Época festiva

Época festiva...

Provavelmente não pensa em conformidade com os recursos humanos quando ouve essa expressão. Mas o final de 2025 é um bom momento — mesmo no meio da época festiva — para olhar para trás e ver o que aconteceu, o que ainda precisa ser feito em 2025 e olhar para a frente, para 2026. 

Aqui estão algumas questões a considerar ao entrarmos no novo ano: 

1. Avalie as classificações de «casos limítrofes» para determinar se os funcionários estão corretamente classificados como «isentos» ou «não isentos». Pergunte se as funções de um determinado cargo sofreram alterações ao longo do ano, de modo que o funcionário já não cumpre os «critérios de funções». Confirme também se os limites salariais para funcionários isentos estão a ser cumpridos.
2. Tem um inventário completo e compreende onde os funcionários remotos estão a trabalhar e se existem requisitos legais estaduais específicos para funcionários que trabalham remotamente? É obrigado a pagar indemnização por acidente de trabalho ou subsídio de desemprego a esses funcionários remotos?
3. Os relatórios exigidos, tais como formulários EEO-1 e planos AAP, foram preenchidos e enviados?
4. Você usa IA no processo de contratação? Se sim, você está sujeito a alguma lei que rege a IA específica para a sua jurisdição?
5. Tem um bom conhecimento prático das leis laborais que foram promulgadas na sua jurisdição em 2025 e que já entraram ou entrarão em vigor em breve? Implementou políticas e sistemas para garantir a conformidade?
6. Está preparado para as novas leis que entrarão em vigor na sua jurisdição em 2026? Alguns estados serão mais ativos do que outros. Por exemplo, conforme já informamos, Minnesota tem uma nova lei de licença remunerada que entrará em vigor em 1 de janeiro de 2026, e o Colorado tem uma Lei de Seguro de Licença Familiar e Médica (FAMLI) passará a cobrir as internações dos filhos dos trabalhadores na UTI neonatal (unidade de terapia intensiva neonatal). Além das novas leis sobre licenças, os estados promulgaram novas leis com temas que vão desde negociações coletivas para trabalhadores temporários, expansão das leis de equidade salarial que exigem a divulgação de informações salariais (também conhecida como “transparência salarial”), ampliação da divulgação de dados salariais, o direito de recuperar o pagamento por formação se os funcionários saírem antes de um determinado prazo, restrições ou expansões da aplicação de cláusulas de não concorrência, restrições às disposições de não divulgação e não difamação em acordos de rescisão e requisitos para que as informações sejam publicadas e disponibilizadas aos funcionários. (Esta é uma lista não exaustiva.) Verifique no seu estado e município as leis recentemente promulgadas ou que entrarão em vigor em breve.
7. Verifique o salário mínimo no seu estado para 2026 e faça um orçamento para eventuais aumentos.
8. Audite a elegibilidade dos funcionários para trabalhar nos Estados Unidos. Em outras palavras, qual é a eficácia da sua conformidade com o I-9? Confirme se está sujeito a quaisquer requisitos do E-verify. Por exemplo, a legislatura da Flórida está a considerar HB 197, que, se aprovada, exigirá que todos os empregadores privados (independentemente do tamanho) utilizem o E-verify.
9. Se for prevista uma redução de pessoal, considere se os limites de notificação da Lei WARN estadual ou federal se aplicam e serão cumpridos. Reserve tempo suficiente para dar o aviso prévio necessário antes de implementar a RIF.
10. Considere realizar um estudo de remuneração para determinar a equidade salarial e a adequação ao mercado para funcionários e cargos.
11. Garantir a conformidade com as leis de privacidade, abrangendo privacidade de dados, monitoramento eletrônico de funcionários, notificações de violação de dados, consentimento para uso de imagens em sites e comunicações da empresa, etc.

A lista acima não tem como objetivo prejudicar a época festiva. É apenas um lembrete gentil de que os empregadores devem estar sempre cientes das leis atuais e futuras que regem empregadores e empregados. Cada estado e município terá diferenças, assim como as obrigações, mesmo entre setores ou tipos de empregadores. 

Mas todos os empregadores têm a obrigação de garantir o cumprimento do quadro jurídico e regulamentar em constante mudança no qual operam.

E, com isso, aproveite as férias!