei permitir.

É importante observar que os programas STD baseados na folha de pagamento não estão sujeitos à ERISA, o que significa que não gozam de algumas das proteções que a ERISA oferece, como exigir que o funcionário esgote os procedimentos de reclamação e recurso do plano antes de entrar com uma ação judicial e limitar os danos aos benefícios do plano e, em alguns casos, aos honorários advocatícios do funcionário. Por outro lado, os planos STD totalmente segurados estão sujeitos à ERISA e, portanto, recebem os benefícios que a ERISA oferece, bem como as obrigações, como a exigência de emitir uma descrição resumida do plano.

Invalidez de longo prazo. Os programas LTD são normalmente totalmente segurados, o que significa que a única obrigação do empregador é garantir que o funcionário, se coberto pelo programa, saiba como solicitar o seguro e fornecer todas as informações solicitadas pela seguradora LTD para determinar a invalidez e o valor dos benefícios devidos nos termos da apólice.

O problema com este tipo de programa é quando os empregadores, sob o pretexto de estarem a ajudar, não permitem que o participante solicite os benefícios ou desencorajam ativamente tal solicitação. Um empregador nunca deve fazer isso, mesmo quando tem certeza de que a seguradora irá recusar o pedido. A ERISA concede aos funcionários cobertos por uma apólice de seguro o direito de solicitar benefícios. Embora seja aceitável que um empregador defina as expectativas do funcionário, ele nunca deve impedir um participante do plano de solicitar benefícios sob qualquer plano da ERISA.

O tratamento fiscal dos benefícios por invalidez de longo prazo depende da forma como os prémios da cobertura foram tributados ao funcionário:

• Na medida em que o funcionário pagou os prémios do seu seguro para cobertura LTD com dinheiro após impostos, ou a contribuição do empregador para esses prémios foi incluída como rendimento de compensação no Formulário W-2 do funcionário e tributada em conformidade, os benefícios LTD não são tributáveis.
• Na medida em que o funcionário pagou os prémios do seu seguro para cobertura LTD com dinheiro antes dos impostos, ou a contribuição do empregador para esses prémios não foi incluída como rendimento de compensação para o funcionário, então os benefícios LTD são tributáveis.

As opiniões divergem sobre qual abordagem é a melhor. Alguns empregadores preferem a primeira abordagem, para que os benefícios, que normalmente correspondem a uma percentagem reduzida da remuneração, como 60%, não sejam ainda mais reduzidos pelos impostos. Outros preferem a segunda abordagem, que poupa a todos os funcionários os impostos atuais e pode ser a mais vantajosa para o grupo como um todo, dado que muito poucos funcionários realmente utilizam os benefícios do LTD. E alguns empregadores que não querem tomar essa decisão permitem que os seus funcionários escolham o tratamento fiscal dos seus prémios.

Planos de saúde coletivos. Deve verificar os termos do plano (ou resumo da descrição do plano) para determinar o que acontece com a elegibilidade de um funcionário para cobertura quando ele tira uma licença por invalidez. Alguns planos continuarão a cobertura, às taxas de funcionário ativo, durante o período de licença por incapacidade temporária, mas isso não é exigido por lei. No entanto, se a licença por incapacidade também for uma licença coberta pela Lei Federal de Licença Médica Familiar (FMLA), o funcionário deve ter permissão para continuar a participar do plano durante essa licença FMLA nos mesmos termos que os funcionários ativos (por exemplo, às taxas de funcionário ativo). Se o funcionário não retornar ao emprego após a licença FMLA, o plano pode encerrar a participação nesse momento, embora o COBRA (discutido no próximo parágrafo) seja então oferecido.[2] 

Se estiver sujeito às regras federais da COBRA (geralmente, empregadores com pelo menos 20 funcionários estão sujeitos à COBRA federal) e se o funcionário perder a cobertura devido à licença por invalidez, que é uma «redução de horas» na linguagem da COBRA, então, geralmente, deve notificar o administrador da COBRA sobre a perda de cobertura do funcionário no prazo de 30 dias a partir da data da perda de cobertura. O administrador da COBRA tem então 14 dias para enviar o pacote de eleição da COBRA ao participante e aos seus dependentes inscritos. Se administrar a COBRA internamente, então tem um total de 44 dias para enviar o pacote de eleição da COBRA. Note que um funcionário que está em licença FMLA nunca pode ter um evento COBRA até após o término da licença, e a COBRA deve ser oferecida após o término da licença, mesmo que o funcionário tenha optado por não continuar a cobertura durante parte ou todo o período de licença FMLA.

