Hora extra complicada demais: Como os empregadores precisam de avaliar as alterações fiscais sobre as horas extraordinárias da lei One Big Beautiful
Um dos temas mais populares na blogosfera do emprego e da fiscalidade nas últimas semanas foi a aprovação da lei One Big Beautiful Bill Act (OBBBA), que, entre outras disposições, permite uma dedução fiscal de até $12.500 ($25.000 para os declarantes conjuntos) em "compensação de horas extraordinárias qualificadas".
O facto de o OBBBA prever uma dedução fiscal pode ser interpretado como uma boa notícia para os empregadores a curto prazo, porque significa que não são obrigados a alterar imediatamente os montantes retidos na fonte numa base de cheque de pagamento a cheque de pagamento. Em vez disso, as entidades patronais terão de registar e comunicar a compensação de horas extraordinárias qualificadas nas declarações fiscais de fim de ano dos trabalhadores. Isto significa que a principal coisa que os empregadores precisam de avaliar cuidadosamente neste momento são os seus sistemas de registo e controlo de tempo para garantir que podem satisfazer os novos requisitos de comunicação no final do ano.
Poderá estar a perguntar-se: "Será assim tão difícil?" Bem, um aspeto potencialmente negligenciado do OBBBA é importante neste ponto: que compensação de horas extraordinárias "qualifica" efetivamente para a dedução?
A resposta a esta pergunta é surpreendentemente matizada, por isso vamos analisá-la.
O OBBBA, como lei federal, não isenta e não pode isentar os salários das horas extraordinárias de todos os impostos; só pode afetar os impostos federais dos trabalhadores. É precisamente por isso que o OBBBA define as horas extraordinárias que "se qualificam" para a dedução como salários de horas extraordinárias "conforme definido pela Secção 7 da Fair Labor Standards Act de 1938". Esta definição cria duas exclusões primárias, o que significa que os empregadores: (1) em estados com impostos estatais e locais sobre os salários das horas extraordinárias; e/ou (2) que pagam voluntariamente uma taxa de horas extraordinárias superior à exigida pela FLSA (por exemplo, tempo duplo), têm de ser capazes de diferenciar - e controlar corretamente - as horas extraordinárias que se qualificam para a dedução do OBBBA e as horas extraordinárias que não se qualificam.
Dando um passo adiante, alguns estados abordaram diretamente a questão da tributação nos últimos meses, dada a possibilidade - e agora a certeza - da aprovação do OBBBA, enquanto outros permaneceram em silêncio sobre a questão. Um exemplo de um estado que abordou a questão da tributação foi o Colorado, que aprovou o H.B. 1296 em maio de 2025. A lei do Colorado prevê que qualquer rendimento de horas extraordinárias que possa, no futuro, ser isento do rendimento tributável federal continuará a ser tributado a nível estatal. Curiosamente, o Colorado tem agora legislação pendente para reverter efetivamente esta política, mas essa nova legislação não será posta à votação até novembro de 2026.
A conclusão deste duelo legislativo no Colorado é que os empregadores têm de avaliar os requisitos fiscais locais e estatais nos estados em que operam para garantir que os seus registos fiscais de fim de ano estão corretamente alinhados com os seus requisitos de declaração de impostos federais e estatais para os salários de horas extraordinárias elegíveis e não elegíveis dos trabalhadores.
Para muitos empregadores, as suas políticas internas - tal como os próprios requisitos de registo - não são ajustadas há anos, mas o OBBBA introduziu agora um novo paradigma de registo. Por conseguinte, não há melhor altura do que o presente para as entidades patronais reverem as suas políticas, colmatarem as lacunas na forma como as horas extraordinárias estão a ser controladas para fins federais e estatais ao abrigo dos novos requisitos de manutenção de registos e de comunicação, e consultarem os seus consultores fiscais e laborais, tudo para garantir que a One Big Beautiful Bill não se transforma rapidamente no One Big End-of-Yearel Year Paperwork Nightmare.
