Recebeu uma notificação de violação da CPSC – e agora?

Todos os anos, a Comissão de Segurança dos Produtos de Consumo dos EUA (a «CPSC» ou «Comissão») utiliza o seu programa de vigilância das importações, pesquisa o mercado e analisa relatórios de consumidores e empresas, para identificar violações das leis federais, regulamentos e normas obrigatórias que aplica.¹ A CPSC emite milhares de «Notificações de Violação»,² identificando supostas violações e solicitando que o fabricante, importador ou retalhista destinatário tome determinadas medidas corretivas. 

Para muitas empresas do setor de produtos de consumo, receber uma Notificação de Violação (NOV) pode ser assustador. Mas, com a compreensão do objetivo e do processo da CPSC para NOVs e a implementação de certas práticas recomendadas, as empresas podem transformar o recebimento de uma NOV em uma oportunidade para construir um relacionamento com a CPSC e reforçar e fortalecer as práticas de conformidade existentes. Em última análise, ao responder a uma NOV, as empresas podem alcançar dois objetivos: (1) confirmar que apenas produtos seguros e em conformidade estão no mercado e (2) reduzir os riscos e responsabilidades comerciais.

Recebi uma NOV: o que é isso? 

Uma NOV (por vezes chamada de «Notificação de Não Conformidade» ou, nos portos de entrada, «Carta de Aviso») é emitida pelo Gabinete de Conformidade da CPSC, sob a autoridade investigativa e de fiscalização da Comissão.³ Cada NOV inclui normalmente dois componentes:⁴

1. Uma alegação de não conformidade, identificando a lei federal, regulamento e/ou norma obrigatória supostamente violada, como a Lei de Segurança de Produtos de Consumo, a Lei Federal de Substâncias Perigosas ou a Lei de Tecidos Inflamáveis; e
2. Ação corretiva solicitada, identificando as medidas que a CPSC deseja que sejam tomadas para remediar a alegada não conformidade, que podem incluir:
   • Corrigir a produção futura. A CPSC pode solicitar a uma empresa que corrija o projeto ou o processo de fabricação de um produto para eliminar um ou mais defeitos identificados ou atender a uma norma de segurança obrigatória, permitindo, ao mesmo tempo, a distribuição ou venda contínua do estoque atual nos Estados Unidos.
   • Apreensão de produtos. Os produtosnão podem entrar nos Estados Unidos nem ser distribuídos. A disposição final dos produtos apreendidos é determinada pela Alfândega e Proteção de Fronteiras dos EUA (CBP).
   • Liberação condicional dos produtos. Os produtosserão liberados condicionalmente para um armazém alfandegário designado, onde ficarão em quarentena e não poderão ser vendidos, distribuídos ou movimentados sem a aprovação prévia da CPSC. Os produtos devem então ser recondicionados de forma a tornarem-se conformes ou destruídos.
   • Recondicionamento. A empresa deve corrigiros produtos para que estejam em conformidade com os requisitos de segurança obrigatórios.
   • Destruição. A empresa deve destruir osprodutos às suas custas, de forma a torná-los inutilizáveis e descartá-los de acordo com as regulamentações ambientais. A destruição deve ser concluída em até 30 dias corridos e pode haver solicitações adicionais para verificação, como o envio de documentos ou consentimento para inspeção.
   • Interrupção da venda. A empresa deveinterromper imediatamentea venda, distribuição e importação do produto e corrigir toda a produção futura. A empresa também deve notificar os distribuidores e redes de retalho de que o produto viola os requisitos federais de segurança e que a distribuição e venda contínuas do produto violam a lei federal.
   • Interrupção das operações. A empresa deveinterromper as operações do produto em questão, o que pode incluir o encerramento das instalações onde o produto é fabricado.
   • Recall. A empresa deve retirar oproduto da distribuição e oferecer uma solução de recall sem custos, como reembolso ou substituição aos consumidores. A empresa também deve emitir imediatamente uma ordem de suspensão de vendas e enviar as informações solicitadas.

A maioria das violações identificadas entre 2016 e 2019 envolveu requisitos de rastreabilidade de rótulos (26%), chumbo em produtos infantis (20%) e requisitos de certificação por terceiros (11%).⁵

Recebi uma notificação de violação (NOV): quais são as minhas opções?