Lembre-se de que a cobertura de continuação COBRA pode durar até 18 meses quando a perda da cobertura se deve a uma redução das horas de trabalho (como a obtenção de uma licença por invalidez) ou ao término do contrato de trabalho. No entanto, esses 18 meses podem ser prorrogados por um total de até 29 meses se:

• A SSA determina que a incapacidade do funcionário teve início em qualquer momento até os primeiros 60 dias da cobertura de continuação COBRA.
• O funcionário (ou um membro da família) fornece ao administrador da COBRA uma cópia dessa determinação da SSA, o mais tardar até ao final dos primeiros 18 meses de cobertura da COBRA. Além disso, a determinação da SSA deve ser fornecida no prazo de 60 dias após a última das seguintes datas: (i) a data de emissão da carta de determinação da SSA e (ii) a data em que o evento qualificativo ocorre ou, se posterior, a data em que a cobertura teria sido perdida devido a tal evento. Esses prazos pressupõem que o funcionário tenha sido devidamente notificado sobre o seu direito de prorrogar a cobertura COBRA devido a uma incapacidade da SSA; caso contrário, o prazo para fornecer a notificação da decisão da SSA se estende até 60 dias após o funcionário tomar conhecimento desse direito.

Os prémios da cobertura COBRA podem ser de 102% do valor total do prémio (tanto a parte do empregador como a do empregado) durante os primeiros 18 meses de cobertura. Se a extensão por invalidez for aplicável, após o fim dos primeiros 18 meses da COBRA, o prémio pode ser aumentado para 150% do valor total do prémio.

Se for um pequeno empregador não sujeito às regras federais da COBRA, ainda pode haver requisitos semelhantes sob uma lei estadual «mini COBRA» que deve conhecer. Não deve presumir que a seguradora irá administrar as disposições mini COBRA da sua apólice de seguro; muitas vezes, as apólices de seguro impõem certas obrigações administrativas ao empregador, tais como obrigações de notificação.

Contas de despesas flexíveis (FSAs). A maioria das FSAs de saúde e FSAs de cuidados a dependentes prevê que a participação termine quando o funcionário deixar de receber remuneração, embora as FSAs de saúde devam permitir que o funcionário continue a participar durante uma licença FMLA.

Para a FSA de saúde, a cobertura COBRA deve ser oferecida quando o funcionário deixar de ser elegível devido a uma redução nas horas de trabalho (como por exemplo, devido a uma licença por invalidez) ou ao término do contrato de trabalho. A maioria das FSAs de saúde se qualifica para uma obrigação COBRA limitada que permite que um empregador ofereça cobertura COBRA ao participante apenas quando a conta do participante estiver com saldo negativo (geralmente, mais dinheiro foi contribuído até a data do evento qualificável para COBRA do que foi reembolsado) e apenas para o restante do ano do plano.

Para FSAs de cuidados a dependentes, uma questão comum é se as despesas com cuidados infantis incorridas enquanto o funcionário está em licença por invalidez são elegíveis para reembolso pela FSA. Como a FSA de cuidados a dependentes se destina a pagar despesas elegíveis com cuidados a dependentes para permitir que o funcionário trabalhe, as despesas com creche incorridas enquanto o funcionário não está a trabalhar não podem ser reembolsadas pela conta. Portanto, o funcionário não pode ser reembolsado pelas despesas com creche incorridas enquanto estiver de licença. Isso é frustrante tanto para os empregadores quanto para os funcionários, porque um funcionário que não pode trabalhar devido a uma incapacidade muitas vezes também não pode cuidar dos filhos em casa.

Planos de remuneração diferida não qualificados

Tal como nos planos de pensões e nos planos 401(k), a primeira questão a considerar é se o indivíduo tinha direito adquirido ao benefício ou à conta do plano no momento da incapacidade e, caso contrário, se o plano prevê a aquisição total do direito em caso de incapacidade ou de rescisão devido a incapacidade. Se qualquer parte do saldo da conta ou do benefício não tiver direito adquirido, deve ser perdida de acordo com os termos do plano.

Supondo que exista um saldo adquirido, deve verificar se o plano prevê uma distribuição em caso de invalidez. A invalidez é um evento de pagamento permitido pela Secção 409A do Código da Receita Federal, que rege a maioria dos tipos de planos de remuneração diferida não qualificados. Alternativamente, o plano pode prever que o pagamento comece (ou tenha início) após a cessação do serviço. A cessação do serviço geralmente significa a data em que o nível de serviço do funcionário diminui para menos de 20% do seu nível anterior de serviços nos 36 meses anteriores. No entanto, existe uma regra especial na Secção 409A que diz que um funcionário em licença médica não sofre uma cessação de serviço durante os primeiros seis meses da licença (ou período de emprego mais longo durante o qual o funcionário tem o direito de regressar ao emprego por lei ou contrato), desde que se espere razoavelmente que o funcionário regresse ao trabalho antes do final desse período. No entanto, quando o indivíduo está incapacitado na aceção da Secção 409A (ver a secção «Visão geral do significado de incapacidade» acima), o plano pode prever que a cessação do serviço seja adiada até ao final dos 29 meses de licença, mesmo que não se espere que o funcionário regresse ao trabalho. Muitos planos de remuneração diferida não qualificados utilizam esta regra de licença de 29 meses, mas os empregadores muitas vezes não estão preparados para acompanhá-la do ponto de vista do HRIS.

