O que todas as multinacionais devem saber sobre ... Melhores práticas para uma divulgação aduaneira no novo contexto pautal

No atual ambiente de comércio global, os importadores enfrentam uma convergência de pressões sem precedentes. O aumento acentuado de novas tarifas, a extração cada vez mais sofisticada de dados de entrada pela Alfândega e Proteção das Fronteiras dos EUA (CBP) e uma postura mais agressiva de aplicação da lei por parte do governo tornaram potencialmente dispendiosas mesmo as pequenas falhas de conformidade. Neste contexto, o mecanismo de auto-divulgação voluntária - há muito reconhecido pelos profissionais do comércio como um instrumento fundamental de atenuação dos riscos - adquiriu uma nova urgência. Para os importadores que descobrem potenciais pagamentos insuficientes de direitos aduaneiros, uma divulgação voluntária corretamente executada pode limitar significativamente a responsabilidade financeira, demonstrar boa fé e melhorar o programa de conformidade mais amplo do importador.

Este artigo explora a importância crescente das divulgações voluntárias, identifica os principais benefícios que oferecem e estabelece as melhores práticas para maximizar a sua eficácia. Ao adotar uma abordagem completa e bem documentada, os importadores podem transformar uma falha de conformidade numa oportunidade para reforçar o seu ambiente de conformidade, minimizando ou eliminando o risco de sanções.

I. Factores determinantes da importância crescente da divulgação voluntária de informações

Vários desenvolvimentos recentes convergiram para aumentar o valor estratégico das auto-divulgações voluntárias para os importadores:

• A escalada dos direitos aduaneiros aumenta a exposição ao risco. A imposição de tarifas elevadas ao abrigo da Secção 232 (tarifas de segurança nacional) e da Secção 301 (tarifas especiais para a China), juntamente com tarifas globais e recíprocas elevadas que abrangem todos os países (algumas até 50 por cento), ampliou as consequências monetárias das falhas de conformidade. Os erros que antes provocavam correcções mínimas dos direitos podem agora dar origem a responsabilidades substanciais. Por exemplo, um erro aparentemente menor de classificação ou de subavaliação pode, quando agregado a várias entradas, resultar em direitos e juros significativos não pagos. A não aplicação correta das regras do país de origem ou dos requisitos do Acordo Estados Unidos-México-Canadá (USMCA) pode ter um impacto tarifário importante, uma vez que a não compreensão das regras de qualificação pode resultar no acionamento de determinadas tarifas de Trump. Os importadores que não corrigirem proactivamente os erros aduaneiros podem ser confrontados com facturas inesperadas de direitos aduaneiros em atraso e penalizações adicionais.
• Análise de dados e algoritmos de aplicação melhorados. O CBP aproveitou ao máximo o facto de os importadores serem obrigados a apresentar informações detalhadas relacionadas com as tarifas no sistema de Ambiente Comercial Automatizado (mais comummente designado por ACE). Utilizando uma sofisticada extração de dados e IA, o CBP pode assinalar anomalias nos valores declarados, país de origem, classificação, avaliação, conformidade com o USMCA e outros campos de dados com impacto tarifário. Os importadores cujos dados transaccionais se desviam das normas do sector industrial, das declarações de entrada dos seus concorrentes ou dos padrões históricos estão cada vez mais sujeitos a revisões pós-entrada, tendo o CBP a capacidade de confirmar potenciais erros através da emissão de Pedidos de Informação do Formulário 28 ou de Avisos de Ação do Formulário 29.
• Maior ênfase na aplicação da legislação comercial. As agências federais, em especial o CBP e o Departamento de Justiça (DOJ), foram instruídas a adotar uma postura de aplicação mais agressiva. As ordens executivas e as proclamações presidenciais apelaram a uma maior cobrança de direitos aduaneiros e a sanções mais severas para as infracções comerciais. O DOJ aumentou os seus efectivos para as acções de aplicação relacionadas com o comércio; informações anedóticas dos importadores revelam uma postura de aplicação cada vez mais agressiva. Neste ambiente de sanções elevadas e tarifas elevadas, as divulgações proactivas são a melhor opção disponível para limitar a exposição e as sanções potencialmente dispendiosas.
• Maiores possibilidades de acções de denúncia. O DOJ anunciou que irá aumentar a utilização do False Claims Act (FCA) para combater os pagamentos insuficientes de tarifas. As acções FCA podem ser iniciadas pelo governo ou em reação a denúncias de irregularidades. É certo que as firmas de advogados de queixosos procurarão intentar mais processos deste tipo para continuar a aplicar as prioridades da equipa comercial de Trump em matéria de direitos aduaneiros elevados, sanções elevadas e aplicação rigorosa da lei. Neste contexto, os processos FCA (e os pagamentos aos denunciantes) são potencialmente muito mais lucrativos.

