Was jedes multinationale Unternehmen über … die Durchführung internationaler interner Untersuchungen wissen sollte
Die Durchführung effektiver grenzüberschreitender interner Untersuchungen ist für Unternehmen, die weltweit mit immer komplexeren regulatorischen Rahmenbedingungen konfrontiert sind, wichtiger denn je. Angesichts der verschärften Kontrollen durch Aufsichtsbehörden und unterschiedlicher Rechtsrahmen erfordert die Durchführung interner Untersuchungen Präzision, kulturelles Bewusstsein und ein tiefgreifendes Verständnis der verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen. Fehler bei internen Untersuchungen können Unternehmen weiteren rechtlichen, reputationsbezogenen und finanziellen Risiken aussetzen. Durch die Durchführung gründlicher, gut gemanagter Untersuchungen können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, Risiken mindern und das Vertrauen der wichtigsten Stakeholder stärken.
Warum eine interne Untersuchung durchführen?
Interne Untersuchungen sind das Instrument, mit dem ein Unternehmen, das Vorwürfe wegen Fehlverhaltens erhält, den Sachverhalt ermitteln und gegebenenfalls geeignete Abhilfemaßnahmen entwickeln kann. Gemäß der Bewertung von Compliance-Programmen für Unternehmen (ECCP) des US-Justizministeriums ist „ein Kennzeichen eines gut konzipierten Compliance-Programms das Vorhandensein eines effizienten und vertrauenswürdigen Mechanismus, mit dem Mitarbeiter anonym oder vertraulich Vorwürfe wegen vermuteten oder tatsächlichen Fehlverhaltens melden können“. Das ECCP weist Staatsanwälte an, „die Prozesse des Unternehmens zur Bearbeitung solcher Beschwerden zu bewerten, einschließlich der Weiterleitung von Beschwerden an die zuständigen Mitarbeiter, der zeitnahen Durchführung gründlicher Untersuchungen und geeigneter Folgemaßnahmen und Disziplinarmaßnahmen“. Interne Untersuchungen sind somit ein grundlegender Bestandteil eines wirksamen Compliance-Programms für Unternehmen.
Wie man effektive Ermittlungen durchführt
Zunächst einmal entsprechen die Grundprinzipien einer erfolgreichen internationalen Untersuchung denen einer soliden internen Untersuchung. Durch die Einhaltung von vier Schlüsselprinzipien können Unternehmen die Komplexität internationaler Untersuchungen konsistent und effektiv bewältigen:
- Unabhängigkeit bedeutet, dass Ermittler frei von äußeren Einflüssen oder Vorurteilen arbeiten müssen. Die entscheidende Frage bei der Bewertung der Unabhängigkeit lautet: Wie würde Ihre Wahl des Ermittlers und Ihre Entscheidung über die Aufsicht über die Ermittlungen von jemandem wahrgenommen werden, der in der Lage ist, Ihre Ergebnisse anzufechten?
- Objektivität/Fairness bedeutet, dass die Untersuchungsergebnisse auf Fakten und nicht auf vorgefassten Meinungen beruhen. Unternehmen und Ermittler müssen sich fragen, ob sie Berichte/Vorwürfe fair und objektiv bewerten und Untersuchungen fair und objektiv durchführen. Denken Sie daran, dass schwerwiegende Vorwürfe in „unbedeutenden” Beschwerden untergehen können.
- Gründlichkeit garantiert, dass alle relevanten Informationen berücksichtigt werden, was zu fundierten und belegten Ergebnissen und Schlussfolgerungen führt. Die Untersuchungsverfahren müssen auf die Art der Anschuldigung zugeschnitten sein, sollten jedoch so umfassend wie nötig sein, um alle relevanten Fakten vollständig und fair aufzudecken. Die Berücksichtigung aller potenziellen Zielgruppen und deren jeweiliger Wahrnehmung der Gründlichkeit Ihrer Verfahren kann dabei helfen, zu beurteilen, ob zusätzliche Verfahren durchgeführt werden sollten.
- Vertraulichkeit schützt sensible Informationen, fördert ein sicheres Umfeld für die Meldung von Bedenken und gewährleistet die Integrität vertraulicher Materialien und Prozesse. Zu Beginn einer Untersuchung ist es wichtig zu überlegen, ob Sie möglicherweise das Recht auf Vertraulichkeit in Bezug auf den Untersuchungsprozess und dessen Ergebnis geltend machen möchten. Zu Beginn und während der gesamten Untersuchung müssen Maßnahmen ergriffen werden, darunter auch die Wahrung der Vertraulichkeit. Zu soliden Untersuchungstechniken gehören die Einholung unabhängiger, unverfälschter Darstellungen der Fakten von Zeugen und die Vermeidung der Vernichtung von Beweismitteln.
