Apanhando a onda de Roth: Armadilhas na folha de pagamento e correções práticas para o novo requisito obrigatório de Roth Catch-Up para planos de aposentadoria
A partir de 1 de janeiro de 2026, as contribuições de recuperação com mais de 50 anos de idade para "participantes com remuneração elevada" de planos de reforma 401(k), 403(b) e 457(b) governamentais devem ser efectuadas numa base Roth. Consequentemente, as entidades patronais têm de identificar quem é um "participante com remuneração elevada" e garantir que as contribuições de recuperação correspondentes são caracterizadas como Roth - mesmo que a opção de diferimento de recuperação permanente de um participante seja antes de impostos. O Internal Revenue Service (IRS) publicou recentemente os regulamentos finais que implementam a obrigatoriedade de Roth catch-up, o que criará pontos de pressão para os sistemas de processamento de salários, os gestores de planos de reforma e os patrocinadores de planos. Esta atualização resume o novo requisito obrigatório de Roth catch-up, destaca questões selecionadas a considerar pelos serviços de salários e recursos humanos e recomenda soluções para reduzir o risco de conformidade.
A nova regra obrigatória de Roth Catch-Up
De acordo com os regulamentos finais do IRS, um participante elegível para recuperação com salários FICA pagos pelo(s) empregador(es) aplicável(eis) acima de um limiar salarial no ano civil anterior (conforme indicado na Caixa 3 do Formulário W-2) deve ter todas as contribuições de recuperação efectuadas como contribuições Roth designadas. A nova regra obrigatória de Roth catch-up aplica-se aos planos 401(k), 403(b) e 457(b) governamentais. Em 2026, os participantes com salários FICA de 2025 iguais ou superiores a $150.000 terão, em geral, de efetuar quaisquer contribuições de recuperação como Roth e não antes de impostos. Esta regra aplica-se tanto às contribuições de recuperação normais como às contribuições de recuperação "super" que podem ser efectuadas por trabalhadores com idades compreendidas entre os 60 e os 63 anos.
Os salários FICA de um participante incluem salários pagos pelo promotor do plano (ou outro empregador participante no plano) e, dependendo da decisão do promotor do plano, podem ser determinados numa base de entidade por entidade ou agregando os salários FICA pagos por alguns ou todos os empregadores participantes no plano, ou algumas ou todas as entidades dentro do grupo controlado por impostos do promotor do plano, independentemente da participação no plano. (Em geral, o promotor do plano deve emendar o plano antes do final do ano civil de 2026 para refletir a sua escolha). Qualquer que seja a escolha que um promotor do plano faça a este respeito, também tem impacto no facto de um participante continuar sujeito às regras obrigatórias de recuperação Roth. Por exemplo, se um promotor do plano escolher a abordagem entidade a entidade, então o participante está sujeito aos requisitos obrigatórios de recuperação de Roth apenas enquanto estiver empregado pela entidade que lhe pagou salários FICA acima do limiar.
Os trabalhadores sem salários FICA pagos pelo promotor do plano (ou outros empregadores participantes ou de grupo controlado), tais como novas contratações, no ano anterior não estarão sujeitos ao mandato de recuperação Roth para o ano seguinte.
Conforme referido abaixo, os patrocinadores do plano e os departamentos relevantes devem considerar várias questões antes de tomarem decisões sobre operações e alterações ao plano.
Sistemas de processamento de salários e fluxos de dados
Este requisito de recuperação de Roth cria vários desafios potenciais para os empregadores e os seus prestadores de serviços de planos, incluindo os que se seguem.
Quem está sujeito à regra?
Em primeiro lugar, os patrocinadores do plano e os seus departamentos de processamento de salários devem determinar quem está sujeito à regra de recuperação Roth. Para fazer isso, a folha de pagamento deve ter os dados corretos do salário FICA do ano anterior para identificar os participantes afetados (possivelmente incluindo todos os salários FICA do grupo controlado por impostos). Os empregadores que mudaram de provedores de folha de pagamento em 2025, concluíram uma fusão ou aquisição (e têm vários provedores de folha de pagamento como resultado) ou passaram por uma reorganização corporativa devem validar que possuem dados salariais FICA completos e precisos de 2025. Além disso, o movimento de empregados dentro de um grupo controlado por impostos pode complicar a análise do salário-limite, dependendo das escolhas feitas pelo promotor do plano para determinar os salários FICA. Os indivíduos ou as equipas dos departamentos de salários, recursos humanos, jurídico e financeiro podem ter de verificar a forma como os seus sistemas estão atualmente a capturar os salários FICA e como o movimento de empregados entre entidades pode afetar a forma como os salários FICA serão determinados, bem como a abordagem se forem adquiridas ou criadas novas entidades empregadoras. Este facto pode ter impacto nas escolhas feitas relativamente à determinação dos salários FICA.
