Términos y condiciones clave para compradores y vendedores en la cadena de suministro
Los formularios comerciales, como presupuestos, órdenes de compra y facturas, y los términos y condiciones asociados son omnipresentes en la cadena de suministro y, a menudo, constituyen el único contrato que existe entre el comprador y el vendedor. Cuando se utilizan correctamente, estos formularios funcionan como una forma eficaz de documentar el entendimiento de las partes con respecto a su acuerdo, evitando la necesidad de negociar un contrato complicado. Sin embargo, a menudo las empresas tratan estos documentos de venta de forma demasiado informal y no tienen debidamente en cuenta las implicaciones del intercambio de términos impresos contradictorios.
A medida que la economía mundial sigue lidiando con la escasez de mano de obra, las interrupciones en la cadena de suministro y el aumento de los precios, es más importante que nunca que las empresas reflexionen detenidamente sobre sus presupuestos y condiciones de venta (en el caso de los vendedores) y sus órdenes de compra o condiciones de compra (en el caso de los compradores). Unas condiciones bien redactadas ayudan a ambas partes a gestionar el riesgo y evitar costes innecesarios. Este artículo ofrece una visión general de algunas de las condiciones clave que los compradores y vendedores deben incluir en sus documentos de venta para proteger sus intereses.
Términos clave para compradores en la cadena de suministro
Los compradores esperan que sus proveedores sean fiables y cumplan lo prometido. Es necesario establecer condiciones contractuales sólidas para proteger a los compradores cuando surgen problemas.
1. Renuncia a los términos del vendedor
Un error común al que se enfrenta un comprador es no rechazar los términos y condiciones del vendedor. Cuando, como suele ocurrir, tanto el comprador como el vendedor adjuntan sus respectivos términos y condiciones estándar a las órdenes de compra, facturas y confirmaciones, puede surgir ambigüedad en cuanto a qué términos se aplican. En una transacción de venta de mercancías, se aplicarán las normas de «batalla de formularios» del Código Comercial Uniforme (UCC) y se determinarán las disposiciones que conforman el acuerdo. El comprador puede mejorar sus posibilidades de ganar la batalla de formularios con dos pasos clave. En primer lugar, el comprador debe rechazar expresamente los términos y condiciones del vendedor en los términos de su orden de compra. En segundo lugar, el comprador debe incluir una declaración en la que se indique que el vendedor acepta los términos del comprador al reconocer y cumplir el pedido.
2. Indique explícitamente que el tiempo es esencial.
En el difícil entorno actual de la cadena de suministro, la capacidad de confiar en una entrega estable y puntual es imprescindible para un comprador. Un comprador en un sector en el que el tiempo es un factor importante debe especificar que tanto el tiempo como la cantidad son «esenciales». Una cláusula de «el tiempo es esencial» debe indicar que es responsabilidad del vendedor garantizar que se cumplan los plazos y las cantidades utilizando todos los medios necesarios (por ejemplo, transporte urgente, bancos de inventario, etc.) para garantizar que se cumplan la fecha de entrega y los volúmenes requeridos. En un contrato de venta de mercancías, el tiempo se considera comúnmente «esencial», independientemente de que el contrato lo indique o no. Sin embargo, no incluir una cláusula de «el tiempo es esencial» puede dar al vendedor la oportunidad de justificar su retraso en la entrega o argumentar que no se trata de un incumplimiento sustancial.
3. Fije su precio o permita reducciones de precio en el futuro.
El precio es un término fundamental en la mayoría de los contratos y, a menudo, un punto de negociación tanto para el comprador como para el vendedor. Dado el entorno inflacionario actual, el comprador debe asegurarse de que los precios se mantengan estables y fijos en la medida de lo posible. Una fijación de precios claramente definida minimiza la incertidumbre y permite una presupuestación más precisa. El comprador debe incluir en su orden de compra una cláusula que especifique un precio fijo y también debe indicar que el precio se fija en el momento de la emisión de la orden.
