Los registros de tiempo «precisos» deben ser realmente precisos.
A veces es importante volver a lo básico y refrescar nuestros conocimientos sobre temas que ya son bien conocidos por los profesionales de recursos humanos. En esta época de confusión, especialmente en lo que respecta a la prueba salarial de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), que se aplica y se suspende continuamente, vale la pena revisar los registros de control horario que los empleadores están obligados a mantener con respecto a los empleados no exentos. A pesar de las claras directrices del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL), los empleadores cometen errores.
El Departamento de Trabajo exige a los empleadores que conserven la siguiente información:
- Nombre completo y número de la seguridad social del empleado
- Dirección, incluyendo código postal
- Fecha de nacimiento, si es menor de 19 años
- Sexo y ocupación
- Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado.
- Horas trabajadas cada día
- Total de horas trabajadas cada semana laboral
- Base sobre la que se pagan los salarios de los empleados (por ejemplo, «9 dólares por hora», «440 dólares a la semana», «a destajo»).
- Tarifa salarial por hora normal
- Ganancias totales diarias o semanales por tiempo normal
- Ganancias totales por horas extras durante la semana laboral
- Todas las adiciones o deducciones del salario del empleado.
- Total de salarios pagados en cada período de pago
- Fecha de pago y período de pago cubierto por el pago.
El Departamento de Trabajo ha creado una exención al punto 7 (registro del total de horas trabajadas) para los empleados que trabajan con horarios fijos. Según la normativa aplicable, para cumplir los requisitos de la exención, un empleado que trabaje con un horario fijo debe indicar por escrito que ha cumplido estrictamente dicho horario. Además, en las semanas en las que el empleado trabaje más o menos horas de las previstas, deberá anotar el número exacto de horas trabajadas cada día y cada semana. Sin embargo, recurrir a esta excepción conlleva muchos riesgos. A menudo ocurre que el tiempo de trabajo real de un empleado se desvía de la norma y que el empleado o el empleador pasan por alto o no son conscientes de la necesidad de documentar la desviación. Además, no todos los estados se adhieren a esta excepción.
Los empleadores pueden registrar las horas trabajadas de cualquier manera que sea completa y precisa. Por ejemplo, se permite utilizar un reloj registrador; la observación de un cronometrador, como un supervisor; o mediante hojas de asistencia presentadas por el empleado.
Se debe prestar especial atención a registrar con precisión el tiempo de los puestos que a menudo se pasan por alto, como los empleados que trabajan desde casa.
¿Por qué es importante mantener registros de tiempo precisos que, en todos los aspectos, cumplan con los mandatos de las regulaciones? La respuesta es simple: además de enfrentar sanciones del Departamento de Trabajo, los registros inadecuados aumentan el riesgo de exposición a demandas por salarios y horas trabajadas, y la responsabilidad por no pagar los salarios devengados. Los empleadores son responsables de mantener registros de tiempo completos y precisos. El incumplimiento de esta obligación favorecerá las reclamaciones de los empleados por salarios impagos.
