Comprobación del cumplimiento del plan 401(k) nº 5: Mantener a los partícipes del plan 401(k) fuera de la caja de objetos perdidos

En la edición del mes pasado de la Comprobación del cumplimiento del plan 401(k), hablamos de la variedad de notificaciones típicas que un plan 401(k) debe enviar a los partícipes del plan. En el Compliance Check de este mes, nos centramos en la cuestión de cómo gestionar una situación en la que el plan 401(k) no puede contactar con un partícipe del plan, es decir, los "partícipes perdidos".

¿Por qué es importante este tema?

Como patrocinador de un plan 401(k), usted tiene numerosas responsabilidades fiduciarias. Sin embargo, desde la perspectiva del Departamento de Trabajo (DOL), quizá no haya ninguna más fundamental que la de garantizar que los partícipes reciban a tiempo las distribuciones de sus cuentas del plan 401(k). Estas distribuciones pueden adoptar la forma de pagos a la edad normal de jubilación, reembolsos de saldos pequeños o distribuciones mínimas obligatorias.   

En los últimos años, el Departamento de Trabajo ha incrementado sus actividades de cumplimiento en el ámbito de los partícipes desaparecidos. En particular, a través de su proceso de auditoría, el DOL ha presionado a los patrocinadores del plan para que localicen a los partícipes desaparecidos con derecho a recibir distribuciones del plan 401(k), o se enfrenten a sanciones sustanciales. Para animar a los patrocinadores de planes a tomar medidas proactivas para localizar a los partícipes desaparecidos, el DOL publicó orientaciones sobre la localización de partícipes desaparecidos en forma de "Mejores prácticas". No todos los elementos de las orientaciones del DOL serán viables o apropiados. Sin embargo, la aplicación y la documentación de los que sí lo sean demostrarán que se toma en serio esta cuestión de cumplimiento si se ve sometido a un examen del DOL.

Haga clic aquí para obtener más información sobre las directrices del Departamento de Trabajo.

Pero, ¿tenemos realmente un problema?

Es muy posible que tenga un problema de partícipes desaparecidos si ha observado que antiguos empleados han alcanzado la edad de jubilación, pero no han solicitado ni empezado a recibir distribuciones del plan. Otra señal de un posible problema es la existencia de información de contacto inexacta o incompleta en sus archivos, ya sea en formato electrónico o en papel. Por último, puede tener un problema si acumula más de unos pocos envíos de correo devueltos y cheques no cobrados.

Hace falta un pueblo

Como dice el refrán, hace falta un pueblo... . El mismo planteamiento se aplica a la aplicación de prácticas para identificar a los participantes que faltan. Dependiendo del tamaño de su empresa y de su plantilla, puede ser necesario que el personal de beneficios, recursos humanos, nóminas, servicios administrativos (por ejemplo, servicios de correo) y tecnología de la información, junto con el responsable de los registros del plan, se aseguren de que la información de contacto de los antiguos empleados está actualizada. Los cambios en la información de contacto deben coordinarse y compartirse en toda la empresa y con el responsable de los registros del plan.   

Ejemplos de buenas prácticas del DOL

El Departamento de Trabajo ha identificado cerca de 30 mejores prácticas de amplio alcance para los patrocinadores de planes que deseen abordar el problema de los partícipes ausentes. Basándose en la guía de mejores prácticas del DOL, puede decidir considerar lo siguiente:

"Medidas "preventivas

1. Ponerse en contacto periódicamente con los afiliados en activo y jubilados para confirmar o actualizar sus datos de contacto, como la dirección particular y profesional, los números de teléfono (incluidos los móviles) y los datos de los familiares más próximos o de contacto en caso de emergencia.
2. Durante los procesos de salida de los empleados, confirme o actualice la información de contacto y haga hincapié en la importancia de garantizar que el plan dispone de información de contacto precisa en todo momento.
3. Compruebe otros registros del plan de prestaciones y de la empresa para obtener información de contacto de los participantes. Por ejemplo, es posible que los registros de nóminas o el plan de salud colectivo dispongan de información actualizada.
4. Cuando facilite información sobre el plan (como informes anuales resumidos, declaraciones de los participantes y resúmenes de modificaciones importantes), incluya un texto (quizás en negrita o resaltado) que pida al destinatario que facilite información de contacto actualizada.
   

