Las regulaciones definitivas permiten a los empleadores reembolsar a los empleados los gastos derivados de la contratación de una póliza de seguro médico individual.

Mensaje para llevar

A partir del 1 de enero de 2020, los empleadores pueden apartar fondos antes de impuestos en un acuerdo de reembolso de gastos médicos (HRA, por sus siglas en inglés) que los empleados pueden utilizar para pagar las primas y otros gastos relacionados con la contratación de una póliza de seguro médico individual (conocidos como «HRA de cobertura individual» o «ICHRAs»), si se cumplen determinadas condiciones. Las regulaciones definitivas publicadas recientemente (que se pueden consultar aquí) revierten la orientación anterior de la Ley de Cuidado de Salud Asequible (ACA) que prohibía a los empleadores reembolsar las primas de los seguros médicos individuales (excepto en circunstancias limitadas). 

Implicaciones

Como comentamos cuando se publicaron las regulaciones propuestas (consulte nuestros artículos aquí y aquí), estas regulaciones definitivas podrían indicar un cambio en el mercado de la cobertura sanitaria proporcionada por los empleadores, pasando de los planes de salud colectivos tradicionales a un enfoque de contribución definida similar al 401(k). Las regulaciones definitivas ofrecen al empleador la opción de no ofrecer un plan de salud colectivo tradicional y, en su lugar, aportar una cantidad definida a una ICHRA (Cuenta de Reembolso de Gastos Médicos Individuales) con carácter anual; el empleado podría entonces utilizar los fondos de la ICHRA para adquirir cualquier póliza de seguro médico individual que desee a través del mercado gubernamental o del mercado privado de seguros individuales. 

Podría decirse que esto podría proporcionar a los empleadores un nuevo método de contención de costes para ayudar a combatir el aumento del coste de la cobertura médica principal para los empleados y permitir a los empleadores descargar las importantes responsabilidades administrativas asociadas a la gestión de un plan de salud colectivo tradicional. Aunque parece que el principal público objetivo de estas regulaciones son los empleadores más pequeños, esto podría ser algo que los empleadores más grandes podrían querer explorar en el futuro, especialmente porque las regulaciones finales anticipan que una oferta de cobertura ICHRA podría satisfacer plenamente el mandato del empleador de la ACA (como se analiza más adelante). 

Fondo

Una HRA es un plan de salud basado en una cuenta financiado exclusivamente con aportaciones del empleador que se utiliza para reembolsar determinados gastos médicos incurridos por los empleados elegibles y sus dependientes.  A excepción de ciertas HRA mantenidas por pequeños empleadores que cumplen requisitos específicos (conocidas como «HRA de pequeños empleadores calificados» o «QSEHRA»), las directrices de la ACA no permitían a los empleadores mantener una HRA para reembolsar el coste de las pólizas de seguro individuales. Como se ha señalado, estas regulaciones finales eliminan esta prohibición y permiten expresamente las ICHRA, siempre que el empleador cumpla las condiciones que se establecen a continuación. 

Condiciones requeridas

Las regulaciones finales son muy detalladas y contienen varias condiciones que un empleador debe cumplir para mantener una ICHRA. A continuación se presenta un resumen de las condiciones más importantes. 

• Una ICHRA debe ofrecerse en las mismas condiciones dentro de cada categoría de empleados. Las regulaciones permiten a los empleadores establecer ciertas «clases» específicas dentro de su fuerza laboral para fines de ICHRA. Si un empleador ofrece una ICHRA a una clase específica de empleados, la ICHRA debe estar disponible para cada empleado dentro de esa clase en los mismos términos y condiciones (sujeto a ciertas excepciones por edad y tamaño de la familia, como se explica a continuación). Las clases específicamente permitidas por las regulaciones de ICHRA son:
  
  
  • Estatus de tiempo completo
  • Estatus de tiempo parcial
  • Condición de asalariado
  • Estatus no asalariado (es decir, por horas)
  • Estacional
  • Empleados cubiertos por un convenio colectivo
  • Extranjeros no residentes sin ingresos en EE. UU.
  • Los empleados que no hayan cumplido el período de espera del plan de salud colectivo.
  • Empleados temporales de empresas de selección de personal
  • Ubicación principal del lugar de trabajo (basada en la misma zona de calificación de seguros, según la definición de la ACA)

  Las clases se determinan a nivel del empleador según el derecho consuetudinario, por lo que los grupos controlados definidos por el IRS pueden ignorarse a efectos de determinar la población de la clase.

