Inmersión en SECURE 2.0: los nuevos cambios alivian las cargas administrativas de los patrocinadores de planes

La Ley SECURE 2.0 de 2022 (SECURE 2.0)cambia significativamente el panorama del cumplimiento legal y administrativo de los planes de jubilación estadounidenses. Foley & Lardner LLP está elaborando una serie de artículos que analizan en profundidad las disposiciones clave de SECURE 2.0 que afectarán a la forma en que los empleadores estructuran y administran sus planes 401(k), planes de pensiones y otros tipos de planes de jubilación patrocinados por el empleador.

El mes pasado, analizamos las nuevas normas sobre distribución mínima obligatoria (RMD) de SECURE 2.0. En este artículo, examinamos ciertos cambios de SECURE 2.0 diseñados para simplificar la administración de los planes para los patrocinadores de planes de contribución definida (incluidos los planes de la Sección 401(k), 403(b) y 457(b) del Código)¹y animar a los empleados a ahorrar para su jubilación.

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En una conferencia de prensa celebrada en 1986, el presidente Ronald Reagan pronunció la famosa frase: «Las nueve palabras más aterradoras en inglés son: "Soy del Gobierno y estoy aquí para ayudarle"». Aunque la legislación que afecta a los planes de jubilación puede resultar a veces frustrantemente compleja (¿le suena «ERISA»?), SECURE 2.0 contiene una serie de disposiciones destinadas a reducir las cargas administrativas a las que se enfrentan los patrocinadores de planes 401(k) (empleadores).

Cambios opcionales/Fecha de entrada en vigor

Cada uno de los cambios administrativos que se describen a continuación es opcional; los empleadores no están obligados a adoptar ninguno de ellos.

Sin embargo, si un empleador decide hacerlo, los cambios generalmente entrarán en vigor para los años del plan que comiencen después de la promulgación de SECURE 2.0. Por lo tanto, un empleador con un plan basado en el año natural (es decir, un plan que utiliza el año del plan del 1 de enero al 31 de diciembre) puede incorporar los cambios en su plan 401(k) en 2023 (dependiendo de los objetivos propios del empleador y de la capacidad de su administrador para adaptarse a los cambios solicitados).

Flexibilización de los requisitos de documentación para la retirada por dificultades económicas

Muchos planes 401(k) permiten a los participantes solicitar retiros por dificultades económicas de sus cuentas del plan para ayudar a aliviar el impacto de cualquier necesidad financiera «inmediata y grave» a la que se pueda enfrentar el participante. Ciertos acontecimientos de la vida (como los gastos funerarios, la matrícula universitaria, los gastos de reparación de la residencia del participante, etc.) constituyen automáticamente una necesidad financiera «inmediata y grave». En el pasado, los participantes en planes 401(k) que solicitaban retiradas por dificultades económicas tenían que demostrar tanto que: (i) se había producido el acontecimiento que había provocado las dificultades económicas, como que (ii) el participante carecía del efectivo u otros recursos para hacerle frente.

Sin embargo, tras un cambio en las normas del IRS en 2019, se permitió a los empleadores basarse en la certificación del participante de que no disponía de suficiente efectivo o activos líquidos para satisfacer razonablemente sus necesidades financieras. No obstante, para poder realizar una retirada por dificultades económicas, el participante aún tenía que demostrar que se había producido la circunstancia de dificultad económica.

Ahora, con los nuevos cambios de SECURE 2.0, los participantes pueden autocertificar tanto que: (i) se ha producido la situación de dificultad económica, como que (ii) carecen de los recursos financieros para paliarla. A menos que el empleador sepa que las certificaciones del participante son falsas, puede basarse en ellas para determinar si concede una retirada por dificultades económicas. No obstante, los empleadores deben advertir a los participantes que conserven la documentación justificativa tanto de la situación de dificultad económica como de su situación financiera, por si el IRS exige al empleador que presente dicha documentación en una auditoría.

Este cambio debería agilizar considerablemente el proceso de retirada por dificultades económicas. Los empleadores ya no tendrán que determinar si un participante ha experimentado verdaderas dificultades económicas o si carece de los fondos necesarios para hacerles frente, y los participantes obtendrán los fondos que necesitan más rápidamente.

Eliminación de avisos innecesarios sobre planes a participantes no inscritos

Los empleadores saben que imprimir y distribuir los avisos obligatorios para los participantes (en los que se describen las opciones de inversión, las comisiones y los derechos de los participantes en virtud de su plan 401(k)) no es barato. Incluso si los empleadores proporcionan dichos avisos por vía electrónica, deben dedicar tiempo y esfuerzo a garantizar que el proceso de notificación cumpla con las normas del IRS y el DOL.

Otro cambio de SECURE 2.0 intenta aliviar esta carga. En virtud de dicho cambio, un empleador no infringirá la ley ERISA si no proporciona las notificaciones requeridas a las personas que reúnen los requisitos para participar en el plan del empleador, pero que no se han inscrito en él. Sin embargo, esta exención solo se aplicará si dichas personas (denominadas «participantes no inscritos» por SECURE 2.0) recibieron una descripción resumida del plan y otras notificaciones de elegibilidad cuando reunieron por primera vez los requisitos para participar en el plan 401(k).

En consonancia con el objetivo del Congreso de mejorar la preparación para la jubilación de la población activa estadounidense,²los empleadores no pueden ignorar a los participantes no inscritos. La ley SECURE 2.0 exige a los empleadores que envíen a los participantes no inscritos notificaciones anuales en las que se les recuerde su derecho a participar en el plan. La notificación también debe describir las aportaciones del empleador, los plazos de adquisición de derechos y las fechas límite para la elección. El empleador también debe proporcionar a los participantes no inscritos cualquier otro documento que se les solicite.

