Implicações práticas da atividade de aplicação da lei da imigração nos planos de benefícios - Parte II

Com a ênfase contínua da Administração Trump na aplicação das leis de imigração dos EUA, os empregadores estão cada vez mais preocupados com as rusgas no local de trabalho. Em determinadas circunstâncias, os agentes da lei da imigração efectuam prisões e detêm trabalhadores. Os administradores de planos de benefícios devem considerar como esses trabalhadores detidos são tratados nos planos de benefícios da empresa. Para obter informações adicionais sobre como um trabalhador sem documentos pode tornar-se um participante do plano, consulte aqui.

O que acontece quando um trabalhador é detido? Um trabalhador detido pode ser libertado mais tarde?

O U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) aborda estas questões da seguinte forma:

A detenção não tem carácter punitivo. Assim que um estrangeiro é transferido para a custódia da ICE, a agência efectua uma determinação de custódia. O ICE utiliza os seus recursos limitados de detenção para deter estrangeiros, a fim de garantir a sua presença em processos de imigração ou a sua expulsão dos Estados Unidos - bem como aqueles que estão sujeitos a detenção obrigatória, tal como previsto na Lei da Imigração e Nacionalidade, ou aqueles que o ICE determina que constituem um risco de segurança pública ou de fuga durante o processo de determinação da custódia.

Quando um estrangeiro não está sujeito a detenção obrigatória ou não é considerado um risco para a segurança pública ou de fuga, o ICE exerce o seu poder discricionário ao determinar a sua custódia para libertar os estrangeiros sob condições. Estas decisões de custódia são tomadas caso a caso e depois de considerar a totalidade das circunstâncias - principalmente o risco de fuga, a ameaça à segurança nacional e o risco para a segurança pública.

A ICE também tem em consideração outros factores, incluindo quando um estrangeiro tem um problema de saúde grave, é o principal responsável pelos cuidados de crianças menores ou outras considerações humanitárias. [link do sítio Web 10/7/2025 https://www.ice.gov/detain/detention-management]

Por conseguinte, os administradores dos planos de prestações têm de determinar se um trabalhador detido permanece coberto por determinados planos de prestações da empresa - e quando é que essa cobertura cessa.

Planos 401(k)

As contribuições dos trabalhadores vão parar?

A entidade patronal pode decidir retirar os trabalhadores retidos do registo de remunerações. Se tal acontecer, os trabalhadores retidos deixam de receber uma compensação da qual as contribuições podem ser deduzidas. Por outro lado, se os empregadores mantiverem os trabalhadores retidos na folha de pagamentos, as contribuições 401(k) continuarão até que o trabalhador modifique afirmativamente a sua opção 401(k) (por exemplo, diminuindo a percentagem de diferimento para 0%). 

A detenção terá impacto no serviço de aquisição de direitos? 

Depende da forma como o serviço de aquisição é definido e medido pelo documento do plano 401(k). Se o plano definir o serviço de aquisição como 1.000 horas de serviço durante um ano do plano, então a detenção de um empregado pode interferir com o crédito de serviço de aquisição. Se, no entanto, o plano utilizar o tempo decorrido para medir o serviço de aquisição, então a aquisição pode não ser afetada porque a detenção não se qualifica como um período de cessação para efeitos do plano 401(k) e qualquer licença inferior a 12 meses continua a contar como serviço de aquisição.

A detenção desencadeará um evento de distribuição?

Depende da forma como a cessação do contrato de trabalho é definida ou descrita no plano 401(k). É pouco provável que a detenção seja mencionada no plano. No entanto, o administrador do plano 401(k) pode considerar a definição de termos como "licença de ausência" ou "trabalhador ativo". Dependendo de interpretações razoáveis destes termos ou de termos semelhantes, um trabalhador detido pode ser elegível para uma distribuição do plano 401(k). Se assim for, os administradores do plano devem ter em atenção os desafios práticos associados ao processamento de um cheque a um trabalhador sem documentos.

Planos de saúde

A detenção provocará uma perda de cobertura do plano de saúde?

