Questões complexas de conformidade para as empresas quando um executivo rescinde o contrato de trabalho: promessas de benefícios pós-rescisão

As relações de trabalho dos executivos raramente são permanentes. Quando um executivo ou outro funcionário de nível sénior rescinde o contrato de trabalho, as empresas muitas vezes precisam lidar com questões complexas relacionadas a impostos, património líquido e benefícios que surgem em conexão com a rescisão do contrato do funcionário. 

Este artigo é o quarto de uma série de artigos que abordam pontos importantes de conformidade para estruturar benefícios pós-rescisão ou tratar de questões e considerações para empresas quando um executivo rescinde o contrato de trabalho. Nos nossos artigos anteriores, discutimos sea ERISA se aplica ao seu plano de rescisão de executivos, sea Seção 409A do Código se aplica aos benefícios de rescisão e o que fazer em relação às concessões de ações.

Este mês, estamos a discutir questões a serem consideradas antes de prometer certos benefícios pós-rescisão a um executivo nos seus contratos de trabalho ou de rescisão.

Promessas do plano de reforma 

Uma promessa comum, mas problemática, que vemos em acordos de separação é que o executivo demitido pode contribuir com parte ou com a totalidade da sua indenização por rescisão para as suas contas dos planos 401(k) ou 403(b). Este é um erro compreensível, uma vez que muitos planos 401(k) ou 403(b) geralmente permitem que os participantes do plano façam diferimentos de toda a sua remuneração tributável. No entanto, existe uma regra especial na secção 415 do Código da Receita Federal de 1986, conforme alterado (o Código), que proíbe que a indenização por demissão seja considerada remuneração elegível nos planos 401(k) e 403(b). Como se trata de uma regra legal, não há como "contorná-la". 

Outra promessa, embora mais rara, é que o executivo terá direito aos benefícios do seu plano de reforma após o término do seu contrato de trabalho. Embora essa promessa não seja necessariamente proibida por uma regra legal, para planos de reforma qualificados para fins fiscais, como 401(k) ou planos de pensão, e para planos 403(b) não governamentais, essa promessa pode ser considerada discriminatória, violando as regras do Código, se o executivo demitido for considerado altamente remunerado de acordo com essas regras (para 2025, geralmente inclui os funcionários que ganharam mais de US$ 160.000 em 2024, com esse valor indexado a cada ano). Para resolver esta questão, o empregador poderia simplesmente pagar benefícios adicionais de rescisão equivalentes ao montante não adquirido que, de outra forma, seria perdido ao abrigo do plano de reforma. No entanto, esse pagamento de rescisão não será elegível para o mesmo tratamento fiscal favorável de que o executivo teria usufruído se o pagamento tivesse sido feito ao abrigo do plano de reforma, como a possibilidade de transferir o pagamento e evitar impostos sobre o rendimento imediatos. 

A preocupação acima com a aquisição prometida não se aplica a planos de reforma não qualificados, que já favorecem os funcionários com salários mais altos e não estão sujeitos às mesmas regras de não discriminação que os planos de reforma qualificados para fins fiscais. Um plano não qualificado pode prever a aquisição total para alguns participantes e não para outros, de modo que um empregador pode oferecer aquisição adicional sob esses planos em uma base individual. 

Promessas do plano de saúde

É comum que um contrato de trabalho ou acordo de rescisão prometa a continuidade da participação no plano de saúde coletivo após o término do contrato, como cobertura gratuita ou subsidiada pelos planos de saúde do empregador. 

A melhor maneira de redigir tal disposição é vinculá-la à cobertura COBRA, uma vez que o plano de saúde coletivo do empregador já terá disposições que dão ao funcionário demitido o direito de continuar com a cobertura sob a COBRA. Por exemplo, a disposição pode dizer que, se o executivo demitido optar pela cobertura COBRA em tempo hábil, o empregador pagará (ou reembolsará o executivo por) parte ou a totalidade dos prémios COBRA do executivo enquanto tal cobertura COBRA estiver em vigor.  Recomendamos essa abordagem, especialmente para planos que são segurados ou auto-segurados com seguro stop-loss, para que o empregador não faça inadvertidamente promessas ao executivo que suas seguradoras não concordaram (como permitir que um executivo demitido continue com a cobertura sem fazer uma escolha COBRA).

