Cinco aspectos que el Departamento de Trabajo tiene en el punto de mira en relación con los planes de prestaciones para empleados
Todos los planes de jubilación cualificados están sujetos a una gran cantidad de requisitos de la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974, en su versión modificada (ERISA). El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL) se encarga de hacer cumplir los requisitos de la ERISA. En este artículo se analizan algunos de estos requisitos y las directrices relacionadas emitidas por el DOL, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y la Corporación de Garantía de Beneficios de Pensión (PBGC), así como algunas directrices futuras relacionadas que emitirá el DOL según lo exige la Ley SECURE 2.0.
1. Requisito de presentar oportunamente un informe anual ante el Departamento de Trabajo (DOL).
Fecha límite de presentación
Todos los planes de jubilación cualificados (planes de participación en los beneficios, planes de bonificaciones en acciones, planes de pensiones de prestaciones definidas y planes de aportación definida, y planes 401(k)) deben presentar una declaración/informe anual en el formulario 5500. El formulario 5500 debe presentarse independientemente de si el plan está «calificado fiscalmente», si las prestaciones ya no se acumulan (es decir, si el plan está «congelado»), si no se han realizado aportaciones durante el último año del plan o si ya no se realizan aportaciones al plan.
Para que se considere completa y presentada a tiempo, todos los formularios, anexos, declaraciones y adjuntos requeridos para el Formulario 5500 deben presentarse antes del último día del séptimo mes natural tras la finalización del año del plan. Como se explica a continuación, un plan pequeño (generalmente con menos de 100 participantes al comienzo del año del plan) puede ser elegible para presentar el Formulario 5500-SF en lugar del Formulario 5500.
Un plan puede obtener una prórroga única para presentar el formulario 5500 o el formulario 5500-SF (hasta dos meses y medio) presentando el formulario 5558 del IRS, Solicitud de prórroga para presentar determinadas declaraciones de planes de empleados, en la fecha de vencimiento normal (sin incluir ninguna prórroga) de la declaración/informe o antes. El formulario 5558 DEBE presentarse ante el IRS.
Se concederá una prórroga automática del plazo para presentar el formulario 5500 (Declaración/Informe anual) o el formulario 5500-SF hasta la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos federales del empleador (patrocinador del plan) si se cumplen todas las condiciones siguientes: (1) el año del plan y el año fiscal del empleador son los mismos; (2) se ha concedido al empleador una prórroga para presentar su declaración de impuestos federales hasta una fecha posterior a la fecha límite normal para presentar el formulario 5500 o el formulario 5500-SF; y (3) se conserva una copia de la solicitud de prórroga para presentar la declaración de impuestos federales en los registros del patrocinador del plan. Una prórroga concedida mediante este procedimiento de prórroga automática NO PUEDE prorrogarse más mediante la presentación del formulario 5558, ni puede prorrogarse más allá de un total de nueve meses y medio después del cierre del año del plan. Para los planes del año natural, esto significa que el formulario 5500 debería presentarse antes del 15 de octubre del año siguiente al año del plan correspondiente.
Sanciones
Los administradores y patrocinadores de planes deben proporcionar información completa y precisa en el formulario 5500 y cumplir plenamente con los requisitos de presentación.
La ley ERISA y el Código de Rentas Internas de 1986, en su versión modificada (el Código), establecen que el Departamento de Trabajo (DOL) y el Servicio de Impuestos Internos (IRS), respectivamente, pueden evaluar o imponer sanciones por no proporcionar información completa y precisa y por no presentar declaraciones y devoluciones/informes completos y precisos. Por ejemplo, un formulario 5500 presentado para un plan de gran envergadura (como se explica a continuación) no se considerará presentado a tiempo si no se ha realizado una auditoría de los estados financieros por parte de un contador público independiente cualificado (IQPA) y no se han cumplido los requisitos del Anexo H del formulario 5500 (como se explica a continuación). Algunas sanciones son administrativas (es decir, pueden ser impuestas o evaluadas por una de las agencias gubernamentales delegadas para administrar la recopilación de los datos de la declaración/informe anual). Otras requieren una condena judicial.
La ley ERISA establece una multa de hasta 2400 dólares diarios por cada día que el administrador del plan no presente el formulario 5500 completo y correcto.
El Código establece una multa de 1000 dólares por cada incumplimiento en la presentación de una declaración actuarial para un plan de pensiones de prestaciones definidas cualificado, Anexo MB (Formulario 5500) o Anexo SB (Formulario 5500), tal y como exigen las instrucciones aplicables. La declaración actuarial se basa en (i) la conciliación de los datos censales, (ii) la revisión de las hipótesis y el estudio de experiencia, (iii) la revisión de los métodos actuariales, (iv) la revisión de los pasivos, (v) la revisión de los cálculos de las contribuciones y (vi) la revisión del informe de valoración, realizados por el actuario del plan.
