Ferramentas de reunião com IA: Ativo ou prova A?

Como o departamento jurídico e de conformidade pode moldar a governação, a retenção e a redução de riscos

As ferramentas de reunião baseadas em inteligência artificial (IA) estão a ser adoptadas no local de trabalho a uma velocidade sem precedentes. Plataformas como o Microsoft Teams, o Zoom e o Webex oferecem agora funcionalidades que gravam, transcrevem e resumem automaticamente as reuniões de videoconferência, muitas vezes em tempo real. É fácil perceber o interesse. Estas capacidades prometem maior eficiência, registos pesquisáveis e menos esforço administrativo. 

No entanto, para as funções jurídicas, de RH e de conformidade, estas mesmas ferramentas levantam questões fundamentais sobre a gestão de dados, os privilégios, a exatidão e o comportamento no local de trabalho. Sem a governação correta, podem prejudicar a estratégia de litígio, corroer as protecções de confidencialidade e alterar a forma como os funcionários participam em discussões sensíveis. 

O ritmo de adoção agrava estes riscos. As implementações são muitas vezes conduzidas pelas unidades de TI ou de negócio, sendo o departamento jurídico contactado apenas após o início da utilização. Esta posição reactiva é especialmente problemática quando o conteúdo das reuniões é altamente sensível e passível de ser descoberto em tribunal. O que pode parecer uma transcrição inofensiva de uma avaliação de desempenho, de uma investigação no local de trabalho ou de uma estratégia sindical pode rapidamente tornar-se numa prova. 

A chave para uma implementação segura é identificar onde e como as ferramentas de reunião de IA introduzem exposição legal e estabelecer controlos práticos e ponderados antes de serem incorporados nas operações diárias. As secções abaixo descrevem as principais áreas de risco e as salvaguardas que os advogados internos devem abordar.

Principais áreas de risco

Registos comerciais permanentes e desafios de retenção
As transcrições, resumos e gravações gerados por IA podem ser considerados registos comerciais oficiais ao abrigo da política da empresa e da legislação aplicável. Como tal, podem estar sujeitos a obrigações de preservação para retenções de litígios ou investigações regulamentares, muitas vezes durante anos. Este facto pode aumentar significativamente os custos de armazenamento e, mais importante ainda, manter conversas sensíveis vivas muito para além da altura em que deveriam ter sido eliminadas. A não preservação ou a má gestão da eliminação pode desencadear acções de espoliação ou sanções regulamentares.

Risco de privilégio e confidencialidade
A gravação de conversas entre advogado e cliente, deliberações de RH ou auditorias internas pode inadvertidamente renunciar às proteções de privilégio, especialmente se os resultados forem compartilhados ou armazenados por terceiros. Muitos fornecedores de IA armazenam dados em infra-estruturas controladas pelo fornecedor e os termos contratuais padrão podem não reconhecer privilégios legais ou protecções de produtos de trabalho. Além disso, os fornecedores reservam-se frequentemente o direito de utilizar os dados dos clientes para treinar modelos de IA, aumentando o risco de expor estratégias confidenciais, aconselhamento jurídico e informações pessoais a públicos não intencionais.

Preocupações com a exatidão e a fiabilidade
As ferramentas automatizadas de transcrição e resumo carecem de julgamento humano e estão sujeitas a erros. Estas ferramentas podem identificar incorretamente os oradores, confundir nomes que soam de forma semelhante, omitir acrónimos ou termos técnicos, ou interpretar incorretamente as trocas de palavras quando várias pessoas falam ao mesmo tempo. Podem também captar comentários laterais, discussões de fundo ou pensamentos incompletos que nunca se pretendeu que fizessem parte do registo ou fossem sujeitos a escrutínio externo. Em caso de litígio, as entidades reguladoras ou as partes contrárias podem considerar os registos gerados pela IA como tendo mais autoridade do que as actas formais das reuniões, levantando questões de credibilidade e dificultando a correção de imprecisões, uma vez descobertas.

