5 Strategien für den Erfolg in einer ausgelagerten Lieferkette

Beschaffungsorganisationen werden zunehmend damit beauftragt, Outsourcing-Initiativen zu leiten, um die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu verbessern, Kosten zu optimieren und Innovationen voranzutreiben. Die Chancen, die sich durch das Outsourcing verschiedener Funktionen der Lieferkette bieten, sind unbestreitbar. 

Von der Planung und Produktion bis hin zur Lagerung und zum Transport können ausgelagerte Anbieter Zugang zu spezialisiertem Fachwissen, skalierbaren Kapazitäten und fortschrittlicher Technologie bieten, aber auch Risiken mit sich bringen. Eine proaktive Planung und Steuerung der rechtlichen, betrieblichen und finanziellen Risiken, die mit einer ausgelagerten Lieferkette verbunden sind, hilft den Verantwortlichen für die Lieferkette, strategisch zu handeln, um den Wert zu maximieren und häufige Fallstricke zu vermeiden.

1. Führen Sie eine gründliche Due Diligence-Prüfung potenzieller Outsourcing-Anbieter durch.

Zu Beginn eines Beschaffungsprozesses stehen in der Regel Kosten und Leistungsfähigkeit im Vordergrund, was auch richtig ist. Allerdings warten Kunden oft zu lange, bevor sie eine gründliche Due Diligence-Prüfung potenzieller Outsourcing-Anbieter durchführen. Beschaffungsorganisationen sollten diese Sorgfaltsprüfungen von Anfang an durchführen, um spätere Überraschungen oder Verzögerungen zu vermeiden. Dies kann durch formelle Mittel erfolgen, wie z. B. eine Informationsanfrage (RFI) im Vorfeld einer vollständigen Ausschreibung (RFP) oder durch andere Sorgfaltsprüfungen, bei denen folgende Themen berücksichtigt werden:

§ Finanzielle Stabilität: Überprüfen Sie geprüfte Finanzdaten, öffentliche Unterlagen, Bonitätsbewertungen und die Kapitalstruktur.

§ Sicherheit und Compliance: Überprüfung der OSHA-/WMS-Aufzeichnungen, Ermittlung und Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Standards (z. B. FDA und ISO 13485 für Medizinprodukte) sowie Validierung von Arbeits- und Umweltstandards.

§ Cybersicherheit: Führen Sie eine Cybersicherheits-Due-Diligence-Prüfung durch, einschließlich aller bisherigen Vorfälle im Bereich Datensicherheit und der Einhaltung von Rahmenwerken wie NIST oder ISO 27001.

§ Subunternehmer:Verlangen Sie die Offenlegung der beabsichtigten Nutzung von verbundenen Unternehmen und Subunternehmern. Kritische Drittanbieter sollten frühzeitig identifiziert und in die Sorgfaltspflicht einbezogen werden.

§ Aktuelle Kundenreferenzen: Bitten Sie darum, direkt mit mehreren aktuellen Kunden sprechen zu dürfen, und bitten Sie um ehrliche Antworten in Bezug auf die Umstellung, die Zuverlässigkeit der Dienstleistungen und das Beziehungsmanagement.

§ Versicherungsschutz: Stellen Sie einen ausreichenden Versicherungsschutz sicher, dessen Arten und Beträge den jeweiligen Risiken entsprechen.

2. Kritische rechtliche Anforderungen in die Ausschreibung aufnehmen

Rechtliche Bestimmungen sollten zu Beginn des Beschaffungsprozesses ausgearbeitet und direkt in jede Ausschreibung für Outsourcing-Dienstleistungen aufgenommen werden – und nicht erst nach Beginn (oder schlimmer noch: nach Abschluss) der Verhandlungen über Preis und Leistungsanforderungen. Werden die erforderlichen Vertragsbedingungen nicht frühzeitig festgelegt, sind Bieter dazu verleitet, ihre Lösung – und ihre Preisgestaltung – als Reaktion auf vermeintlich „neue” Anforderungen zu ändern, wenn die rechtlichen Bedingungen eingeführt werden. Dies verzögert die Beschaffung, verringert die Verhandlungsmacht und löst eine Reihe von laufenden Preisänderungen aus, die die Absicht einer formellen Ausschreibung untergraben. Um eine solide Grundlage zu schaffen:

§ Fügen Sie eine „erforderliche Vereinbarung“ als Teil der Ausschreibung bei. Die erforderliche Vereinbarung sollte den vollständigen Outsourcing-Vertrag mit den vom Kunden bevorzugten rechtlichen Bedingungen enthalten, und die Bieter sollten verpflichtet werden, mit ihrem vorgeschlagenen Aufschlag zu antworten.