Para os empregadores que adquirem outra empresa através de uma situação de compra de activos, as regras finais permitem ao promotor do plano combinar os salários FICA do empregador predecessor (ou seja, o vendedor de activos) com o empregador sucessor (ou seja, o promotor do plano/comprador) e tratar a soma como sendo paga pelo empregador sucessor para efeitos de determinar se o participante atingiu o limiar salarial FICA no ano da aquisição, se o empregador sucessor apresentar um único Formulário W-2 que comunique os salários do empregador predecessor e do empregador sucessor (através do procedimento alternativo estabelecido no IRS Revenue Procedure 2004-53). Caso contrário, o limiar salarial seria determinado pelos salários declarados pelo empregador sucessor (conforme indicado no campo 3 do formulário W-2).
Uma vez que os salários flutuam, a designação como "participante com remuneração elevada" também pode flutuar, e alguns trabalhadores entrarão ou sairão inevitavelmente dessa categoria e das suas restrições de ano para ano, pelo que os patrocinadores do plano (e outras entidades patronais relevantes) terão de assegurar um acompanhamento exato e não simplesmente defini-lo e esquecê-lo.
Serão implementadas eleições por sufrágio universal?
Outro desafio será determinar se deve implementar eleições de recuperação Roth "consideradas" para os participantes com salários elevados, desde que o seu sistema de processamento de salários o possa fazer. Em segundo plano, os planos que permitem contribuições de recuperação geralmente fazem-no através de uma eleição separada (em que os participantes fazem uma eleição separada para contribuições de recuperação que não entra em vigor até que os limites do plano sejam atingidos), uma eleição provisória (semelhante à eleição separada, exceto que as contribuições de recuperação são tomadas imediatamente e se os limites do plano não forem atingidos, o dinheiro de recuperação é recaracterizado como uma contribuição regular), ou uma eleição de derramamento (em que os participantes fazem uma única eleição que se aplica à compensação até que os limites do plano sejam atingidos, ou seja, como contribuições regulares, e depois continua como contribuições de recuperação). As regras finais permitem que os patrocinadores do plano "considerem" (ou seja, convertam automaticamente) a eleição de recuperação antes dos impostos de um participante com remuneração elevada para Roth, sem o consentimento desse participante e independentemente de o plano utilizar uma eleição separada, provisória ou de derrame.
No entanto, para tirar partido desta abordagem considerada, deve ser dada a esses participantes uma oportunidade efectiva de fazer uma nova escolha que seja diferente da escolha considerada, tal como permitir ao participante deixar de fazer diferimentos adicionais (optar por não fazer contribuições de recuperação). Para além disso, qualquer opção considerada deve cessar dentro de um período de tempo razoável após a pessoa deixar de ser um participante com remuneração elevada.
Os benefícios da utilização de uma abordagem Roth considerada incluem a redução dos encargos administrativos para os promotores do plano, além da capacidade de tirar partido de dois métodos de correção que permitem converter as contribuições de recuperação antes de impostos em Roth, se necessário (em vez de simplesmente distribuir o montante "em excesso" do plano de volta ao participante). Estas correcções consistem em transferir as contribuições de recuperação antes de impostos do participante afetado (ajustadas para ganhos ou perdas) para a sua conta Roth e, em seguida, (1) refletir o montante da contribuição Roth (no Formulário W-2 do participante para o ano relevante, se ainda não tiver sido apresentado ou fornecido, ou (2) tratá-lo como uma conversão Roth no plano, se a correção for concluída até ao último dia do ano seguinte ao ano para o qual o diferimento eletivo foi feito). Esta segunda abordagem pode ser utilizada mesmo que o plano não preveja conversões Roth no plano selecionadas pelo participante. (Os regulamentos finais não exigem qualquer correção para erros que não excedam $250, excluindo ganhos). Podem ser utilizados um ou ambos os métodos de correção, se o plano aplicar o mesmo método de correção a participantes com situação semelhante.
E se não pudermos ou não conseguirmos realizar as eleições previstas?
Embora possa haver alguns benefícios para os patrocinadores de planos que implementem eleições consideradas, fazê-lo não é obrigatório e essa capacidade está condicionada de alguma forma, se não completamente, pela sofisticação dos seus sistemas de processamento de salários. Mas nem tudo está perdido nestas situações, e já nos deparámos com situações em que os fornecedores de folhas de pagamentos não podem suportar uma eleição considerada. Normalmente, os provedores nessas situações indicam que estão implementando procedimentos que impedem os participantes com altos salários de fazer contribuições de recuperação antes dos impostos, como desligar as contribuições antes dos impostos quando alguém atinge o limite de contribuição aplicável (como o limite 402 (g) para 2026 de $ 24,500); nesta situação, se o participante gostaria que as contribuições de recuperação fossem feitas, ele teria que eleger afirmativamente Roth catch-up. Se estes procedimentos funcionarem como previsto, não deverão ocorrer erros e a impossibilidade de utilizar novos procedimentos de correção não terá qualquer importância. No entanto, mesmo estas medidas preventivas requerem coordenação, uma vez que é necessário haver comunicação e coordenação para determinar quem será um participante com remuneração elevada durante o ano e para garantir que as contribuições regulares (não de recuperação) cessam quando o limite é atingido, permitindo depois ao participante ativar as contribuições Roth para encher o balde de recuperação.
