Despesas do Plano ERISA: Quando é que o plano pode pagar a fatura?
Os patrocinadores do plano podem pagar as despesas do plano ERISA eles próprios ou, em determinadas circunstâncias, a partir dos activos do plano. Compreender quais os custos que podem ser imputados ao plano - e quais as despesas que devem ser retiradas do mealheiro do empregador - pode ser complexo. Este artigo fornece um guia para avaliar se as despesas podem ser pagas com os activos do plano e as principais considerações para os fiduciários do plano sobre a utilização dos activos do plano para despesas.
Quadro jurídico da ERISA
Ao abrigo da Secção 404 da ERISA, um plano deve ser mantido para benefício exclusivo dos participantes do plano e dos seus beneficiários. Esta regra é normalmente conhecida como a "regra do benefício exclusivo" da ERISA e proíbe as entidades patronais de desviarem os activos para seu próprio benefício. Como a maioria das regras, existem excepções à regra do benefício exclusivo, incluindo a utilização dos activos do plano para pagar despesas razoáveis do plano. Embora o pagamento de despesas de um plano não seja um benefício para os participantes, é permitido ao abrigo da regra do benefício exclusivo se as despesas forem razoáveis e estiverem relacionadas com as operações administrativas ou fiduciárias do plano.
O Departamento do Trabalho (DOL) divide as despesas entre as que são de natureza fiduciária ou administrativa e as que são funções do "instituidor", ou seja, despesas incorridas como parte do papel do empregador como instituidor de um fundo fiduciário. As despesas administrativas podem ser pagas pelo plano ou pelo empregador. Por outro lado, as despesas do instituidor devem ser pagas pelo empregador e nunca devem ser pagas pelos activos do plano.
Que despesas são pagáveis pelo plano?
Determinar quais as despesas que o plano pode pagar requer uma análise cuidadosa à luz das disposições da ERISA e das orientações do DOL. Abaixo encontra-se uma tabela que descreve as despesas comuns e se podem ser pagas pelo plano ao abrigo da ERISA.
| Tipo de despesa | Descrição | Quem paga as despesas? |
| Estabelecer um plano | Taxas relativas à conceção preliminar do plano | Empregador |
| Taxas de adoção de documentos do plano | Empregador | |
| Taxas incorridas para obter uma carta de determinação do IRS ou uma carta de opinião favorável | Empregador ou o plano | |
| Manutenção contínua | Taxas de prestadores de serviços terceiros (por exemplo, taxas de manutenção de registos, taxas de fiduciário, preparação do Formulário 5500) | Empregador ou o plano |
| Taxas para adotar uma alteração discricionária que não se deve a uma alteração da lei | Empregador | |
| Taxas de adoção de uma alteração para refletir as mudanças na lei | Empregador ou o plano | |
| Taxas de avaliação anual dos activos do fundo fiduciário | Empregador ou o plano | |
| Taxas de avaliação incorridas por um avaliador independente das acções do empregador (por exemplo, ESOPs) | Empregador ou o plano | |
| Taxas de investimento (por exemplo, taxas de fiduciário, taxas de custódia, taxas de consultoria de investimento) | Empregador ou o plano | |
| Prémios de títulos de fidelidade | Empregador ou o plano | |
| Sanções do IRS ou do DOL (por exemplo, impostos especiais de consumo ou sanções por atraso no Formulário 5500) | Empregador | |
| Custo para corrigir falhas do plano ao abrigo do EPCRS do IRS (por exemplo, taxa de aplicação do VCP) | Empregador, a não ser que o EPCRS permita a utilização de contribuições de restauração da conta de confisco | |
| Rescisão do plano | Honorários de consultoria ou legais incorridos na tomada de decisão de terminar o plano | Empregador |
| Taxas incorridas para implementar a rescisão do plano (por exemplo, liquidação de investimentos e fideicomisso) | Empregador ou o plano | |
| Taxas incorridas no seguimento dos procedimentos de cessação do PBGC para planos de benefícios definidos | Empregador ou o plano | |
| Carta de determinação do IRS sobre a cessação do plano | Empregador ou o plano |
Atribuição de despesas do plano às contas dos participantes (Leia o documento do plano!)
Geralmente, os patrocinadores do plano têm uma discrição considerável na determinação de como as despesas a pagar do plano serão atribuídas. No entanto, se o documento do plano abordar a forma como certas despesas são atribuídas, o administrador do plano é obrigado a seguir o documento do plano. Se o documento do plano for omisso ou ambíguo, o administrador do plano deve selecionar o método de atribuição apropriado.
O método de imputação deve ser determinado prudentemente e deve pesar os interesses concorrentes de várias classes de participantes e os efeitos de vários métodos de imputação de despesas nesses interesses. O administrador do plano não deixa de agir no melhor interesse dos participantes do plano meramente porque o método de imputação de despesas desfavorece uma classe de participantes, desde que haja uma base racional para selecionar o método de imputação.