II. O valor jurídico e estratégico da divulgação voluntária de informações

As auto-divulgações voluntárias oferecem aos importadores uma via para resolverem infracções passadas às importações com sanções significativamente reduzidas ou eliminadas, desde que a divulgação cumpra determinados requisitos processuais e substantivos. Tendo em conta o ambiente de elevados direitos aduaneiros e de elevada aplicação da lei acima descrito, as auto-divulgações voluntárias representam uma forma significativa de redução dos riscos. O regulamento aplicável, 19 C.F.R. § 162.74, especifica que as comunicações voluntárias efectuadas antes do início de uma investigação formal constituem um fator atenuante na determinação das sanções pelo CBP. Nos casos que envolvem negligência ou erros (por oposição à fraude), o CBP geralmente não emite qualquer sanção se o importador revelar a infração, preencher uma declaração exaustiva e reembolsar quaisquer direitos aduaneiros em dívida (acrescidos de juros).

As principais vantagens das divulgações voluntárias incluem:

• Mitigação da pena: Para obter o benefício mais direto de não pagar qualquer penalidade, o momento da divulgação é fundamental; para se qualificar, uma divulgação deve preceder qualquer investigação do CBP relacionada com a conduta divulgada. É de salientar que uma divulgação pode ainda beneficiar de crédito de auto-divulgação voluntária mesmo depois de receber um Formulário 28 de pedido de informações ou um Formulário 29 de notificação de ação, desde que o CBP não tenha iniciado uma investigação formal.
• Demonstração de boa fé: Uma divulgação voluntária indica ao CBP que o importador leva a sério as suas obrigações de conformidade. Isto pode aumentar a credibilidade da empresa em futuras auditorias, inquéritos ou candidaturas a programas de comerciantes de confiança, como o CTPAT.
• Controlo da narrativa e do âmbito: Uma divulgação permite à empresa apresentar os factos nas suas próprias palavras, controlar a divulgação da violação e propor medidas corretivas para evitar a recorrência do problema. Proceder como uma auto-divulgação voluntária permite um enquadramento mais pró-ativo do que permitir que o CBP descubra a infração e tire as suas próprias conclusões, especialmente porque, neste último cenário, o importador enfrenta provavelmente prazos mais rigorosos e tem menos controlo sobre a forma como a revisão se desenrola.
• Reforço do quadro interno de conformidade: O processo de preparação de uma divulgação envolve normalmente o desenvolvimento de uma metodologia para identificar todos os erros de importação, uma análise da causa principal, uma revisão dos sistemas de conformidade e um plano de ação de conformidade corretiva. Para além de permitir a conclusão exacta da revisão aduaneira, estes passos também permitem ao importador melhorar os controlos internos e reduzir a probabilidade de futuras violações.

III. Melhores práticas para uma divulgação voluntária eficaz

Para maximizar os benefícios de uma divulgação voluntária e garantir que é aceite pelo CBP, os importadores devem garantir que a divulgação preenchida é atempada, completa e apoiada por documentação sólida. Seguem-se as melhores práticas fundamentais a considerar pelos importadores:

