401(k) Compliance Check #10: Palabras mágicas - Buenas prácticas para las DSP de los planes 401(k)

Para ayudar a las empresas a administrar correctamente sus planes 401(k), en 2022, Foley & Lardner LLP está redactando una serie de boletines mensuales "401(k) Compliance Check". Este artículo incluye algunos consejos para redactar la mejor descripción resumida del plan 401(k).

En la edición del mes pasado de Comprobación del cumplimiento del plan 401(k), analizamos los límites del IRS sobre las aportaciones de los participantes al plan 401(k) y cómo abordar las aportaciones que superan dichos límites. Este mes ofrecemos algunas de las mejores prácticas para redactar una SPD de un plan 401(k).

¿Por qué es importante este tema?

Aunque el viejo adagio "el documento del plan es el que rige" sigue siendo cierto, el contenido de la SPD de su plan 401(k) es muy importante por muchas razones, entre ellas las siguientes:

• ERISA exige a los administradores del plan que describan de forma precisa y detallada las condiciones del plan 401(k) en una SPD, utilizando un lenguaje sencillo que los participantes en el plan puedan entender;
• A pesar de la norma de que el documento del plan rige los derechos de los partícipes a las prestaciones de un plan 401(k), los tribunales a veces permiten a los partícipes basarse en los SPD cuando son más favorables que un documento del plan si los partícipes pueden demostrar que se basaron en esos términos más favorables o para resolver disposiciones poco claras del plan; y
• Un lenguaje sencillo puede ayudar mucho a respaldar la interpretación y aplicación de los términos de un plan 401(k) por parte del administrador del plan.

¿Qué debemos incluir en la DSP de nuestro plan 401(k)?

Seguir los pasos que se indican a continuación le ayudará a asegurarse de que su SPD no sólo cumple con la legislación, sino que también es útil para los participantes del plan y apoya la forma en que usted administra el plan. 

1. Antes de empezar con las palabras mágicas de los pasos dos a diez siguientes, elaborar y utilizar una lista de control que incluye lo siguiente:
   • Requisitos de ERISA para el contenido de una SPD. La lista principal de requisitos de la SPD puede consultarse aquí.
   • El resto de las buenas prácticas que figuran a continuación; y
   • Sus propias buenas prácticas. Por ejemplo, si sus partícipes suelen hacer preguntas sobre determinados aspectos de su plan 401(k), eso puede ser un indicador de que su SPD no está explicando adecuadamente esas disposiciones del plan y necesita alguna actualización.
2. Asegúrese de discutir la autoridad discrecional del administrador del plan.
   • Su SPD debe establecer específicamente que "el administrador del plan tiene la autoridad discrecional para interpretar y administrar, a su entera discreción, los términos del plan, y para hacer determinaciones de hecho" La palabra importante en esa frase es "discrecional".
   • Este lenguaje, junto con la adhesión a las reclamaciones de ERISA y los procedimientos de apelación, generalmente permite que la decisión del administrador del plan reciba un estándar preferente de revisión en los tribunales.
   • A esto nos referimos cuando hablamos de lenguaje mágico.
3. Explique claramente las normas de presentación y agotamiento de reclamaciones del plan.
   • El DOCUP debe establecer claramente las normas para presentar reclamaciones y recursos.
   • El DOCUP debe indicar que el proceso de reclamaciones y recursos se aplica no sólo a las reclamaciones de una prestación inmediata, sino también a la aclaración de los derechos a prestaciones futuras.
   • Considere la posibilidad de establecer que los partícipes deben agotar los procedimientos de reclamación y apelación no sólo para las reclamaciones de prestaciones específicas, sino también para las reclamaciones relacionadas con el incumplimiento del deber fiduciario.
4. Incluya un plazo para presentar la demanda.
   • Establezca un plazo para presentar una demanda tras la recepción de la denegación definitiva del recurso. Entre seis y doce meses después de la fecha de denegación del recurso es un plazo habitual.
   • Asimismo, comunique este plazo en las cartas de denegación de reclamaciones y recursos.
5. Feche su DOCUP e incluya cláusulas de exención de responsabilidad.
   • Incluya en la SPD tanto la fecha en que entra en vigor como la fecha en que se publicó, para que quede claro qué versión es relevante para un periodo de tiempo concreto y para que cumpla los requisitos de ERISA en cuanto a los plazos para distribuir SPD actualizadas.
   • Explique siempre que la SPD es sólo un resumen y no incluye todas las disposiciones del plan, y que las condiciones del documento formal del plan prevalecerán en caso de incoherencia.Considere también incluir una declaración de que las condiciones del plan no pueden modificarse mediante comunicaciones orales o escritas fuera del documento del plan.
6. Si hay un "debes" o un "estás obligado", explica las consecuencias.
   • Por ejemplo, explique claramente qué ocurre si un partícipe no se da de baja de la afiliación automática o de la progresividad, no realiza elecciones de inversión, no nombra a un beneficiario, incumple un plazo, etc.
   • Este tipo de explicaciones disminuyen las posibilidades de ambigüedades o de alegaciones de que un participante no entendió las consecuencias de no actuar a tiempo.
7. Ocuparse de los afiliados y beneficiarios desaparecidos y de los cheques no cobrados.
   • Explique, al menos en términos generales, el proceso del plan para abordar la cuestión de los participantes desaparecidos y los cheques no cobrados (por ejemplo, los cheques no cobrados se confiscarán y, si más tarde se reintegran a petición del participante, se volverán a emitir sin intereses).
   • Indique también la importancia de que los partícipes y beneficiarios mantengan informado al administrador del plan sobre su dirección.
8. Utilizar referencias cruzadas y otros atajos para ayudar a los participantes.
   • Utilice un índice para que los participantes puedan identificar todas las secciones que puedan ser relevantes para su tema.
   • Considere la posibilidad de incluir una guía rápida de una página con los términos clave.
   • Si el lenguaje de una sección se ve afectado por el de otra, asegúrese de hacer referencia a esa otra sección.
   • Del mismo modo, lea todo el DOCUP para garantizar la coherencia (que una sección no diga una cosa y otra algo diferente).
9. Destaque la importancia de la ciberseguridad.
   • Incluya una declaración en el DOCUP sobre la importancia de las buenas prácticas en lo que respecta a la seguridad de las cuentas.
   • Considere la posibilidad de remitir a los participantes a esta lista de consejos de seguridad en línea del Departamento de Trabajo.
10. Indicar los derechos del plan con respecto a sobrepagos y errores.
• Su SPD debe explicar que el administrador del plan tiene derecho a tomar todas las medidas razonables disponibles para recuperar los pagos en exceso y corregir los errores, o a optar por no corregir los errores.
• Considere la posibilidad de declarar que es responsabilidad del partícipe comprobar su nómina y su extracto de cuenta para asegurarse de que los aplazamientos se están deduciendo correctamente de su salario y de que sus elecciones de inversión son correctas, e incluya un límite temporal a la obligación del plan de subsanar cualquier error relacionado con sus equivocaciones en ese sentido (por ejemplo, no habrá corrección para los errores que se prolonguen más allá de un determinado periodo de tiempo). Esto no se ha probado y, por lo tanto, es un poco controvertido, pero los procedimientos de corrección del IRS dejan un margen para este tipo de límite.

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