  En términos generales, la cantidad que un empleador aporta a una ICHRA debe ser la misma para todos los empleados de una misma categoría. Sin embargo, se pueden hacer ciertas excepciones debido a la edad del empleado y/o el tamaño de su familia. Un empleador puede optar por aumentar de manera uniforme la cantidad que aporta a un ICHRA en función del aumento de la edad del empleado y/o del número de personas a su cargo. Sin embargo, en el caso de los aumentos de las aportaciones basados en la edad, la cantidad máxima disponible para el empleado participante de más edad no puede ser superior al triple de la cantidad disponible para el empleado participante más joven.      

   

• Un empleado no puede ser elegible tanto para un plan de salud colectivo como para un ICHRA.El empleador no puede ofrecer tanto un plan de salud colectivo como un ICHRA a la misma categoría de empleados. Los empleadores que decidan ofrecer cobertura de plan de salud colectivo a una categoría de empleados y cobertura ICHRA a otra categoría deben asegurarse de que la categoría de empleados a la que se ofrece el ICHRA cumpla los siguientes requisitos mínimos de tamaño de categoría:
  
  
  • Para los empleadores con menos de 100 empleados, el tamaño mínimo de la clase es de 10 empleados.
  • Para los empleadores con entre 100 y 200 empleados, el tamaño mínimo de la clase es el 10 % de los empleados del empleador.
  • Para los empleadores con más de 200 empleados, el tamaño mínimo de la clase es de 20 empleados.

  Estos requisitos de tamaño de clase solo se aplican a clases basadas en la condición de tiempo completo frente a tiempo parcial, asalariado frente a no asalariado (es decir, por hora) o ubicación geográfica (si la ubicación es más pequeña que un estado). Además, el tamaño de la empresa a efectos de los requisitos mínimos de tamaño de clase se basa en el empleo de derecho consuetudinario y no en un grupo controlado. Y existe una norma especial para los nuevos empleados que permite a un empleador que ya haya ofrecido un plan de salud colectivo a una clase de empleados mantener a esos empleados y ofrecer un ICHRA a todos los nuevos empleados contratados en esa clase a partir del 1 de enero de 2020.

   

• Los empleados deben estar inscritos en una cobertura médica individual o en Medicare, y el empleador debe acreditar la inscripción y los gastos médicos. La cobertura ICHRA solo se puede ofrecer a los empleados que estén realmente inscritos en una cobertura médica individual que proporcione prestaciones médicas importantes o Medicare, y, por lo general, el empleado debe inscribirse en dicha cobertura en el plazo de 60 días antes del primer día del año del plan ICHRA. Además, el empleador debe contar con procedimientos razonables para verificar la inscripción de los empleados en la cobertura médica individual y sus gastos médicos. El empleador debe obtener anualmente la verificación de la inscripción del empleado en la cobertura médica individual (bastará con una declaración del empleado). Además, el empleador debe exigir una justificación cada vez que un empleado solicite el reembolso de los gastos médicos a la ICHRA. Los departamentos del Tesoro, Trabajo y Salud y Servicios Humanos han publicado conjuntamente modelos de formularios de declaración anual y continua para utilizar con estos fines (que se encuentran aquí).

   

• El empleador debe mantener y distribuir un aviso anual. El empleador debe proporcionar una notificación anual a los empleados al menos 90 días antes del inicio del año del plan (y para los nuevos empleados contratados durante el año del plan, a más tardar en la fecha en que la cobertura del ICHRA entre en vigor por primera vez para el nuevo empleado). La notificación debe cumplir determinados requisitos de contenido y debe distribuirse siguiendo las normas de distribución establecidas por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL). El DOL ha publicado un modelo de notificación que los empleadores pueden personalizar y utilizar (disponible en aquí).

   

• La ICHRA debe otorgar a los empleados el derecho a renunciar a ella anualmente. Los empleados deben tener la oportunidad de renunciar a la cobertura de la ICHRA al menos una vez al año y al término de su relación laboral.