Os administradores do plano de prestações devem rever os termos do plano de saúde, incluindo a descrição sumária do plano e qualquer material fornecido durante a inscrição aberta. A detenção de um trabalhador não constitui, por si só, um evento de qualificação para efeitos da Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA). No entanto, se a detenção levar a uma redução das horas de trabalho que resulte numa perda de cobertura de saúde, a COBRA será acionada.

A maioria dos planos de saúde restringe a elegibilidade a empregados regulares e activos que trabalhem pelo menos 30 horas por semana. Um trabalhador detido ficará muito provavelmente abaixo do limiar das 30 horas e, consequentemente, accionará os direitos COBRA (desde que a entidade patronal mantenha pelo menos 20 trabalhadores, caso contrário, podem ser acionados os direitos mini-COBRA estatais). 

Para minimizar os efeitos adversos nos empregados retidos, os administradores do plano de benefícios podem considerar o seguinte (sujeito a acordos de negociação colectiva, se aplicável):

• Alterar o plano de saúde para alargar a cobertura aos trabalhadores detidos durante um determinado período de tempo. Se o plano estiver totalmente segurado, será necessário o consentimento da companhia de seguros. Se o plano for autofinanciado com um seguro de stop-loss, a seguradora de stop-loss deve autorizar a alteração.
• Subsidiar os prémios COBRA durante um determinado período de tempo. O subsídio do empregador não seria tratado como salário tributável, a menos que o plano de saúde seja autofinanciado e os trabalhadores altamente remunerados recebam o subsídio.

Note-se que, embora um trabalhador retido possa não estar a receber a remuneração atual, o montante total de quaisquer contas de despesas médicas flexíveis e contribuições feitas até à data deve continuar a ser disponibilizado.

Plano de compensação diferida

A Secção 409A do Internal Revenue Code rege as consequências fiscais relacionadas com os planos de compensação diferida. Em geral, um empregado só pode receber uma distribuição se ocorrerem determinados eventos específicos, tais como uma "separação do serviço" ou uma "emergência imprevisível" (cada um deles conforme definido na Secção 409A). Embora os empregados detidos não estejam diretamente contemplados nas regras da Secção 409A, um administrador do plano deve considerar cuidadosamente as circunstâncias da detenção à luz dos termos do plano para determinar se uma distribuição deve ser exigida ou permitida. Tal como referido anteriormente, existem considerações práticas relativas ao processamento de pagamentos a empregados sem documentos.

Lista de verificação de itens de ação

Acções gerais

• Reveja os documentos do plano de benefícios para definições como "empregado ativo", "licença de ausência" e "separação do serviço".
• Determinar se os empregados detidos permanecem cobertos por cada plano de benefícios.
• Consultar um consultor jurídico para obter orientação sobre a interpretação e o cumprimento do plano.

Planos 401(k)

• Decidir se os empregados detidos permanecerão na folha de pagamentos.
  • Se for removido, interromper as contribuições 401(k).
  • Se for mantido, continuar as contribuições até que o trabalhador altere a sua opção.
• Rever os termos do plano para elegibilidade da distribuição.
• Preparar-se para desafios práticos no processamento de distribuições a trabalhadores sem documentos.

Planos de saúde

• Examinar os requisitos de elegibilidade do plano de saúde (por exemplo, horas mínimas de trabalho).
• Determinar se a detenção conduz a horas reduzidas e à perda de cobertura, accionando o COBRA ou o mini-COBRA estatal.
• Considerar a possibilidade de alterar o plano para alargar a cobertura aos empregados retidos (requer o consentimento da seguradora de saúde ou da seguradora de stop loss).
• Assegurar que os empregados detidos podem aceder ao montante total das suas contas de despesas médicas flexíveis.

Planos de compensação diferida

• Consulte um consultor jurídico para obter orientação sobre as regras da Secção 409A e se a detenção deve ser considerada como uma "separação do serviço" ou uma "emergência imprevisível".
• Abordar questões práticas relativas aos pagamentos a trabalhadores sem documentos.

Documentação e comunicação

• Documentar todas as decisões e fundamentos relativos ao estatuto de prestação dos trabalhadores retidos.
• Comunicar claramente com os empregados afectados e os seus dependentes abrangidos sobre quaisquer alterações e opções de cobertura de benefícios.