   Consejos: 

   • Simplifique el proceso: por ejemplo, facilite un número de teléfono gratuito, la dirección de correo electrónico de la persona de contacto, portales web internos o formularios con sobres autodirigidos. 
   • Asegúrese de que hay una persona designada responsable de compartir la información de contacto actualizada con la persona encargada de realizar las actualizaciones en los departamentos de prestaciones, recursos humanos y nóminas, así como con el responsable de los registros del plan.
   • Designe a un representante de la empresa (tal vez un responsable del cumplimiento de los controles internos) para que supervise o audite periódicamente el proceso de actualización de la información de contacto de los participantes, con el fin de garantizar que dicha información es correcta y coherente en toda la empresa y con el responsable de los registros del plan.&
     
     
5. Exija que los representantes del servicio del plan 401(k) que respondan a las preguntas de los partícipes incluyan, como parte de su guión, una solicitud de confirmación de la información de contacto. Esto puede ser especialmente importante si el saldo del plan 401(k) del partícipe incluye importes transferidos del plan de una empresa adquirida/fusionada. Del mismo modo, el sitio web de acompañamiento podría configurarse de forma que se pidiera al participante que confirmara la información de contacto antes de continuar.
   

   Consejo:

   • Considere la posibilidad de negociar una cláusula en el acuerdo de servicios de mantenimiento de registros que aborde su papel y obligación de cooperar en el proceso de participantes desaparecidos (teniendo en cuenta, por supuesto, que la localización de los participantes desaparecidos es, en última instancia, responsabilidad de la empresa). 
     
     
6. Establecer un proceso entre los departamentos de servicios administrativos y de recursos humanos/beneficios de la empresa, junto con el encargado de los registros del plan, para investigar con prontitud el correo no entregado a los participantes del plan y los cheques de distribución no cobrados.
   

   Consejos: 

   • Delegar en un representante de la empresa la responsabilidad de revisar una lista de cheques de distribución no cobrados y tomar medidas para localizar al destinatario previsto de acuerdo con la práctica de localización de participaciones desaparecidas de la empresa.   
   • Identifique a otro representante de la empresa para que supervise o audite periódicamente el proceso. 

Ideas fuera de lo común ("Manéjese con cuidado")

1. Utilizar las redes sociales para ponerse en contacto con una persona puede ser útil. Sin embargo, debe tener en cuenta que la información de contacto en las redes sociales puede no ser fiable. No hay garantías de que el mensaje llegue al destinatario. Incluso si se recibe el mensaje, la persona puede ignorarlo por considerarlo una estafa. O puede que un malintencionado reciba el mensaje y trate de recibir fraudulentamente la distribución del plan del partícipe desaparecido.
2. Póngase en contacto con los beneficiarios o los contactos de emergencia que consten en los archivos de la empresa (por ejemplo, cónyuge o hijos). Tenga en cuenta que hay circunstancias en las que una persona no quiere ser localizada, quizá por motivos de seguridad personal. En consecuencia, estas personas pueden mostrarse reacias a compartir información de contacto aunque usted les sugiera que sirvan de intermediarios. Además, es posible que alguien identificado como beneficiario o contacto de emergencia no tenga necesariamente en cuenta los intereses del partícipe desaparecido e intente recibir distribuciones del plan de forma fraudulenta.

Esfuerzos desesperados

1. Si los participantes no responden durante un periodo de tiempo, intente realizar búsquedas de obituarios o defunciones (por ejemplo, el Índice de Defunciones de la Seguridad Social) para determinar si el participante ha fallecido. En caso afirmativo, intente localizar a los beneficiarios designados, si fuera necesario. 
2. Utilice un servicio comercial de localización, una agencia de información crediticia o bases de datos de registros públicos en línea (como las de impuestos sobre bienes inmuebles) para localizar a los participantes desaparecidos. Tenga en cuenta que algunos de estos servicios y bases de datos pueden cobrar por sus servicios.

Independientemente de cuáles de las mejores prácticas del DOL le parezcan viables o adecuadas, asegúrese de documentarlas. Y, por supuesto, una vez documentadas, sígalas. Si aplica algunas de estas prácticas, o todas ellas, no sólo tendrá más probabilidades de encontrar a los partícipes que faltan (o mejor aún, de evitar el problema por completo), sino que tendrá pruebas de su cumplimiento de buena fe en caso de que el DOL pase a examinarle.

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