4. Sea claro sobre lo que incluye el precio.
Con el fin de evitar costes ocultos y disputas sobre cuál es exactamente el importe adeudado en un pedido determinado, la orden de compra del comprador también debe dejar claro si otros costes asociados están incluidos en el precio total o son añadidos al precio indicado. El comprador debe incluir una cláusula que indique explícitamente que el precio de compra incluye todos los costes asociados a los productos, incluidos los de envío, entrega y transporte urgente. A menos que se desee un acuerdo diferente, el comprador también debe indicar explícitamente que el precio del transporte incluye todos los impuestos, aranceles, derechos de importación y cualquier otro coste. Esta cláusula ayudará a evitar que el vendedor añada tasas o cobre costes adicionales no previstos por el comprador.
5. Incluir cláusula de compensación
Una cláusula de compensación permite al comprador retener los pagos al vendedor en caso de disputa sobre el acuerdo. Si surge algún problema, como un retraso en la entrega por parte del vendedor o la entrega de mercancías dañadas, este tipo de cláusula ofrece al comprador la flexibilidad de retener los importes que, de otro modo, se adeudarían al vendedor por un pedido anterior, de los pagos de un pedido posterior. Las órdenes de compra pueden proporcionar esta flexibilidad incluyendo una cláusula de compensación, que también debe especificar que el vendedor debe seguir cumpliendo con los pedidos posteriores mientras el comprador retiene los pagos de otro debido a una disputa de buena fe. Esto no solo ahorrará dinero al comprador, sino que también garantizará que el comprador siga recibiendo sus pedidos y le proporcionará poder de negociación a la hora de resolver el desacuerdo con el vendedor.
6. Adaptar con precisión la cláusula de fuerza mayor
Las cláusulas de fuerza mayor suelen beneficiar al vendedor, que es la parte responsable de entregar los bienes o prestar los servicios. Como han demostrado los acontecimientos recientes, la capacidad de hacer frente a interrupciones inesperadas en la cadena de suministro es fundamental para las empresas, tanto grandes como pequeñas. Cuando se producen acontecimientos inesperados, como desastres naturales, interrupciones laborales o del suministro o pandemias, las partes de un contrato buscan una cláusula de fuerza mayor que pueda excusar su incapacidad para cumplir los términos del contrato. Dependiendo de la redacción concreta, la cláusula de fuerza mayor puede excusar los retrasos o el cumplimiento en su totalidad.
El comprador puede redactar cláusulas de fuerza mayor que le beneficien y protejan. Al asegurarse de que la cláusula sea explícita en cuanto a los eventos que desencadenan el incumplimiento o el retraso justificados, el comprador puede limitar la capacidad del vendedor de utilizar un lenguaje genérico para eludir su responsabilidad por un riesgo que no esté explícitamente cubierto en la cláusula. El comprador también debe tratar de excluir de la cobertura de fuerza mayor los eventos por los que el vendedor debería asumir normalmente el riesgo, como la escasez de mano de obra o de materiales. De este modo, se minimizará la posibilidad de que el vendedor presente una reclamación por fuerza mayor por un evento que, en opinión del comprador, no debería eximir del cumplimiento.
Para más información sobre la fuerza mayor como defensa ante el incumplimiento, consulte nuestro artículo anterior de la serie Tres defensas clave para el cumplimiento contractual: fuerza mayor, imposibilidad comercial y frustración del propósito.
7. Incluya protecciones de garantía sólidas.
Incluir garantías sólidas que sean coherentes con la división de responsabilidades entre las partes proporcionará al comprador un recurso en caso de que surja algún problema con un pedido determinado. Como mínimo, el comprador debe exigir al vendedor que garantice que sus productos están libres de defectos, cumplen con las especificaciones del comprador, son comercializables y son aptos para el fin previsto. Para un comprador que ofrece una garantía sobre los productos que revende a sus propios clientes, unas cláusulas de garantía sólidas en los contratos con sus proveedores pueden permitirle repercutir los costes de garantía derivados de las reclamaciones de garantía de los clientes.
8. Asegúrese de estar completamente cubierto
Para protegerse contra el incumplimiento de la garantía por parte del vendedor, el comprador debe incluir en sus condiciones las soluciones disponibles. Una solución habitual en caso de incumplimiento de la garantía es que el vendedor repare o sustituya los productos o, a elección exclusiva del comprador, le reembolse el precio de los mismos. Además de esta disposición sobre soluciones, el comprador debe incluir una disposición de indemnización que obligue al vendedor a reembolsarle cualquier gasto derivado del incumplimiento de las garantías por parte del vendedor.