Mandato del empleador de la ACA (Sección 4980H)

Como se señaló en un artículo anterior de Foley (que se encuentra aquí), el IRS publicó un aviso en 2018 (que se encuentra aquí) en el que se analizaba la elaboración de directrices que permitirían a los empleadores cumplir plenamente con la obligación del ACA al tiempo que ofrecían ICHRA. 

Nota informativa: En términos generales, la obligación del empleador establecida por la ACA impone dos requisitos para evitar posibles sanciones fiscales: (1) ofrecer cobertura sanitaria al menos al 95 % de los empleados a tiempo completo (y sus dependientes); y (2) ofrecer una cobertura sanitaria «asequible» que proporcione un «valor mínimo» a cada empleado a tiempo completo (los términos están definidos por la ACA y se analizan con más detalle en estas actualizaciones anteriores). 

Las regulaciones finales ya han confirmado que la oferta de cobertura ICHRA por parte del empleador cumple con el requisito de ofrecer cobertura médica a efectos del mandato del empleador, con el fin de satisfacer el primer requisito descrito anteriormente. Las regulaciones finales no emitieron normas definitivas sobre cómo un empleador puede ofrecer una cobertura médica «asequible» que proporcione un «valor mínimo» a través de una ICHRA, pero el IRS tiene la intención de hacerlo pronto, después de considerar los comentarios realizados en respuesta a su aviso de 2018 sobre este tema. Esperamos que el resultado final sea que los empleadores puedan cumplir plenamente con la obligación del empleador sin patrocinar un plan de salud grupal tradicional. 

Un plan ICHRA sigue siendo un plan de prestaciones sociales ERISA.

Las regulaciones finales establecen que las pólizas de seguro médico individuales adquiridas por los empleados no estarían sujetas a la ley ERISA si el empleador cumple con ciertos requisitos. Sin embargo, es importante señalar que un plan ICHRA sigue siendo un plan de bienestar ERISA, al igual que cualquier otro plan de bienestar ERISA. Los empleadores deben cumplir con sus responsabilidades generales de la ley ERISA con respecto a un plan ICHRA, como mantener y distribuir una descripción resumida del plan, así como presentar el formulario anual 5500 del Departamento de Trabajo (si el plan no cumple los requisitos para la excepción de planes pequeños).

COBRA

No hay ninguna excepción especial a COBRA, por lo que COBRA se aplica como lo haría a cualquier otro plan de salud colectivo. Aplicando las normas COBRA ya existentes, la normativa definitiva señala que el hecho de que una persona no mantenga su cobertura sanitaria individual no daría lugar a una oferta de continuación de la cobertura COBRA (ya que no se trata de un evento que cumpla los requisitos); sin embargo, el cese en el empleo o la reducción de horas (por ejemplo) darían lugar a una oferta de continuación de la cobertura COBRA si ello supusiera la pérdida de la cobertura ICHRA.

Requisitos para ser elegible para una HSA

Si un empleado decide inscribirse en una cobertura médica individual que sea un plan médico con deducible alto, la cobertura ICHRA no le impedirá mantener una cuenta de ahorros para gastos médicos (HSA), siempre que la ICHRA solo se pueda utilizar para reembolsar a los empleados las primas (y no también para reembolsarles otros gastos médicos elegibles). La normativa permite a un empleador ofrecer tanto un ICHRA compatible con una HSA (es decir, «solo prima») como un ICHRA que no sea compatible con una HSA a los empleados de la misma categoría.    

Conclusión

Los empleadores interesados en adoptar un plan ICHRA a partir del 1 de enero de 2020 deben comenzar a prepararse pronto, de modo que dispongan de tiempo suficiente para reunir todos los documentos necesarios, incluidos el aviso del plan, la descripción resumida del plan, las certificaciones de justificación y otros materiales, antes del inicio del año del plan.

Es posible que algunas grandes empresas prefieran esperar hasta que se publiquen las normas definitivas relativas al cumplimiento de la obligación de los empleadores establecida por la ACA. Estas normas podrían ser fundamentales para el éxito de los ICHRA en el caso de las grandes empresas. Si las normas definitivas ofrecen opciones administrativamente viables para que las grandes empresas cumplan plenamente con la obligación de los empleadores, es posible que los ICHRA tengan un gran impacto en el futuro en el ámbito de las grandes empresas. Publicaremos otro artículo de Foley una vez que dispongamos de las normas definitivas relativas al cumplimiento de la obligación de los empleadores establecida por la ACA.