O método de atribuição que um administrador do plano utiliza depende em grande medida da forma como a despesa é imputada ao plano e da razão da despesa. Existem três formas principais de atribuir taxas a um plano de contribuição definida, tal como um plano 401(k): (i) pro rata, (ii) per capita, ou (iii) com base na utilização do participante.
- Método pro rata - O método pro rata é normalmente o método de afetação mais equitativo. As despesas são atribuídas às contas dos participantes com base no saldo da conta de cada participante. Por exemplo, se as comissões relacionadas com o investimento forem calculadas com base nos saldos das contas, então o administrador do plano deve atribuir essas comissões utilizando o método pro rata.
- Método Per Capita - O método per capita, pelo qual uma despesa é dividida uniformemente entre os participantes do plano, pode ser um método de atribuição razoável para despesas administrativas fixas, tais como taxas de manutenção de registos. Por exemplo, se for cobrada ao plano uma taxa de serviço de terceiros com base no número de participantes, seria razoável atribuir essas taxas numa base per capita.
- Utilização do participante - Como o DOL explicou no Field Assistance Bulletin 2003-3, certas despesas podem ser cobradas a contas de participantes individuais com base na utilização. Por exemplo, um plano pode cobrar às contas individuais dos participantes quando o plano incorre numa taxa pelo processamento de uma retirada de emergência, empréstimos aos participantes, uma opção de distribuição ou por despesas relacionadas com a determinação de se uma ordem de relações domésticas é uma ordem de relações domésticas qualificada ao abrigo da ERISA (ou seja, uma QDRO).
Nomeadamente, os regulamentos do DOL exigem que a descrição sumária do plano (SPD) inclua um resumo de quaisquer disposições que possam resultar na imposição de uma taxa ou encargo na conta de um participante, cujo pagamento é uma condição para a receção de benefícios. O DPS deve incluir uma declaração que identifique as circunstâncias que podem resultar na compensação ou redução de quaisquer benefícios que um participante ou beneficiário possa razoavelmente esperar que o plano forneça com base na descrição dos benefícios. Se as taxas estiverem sujeitas a alterações, o DPS pode remeter os participantes para outras divulgações de taxas, tais como divulgações de taxas de investimento. Para além disso, se o plano cobrar às contas dos participantes individuais as determinações QDRO, os procedimentos QDRO e o SPD devem explicar que as contas dos participantes individuais serão cobradas. Para requisitos e recomendações adicionais do SPD, consulte 401(k) Compliance Check #10: Magic Words - Best Practices for 401(k) Plan SPDs.
Nota sobre o recente litígio relativo à conta de confisco
Ao longo dos últimos anos, tem havido cada vez mais litígios relacionados com a forma como os promotores do plano utilizam a conta de caducidade do seu plano. Geralmente, uma conta de caducidade, que inclui a parte não adquirida do saldo da conta de um ex-empregado após cinco interrupções consecutivas de um ano de serviço, pode ser usada para pagar despesas do plano, reduzir as contribuições do empregador ou aumentar as contribuições do empregador. O promotor do plano deve decidir como utilizar o saldo da conta de caducidade antes do final do ano do plano em que a caducidade ocorreu ou no ano seguinte ao ano em que ocorreu.
A maioria dos documentos do plano inclui uma linguagem que descreve como os patrocinadores do plano podem usar o saldo da conta de confisco. O documento do plano ou exige que os confiscos sejam utilizados de uma determinada forma (por exemplo, para compensar as taxas do plano) ou dá ao administrador do plano o poder discricionário de decidir como a conta de confisco será utilizada (por exemplo, pode ser utilizada para compensar as contribuições do empregador ou reduzir as taxas do plano). Em casos recentes, os queixosos argumentaram que - quando o documento do plano dá ao administrador do plano poder discricionário - o administrador do plano viola os seus deveres fiduciários ERISA quando utiliza a conta de confisco para compensar as contribuições do empregador, em vez de compensar as taxas do plano cobradas às contas dos participantes.
Os patrocinadores do plano devem rever os termos do seu documento do plano para determinar se o administrador do plano tem poder discricionário para determinar como as contas de confisco serão utilizadas. Se o documento do plano conceder ao administrador do plano poder discricionário, o promotor do plano deve considerar alterar o plano para remover esse poder discricionário e exigir que o administrador do plano utilize a conta de confisco da forma desejada. Uma vez que o administrador do plano deve seguir os termos do documento do plano, existe uma forte defesa contra estas reivindicações de contas de confisco se o administrador do plano não tiver poder discricionário.
Conclusão
Compreender quais as despesas do plano que são pagáveis ao abrigo da ERISA é crucial para os administradores do plano. É importante que, quando as despesas são pagáveis pelo plano, o administrador do plano também tenha uma base racional para o método de atribuição que seleciona. Os promotores do plano devem rever cuidadosamente a forma como o seu documento do plano aborda as despesas a pagar do plano, os métodos de atribuição e a utilização de contas de confisco. Se existirem ambiguidades ou discricionariedade, particularmente no que diz respeito à utilização de contas de confisco, os promotores do plano devem considerar alterar o documento do plano para mitigar os riscos legais e proteger os interesses dos participantes.