El comprador también debe asegurarse de que el contrato no le impida recuperar los daños y perjuicios en caso de incumplimiento por parte del vendedor. Dicha recuperación es especialmente relevante en el entorno económico actual, debido a los numerosos problemas potenciales que pueden derivarse de la escasez de materiales y mano de obra. Si el vendedor no puede realizar la entrega y el comprador sufre pérdidas como consecuencia de ello, la posibilidad de presentar una reclamación contra el vendedor puede ayudar a garantizar que el comprador no tenga que soportar el peso del incumplimiento del vendedor.
En la mayoría de los casos, los términos y condiciones del vendedor excluirán la recuperación de daños consecuentes, es decir, daños que no son causados directamente por un incumplimiento determinado, como la pérdida de beneficios, reclamaciones de terceros o intereses. Para el comprador, dado que su única obligación es comprar y pagar, el riesgo de incurrir en culpa es menor que para el vendedor, que es responsable de la mayoría de las obligaciones. Por esta razón, el comprador debe evitar, en la medida de lo posible, aceptar condiciones que limiten los daños recuperables por las partes, aunque una renuncia mutua a los daños pueda parecer un enfoque justo. Si se excluyen los daños consecuentes, es posible que el comprador no pueda cubrir todas las obligaciones con sus propios clientes que hayan surgido a causa del incumplimiento del vendedor. En caso de que el comprador no pueda evitar la exclusión de los daños consecuentes, deberá buscar excepciones para cualquier obligación de indemnización y, si es posible, para las pérdidas derivadas de actos intencionados o de negligencia grave del vendedor.
9. Date una salida
El comprador debe incluir condiciones de cancelación estrictas que le permitan cancelar un pedido por conveniencia en cualquier momento antes de la entrega, o que le permitan cancelar un pedido en cualquier momento si el vendedor incumple sustancialmente el acuerdo. El comprador debe limitar expresamente su responsabilidad en caso de cancelación a los gastos directos del vendedor. Al incluir condiciones de cancelación, el comprador tiene una salida en caso de que la relación con el vendedor no salga según lo previsto.
Términos clave para los vendedores en la cadena de suministro
Como es de esperar, un vendedor tratará de establecer lo contrario de las condiciones mencionadas anteriormente al redactar sus términos y condiciones de venta. Un vendedor debe tener en cuenta varias condiciones específicas antes de aceptar los pedidos de compra de un comprador y al crear sus propios términos de venta.
1. Rechazar los términos y condiciones del comprador
En muchas situaciones, lo más conveniente para el vendedor es rechazar las condiciones del comprador que acompañan a una orden de compra y dictar que las condiciones del vendedor se apliquen a la transacción. Para lograr este objetivo, el vendedor debe incluir en sus condiciones de venta una cláusula que condicione expresamente la aceptación de dichas condiciones por parte del comprador. De este modo, quedará claro que el vendedor no acepta las condiciones de la orden de compra debidamente presentada por el comprador y que el formulario del vendedor constituye la nueva oferta. Las condiciones del vendedor también deben indicar que prevalecen sobre las del comprador y que el cumplimiento por parte del vendedor no constituye la aceptación de las condiciones del comprador ni ninguna modificación de las condiciones del vendedor.
2. Incorporar flexibilidad en los precios
Mientras que el comprador querrá fijar los precios en la medida de lo posible, el vendedor querrá incorporar flexibilidad en las disposiciones sobre precios por si aumentan los costes de los insumos. Este tipo de cláusulas no solo evitan que el vendedor quede atrapado en un precio de venta que podría ser perjudicial, sino que también le dan flexibilidad para aumentar los precios cuando se enfrenta a un aumento de los costes de mano de obra y materiales. La flexibilidad de precios se puede lograr de varias maneras, como incorporando un mecanismo automático de ajuste de precios basado en índices, acortando el plazo de vigencia de los precios y previendo otros aumentos periódicos de precios. Para obtener más información y detalles sobre estos mecanismos, consulte nuestro artículo Los problemas de la inflación: cuatro formas clave para que las empresas aborden la inflación en la cadena de suministro.