Nem todas as NOVs resultam em recolhimento, apreensão ou destruição do produto, seja solicitado pela CPSC ou não. Ao receber uma NOV, o destinatário tem duas opções de resposta: concordar ou contestar.⁶

Se o destinatário concordar com as conclusões da CPSC, a empresa pode aceitar a ação corretiva descrita na NOV ou negociar uma ação corretiva alternativa com a CPSC. A CPSC normalmente monitorará a implementação da ação corretiva e encerrará o caso assim que as ações forem implementadas de forma "adequada".

Se o destinatário decidir contestar as conclusões da CPSC e/ou a ação corretiva proposta, deve responder prontamente e indicar claramente os motivos de qualquer desacordo. Uma resposta rápida abrirá um diálogo com a CPSC e permitirá que a empresa responda a perguntas, corrija possíveis equívocos e evite falhas de comunicação. A empresa também pode solicitar uma audiência informal com o Gabinete de Conformidade, especialmente se as discussões chegarem a um impasse.

Embora às vezes seja claro, muitas vezes a decisão de como responder exige que a empresa considere vários fatores, alguns dos quais podem puxar a empresa em direções diferentes. De qualquer forma, o objetivo é duplo: (1) confirmar apenas produtos seguros e em conformidade no mercado e (2) reduzir os riscos e responsabilidades comerciais. Ao implementar as melhores práticas, os destinatários da NOV podem atingir ambos os objetivos.

Recebi uma notificação de violação (NOV): o que devo fazer? 

Ao avaliar uma NOV e determinar uma resposta adequada, as empresas devem contratar advogados experientes, compreender e avaliar todos os riscos e tomar medidas afirmativas para implementar as melhores práticas. Exemplos incluem:

• Responda imediatamente e com profissionalismo.Confirme o recebimento da notificação prontamente, agradeça à CPSC por trazer o assunto à sua atenção e indique que está a avaliar a questão alegada. Uma comunicação oportuna e respeitosa estabelece um tom produtivo.
• Designe um ponto de contacto central.Designe um responsável pela conformidade ou um advogado para comunicar com a CPSC sobre a NOV. Isso garante consistência e pontualidade, reduz o potencial de mal-entendidos e transmite disciplina organizacional.
• Implemente os seus planos de conformidade proativos e reativos.Programas e práticas de conformidadesólidosdevem implementar planos de conformidade proativos e reativos que incluem a revisão de novos produtos, a auditoria dos produtos existentes, a manutenção da documentação relevante e processos passo a passo para lidar com questões de segurança do produto. A implementação desses planos ajudará a avaliar os riscos de segurança reais e percebidos, bem como a não conformidade.
• Partilhe documentação relevante sobre conformidade. Forneça voluntariamente os relatórios de testes da CPSC, especificações do produto e registos de controlo de qualidade para comprovar os compromissos de segurança. Isso pode demonstrar conformidade, transparência e boa-fé.
• Envolva-se na resolução colaborativa de problemas.Ofereça soluções potenciais ou alternativas práticas. Demonstrar que leva a segurança a sério pode influenciar a perceção da CPSC sobre a sua empresa.
• Considere reuniões presenciais ou virtuais. Reunir-se com a equipa da CPSC pode humanizar a empresa e as pessoas que trabalham para resolver o problema, esclarecer rapidamente mal-entendidos e ajudar a estabelecer um relacionamento contínuo.
• Avalie a sua cultura de conformidade. Aproveiteesta oportunidade para avaliar as suas práticas atuais de conformidade, reforçar o que funciona bem e fortalecer quaisquer práticas que possam não ter funcionado como pretendido. Programas e práticas de conformidade sólidos promovem uma cultura de conformidade, priorizam a segurança em detrimento das vendas e incentivam a comunicação interna.

Ao adotar essas práticas recomendadas, as empresas podem demonstrar um envolvimento proativo e de boa-fé com a CPSC, construir um relacionamento, evitar mal-entendidos, reforçar e fortalecer as práticas de conformidade existentes e, por fim, reduzir os riscos e responsabilidades comerciais, diminuindo a possibilidade de produtos inseguros e não conformes entrarem no mercado e limitando possíveis interrupções futuras decorrentes de NOVs.

Para obter mais informações sobre como uma NOV pode afetar a sua empresa e as medidas que pode tomar para responder e reduzir o risco de receber uma NOV, entre em contacto com a equipa de Produtos de Consumo da Foley & Lardner. equipa de Produtos de Consumo.