Excepción al plan pequeño
Si el número de participantes indicado en la línea 5 del formulario 5500 está entre 80 y 120, y se presentó un informe/declaración anual del formulario 5500 para el año anterior del plan, entonces el patrocinador del plan puede optar por completar la declaración/informe en la misma categoría («plan grande» o «plan pequeño») que se presentó para la declaración/informe anterior. Una ventaja de los planes pequeños es que pueden presentar el formulario 5500-SF y no es necesaria una auditoría de las finanzas por parte de un IQPA. Por lo tanto, si se presentó el formulario 5500-SF o el informe/declaración anual del formulario 5500 para el año del plan 2022 como plan pequeño, incluido el Anexo I, si procede, y el número introducido en la línea 5 del formulario 5500 de 2022 es 120 o menos, el patrocinador del plan puede optar por completar el formulario 5500 de 2023 y los anexos de acuerdo con las instrucciones para un plan pequeño, incluyendo para los declarantes elegibles, presentando el formulario 5500-SF en lugar del formulario 5500.
Anexo H
El Anexo H (Información financiera) es obligatorio para los planes de jubilación cualificados que se presentan como «planes grandes». Los planes grandes que presentan el Anexo H suelen estar obligados a contratar a un IQPA y adjuntar un informe del IQPA en virtud del artículo 103(a)(3)(A) de la ERISA. Estos planes también suelen estar obligados a adjuntar al formulario 5500 un «Anexo de activos (mantenidos al final del año)» y, si procede, un «Anexo de activos (adquiridos y enajenados durante el año)», un «Anexo de transacciones notificables» y un «Anexo de contribuciones morosas de los participantes».
2. Uso de las confiscaciones en los planes 401(k)
Actualmente hay al menos nueve demandas colectivas pendientes presentadas por participantes en planes 401(k) que alegan que sus empleadores hicieron un uso indebido de las pérdidas al reducir los gastos en las contribuciones obligatorias del empleador a las cuentas individuales de los trabajadores, en lugar de destinar el dinero a reducir las comisiones del plan.
El reciente aumento de las demandas por confiscación tiene su origen en una demanda del Departamento de Trabajo contra una empresa tecnológica que cuestionaba la forma en que el patrocinador del plan utilizaba las confiscaciones. Ese caso se resolvió en 2023.
El Departamento de Trabajo alegó que la empresa incumplió su obligación fiduciaria con respecto a varios planes 401(k) que patrocinaba, ya que no siguió los términos de los documentos del plan. Según la denuncia del Departamento de Trabajo, los términos del plan exigían utilizar las pérdidas para reducir los gastos del plan antes de utilizarlas para reducir las contribuciones del empleador.
La ley SECURE Act 2.0 de 2022 ordenó al Departamento de Trabajo (DOL) examinar formas de mejorar la información sobre los planes, incluyendo cómo entender las comisiones. El DOL espera presentar al Congreso un informe con recomendaciones en este ámbito a finales de 2025. El DOL publica una guía sobre las comisiones de los planes 401(k) y dispone de una línea telefónica gratuita con asesores que pueden ayudar a los participantes a comprender sus comisiones (866-444-3272).
La Autoridad Reguladora de la Industria Financiera ofrece una herramienta en línea que analiza cómo las comisiones y otros gastos afectan al valor de los fondos de inversión y los fondos cotizados en bolsa a lo largo del tiempo.
3. Informe sobre la reducción del riesgo de las pensiones previstas
Lisa M. Gómez, subsecretaria de Seguridad de Beneficios para Empleados de la Administración de Seguridad de Beneficios para Empleados (EBSA), anunció recientemente que el Departamento de Trabajo (DOL) tiene previsto presentar en breve un informe al Congreso sobre las denominadas transferencias de riesgo de pensiones, que implican el intercambio de obligaciones de planes de pensiones de prestaciones definidas por contratos de seguros de rentas vitalicias.
El Congreso ordenó a la EBSA que presentara un informe al Congreso sobre la reducción del riesgo de las pensiones como parte de una reforma de los planes de jubilación aprobada a finales de 2022 en virtud de la Ley SECURE 2.0. Los legisladores ordenaron específicamente al Departamento de Trabajo que estudiara la posibilidad de modificar una directriz de la agencia denominada Boletín Interpretativo 95-1, que detalla las normas que debe seguir el fiduciario de un plan de pensiones a la hora de seleccionar un proveedor de rentas vitalicias para una operación de reducción del riesgo. La legislación exige al DOL que presente un informe al Congreso antes de diciembre de 2024 sobre las conclusiones de esa revisión, así como una evaluación de «cualquier riesgo para los participantes».
