¿Podemos patrocinar dos planes 401(k)?

Nuestros clientes nos hacen esta pregunta muy a menudo. A veces, la respuesta es un «sí» rotundo, y en otros casos, la respuesta es un «quizás». A continuación se presentan tres preguntas y respuestas típicas que destacan los escenarios más comunes en los que surge esta pregunta.

Pregunta n.º 1: Vamos a abrir unas instalaciones no sindicalizadas en otro estado y la estructura de costes de esas nuevas instalaciones debe mantenerse al mínimo para que sean rentables. ¿Podemos establecer un plan 401(k) independiente para los empleados de las nuevas instalaciones con una contribución equivalente inferior a la que ofrecemos en el plan 401(k) que cubre al resto de nuestros empleados?

Respuesta n.º 1: QUIZÁS; depende de si ambos planes pueden superar una «prueba de cobertura».

En su forma más básica, la prueba de cobertura compara el porcentaje de empleados que no reciben una remuneración elevada (NHCE) que son elegibles para el plan con el porcentaje de empleados que reciben una remuneración elevada (HCE) que son elegibles para el plan. En general, si el resultado de un plan es de al menos el 70 % (cuando se comprueba todos los días del año), entonces el plan supera la prueba.

Supongamos que el empleador que hizo la pregunta emplea a un total de 340 NHCEs y 32 HCEs. Según el plan 401(k) principal, 300 de los NHCEs y 30 de los HCEs son elegibles para participar. Según el nuevo plan 401(k), los 40 NHCEs y 2 HCEs restantes serán elegibles.  Así es como se desarrollaría la prueba de cobertura:

Dado que el resultado de ambos planes es superior al 70 %, ambos superan la prueba. En este caso, entonces, estaría bien mantener dos planes 401(k) separados.

Tenga en cuenta los siguientes puntos importantes:

• Como puede ver, el resultado de las pruebas depende de los datos demográficos de los empleados cubiertos por cada plan.
• En general, esta prueba debe realizarse anualmente.  
• El hecho de que los empleados estén contratados por entidades corporativas independientes no suele suponer ninguna diferencia. En general, las entidades vinculadas por una participación del 80 % se consideran un único empleador, lo que significa que todos los empleados de esas entidades vinculadas deben tenerse en cuenta en las pruebas. Además, determinadas entidades que no están vinculadas por la propiedad, como una empresa de servicios de gestión y la entidad para la que presta servicios, se tratan como un único empleador. Por lo tanto, asegúrese de consultar con un abogado especializado en ERISA para asegurarse de que está contando a los empleados correctos en las pruebas.
• El ejemplo anterior es una versión excesivamente simplificada de la prueba. En realidad, hay muchas más reglas que deben tenerse en cuenta para realizar la prueba correctamente. Incluso hay una segunda prueba diferente que puede utilizar si no supera esta «sencilla». El objetivo del ejemplo es simplemente destacar que es posible tener varios planes 401(k) si sus números cuadran.
• Estas mismas reglas se aplican teóricamente a un número ilimitado de planes. Podría tener 15 planes 401(k) diferentes, siempre y cuando cada uno de ellos supere la prueba de cobertura.

Pregunta n.º 2: Acabamos de comprar una empresa que tiene su propio plan 401(k). ¿Podemos mantener ese plan para los empleados de la entidad adquirida, mientras seguimos manteniendo nuestro plan 401(k) para todos los demás?

Respuesta n.º 2: SÍ, durante un periodo de tiempo limitado, y después, QUIZÁS. Existe una norma transitoria especial en el Código de Rentas Internas que le permite mantener el plan 401(k) de la empresa adquirida durante el año de la adquisición y todo el año siguiente (el «periodo de transición») sin tener que preocuparse por realizar la prueba de cobertura, siempre y cuando:

• Cada plan superó la prueba de cobertura antes de la adquisición, y
• No cambie significativamente la cobertura de ninguno de los planes durante el período de transición. Por lo tanto, tenga cuidado cuando los empleados con remuneraciones elevadas de la entidad adquirida intenten convencerlo de que los traslade a su plan 401(k) principal; cambiar la cobertura de los planes de esa manera casi con toda seguridad lo descalificaría para utilizar esta regla de transición.

Una vez finalizado el periodo de transición, como habrás adivinado, para seguir manteniendo planes separados, debes asegurarte de que ambos planes superen las pruebas de cobertura, tal y como se describe en la pregunta y respuesta n.º 1.

Pregunta n.º 3: Nuestro sindicato acaba de negociar en su nuevo convenio colectivo la inclusión de un plan 401(k), pero tiene normas diferentes (por ejemplo, un periodo de elegibilidad diferente y una contribución paralela del empleador diferente) a las normas de nuestro plan 401(k) habitual. ¿Puedo crear un plan 401(k) independiente para este grupo sindical?

Respuesta n.º 3: Sí. No hay ningún problema en tener un plan 401(k) para los empleados sindicados y otro plan 401(k) diferente para los empleados no sindicados. De hecho, si hay cinco sindicatos diferentes, se pueden establecer cinco planes diferentes para cada grupo sindical. Los empleados sindicados no se tienen en cuenta en la prueba de cobertura, por lo que siempre es posible tener planes diferentes para los empleados sindicados.

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