Efeito inibidor nas discussões
A divulgação ou conhecimento da gravação e transcrição activas pode alterar a dinâmica das reuniões. Os funcionários podem evitar levantar questões, desinfetar os seus comentários ou atrasar a escalada de problemas por receio de ficarem "registados". Este efeito inibidor pode dificultar a resolução proactiva de problemas, reduzir a franqueza nas discussões e, em última análise, afetar a governação.

Governação de dados e controlo de fornecedores
Os resultados das ferramentas de reunião de IA são normalmente armazenados e processados por fornecedores, muitas vezes em jurisdições com diferentes leis de privacidade. Os sistemas dos fornecedores podem seguir protocolos de segurança alternativos e padrões de encriptação que não se alinham com os requisitos organizacionais. Sem disposições contratuais robustas, as empresas podem não conseguir impedir a utilização secundária, incluindo a formação de modelos de IA, ou controlar a divulgação de conteúdos sensíveis. A participação em reuniões organizadas externamente com ferramentas de IA activas aumenta ainda mais a exposição, uma vez que o conteúdo pode ser registado, armazenado e divulgado fora do seu quadro de governação - e, portanto, fora do seu controlo.

Considerações práticas e salvaguardas

Definir limites claros de utilização
Implementar orientações claras sobre quando podem ser utilizadas as ferramentas de reunião de IA. Proibir a gravação ou transcrição em reuniões que envolvam advogados, investigações de RH, auditorias internas ou discussões estratégicas sensíveis. Considerar a inclusão de diretrizes que exijam a divulgação prévia aos participantes antes de qualquer ferramenta de IA ser activada, garantindo o consentimento e a consciencialização.

Exigir revisão humana antes da circulação
Desenvolver procedimentos para desativar a circulação automática de transcrições ou resumos de IA em bruto. Estabelecer um processo de revisão humana para verificar a exatidão, remover comentários informais ou linguagem sensível, e assegurar o alinhamento com o tom preferido da organização. Identifique claramente os registos revistos como "oficiais" e indique onde estão a ser utilizados os resultados gerados pela IA e que os resultados da IA são suplementares e não oficiais.

Atualizar processos de retenção e retenção legal
Integrar os resultados gerados pela IA nas programações de retenção de dados existentes, processos de retenção legal e protocolos de eliminação. Limitar o acesso a gravações e transcrições apenas a pessoal autorizado. Considerar o emprego de encriptação e outras medidas de segurança para proteger os dados armazenados.

Reforçar as salvaguardas contratuais do fornecedor
Realize a devida diligência antes de adotar ou expandir as soluções de reunião de IA. Os contratos devem confirmar a propriedade dos dados, a exclusão segura após o término e exigir a notificação de qualquer violação de dados ou solicitação de divulgação. Validar que as práticas de segurança do fornecedor cumprem as normas legais e regulamentares relevantes. Além disso, considere a possibilidade de proibir qualquer utilização secundária para formação em IA.

Educação e formação dos funcionários
A consciencialização é fundamental para mitigar a utilização indevida e o risco. Dê formação aos funcionários sobre a utilização correta das ferramentas de IA, as implicações legais das conversas gravadas e a importância do profissionalismo nas reuniões sujeitas a transcrição. Incentivar a escalada de quaisquer preocupações sobre gravações não autorizadas. Tornar as políticas de IA facilmente acessíveis aos funcionários e actualizá-las à medida que as tecnologias de IA evoluem.

Piloto antes da implementação generalizada
Teste primeiro as ferramentas de reunião de IA em ambientes de baixo risco, para que os potenciais problemas possam ser detectados antes de a tecnologia ser implementada em toda a empresa. As áreas jurídica, de conformidade, privacidade e RH devem fazer parte da equipa de avaliação desde o início.

A expansão das ferramentas de reunião de IA para as operações diárias exige uma supervisão ativa. As áreas de conformidade e jurídica devem definir a estrutura de como o conteúdo gerado pela IA é tratado, garantindo que a precisão, a consistência, a retenção e o privilégio não sejam comprometidos. Através de políticas de utilização claras, processos de retenção integrados, termos sólidos dos fornecedores e formação regular, as empresas podem adotar as capacidades de IA e evitar riscos desnecessários.