Interne Untersuchungen sind immer eine Herausforderung. Internationale oder grenzüberschreitende Untersuchungen erhöhen den Schwierigkeitsgrad noch weiter. Im Folgenden werden fünf wichtige Schritte und bewährte Verfahren für die effektive Durchführung internationaler interner Untersuchungen vorgestellt, die sicherstellen, dass Unternehmen diese komplexen Probleme mit Integrität und Transparenz bewältigen können.
1. Sichere gute Rechtsberatung im Land
Die Beauftragung eines sachkundigen lokalen Rechtsberaters ist für internationale Ermittlungen von entscheidender Bedeutung, da dieser über ein tiefgreifendes Verständnis der Rechtslage, kulturellen Nuancen und spezifischen Vorschriften der jeweiligen Gerichtsbarkeit verfügt. Lokale Rechtsberater können sich in komplexen Gesetzen zurechtfinden, die sich von denen des Heimatlandes des Unternehmens unterscheiden, und so die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und rechtliche Risiken minimieren. Dank ihrer Kenntnisse der lokalen Gepflogenheiten und Praktiken können sie Ermittlungsstrategien entwickeln, die sowohl effektiv als auch kulturell angemessen sind und die Zusammenarbeit mit lokalen Behörden und Interessengruppen fördern. Darüber hinaus trägt lokales Fachwissen dazu bei, die Interessen des Unternehmens zu wahren, indem es Beratung zu rechtlichen Risiken bietet und während des gesamten Prozesses Vertraulichkeit gewährleistet. Letztendlich stärkt der Einsatz lokaler Anwälte die Integrität und Effektivität der Untersuchung und ermöglicht es Unternehmen, Probleme auf globaler Ebene erfolgreicher anzugehen.
Ein guter Ausgangspunkt sind unsere Partnerunternehmen im Concilium Compliance, Investigations & Defense Network, die Unternehmenskunden vertrauenswürdige Spezialisten zur Verfügung stellen.
2. Beachten Sie die Datenschutzgesetze
Die Berücksichtigung von Datenschutzgesetzen bei internationalen internen Untersuchungen ist entscheidend für die Gewährleistung der Compliance und den Schutz der Integrität der Untersuchung. Die Datenschutzgesetze in den USA unterscheiden sich sowohl in ihrem Ansatz als auch in ihrem Geltungsbereich erheblich von den Datenschutzgesetzen anderer Länder. Der rechtliche Rahmen der USA ist durch ein Flickwerk aus Bundes- und Landesgesetzen gekennzeichnet, die sich eher auf branchenspezifische Vorschriften als auf einen umfassenden nationalen Standard konzentrieren. Das bedeutet, dass der Datenschutz je nach Branche sehr unterschiedlich sein kann, mit Gesetzen wie dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) für das Gesundheitswesen und dem California Consumer Privacy Act (CCPA) für Verbraucherdaten.
Im Gegensatz zu den Datenschutzgesetzen der USA sehen Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union und das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (PIPL) in China strengere Kontrollen für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten vor. Diese Unterschiede können zahlreiche Auswirkungen auf interne Untersuchungen haben. Beispielsweise muss die Anordnung einer Aufbewahrungspflicht zur Sicherung von Daten während einer Untersuchung nach den Vorschriften einiger Rechtsordnungen bewertet werden, die eine Minimierung der Speicherung personenbezogener Daten vorschreiben. Ebenso muss die in internen Untersuchungen im Inland übliche Praxis der Überprüfung von E-Mails von Mitarbeitern unter Berücksichtigung der in einigen Rechtsordnungen geltenden Schutzbestimmungen für persönliche Nachrichten von Mitarbeitern berücksichtigt werden, selbst wenn es sich um vom Unternehmen verwaltete E-Mail-Systeme handelt.
