NHTSA veröffentlicht vorgeschlagene Regelung zur Formalisierung ihres Whistleblower-Programms gemäß dem Motor Vehicle Safety Whistleblower Act
Am 14. April 2023 unternahm die National Highway Traffic Safety Administration (NHTSA) einen wichtigen Schritt zur Formalisierung ihres Whistleblower-Programms, indem sie einen Regelungsvorschlag (NPRM) veröffentlichte, um offiziell Vorschriften zu erlassen, die Anreize für Whistleblower schaffen sollen, Sicherheitsinformationen an die NHTSA weiterzugeben, und diesen Whistleblowern Schutz bieten sollen. Die NHTSA schlägt diese Bestimmungen im Rahmen der Befugnisse vor, die ihr durch den Motor Vehicle Safety Whistleblower Act (Whistleblower Act) übertragen wurden, der Teil des Fixing America's Surface Transportation (FAST) Act ist, den Präsident Obama im Dezember 2015 unterzeichnet hat.
Das Whistleblower-Gesetz erlaubt es der NHTSA, Prämien an Whistleblower zu zahlen, die originäre Informationen über mögliche Verstöße gegen das nationale Gesetz zur Verkehrssicherheit und Kraftfahrzeugsicherheit (Safety Act) und die im Rahmen des Safety Act erlassenen Vorschriften weitergeben. Tatsächlich zielte das FAST-Gesetz darauf ab, Anreize für Einzelpersonen zu schaffen, der NHTSA Informationen über Mängel an Kraftfahrzeugen, Verstöße gegen Vorschriften oder mutmaßliche Verstöße gegen Meldepflichten weiterzugeben, die zu einem unangemessenen Risiko für Tod oder schwere Körperverletzungen führen könnten. Whistleblower, die Originalinformationen über Verstöße gegen die Vorschriften der NHTSA weitergeben, können eine Belohnung in Höhe von 10 % bis 30 % aller zivilrechtlichen Strafen über 1 Million US-Dollar erhalten, die von dem verstoßenden Unternehmen gezahlt werden.
Um Anspruch auf die Prämie zu haben, muss der Hinweisgeber Originalinformationen vorlegen – Informationen, die aus unabhängigen Erkenntnissen oder Analysen stammen und dem US-Verkehrsministerium (U.S. DOT) oder der NHTSA noch nicht bekannt sind. Das Gesetz legt ferner fest, dass die Informationen nicht ausschließlich aus einer Behauptung in einem Gerichts- oder Verwaltungsverfahren oder einer anderen externen Quelle (wie einem Regierungsbericht oder einer Untersuchung oder einem Medienbericht) stammen dürfen.
Vor der Veröffentlichung des NPRM erhielt die NHTSA mehr als 150 Hinweise von Whistleblowern und vergab insbesondere im Zusammenhang mit zwei Vergleichsvereinbarungen Belohnungen an Whistleblower. Der NPRM betont, dass die Behörde über ein aktives, fortlaufendes Whistleblower-Programm verfügt, das auf den bestehenden gesetzlichen Schutz- und Prämienbestimmungen basiert und dass das Programm nicht von der Verkündung von Vorschriften abhängig ist. Während der Dauer des Regelungsverfahrens wird die NHTSA ihr bestehendes Programm fortsetzen und Whistleblower dazu ermutigen, Informationen an die Behörde zu übermitteln.
Der NPRM würde „Originalinformationen“ und verwandte Begriffe weit fassen, um Anreize für Whistleblower-Offenlegungen zu schaffen.
Im Rahmen des Whistleblower-Gesetzes definierte der Kongress "Originalinformationen" als Informationen:
- aus dem unabhängigen Wissen oder der Analyse einer Einzelperson abgeleitet werden;
- die der NHTSA aus keiner anderen Quelle bekannt sind (es sei denn, der Hinweisgeber ist die ursprüngliche Quelle); und
- die nicht ausschließlich aus einer Behauptung im Rahmen eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens, eines Regierungsberichts, einer Anhörung, eines Audits oder einer Untersuchung oder aus den Nachrichtenmedien stammen, es sei denn, der Hinweisgeber ist die Quelle der Informationen.