• Ação atempada e utilização de cartas de marcação. Os importadores devem atuar prontamente quando descobrem uma potencial violação. Se for necessário mais tempo para efetuar uma investigação interna, a empresa deve considerar a possibilidade de apresentar uma carta de marcação. Este aviso preliminar, apresentado antes do início de qualquer inquérito do CBP, preserva a elegibilidade da empresa para a atenuação da sanção, dando-lhe tempo para reunir os dados necessários e efetuar uma análise exaustiva.
• Monitorizar a correspondência do CBP. Mesmo quando estão a pensar em apresentar uma divulgação, os importadores devem manter-se atentos a sinais de que o CBP pode já estar ciente da questão. Avisos como o Formulário 28 de Pedidos de Informação ou o Formulário 29 de Avisos de Ação podem indicar que a agência detectou potenciais discrepâncias. Mesmo quando tais avisos são recebidos, o importador pode ainda apresentar uma divulgação, desde que o CBP ainda não tenha iniciado uma investigação formal. A apresentação de uma carta-marcador imediatamente após a receção dessa correspondência (ou seja, antes do prazo de resposta) pode preservar os benefícios da divulgação.
• Decidir sobre o âmbito: Divulgações limitadas vs. abrangentes. Os importadores devem determinar se divulgam apenas erros específicos (uma divulgação limitada) ou se efectuam uma revisão e divulgação completas de todas as entradas potencialmente afectadas durante um período de revisão de cinco anos. Uma divulgação limitada pode incidir sobre portos específicos, produtos específicos ou linhas de produtos, questões ou intervalos de datas, e é adequada quando os controlos internos são sólidos e a questão está contida. Uma divulgação abrangente, pelo contrário, deve ser efectuada quando o âmbito da violação é incerto, quando os controlos internos de conformidade são fracos ou quando se suspeita de problemas sistémicos. A escolha envolve um equilíbrio estratégico entre o risco legal, o investimento em recursos e o desejo de encerramento. Se for escolhida uma via de divulgação limitada, os importadores devem identificar cuidadosamente se foram detectadas questões adicionais durante a revisão que justifiquem o alargamento do âmbito da divulgação limitada ou, eventualmente, a sua transformação numa divulgação completa.
• Realização de uma revisão interna exaustiva. Uma análise interna rigorosa constitui a base de uma divulgação voluntária eficaz. A análise deve abordar:
  • Natureza e causa principal da infração: O problema foi causado por uma classificação incorrecta, subavaliação, comunicação incorrecta do país de origem ou outros erros? Que falhas internas permitiram que o erro persistisse? As causas principais comuns incluem formação inadequada, falhas de comunicação com os fornecedores, supervisão deficiente dos despachantes aduaneiros, um Índice de Classificação Aduaneira deficiente ou incompleto, ou um estudo de preços de transferência em falta para as partes relacionadas que cumpra as normas do CBP (e não do IRS).
  • Âmbito das entradas afectadas: O importador deve identificar todas as entradas afectadas pela violação. De um modo geral, o CBP não favorece extrapolações ou estimativas para divulgações completas, preferindo a documentação linha a linha das transacções afectadas. A única exceção é a utilização de uma amostragem estatística, que exige o cumprimento dos requisitos de amostragem estatística do CBP (abordados abaixo).
  • Período de tempo abrangido: As divulgações completas devem geralmente remontar ao estatuto de limitações de cinco anos. As empresas devem rastrear a questão até à primeira entrada e não parar no ponto de liquidação.
  • Revisão de riscos semelhantes noutras áreas: Os importadores devem examinar se as mesmas violações ou violações semelhantes podem ter ocorrido noutras unidades de negócio, linhas de produtos ou tipos de entradas. Para tal, é necessária a coordenação com as filiais globais e outros intervenientes internos. Se necessário, isto pode levar a que uma divulgação limitada abrangendo uma única unidade comercial se torne uma divulgação completa, envolvendo talvez diferentes números de registo de importador.
• Documentação exaustiva e transparente. O CBP avaliará a divulgação com base na clareza, transparência e exaustividade da apresentação. A divulgação deve incluir:
  • Uma narrativa que descreve os acontecimentos que conduziram à violação, a sua descoberta e a reação interna.
  • Uma explicação da metodologia utilizada para identificar e analisar as entradas afectadas.
  • Cálculos pormenorizados dos direitos devidos, com análises e folhas de cálculo de apoio.
  • Quaisquer comunicações anteriores com o CBP que sejam relevantes para a questão, incluindo a apresentação e as respostas a correcções post-summary, protestos contra a liquidação e pedidos de pareceres consultivos.

Além disso, os importadores devem estar preparados para fornecer cópias de todos os documentos relevantes, incluindo facturas, ordens de compra, conhecimentos de embarque, contratos, facturas comerciais e outras informações de apoio.