3. Exención de garantías
Las garantías que los vendedores conceden a sus clientes difieren no solo de una empresa a otra, sino también en función del producto que se vende. Según el Código Comercial Uniforme (UCC), el comprador puede confiar en las garantías implícitas, a menos que el vendedor incluya una cláusula de exención de responsabilidad visible en el contrato y dicha cláusula se facilite al comprador antes de la compra de los productos. El hecho de incluir una cláusula de exención de responsabilidad visible (normalmente en mayúsculas y negrita) evita que el comprador alegue que dicha cláusula no es aplicable y, por lo tanto, ayuda al vendedor a limitar su exposición a posibles reclamaciones de garantía. Dados los elevados costes que pueden derivarse del incumplimiento de las garantías, una cláusula de exención de responsabilidad adecuada puede ayudar en gran medida al vendedor a gestionar los costes. Sin embargo, al redactar estas cláusulas, es importante tener en cuenta que la capacidad del vendedor para eximir de responsabilidad difiere entre las ventas a consumidores y las ventas a otros comerciantes.
4. Incluir una cláusula amplia de fuerza mayor.
En el entorno actual, caracterizado por frecuentes interrupciones en la cadena de suministro, las cláusulas de fuerza mayor son más importantes que nunca. Mientras que el comprador deseará que la cláusula de fuerza mayor sea lo más restrictiva posible, el vendedor normalmente querrá una cláusula amplia que le exima de responsabilidad en diversas circunstancias ajenas a su control. El vendedor querrá asegurarse de que existe una cláusula «general» que no limite los casos de fuerza mayor a los enumerados. El lenguaje general ayudará a garantizar que, cuando acontecimientos inesperados impidan al vendedor cumplir puntualmente con un acuerdo (o cumplir en absoluto), el vendedor no será responsable de los daños y perjuicios. Las partes vendedoras deben reflexionar detenidamente sobre los riesgos importantes a los que se enfrentan sus negocios e incluir estos elementos en una cláusula de fuerza mayor amplia.
5. Limite su responsabilidad
Una cláusula de limitación de responsabilidad es muy importante para un vendedor. En un contrato de suministro, una disposición habitual excluirá expresamente los daños consecuentes, indirectos, incidentales y/o especiales, y a menudo establecerá un límite máximo para la cuantía de los daños que el vendedor (y, en ocasiones, también el comprador) puede verse obligado a pagar. Para un vendedor de bienes, esta disposición es clave para evaluar y limitar la exposición al riesgo potencial. Si se dan circunstancias en las que el vendedor no puede cumplir con sus obligaciones, evitar el pago de daños consecuentes al comprador puede suponer una diferencia significativa en la cuantía de los daños que el vendedor deberá pagar. Por estas razones, el vendedor debe incluir una disposición que limite la responsabilidad por daños y perjuicios para el mayor número posible de reclamaciones potenciales.
6. Sea claro sobre el título y el riesgo de pérdida
El momento en que se transfiere la titularidad y el riesgo de pérdida del vendedor al comprador varía mucho de una compra a otra. Sin embargo, es importante definir cuándo se produce este cambio, ya que limita las disputas futuras sobre quién es responsable si ocurre algo con la mercancía durante el transporte. Tener claro el cambio de titularidad y el riesgo de pérdida también puede ayudar al vendedor a gestionar los costes y evitar gastos inesperados en la entrega de su producto. Hoy en día, la mayoría de las empresas se basan en los «Incoterms», que describen exactamente cuándo se transfiere la titularidad y el riesgo de pérdida del vendedor al comprador. La incorporación de uno de estos términos estándar puede aportar claridad al vendedor y a sus compradores y evitar disputas en el futuro.
Conclusión
Mientras gestionan las interrupciones en las cadenas de suministro, la escasez de mano de obra, los aumentos de precios y la incertidumbre económica, tanto los compradores como los vendedores deben revisar sus documentos de venta para asegurarse de que contienen cláusulas sólidas que protejan sus respectivos intereses. Una revisión y revisión exhaustivas de las cláusulas ayudarán a gestionar el riesgo y a mantener bajos los costes. Póngase en contacto con los autores de este artículo para obtener más información sobre cómo Foley & Lardner puede ayudar a su empresa en esta revisión.
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