§ Bietern untersagen, ihre eigenen Standardvertragsbedingungenals Teil ihres Angebotseinzureichen, und klarstellen, dass keine vom Lieferanten vorgegebenen Bedingungen berücksichtigt werden.

§ Ebensoist es Bietern untersagt, auf bestehende Vereinbarungenzwischen den Parteienhinzuweisen oder sich darauf zu berufen. Historische Vereinbarungen oder solche ohne Outsourcing-Fokus mindern den Wert, der durch einen effektiven Beschaffungs- und Lieferantenauswahlprozess erzielt werden kann.

§ Verlangen Sie von den Bietern, Einwände gegen rechtliche Bestimmungenkonkret und schriftlichzu formulieren, und machen Sie deutlich, dass die Angabe „N/A“ (nicht zutreffend) oder „Unacceptable“ (inakzeptabel) als nicht zutreffend angesehen wird.

3. Daten, integrierte Systeme und geistiges Eigentum identifizieren und schützen

Jedes moderne Outsourcing in der Lieferkette stützt sich in hohem Maße auf Technologie und erfordert die Integration und Interoperabilität zwischen Kunden-, Outsourcer- und Drittanbieterumgebungen. Outsourcing hat oft eine transformative Komponente, die zur Schaffung neuen geistigen Eigentums (IP) führen kann. Um eine Lösung optimal anzupassen, Daten, Informationen und Technologie-Assets zu schützen und die erforderlichen IP- und Eigentumsrechte sicherzustellen, sollten Sie Folgendes beachten:

Identifizieren Sie Daten und Systeme, die von einer Auslagerung betroffen sein könnten, bevor die Ausschreibung veröffentlicht wird, und legen Sie Standards für die zulässige Datenverarbeitung und den Systemzugriff, das Eigentum an Daten und die Datenlizenzierung/Rechte Dritter an Daten fest.

Identifizieren Sie notwendige Integrationen und Abhängigkeitenmit den Systemen des Outsourcers und von Drittanbietern. Tun Sie dies vor der Veröffentlichung der Ausschreibung und überprüfen Sie beides vor der Unterzeichnung und während der Übergangsphase.

Identifizieren Sie das neue geistige Eigentum, dasim Rahmen des Outsourcingsin das Unternehmen eingeführt oder für dieses entwickelt wird, und legen Sie sowohl in den Vertragsbedingungen als auch während der Lösungsgespräche klare Erwartungen hinsichtlich der Entwicklung, Pflege und Eigentumsverhältnisse des neuen geistigen Eigentums fest.

§ Stellen Sie sicher, dass operative Ergebnisse (z. B. Berichte, Betriebsanleitungen, Handbücher, SOPs und andere Beiträge zur Betriebsumgebung des Kunden) entweder Eigentum sind oder ausreichend lizenziert sind, sodass keine Einschränkungen hinsichtlich der weiteren Verwendung derselben Betriebsstandards und Dokumentationen bestehen, wenn das Outsourcing endet.

§ Wenn ein Outsourcer ein neues System in die Umgebung des Kunden einführt,muss klar sein, wie der Kundeam Ende des Outsourcingsaus dem System herausgeführt wird– sei es durch die Übernahme der Funktion ins eigene Haus oder durch den Wechsel zu einem anderen Anbieter.

4. Vertrag über Konsistenz und Transparenz unter veränderten Umständen

Lieferketten unterliegen naturgemäß Schwankungen aufgrund interner und externer Faktoren – und sind idealerweise auch dafür ausgelegt. Outsourcing-Anbieter nutzen diese natürlichen Schwankungen oft als Gelegenheit, um neue Gebühren einzuführen. Dies mindert die Effektivität des Outsourcings und kann zu einer Störung der Geschäftsbeziehung führen. Um zu vermeiden, dass Sie mit Kleinbeträgen übervorteilt werden, sollten Sie Folgendes beachten:

§ Nehmen Sie „Sweep Language“ in die rechtlichen Bestimmungen auf, um klarzustellen, dass Aktivitäten nicht ausdrücklich im Vertrag aufgeführt sein müssen, um als Teil der Outsourcing-Dienstleistungen erforderlich zu sein – Aktivitäten, die für die Lösung unverzichtbar und notwendig sind, müssen als Teil der Dienstleistungen enthalten sein – und zwar ohne zusätzliche Kosten.