• Utilização de amostragem estatística. Em situações de grande volume, os importadores podem utilizar a amostragem estatística para estimar o impacto da infração. Esta abordagem deve respeitar as normas do CBP em matéria de fiabilidade, representatividade e capacidade de extrapolar com precisão a partir da amostra para o universo completo das entradas atribuídas. As melhores práticas incluem:
  • Consulta de estatísticos comerciais ou de profissionais familiarizados com as expectativas do CBP.
  • Definir claramente a população de entradas.
  • Utilizar a amostragem aleatória com estratificação adequada, se necessário.
  • Assegurar que os intervalos de confiança e as margens de erro são defensáveis.
  • Explicar como foi calculado o passivo projetado a partir dos dados da amostra.
  • Trabalhar na orientação do CBP relativamente à amostragem estatística para mostrar como cada requisito foi cumprido.
• Coordenação interna e externa. Uma divulgação eficaz exige normalmente contribuições de vários departamentos:
  • Assessoria jurídica: Para supervisionar a divulgação, preparar a narrativa e o Manual Aduaneiro (se necessário) e manter o privilégio, se for caso disso.
  • Despachantes aduaneiros: Para fornecer dados de entrada e informações sobre os processos de declaração.
  • Pessoal de conformidade: Conduzir a análise das causas profundas e assegurar a melhoria dos processos.
  • Equipas de TI e de dados: Para extrair, validar e analisar dados relevantes.
  • Consultores externos: Para apoiar a amostragem e a análise de dados, ou para o planeamento de medidas corretivas quando os recursos internos são insuficientes.
• Abordagem de questões de várias agências. Alguns erros aduaneiros podem ter implicações para os registos junto de outras agências federais, tais como a Food & Drug Administration, a Environmental Protection Agency ou a National Highway Traffic Safety Administration. Uma divulgação que trate apenas das obrigações do CBP, sem considerar as infracções regulamentares relacionadas, pode ser insuficiente. Deve ser elaborado um plano de divulgação abrangente e multi-agências quando estiverem em causa outras obrigações regulamentares.
• Incluindo um plano de ação corretiva/conformidade aduaneira. O CBP atribui um peso significativo às medidas corretivas tomadas pelo importador para evitar que se repitam. Um plano de ação corretiva sólido pode incluir:
  • Criação ou atualização de um manual aduaneiro, de procedimentos operacionais normalizados ou de instrumentos de gestão pautal.
  • Criar ou atualizar um Índice de Classificação Aduaneira.
  • Criação ou atualização de um sistema de acompanhamento e atribuição de ajudas (ajudas relacionadas com a produção fornecidas pelo importador ao fabricante estrangeiro).
  • Formação nova ou reforçada para o pessoal relevante.
  • Lançamentos de correção ou protestos apresentados conforme necessário, por exemplo, para lançamentos abrangidos pelo período de correcções pós-sumário.
• Ter cuidado na procura de divulgações limitadas. Uma armadilha comum é divulgar apenas um conjunto limitado de questões quando uma análise sistémica mostra que os erros são mais generalizados. O CBP espera que as divulgações sejam completas e sinceras. A tentativa de selecionar entradas ou de minimizar certos aspectos da violação pode resultar em
  • Rejeição da divulgação ou investigação de entradas fora do âmbito da divulgação limitada.
  • Perda dos benefícios de atenuação de penalidades para quaisquer registos fora do âmbito da divulgação limitada.
  • Aumento do risco de futuras acções de execução.

Quando são descobertos vários tipos de erros durante a revisão, é frequentemente melhor agrupá-los numa divulgação completa, mesmo que uma divulgação limitada parecesse inicialmente adequada. Quando tal acontece, o importador deve apresentar um pedido suplementar para dar início a uma divulgação completa, a fim de documentar o âmbito alargado da divulgação.

• Acompanhamento e confirmação do encerramento. Mesmo após a apresentação de uma divulgação, o processo não está concluído. Os importadores devem:
  • Monitorizar o estado da divulgação com o CBP.
  • Responder prontamente a quaisquer perguntas ou pedidos de documentação adicional do CBP.
  • Confirmar que o CBP está a conceder a compensação.
  • Confirmar que o CBP emitiu uma carta de encerramento ou uma decisão de aceitação da divulgação (que pode não ser emitida se a divulgação mostrar um pagamento excessivo líquido após a compensação, o que por vezes acontece).
  • Conservar toda a documentação de divulgação em caso de futuras auditorias ou acções de execução.

À medida que o governo dos EUA intensifica a aplicação dos regulamentos de importação, o processo de auto-divulgação voluntária tornou-se uma ferramenta cada vez mais vital para os importadores responsáveis. Uma divulgação bem executada não só limita a exposição financeira, mas também sinaliza a integridade institucional e o compromisso com a conformidade.

No entanto, para serem eficazes, as divulgações voluntárias devem ser mais do que reconhecimentos reactivos de erros passados. Devem ser atempadas, transparentes, abranger completamente todos os erros e ser exaustivamente documentadas. Seguindo as melhores práticas - desde a análise da causa raiz e documentação até à coordenação interdepartamental e acções corretivas - os importadores podem garantir que as suas divulgações atingem o objetivo pretendido: resolver violações passadas e, ao mesmo tempo, posicionar a organização para um ambiente de importação mais bem gerido.

A equipa Foley Comércio Internacional e Segurança Nacional está a acompanhar todos os desenvolvimentos relacionados com as tarifas, incluindo quaisquer modificações, esclarecimentos/orientações ou novas medidas tarifárias introduzidas pela administração Trump, que estamos a cobrir nos nossos Recursos sobre Tarifas e Comércio Internacional blogue. À medida que novas informações forem disponibilizadas, forneceremos actualizações e análises para ajudar os importadores a navegar no paradigma do comércio internacional em evolução, incluindo as novas tarifas.

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