Der NPRM erklärt, dass die gesetzliche Definition von „Originalinformationen“ nicht erfordert, dass der Hinweisgeber „direkte Kenntnisse aus erster Hand über potenzielle Verstöße hat“. Nach der vorgeschlagenen Definition von „unabhängigen Kenntnissen“ können Hinweisgeber „unabhängige Kenntnisse“ über Informationen haben, selbst wenn diese Kenntnisse aus Fakten oder anderen Informationen stammen, die von Dritten übermittelt wurden. Die Behörde erkennt an, dass diese Auslegung von unabhängigen Kenntnissen auch Informationen umfassen könnte, die der Hinweisgeber durch Beobachtung oder Teilnahme an den Prozessen eines Herstellers zur Untersuchung, Identifizierung und Behebung möglicher Verstöße erlangt hat. Die NHTSA räumt ein, dass die Zulassung dieser Art von Informationen als „Umgehung oder Untergrabung der internen Prozesse des Unternehmens“ angesehen werden könnte. Angesichts dieser potenziellen Bedenken bittet die NHTSA um Stellungnahmen dazu, ob die Behörde solche Informationen ausschließen sollte. Die NHTSA erklärt jedoch, dass sie eine möglichst rasche Offenlegung befürwortet, da es „von entscheidender Bedeutung ist, dass die Behörde wichtige Sicherheitsinformationen so schnell wie möglich erhält“ und dass „Bemühungen um die künftige Einhaltung der Vorschriften frühere Gesetzesverstöße nicht aufheben“.
Der NPRM schlägt vor, bestimmte Kategorien von Informationen, die von Whistleblowern erhalten wurden, von der Prüfung auszuschließen.
In der NPRM stellt die NHTSA klar, dass sie beabsichtigt, bestimmte Kategorien von Informationen, die von Whistleblowern vorgelegt werden, von der Prüfung auszuschließen, darunter Informationen:
- Ausschließlich aus der vertraulichen Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant abgeleitet;
- ausschließlich aus Arbeitsergebnissen von Anwälten abgeleitet sind; oder
- Unter Verletzung von Bundes- oder Landesstrafgesetzen erlangt, wie von einem Gericht festgestellt.
In Bezug auf den dritten Ausschluss erkennt die NHTSA an, dass zum Zeitpunkt der Offenlegung gegenüber der Behörde möglicherweise noch nicht feststand, dass die Beschaffung der Informationen gegen ein Strafgesetz verstößt, und bittet um Stellungnahmen dazu, wie Whistleblower davon abgehalten werden können, Informationen unter Verstoß gegen das Strafrecht zu beschaffen. Im Gegensatz dazu schließt die NHTSA Informationen, die vom Whistleblower unter möglicher Verletzung gerichtlicher oder behördlicher Anordnungen offengelegt wurden, nicht kategorisch aus. Die NHTSA begründet dies damit, dass Beschränkungen in Schutzanordnungen, Vergleichsvereinbarungen oder anderen Vertraulichkeitsklauseln, die die Weitergabe von Informationen an die NHTSA verbieten, die private Prozessparteien in privaten Rechtsstreitigkeiten erhalten, gegen Regel 26 der Federal Rules of Civil Procedure (Bundesvorschriften für Zivilverfahren) und die öffentliche Ordnung verstoßen. Ebenso ist die NHTSA der Ansicht, dass Unternehmen, die Vertraulichkeitsvereinbarungen nutzen, um die Weitergabe von Informationen an die NHTSA zu verhindern, ebenfalls gegen die öffentliche Ordnung verstoßen. Dementsprechend würde der NPRM diese Informationen nicht ausschließen. Die NHTSA weist jedoch darauf hin, dass Whistleblower es vermeiden sollten, gegen eine rechtsverbindliche Anordnung oder Vertraulichkeitsvereinbarung zu verstoßen, ohne zuvor einen privaten Rechtsbeistand zu konsultieren.
Die NHTSA würde sich das Recht vorbehalten, von der gesetzlichen Verpflichtung abzuweichen, dass Mitarbeiter, die Missstände melden, Informationen an den Hersteller weitergeben müssen.