Se os adiamentos dos funcionários estiverem a ser feitos para o plano, você também deve verificar se o plano permite que o funcionário pare de fazer adiamentos após o início da incapacidade. Esta é uma das exceções limitadas à regra normal da Seção 409A, que estabelece que as opções de adiamento devem ser irrevogáveis durante todo o ano do plano.

Outras questões a considerar

Requisito do Formulário 8-K. Geralmente , a rescisão do contrato de um CEO, CFO, COO, diretor de contabilidade ou qualquer diretor executivo nomeado de uma empresa de capital aberto acarreta a necessidade de apresentar um relatório atualizado no Formulário 8-K à Comissão de Valores Mobiliários (SEC). Esse requisito é acionado quando o contrato de um dos diretores listados é rescindido por motivo de incapacidade. No entanto, pode ser mais difícil determinar se a divulgação é necessária no caso de incapacidade ou doença que limite ou incapacite um diretor, mas não resulte na rescisão imediata do contrato de trabalho. A equipe da SEC não forneceu orientações específicas para essa situação, afirmando apenas que uma «rescisão» inclui situações em que o diretor «teve suas funções e responsabilidades removidas de tal forma que ele ou ela não exerce mais as funções do cargo de diretor». Como resultado, qualquer deficiência que resulte na remoção ou redução das funções de um diretor deve levar a uma avaliação sobre se o diretor continua a exercer as suas funções e sobre a materialidade da mudança para os investidores da empresa.

Secção 16 Relatórios. A incapacidade de um executivo ou a rescisão do seu contrato de trabalho devido a incapacidade geralmente implicará o preenchimento do Formulário 4 apenas na medida em que o evento implique a perda de uma concessão de ações, aquisição antecipada ou liquidação de uma concessão baseada em unidades (por exemplo, unidades de ações restritas ou unidades de ações por desempenho) ou uma obrigação de retenção de impostos que seja coberta pela retenção ou venda de ações. Além disso, qualquer transação relacionada às ações da empresa iniciada após a incapacidade do executivo, mas enquanto o seu contrato de trabalho continuar (como, por exemplo, o exercício de uma opção pelo tutor do executivo), seria reportável da mesma forma que uma transação iniciada pelo executivo. Por outro lado, qualquer transação iniciada após o término do emprego do executivo devido a incapacidade não seria reportável, a menos que fosse «compatível» com uma transação anterior oposta (ou seja, uma venda se a transação for uma compra, ou uma compra se a transação for uma venda) que tivesse ocorrido enquanto o executivo ainda estava empregado e dentro de seis meses da segunda transação. Além disso, se o executivo incapacitado (ou o seu tutor) iniciou uma transação antes do término do seu contrato de trabalho que ainda não havia sido relatada no Formulário 4 ou no Formulário 5 (por exemplo, se o executivo incapacitado vendeu ações no dia anterior ao término do seu contrato de trabalho ou doou ações no início do ano), então há a obrigação de relatar em tempo hábil tais transações que ocorreram antes do término do contrato de trabalho do executivo. Os relatórios do executivo incapacitado podem ser assinados e apresentados à SEC pelo tutor do executivo. Independentemente de quem assina e executa o relatório, o executivo incapacitado deve ser nomeado como a pessoa responsável pelo relatório na Caixa 1 do relatório, e a pessoa que executa o relatório em nome do executivo incapacitado deve assinar o relatório em seu próprio nome, indicando a qualidade em que está a assinar.

Procurações

Quando um funcionário com deficiência não consegue cuidar dos seus assuntos pessoais ou financeiros, ele pode designar outra pessoa (chamada de «agente») por meio de uma procuração (POA). O agente está autorizado a agir em nome do funcionário, na medida do permitido pelos termos da POA. Se receber uma POA, é importante verificar a legislação estadual para determinar se (a) a POA é válida e (b) a POA permite a ação que o agente deseja realizar. Por exemplo, algumas leis estaduais podem proibir um agente de alterar a designação de um beneficiário, a menos que a POA conceda explicitamente esse direito ao agente. Se determinar que uma POA é válida, então tem permissão para receber orientações do agente com relação a questões de remuneração e plano de benefícios que estejam dentro do âmbito da autoridade concedida pela POA.

[1] Os requisitos da Lei dos Americanos com Deficiência estão além do âmbito deste artigo.

[2] As regras sobre a escolha de benefícios e opções de pagamento durante uma licença FMLA são complexas e, ao aprofundar-se nessas regras (que estão além do escopo deste artigo), muitos empregadores descobrem que a sua abordagem não está totalmente em conformidade com essas regras.