Que outros desafios enfrentará a sua empresa?
Para além dos desafios acima referidos, outras nuances específicas dos planos e das entidades patronais podem criar dificuldades adicionais ao nível dos salários. Por exemplo, os planos que não dispõem de uma funcionalidade Roth podem enfrentar reacções negativas por parte dos participantes com salários elevados, uma vez que esses trabalhadores não poderão efetuar contribuições de recuperação, porque não o podem fazer antes de impostos, mas os trabalhadores que não são participantes com salários elevados continuarão a ter essa possibilidade. Existem ainda outras questões, tais como a programação necessária para os sistemas de salários, de recursos humanos e de informação, e que testes ou folhas de pagamento pro forma podem ser efectuados antecipadamente para limitar o número de erros? Embora possa ser impossível antecipar todas as questões, conversar agora com o seu conservador de registos, fornecedor de folhas de pagamento, departamentos de recursos humanos e de folhas de pagamento, e aconselhamento jurídico ajudará melhor os patrocinadores do plano a antecipar e planear as alterações e outros ajustamentos.
Como e quando é que os participantes serão notificados e informados?
Quando os patrocinadores do plano tiverem tomado decisões sobre o que irão fazer, devem informar os participantes do plano sobre estas novas regras e sobre a forma como o patrocinador as irá implementar. E tudo isto deve ser feito antes da data limite de 1 de janeiro de 2026, para dar aos participantes tempo suficiente para colocarem questões, consultarem os seus consultores fiscais ou financeiros e considerarem a possibilidade de alterarem o tipo e os montantes dos seus diferimentos. Embora os documentos e materiais do plano, como as descrições sumárias do plano, possam não ter de ser alterados durante muitos meses, os participantes não devem ser mantidos na ignorância e os patrocinadores do plano devem trabalhar com os seus conservadores e consultores jurídicos para preparar avisos, actualizações por correio eletrónico e outras comunicações agora e no futuro, conforme necessário, para garantir a melhor transição possível.
Conclusão e questões a considerar
A onda de recuperação obrigatória de Roth está a chegar para quase todos os empregadores que patrocinam um plano 401k, 403(b) ou 457(b) governamental. Para apanhar a onda, as entidades patronais devem começar a falar hoje com o seu fornecedor de folhas de pagamentos e o seu conservador de registos. Para a maior parte das entidades patronais, a simples continuação das actuais operações de processamento de salários e de planos de reforma, tal como estão, causará problemas de conformidade. Segue-se uma lista de verificação dos itens que as entidades patronais devem analisar com o seu fornecedor de processamento de salários, contabilista e consultor jurídico:
O nosso plano permite contribuições de recuperação e/ou Roth? Se permitir contribuições de recuperação, mas não Roth, estamos a adicionar Roth para 2026 ou a proibir os participantes com salários elevados de efectuarem contribuições de recuperação?
Temos os dados FICA de 2025 necessários para identificar corretamente os participantes que estão sujeitos à nova recuperação obrigatória de Roth em 2026?
A nossa folha de pagamentos pode administrar as recuperações Roth consideradas a partir de 1 de janeiro de 2026? Se não, podemos administrar as recuperações Roth consideradas em qualquer altura em 2026?
O que é que o nosso conservador de registos exige que façamos para documentar a forma como as recuperações Roth serão administradas? Precisamos de optar por não participar nas recuperações Roth consideradas?
O que é que comunicámos (se é que comunicámos alguma coisa) aos participantes sobre o funcionamento deste novo requisito? Quantas comunicações (e quando) devemos efetuar?
Que perguntas é que a minha empresa e a minha equipa têm sobre estas novas regras e quando é que as vamos discutir com o nosso contabilista e com o nosso consultor jurídico?
O grupo de prática de benefícios dos empregados da Foley está bem familiarizado com todos os aspectos da recuperação obrigatória de Roth e com as novas orientações do IRS, incluindo a forma como estas podem afetar os processos de processamento de salários, os fluxos de trabalho dos detentores de registos, as comunicações com os participantes e outras funções do patrocinador do plano do empregador. A Foley utiliza habitualmente esta experiência para aconselhar todos os tipos de clientes sobre as nuances envolvidas na administração de planos de reforma num ambiente regulamentar em constante mudança, incluindo nos complexos contextos de integração pós-aquisiçãocorreção do passado e e evitar futuros problemas de conformidadedurante a liquidação de planos, e muitos outros.