Das Whistleblower-Gesetz schreibt vor, dass Mitarbeiter, um für eine Belohnung in Frage zu kommen, zunächst interne Informationen melden müssen, wenn der Hersteller einen internen Meldemechanismus anbietet.Die NHTSA geht davon aus, dass sie Ausnahmen von der internen Meldepflicht von Fall zu Fall prüfen und die Gewährung von kategorischen Ausnahmen in Betracht ziehen wird:
- Für Mitarbeiter und Auftragnehmer anderer Hersteller; oder
- Wenn der Arbeitnehmer vernünftigerweise davon ausgeht, dass:
- Interne Meldungen führen zu Vergeltungsmaßnahmen.
- Jemand anderes hat die ursprünglichen Informationen bereits intern gemeldet.
- Die ursprünglichen Informationen sind bereits Gegenstand einer internen Untersuchung; oder
- Die Originalinformationen sind dem Hersteller anderweitig bekannt.
Durch die Verwendung eines Standards, der auf der begründeten Annahme des Mitarbeiters basiert und von Fall zu Fall bewertet wird, stellt die NHTSA sicher, dass sie über weitreichende Befugnisse verfügt, um von der gesetzlichen Verpflichtung abzuweichen, dass Whistleblower potenzielle Verstöße intern melden müssen, um Anspruch auf eine Belohnung zu haben. Die Position der NHTSA unterstreicht ihre Politik, die Offenlegung von Informationen im Interesse der Sicherheit zu befürworten.
Kommentare der Interessengruppen
Die 60-tägige Kommentierungsfrist für diesen NPRM endet am 13. Juni 2023. Da die NHTSA über ein laufendes Whistleblower-Programm verfügt, spiegeln die Auslegungen der gesetzlichen Begriffe und die in der Präambel des NPRM beschriebenen Richtlinien zur Förderung der Offenlegung wahrscheinlich einen Großteil der aktuellen Praktiken der Behörde wider. Hersteller und Branchenverbände sollten jedoch in Erwägung ziehen, Stellungnahmen einzureichen, um auf vorgeschlagene Definitionen und andere Bestimmungen einzugehen, die möglicherweise zur Einreichung leichtfertiger oder unbegründeter Anschuldigungen führen könnten. Schützt der Vorschlag beispielsweise die Hersteller angemessen vor unbegründeten Behauptungen ihrer Wettbewerber? Gibt der Vorschlag der NHTSA möglicherweise zu viel Befugnis, die unbegründete „Überzeugung” eines potenziellen Whistleblowers zu akzeptieren, dass er/sie Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt wäre, wenn die internen Prozesse des Unternehmens in Anspruch genommen würden? Und welche Konsequenzen hat der Vorschlag der Behörde, die Einreichung von Informationen über„potenzielle”Mängel, Nichtkonformitäten oder Verstöße aufzunehmen (wobei zu beachten ist, dass sich das Gesetz auf „Informationen über Mängel, Nichtkonformitäten oder Verstöße oder mutmaßliche Verstöße an Kraftfahrzeugen” bezieht)?
Hersteller sollten bedenken, dass die beste Verteidigung gegen zivilrechtliche Strafen (und Prämien für Whistleblower) darin besteht, eine Kultur der Fahrzeugsicherheit in ihren gesamten Organisationen zu fördern. Konsistente und klare Botschaften, dass Fahrzeugsicherheit Priorität hat, gepaart mit robusten internen Prozessen und Verfahren, die die Meldung und ordnungsgemäße Bewertung potenzieller Sicherheitsprobleme fördern, können das Risiko eines Herstellers in mehrfacher Hinsicht mindern, einschließlich des neu auftretenden Risikos im Zusammenhang mit dem Whistleblower-Programm der NHTSA.
Hersteller sollten außerdem sicherstellen, dass sie über interne Richtlinien verfügen, die einen klaren Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen (einschließlich Schutzmaßnahmen für Whistleblower, wie z. B. eine anonyme Meldemöglichkeit) für alle Personen bieten, die einen potenziellen Verstoß melden, sowie ein angemessenes Maß an Transparenz für den Meldenden (z. B. die Bestätigung, dass ein Problem vom zuständigen Sicherheitsteam untersucht wird). Diese Richtlinien und Botschaften sind wichtige Schritte zur Förderung dieser Kultur. Schließlich sollten alle Dokumente, die der Anwalts-Mandanten-Privilegierung unterliegen oder durch die Work-Product-Doktrin geschützt sind, ordnungsgemäß gekennzeichnet und aufbewahrt werden.