Auch die Übertragung von Daten ist ein sensibles Thema: Die PIPL verlangt ähnlich wie die DSGVO die ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen vor der Verarbeitung ihrer Daten, schreibt die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten vor und legt detaillierte Regeln für grenzüberschreitende Datenübertragungen fest. Außerdem sieht sie strenge Strafen für Verstöße vor, was die Notwendigkeit unterstreicht, dass Unternehmen dem Datenschutz Priorität einräumen müssen. Die Vorschriften in China spiegeln einen eher zentralistischen und staatlich gelenkten Ansatz wider, der sich sowohl auf den Schutz der Privatsphäre des Einzelnen als auch auf die nationale Sicherheit konzentriert und globale Unternehmen vor zusätzliche Compliance-Herausforderungen stellt.
Das Ignorieren oder Missverstehen ausländischer Datenschutzgesetze kann erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen, darunter Geldstrafen und Sanktionen. Das Letzte, was ein Ermittler tun sollte, ist, seinen Kunden oder seiner Firma neue Probleme zu bereiten. Informieren Sie sich und halten Sie sich an die Regeln.
3. Privilegienfragen berücksichtigen
Die Regeln zum Anwaltsgeheimnis unterscheiden sich zwischen den USA und vielen anderen Ländern erheblich, was zu unterschiedlichen Schutzmaßnahmen für die Kommunikation mit Anwälten führt. In den USA ist das Anwaltsgeheimnis eine solide Doktrin, die die Vertraulichkeit der Kommunikation zwischen Mandanten und ihren Anwälten schützt und einen offenen und ehrlichen Dialog fördert, der für eine wirksame Rechtsvertretung unerlässlich ist. Dieses Privileg erstreckt sich in der Regel auf alle Kommunikationen, die zum Zweck der Rechtsberatung erfolgen, und schützt im Allgemeinen interne Untersuchungen, die von oder auf Anweisung von Anwälten durchgeführt werden, wenn der Zweck der Untersuchung darin besteht, dem Mandanten Rechtsberatung zu leisten.
Viele Länder legen jedoch eine engere Auslegung des Anwaltsgeheimnisses zugrunde oder bieten nur begrenzten Schutz. In Deutschland beispielsweise wird das Anwaltsgeheimnis zwar anerkannt, ist jedoch nicht absolut und gilt nicht immer für die Durchsuchung der Mandantenakten eines Anwalts im Rahmen einer möglichen Vollstreckungsmaßnahme. Im Jahr 2017 durchsuchte ein Münchner Staatsanwalt die Büros von Jones Day, dem Rechtsbeistand der Volkswagen AG, um Dokumente im Zusammenhang mit deren internen Ermittlungen zu beschlagnahmen. Das Bundesverfassungsgericht bestätigte dies und bekräftigte den begrenzten Umfang des Anwaltsgeheimnisses in solchen Fällen.[1] In Indien hingegen gilt das Anwaltsgeheimnis gemäß dem indischen Beweisrecht nicht für Unternehmensjuristen – Gerichte behandeln Unternehmensjuristen als Teil der Unternehmensleitung und nicht als unabhängige Rechtsberater; daher sollten externe Anwälte hinzugezogen werden, um das Anwaltsgeheimnis bei Ermittlungen zu wahren.
Unternehmen, die international tätig sind und internationale Ermittlungen durchführen, müssen diese unterschiedlichen Standards für das Zeugnisverweigerungsrecht sorgfältig beachten, um den Schutz ihrer Kommunikation und ihrer Arbeitsergebnisse zu gewährleisten, die sie vertraulich behandeln möchten. Wenn es hingegen den Anschein hat, dass das Zeugnisverweigerungsrecht nicht greift, sollte der Ermittlungsplan entsprechend angepasst werden, beispielsweise indem die Ermittlungen in verschiedene Teile in unterschiedlichen Gerichtsbarkeiten unterteilt werden.
4. Das eigentliche Problem erkennen
Für amerikanische Unternehmen, die sich mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften befassen, ist es von entscheidender Bedeutung, Beschwerden von Whistleblowern große Aufmerksamkeit zu schenken. Diese Beschwerden liefern oft wichtige Erkenntnisse über mögliche Gesetzesverstöße und dienen als Frühwarnsystem für interne Probleme, die sonst möglicherweise unentdeckt bleiben würden. Durch die schnelle und gründliche Bearbeitung dieser Beschwerden können Unternehmen verhindern, dass kleinere Verstöße zu größeren Skandalen eskalieren, und so ihren Ruf schützen und erhebliche rechtliche Sanktionen vermeiden.