§ Stellen Sie sicher, dass das Outsourcing alle Funktionen abdeckt, die intern oder durch bestehende Anbieter über einen angemessenen Rückblickzeitraumausgeführt werden. In der Regel beträgt dieser Zeitraum 13 bis 18 Monate, wobei die Art der ausgelagerten Funktionen, saisonale Schwankungen und andere Geschäftszyklen den angemessenen Zeitraum bestimmen sollten.

§ Klare Unterscheidung zwischen Aktivitäten, die Teil des „Business as usual“ (BAU) sind, oder anderweitig „einmalige Initiativen“(NRI)darstellen,um festzustellen, ob bestimmte Aktivitäten in den ausgelagerten Dienstleistungen enthalten sind oder diese ergänzen.

§ Vermeiden Sie zu weit gefasste Formulierungen in Bezug auf Annahmen, Abhängigkeiten und Validierungen,die häufig von Outsourcern verwendet werden.

§ Von Outsourcing-Anbietern verlangen, dass sie angemessene Sorgfalt walten lassen,um sicherzustellen, dass sie die Schwankungen verstehen, die mit dem Geschäftsbetrieb und der Lieferkette selbst verbunden sind, und diese in der vorgeschlagenen Lösung berücksichtigen.

5. Erstellen Sie Outsourcing-Verträge, die Störungen und Streitigkeiten vorhersehen und regeln.

Outsourcing erfordert, dass der Lieferant in die Organisation des Kunden eintritt, mit dessen Personal und Drittanbietern zusammenarbeitet und die Erreichung der Geschäftsziele vorantreibt. Daher ist ein robustes Rahmenwerk für das Beziehungsmanagement erforderlich. Jede ausgefeilte Vereinbarung enthält Kündigungsrechte, formelle Streitbeilegungsmechanismen, Entschädigungen und Versicherungsschutz, aber dies sind letztendlich nur Notfallmaßnahmen. Das Outsourcing der Lieferkette ist eine wichtige Geschäftsfunktion und erfordert Vertragsbedingungen, die die fast unvermeidlichen Konflikte, die im Laufe der Beziehung auftreten werden, besser vorhersehen und berücksichtigen. Konzentrieren Sie sich auf Instrumente wie:

§ Leistungsmanagement: Vor der Veröffentlichung der Ausschreibung sollten Servicelevels und Leistungskennzahlen intern (oder gemeinsam mit den bestehenden Anbietern) festgelegt, überprüft und gemessen werden. Die Servicequalität und -konsistenz ist oft ein wichtiger Maßstab für den Erfolg oder Misserfolg eines Outsourcings. Daher sollten Servicelevels ergebnisorientiert sein und sich an den geschäftlichen Anforderungen orientieren.

§ Governance: Outsourcing erfordert mehr als nur einen Kundenbetreuer. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für das Beziehungsmanagement, Eskalationswege und eine kontinuierliche strukturierte Geschäftsüberprüfung.

§ BC/DR-Planung:Es müssen robuste Business Continuity/Disaster Recovery (BC/DR)-Pläne sowie regelmäßige Tests und Berichte über die Ergebnisse vorgeschrieben werden. Stellen Sie sicher, dass die BC/DR-Pläne und -Praktiken des Outsourcers mit dem Geschäft und den Standards des Kunden für dessen Betrieb übereinstimmen. 

§ Rechte zurückhalten: Kunden müssen möglicherweise sicherstellen, dass ein Vertragsbruch behoben wird, ohne dass sie die Beziehung beenden möchten (oder dies möglich ist). Die Gewährleistung fairer Rechte für den Kunden, Gebühren proportional zum Umfang und zur Dauer eines wesentlichen Vertragsverstoßes des Outsourcers zurückzuhalten, bietet einen Weg zur Abhilfe, der keine Kündigung erfordert.

Unternehmen können durch Outsourcing transformative Vorteile erzielen – vorausgesetzt, diese Maßnahmen werden strategisch und wohlüberlegt durchgeführt. Die größten Vorteile ausgelagerter Lieferketten kommen Fachleuten aus den Bereichen Beschaffung, Recht und Betrieb zugute, die das Wertpotenzial ausschöpfen und gleichzeitig potenzielle Risiken identifizieren und minimieren können.

Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Supply & Demand Chain Executive im Dezember 2025.