SECURE 2.0 no especifica qué avisos se ven afectados por este cambio, y esperamos recibir más orientación de las agencias que abordan esta cuestión y describen el contenido del aviso anual de recordatorio. No obstante, este cambio permitirá a los empleadores ahorrar tiempo, dinero y recursos internos que antes se dedicaban a la impresión y distribución de avisos innecesarios sobre los planes.

Ofrecer incentivos financieros mínimos por participar

Antes de la promulgación de SECURE 2.0, el único incentivo que los empleadores podían utilizar para fomentar la inscripción de los empleados en los planes 401(k) era la promesa de aportaciones equivalentes. Sin embargo, en consonancia con su objetivo de mejorar la preparación para la jubilación, SECURE 2.0 permite a los empleadores ofrecer incentivos financieros «de minimis» para fomentar la inscripción en los planes. Dichos incentivos no pueden pagarse con los activos del plan.

Aunque SECURE 2.0 no define el término «de minimis», el resumen del Senado sobre SECURE 2.0 menciona, sin más explicaciones, las tarjetas regalo de «bajo valor». Independientemente de su importe, los empleadores deben considerar el valor de las tarjetas regalo como ingresos imponibles para los empleados que las reciben. El incentivo también estaría sujeto a impuestos sobre la renta y el empleo. Es posible que ciertos incentivos tangibles (como pequeños obsequios de comida, libros o flores) queden excluidos de la remuneración si, teniendo en cuenta su valor y frecuencia, no fuera razonable o práctico que el empleador los contabilizara.³Se agradecería que el IRS ofreciera orientación sobre esta cuestión.

Tratar las contribuciones del empleador como contribuciones Roth

Antes de SECURE 2.0, los empleadores solo podían realizar aportaciones paralelas a sus planes 401(k) antes de impuestos; no se permitían las aportaciones paralelas Roth. Si los participantes querían convertir las aportaciones paralelas del empleador antes de impuestos en aportaciones Roth, tenían que completar una conversión Roth dentro del plan (si el plan lo permitía) y pagar impuestos sobre la cantidad convertida y las ganancias acumuladas.

Ahora, en virtud de SECURE 2.0, los empleadores pueden ofrecer a los participantes en planes 401(k) la opción de recibir contribuciones equivalentes del empleador o contribuciones de participación en los beneficios/no electivas sobre una base Roth. Sin embargo, dichas contribuciones deben ser irrevocables para el participante (es decir, 100 % adquiridas).

La mayoría de los administradores de registros deberían poder adaptarse a esta elección. Incluso antes de la promulgación de SECURE 2.0, muchos administradores de registros ayudaban a los participantes a completar las conversiones Roth dentro del plan.

Antes de ofrecer esta nueva opción SECURE 2.0 a los participantes, los empleadores deben considerar si, en sus circunstancias, tiene sentido eliminar los requisitos de adquisición de derechos impuestos a las contribuciones de contrapartida o de participación en los beneficios/no electivas.

Facilitar las «incorporaciones» automáticas y la portabilidad

Según la legislación vigente, los empleadores pueden liquidar automáticamente las cuentas del plan 401(k) de los participantes despedidos cuyos saldos no superen los 1000 dólares. Si el saldo de la cuenta de un participante que ha dejado de cotizar es igual o superior a 1000 dólares, pero inferior a 5000 dólares (que aumentará a 7000 dólares en 2024, otro cambio de SECURE 2.0), el empleador puede transferir el saldo de la cuenta del antiguo participante a una cuenta de jubilación individual (IRA) establecida en nombre del participante.

Después de ser transferidos a una cuenta IRA, los fondos de un antiguo participante se invertirán generalmente en una opción de inversión predeterminada destinada a proteger el capital del antiguo participante. A pesar de esa intención, los fondos del antiguo participante pueden perderse o verse mermados por las comisiones del proveedor de la cuenta IRA.

SECURE 2.0 aborda este problema permitiendo a los empleadores y a sus administradores transferir los saldos de las cuentas IRA de los antiguos participantes en planes 401(k) a los planes de jubilación mantenidos por los nuevos empleadores de las personas (a menos que un antiguo participante elija otra opción). Este cambio ayudará a los participantes a consolidar sus ahorros para la jubilación en un único plan de jubilación patrocinado por el empleador, lo que reducirá la probabilidad de que esos fondos se olviden o se pierdan por falta de acción.

¿Qué deben hacer ahora los empleadores?

Como se ha señalado anteriormente, los cambios de SECURE 2.0 descritos en este artículo son opcionales: los empleadores no están obligados a adoptarlos. Sin embargo, los empleadores que estén considerando adoptar uno o varios de los cambios de SECURE 2.0 deben colaborar con sus administradores para garantizar que los cambios solicitados puedan incorporarse a los procesos administrativos de sus planes. Es posible que los empleadores también tengan que adoptar modificaciones del plan para documentar adecuadamente la incorporación de determinados cambios de SECURE 2.0 en sus planes 401(k) (por ejemplo, actualizar el proceso de determinación de retiradas por dificultades económicas del plan o permitir que el empleador realice aportaciones equivalentes Roth). Dichas modificaciones del plan deben adoptarse antes de que finalice el año del plan en el que el cambio entra en vigor.

Estos cambios de SECURE 2.0 deberían ser bien recibidos por los empleadores que buscan reducir la carga administrativa (y el costo) de mantener sus planes 401(k). Prevemos que, con el tiempo, el IRS y el DOL publicarán directrices que aclararán el alcance de muchos de estos cambios de SECURE 2.0. Los empleadores que deseen implementar los cambios de SECURE 2.0 descritos en este documento para el año del plan 2023, que permiten ahorrar tiempo y dinero, deben hacerlo de buena fe.

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