Se a cobertura pós-rescisão prometida se estender além do período típico de cobertura COBRA de 18 meses, o empregador deve solicitar a aprovação da seguradora do seu plano de saúde ou da seguradora stop-loss, se aplicável, para garantir que os benefícios estendidos continuem cobertos pela apólice de seguro. Além disso, como a ERISA exige que os documentos do plano especifiquem quando os benefícios são pagos, o empregador deve garantir que o plano permita que um funcionário demitido continue com a cobertura além do período de continuação da COBRA, por exemplo, incluindo uma cláusula no plano que permita que a cobertura seja estendida na medida estabelecida em um acordo de rescisão. 

Por fim, para planos auto-segurados, as consequências do imposto de renda federal devem ser consideradas ao fazer qualquer promessa a um executivo que está a sair. Os planos de saúde coletivos auto-segurados estão sujeitos à seção 105(h) do Código, que exige que os benefícios sejam tributáveis para o funcionário se o plano discriminar em favor de funcionários ou ex-funcionários com altos salários. Se o empregador fornecer subsídios COBRA apenas a executivos demitidos e não a funcionários comuns, os executivos demitidos poderão estar sujeitos à tributação sobre os benefícios pós-demissão. Para evitar a tributação dos benefícios, o empregador poderia, em vez disso, imputar o valor do subsídio COBRA do empregador como salário tributável para o executivo.  É claro que os impostos retidos na fonte são devidos sobre esses salários imputados e, se não houver indenização em dinheiro a ser paga durante o mesmo período em que a cobertura do plano de saúde subsidiado estiver em vigor a partir da qual esses pagamentos retidos na fonte serão feitos, então o empregador e o executivo precisarão chegar a um acordo sobre como esses impostos retidos na fonte serão pagos. Outra alternativa é fornecer ao executivo pagamentos adicionais de remuneração tributável em dinheiro que o executivo pode optar por usar para cobrir os seus custos COBRA, se assim o desejar, em vez de subsídios ou reembolsos específicos vinculados à inscrição do executivo na cobertura COBRA.

Outras promessas do plano de bem-estar social

A última promessa típica, mas problemática, que frequentemente vemos em contratos de trabalho ou acordos de rescisão é que o executivo demitido pode continuar a participar de «todos os planos de previdência do empregador» por um determinado período após a rescisão. A expressão «planos de previdência do empregador» incluiria itens como seguro de vida e planos de invalidez de longo prazo, bem como planos de saúde coletivos (que já discutimos acima).

A preocupação é que os planos de seguro de vida e invalidez de longo prazo raramente têm disposições de cobertura pós-rescisão, como o COBRA. Os planos de seguro de vida geralmente permitem apenas que os funcionários demitidos convertam sua cobertura coletiva em uma apólice de seguro individual (sujeita a limites no valor que pode ser convertido, bem como a obrigações de prémio significativamente mais altas) e os planos de invalidez de longo prazo geralmente não têm nenhum conceito de cobertura pós-rescisão. Portanto, antes de prometer esses benefícios após a rescisão, é imperativo que o empregador analise as regras de seus planos de benefícios e apólices de seguro para determinar se há uma maneira de fornecer tal cobertura ou solicitar a aprovação da seguradora para adicionar uma cláusula adicional à apólice para estender a cobertura ao executivo.  Caso contrário, o empregador pode ter prometido inadvertidamente benefícios que precisará autoassegurar, porque a seguradora não concordou em pagar esses benefícios ao abrigo da sua apólice. Por exemplo, se o ex-executivo falecer enquanto a cobertura do seguro de vida coletivo pós-rescisão prometida estiver supostamente em vigor, a seguradora poderá negar o pedido de indenização, resultando no empregador ter de pagar os benefícios por morte a partir de seus ativos gerais. 

Em resumo, antes de prometer benefícios pós-rescisão num contrato de trabalho ou acordo de separação de um executivo, o empregador deve considerar se a lei e os termos dos documentos do seu plano ou apólices de seguro permitem que essas promessas sejam cumpridas e, em caso afirmativo, como lidar com as consequências fiscais. Os empregadores devem considerar cuidadosamente essas questões antes de celebrar contratos de trabalho ou fazer promessas a um executivo que está a ser demitido, a fim de evitar essas consequências indesejadas.

Para saber mais sobre questões de conformidade quando executivos rescindem o contrato de trabalho, fique atento ao quinto e último artigo da nossa série. 

Para obter informações adicionais, entre em contacto com qualquer um dos advogados da Área de Benefícios para Funcionários e Remuneração de Executivos da Foley.