Das neue Gesetz über bezahlten Urlaub in Minnesota ist da: Was Arbeitgeber vor dem 1. Januar 2026 tun müssen
Im Jahr 2023 erließ Minnesota ein Gesetz zur Schaffung eines landesweiten Programms für bezahlten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen (das "Programm"), das am 1. Januar 2026 in Kraft treten soll. Mit dem Gesetz wurde ein staatlich verwaltetes Versicherungsprogramm eingeführt, das durch Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge finanziert wird. Mit dieser Änderung reiht sich Minnesota in eine wachsende Zahl von Staaten ein, die ähnliche Programme auf staatlicher Ebene einführen.
Überblick über das Programm
Im Rahmen des Programms können anspruchsberechtigte Arbeitnehmer folgende Leistungen in Anspruch nehmen:
- bis zu 12 Wochen bezahlte Beurlaubung aus gesundheitlichen Gründen für ihre eigene schwere Erkrankung;
- bis zu 12 Wochen bezahlter Urlaub aus familiären Gründen, z. B. zur Betreuung eines neuen Kindes, zur Pflege eines Familienmitglieds mit schwerem Gesundheitszustand, bei bestimmten militärischen Erfordernissen und bei Sicherheitsurlaub im Zusammenhang mit häuslicher Gewalt; und
- maximal 20 Wochen kombinierter Urlaub pro Leistungsjahr.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Kosten des Programms in Form von Prämien auf die Löhne der Arbeitnehmer. Die Arbeitgeber müssen mindestens 50 % der Prämie übernehmen und können den Rest der Prämie vom Lohn der Arbeitnehmer abziehen. Das Programm bietet Unternehmen, die bereits über bezahlten Urlaub verfügen, die Möglichkeit, die Genehmigung zu beantragen, anstelle des staatlichen Programms einen privaten Plan zu nutzen, sofern die privaten Leistungen gleichwertig oder besser sind.
Wichtige Schritte für Arbeitgeber vor dem 1. Januar 2026
Da das Datum des Inkrafttretens am 1. Januar 2026 näher rückt, sollten die Arbeitgeber damit beginnen, sich auf das Programm vorzubereiten.
- Staatlicher oder gleichwertiger privater Plan - empfohlen bis 15. November 2025
Die Arbeitgeber sollten entscheiden, ob sie es vorziehen, am staatlichen Plan teilzunehmen, oder ob sie ihre Verpflichtungen lieber mit einem gleichwertigen privaten Plan erfüllen möchten, der dem staatlichen Programm entspricht oder darüber hinausgeht und die Arbeitnehmer nicht mehr kostet, als sie im Rahmen des staatlichen Plans einzahlen müssten. Letzteres erfordert (i) eine jährliche Erneuerung, (ii) eine jährliche Gebühr von 500 Dollar auf der Grundlage der Mitarbeiterzahl, (iii) und eine Bürgschaft oder eine Versicherungspolice. Reicht ein Arbeitgeber seinen Antrag nach dem 15. November 2025 ein, kann der entsprechende Plan frühestens am 1. April 2026 beginnen. - Festlegung der Prämienverteilung
Die Arbeitgeber sollten auch entscheiden, welcher Anteil des Prämiensatzes vom Arbeitgeber gezahlt und welcher Anteil vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen werden soll. Für das Jahr 2026 beträgt der Prämiensatz 0,88 % des steuerpflichtigen Lohns eines Arbeitnehmers[1]. Der Satz wird jährlich festgelegt, darf 1,2 % des steuerpflichtigen Lohns eines Arbeitnehmers nicht überschreiten und wird für einzelne Arbeitgeber nicht auf der Grundlage der Inanspruchnahme des Programms durch ihre Arbeitnehmer angepasst. Für das Jahr 2026 sind die Arbeitgeber für mindestens 0,44 % (d. h. 50 % der Prämie) verantwortlich, und die Arbeitnehmer zahlen zwischen 0,00 und 0,44 % der Prämie, solange der Abzug nicht dazu führt, dass der Lohn eines Arbeitnehmers unter den Mindestlohn fällt. - Benachrichtigung der Arbeitnehmer - erforderlich bis zum 1. Dezember 2025
Arbeitgeber müssen Plakate zum bezahlten Urlaub am Arbeitsplatz in Englisch und jeder anderen Sprache aushängen, die von fünf oder mehr Arbeitnehmern oder unabhängigen Auftragnehmern gesprochen wird. Darüber hinaus müssen die Arbeitgeber ihre Mitarbeiter[2] in deren Muttersprache über das Programm für bezahlten Urlaub informieren - einschließlich der vom Arbeitgeber festgelegten Prämienzuweisungen. Diese Mitteilung kann in Form eines physischen Exemplars zum Lesen und Unterschreiben oder virtuell über ein Lohnabrechnungssystem übermittelt werden. Die Arbeitgeber müssen sich den Erhalt der Mitteilung von den Arbeitnehmern schriftlich oder elektronisch bestätigen lassen. - Vorbereitung auf die vierteljährliche Lohnberichterstattung
Schließlich müssen die Arbeitgeber darauf vorbereitet sein, vierteljährlich Lohnberichte einzureichen. In den meisten Fällen müssen die Arbeitgeber keine zusätzlichen Schritte unternehmen, um diese Anforderung zu erfüllen, da der Staat das bestehende System der Arbeitslosenversicherung (UI) zur Erfassung der Lohndaten für bezahlten Urlaub nutzen wird. Wenn alle Arbeitnehmer in der Arbeitslosenversicherung versichert sind, wird das derzeitige UI-Konto des Arbeitgebers automatisch in ein gemeinsames UI- und Paid Leave-Konto umgewandelt, und die vierteljährlichen Lohndatenberichte (die bereits eingereicht werden) werden nun sowohl für die Arbeitslosenversicherung als auch für Paid Leave verwendet.
Nächste Schritte für Arbeitgeber
Bis zum Jahresende 2025 sollten die Arbeitgeber in Minnesota mit ihren Anwälten zusammenarbeiten, um die Teilnahme am Plan, die Beitragsverteilung und die Einhaltung der Anforderungen des Programms für bezahlten Urlaub zu bestimmen, damit die Einhaltung bis zum 1. Januar 2026 gewährleistet ist.
[1] Für kleine Arbeitgeber (Arbeitgeber mit 30 oder weniger Beschäftigten) gilt ein geringerer Beitragssatz von 0,66 %.
[2] Neue Arbeitnehmer, die nach dem 1. Dezember 2025 eingestellt werden, müssen die individuelle Mitteilung innerhalb von 30 Tagen nach der Einstellung erhalten.