Bei der Bewertung von Beschwerden aus anderen Ländern, insbesondere von Personen, deren Muttersprache nicht Englisch ist oder die aus einem anderen kulturellen Kontext stammen, ist Vorsicht geboten. Übersehen oder ignorieren Sie schwerwiegende Compliance-Bedenken nicht, nur weil sie mit leichtfertigen oder persönlichen Angriffen vermischt sind. Unserer Erfahrung nach ist es nicht ungewöhnlich, dass schwerwiegende Probleme mit allgemeiner Kritik am Management oder an Kollegen vermischt sind.
5. Bereiten Sie sich auf Strafverfolgungsmaßnahmen während der Ermittlungen vor.
Die Vorgehensweisen der Strafverfolgungsbehörden variieren stark zwischen den einzelnen Gerichtsbarkeiten und können erhebliche Auswirkungen auf eine interne Untersuchung haben. Betrachten Sie die folgenden Beispiele:
- Schweden: Schwedische Staatsanwälte leiten Ermittlungen, erheben Anklage und vertreten die Anklage vor Gericht. Schweden hat noch kein System der Strafzumessungsverhandlungen eingeführt.[2] Angeklagte werden häufig in Untersuchungshaft genommen, und das schwedische Recht sieht keine zeitliche Begrenzung für die Untersuchungshaft vor.[3] Extrem lange Untersuchungshaft ist eher die Ausnahme, aber bei besonders komplizierten Ermittlungen ist eine Untersuchungshaft von über einem Jahr keine Seltenheit.[4]
- Japan: Das japanische Rechtssystem legt großen Wert auf eine enge Zusammenarbeit zwischen Strafverfolgungsbehörden und Justiz, wobei sich die Polizei stark auf Geständnisse stützt, um Verurteilungen zu erreichen. Angeklagte werden häufig in Untersuchungshaft genommen, und Inhaftierte können während der Untersuchungshaft keine Kaution beantragen. Nach der Anklage liegt die Verurteilungsquote bei über 99 %.[5] Dies steht in starkem Kontrast zum kontradiktorischen System der USA, in dem Angeklagte mehr Rechte haben, darunter das Recht zu schweigen und das Recht auf einen Rechtsbeistand.
Diese Unterschiede können interne Untersuchungen erheblich beeinflussen, insbesondere wenn die Ergebnisse den US-Aufsichtsbehörden offengelegt werden müssen, aber in einem anderen Land zu Verhaftungen oder Anklagen führen könnten. Halten Sie immer einen Notfallplan bereit und bereiten Sie sich darauf vor, wie unterschiedliche Rechtssysteme den Verlauf Ihrer Untersuchung beeinflussen könnten.
Schlussfolgerung
Durch die Einhaltung dieser Grundprinzipien und die ständige Information über sich ändernde globale Vorschriften können Unternehmensjuristen ihre Unternehmen sicher durch komplexe Untersuchungen führen.
Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu diesem Artikel haben, wenden Sie sich bitte an einen der Autoren oder Ihren Anwalt bei Foley & Lardner. Wenn Sie über zukünftige Aktualisierungen zum Thema „Was jedes multinationale Unternehmen wissen muss“ über die Geschäftstätigkeit in der heutigen komplexen Welt des internationalen Handels informiert werden möchten, melden Sie sich bitte für unseren zweiwöchentlichen E-Mail-Newsletter an. Klicken Sie hier, um sich anzumelden.
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[1] Verfassungsbeschwerden gegen die Durchsuchung einer Anwaltskanzlei im Zusammenhang mit dem „Diesel-Abgasskandal“ erfolglos, Bundesverfassungsgericht (6. Juli 2018), https://www.bundesverfassungsgericht.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/EN/2018/bvg18-057.html.
[2] Die Rolle eines Staatsanwalts, Schwedische Staatsanwaltschaft (zuletzt aufgerufen am 30. September 2024), https://www.aklagare.se/en/the-role-of-a-prosecutor/.
[3] Elin Hofverberg, FALQs: Schwedens Gesetze zur Untersuchungshaft, Blogs der Library of Congress (15. August 2019), https://blogs.loc.gov/law/2019/08/falqs-swedens-pre-trial-detention-laws/.
[4] Ebenda.
[5] Anklageschrift, US-Botschaft und Konsulate in Japan (zuletzt aufgerufen am 30. September 2024), https://jp.usembassy.gov/services/indictment/.