Las transacciones de reducción del riesgo de las pensiones alcanzaron un récord histórico en 2022, con un valor de 52 000 millones de dólares, según la infografía de la encuesta sobre transferencia de riesgos de pensiones elaborada por la gigante aseguradora MetLife. Una serie de demandas colectivas recientes en virtud de la ley ERISA también se ha centrado en una serie de operaciones de reducción del riesgo realizadas en los últimos años por tres grandes empresas, alegando que la elección por parte de sus empleadores del mismo proveedor de rentas vitalicias vinculadas a fondos de capital privado para convertir en rentas vitalicias sus obligaciones en materia de pensiones no era la opción más segura disponible, tal y como exige el Boletín Interpretativo 95-1.
4. Regla de la contraprestación adecuada
Otro proyecto del Departamento de Trabajo en curso es la denominada «regla de contraprestación adecuada», que se refiere a las valoraciones de los planes de participación accionarial de los empleados (ESOP). Los miembros del sector de los ESOP llevan mucho tiempo reclamando normas que definan claramente qué se entiende por «contraprestación adecuada» en el contexto de una exención a las estrictas normas de la ley ERISA que prohíben las transacciones entre partes interesadas.
Básicamente, la exención permite a los gestores realizar transacciones que, de otro modo, estarían prohibidas por la ley ERISA en relación con el ESOP, siempre que cumplan determinadas normas relativas a la forma en que las partes realizan las valoraciones de las acciones de la empresa. Una de las condiciones especificadas en la ley ERISA es que el ESOP no puede pagar más del valor justo de mercado por las acciones, pero las disputas sobre lo que eso significa han sido objeto de numerosos litigios.
El Congreso, en la Ley SECURE 2.0, exigió directrices sobre «normas y procedimientos aceptables para establecer el valor de mercado justo y de buena fe de las acciones de una empresa que vaya a ser adquirida por un plan de participación accionarial para empleados».
Luego, en abril de 2023, el DOL se comprometió a proceder con la elaboración de una norma de notificación y comentarios sobre la definición de contraprestación adecuada en una carta dirigida a la Asociación ESOP. El DOL elaboró esa actualización normativa en respuesta a una petición que el grupo presentó en virtud de la Ley de Procedimiento Administrativo, en la que se solicitaba la regulación de la exención por contraprestación adecuada. Posteriormente, en febrero de 2024, la Asociación ESOP envió al DOL un modelo de normativa propuesta que definía la contraprestación adecuada.
La Sra. Gómez declaró recientemente en un acto público que, aunque se espera que la norma sobre la reducción del riesgo de las pensiones se apruebe en unas semanas, la norma sobre la consideración adecuada «probablemente se retrasará hasta el verano o el otoño», ya que la propuesta aún se encuentra en fase de redacción.
5. Localización de participantes perdidos
Las obligaciones fiduciarias de la ERISA se aplican por igual a los planes de prestaciones definidas y a los planes de aportaciones definidas, y las directrices del DOL sobre los participantes perdidos (que se resumen a continuación) se aplican por igual a ambos tipos de planes. El DOL también subraya que las obligaciones fiduciarias de la ERISA se aplican plenamente a los participantes desaparecidos cuyas cuentas el plan pretende tratar como «condicionalmente perdidas» en virtud de la normativa del Tesoro 1.411(a)-4(b)(6). En virtud del Título I de la ley ERISA, los fiduciarios del plan conservan la plena responsabilidad de cumplir las disposiciones del Título I con respecto a dichos participantes y sus beneficiarios; estos participantes y beneficiarios siguen teniendo pleno derecho a todas las prestaciones adquiridas en virtud del plan; y los fiduciarios tienen la obligación de llevar registros precisos y tomar las medidas adecuadas para garantizar que los participantes y beneficiarios reciban el pago íntegro de sus prestaciones cuando les corresponda.
Existen múltiples regulaciones del Departamento de Trabajo (DOL) y directrices complementarias que abordan el problema de los participantes desaparecidos:
- DOL FAB 2014-01: Esta guía se publicó junto con la obligación de los fiduciarios del plan de buscar a los participantes perdidos y desaparecidos tras la terminación de un plan de contribución definida.
- Mejores prácticas del Departamento de Trabajo para planes de pensiones: Describe una serie de mejores prácticas que los fiduciarios de planes de jubilación, como los planes 401(k), deberían considerar como medidas que sus planes podrían adoptar para ayudar a reducir los problemas relacionados con los participantes desaparecidos y garantizar que los participantes en los planes reciban las prestaciones prometidas cuando alcancen la edad de jubilación.
- Comunicado de asistencia para el cumplimiento del Departamento de Trabajo (DOL) 2021-01: Describe el enfoque general de investigación que guiará a todas las oficinas regionales de la EBSA en el marco del Proyecto de Participantes con Derechos Adquiridos Rescindidos y facilitará los esfuerzos de cumplimiento voluntario por parte de los fiduciarios del plan.
- Boletín de asistencia sobre el terreno del Departamento de Trabajo (DOL) 2021-01: Se ha anunciado la política de aplicación temporal del DOL sobre la terminación de los planes de contribución definida que utilizan el Programa de Participantes Desaparecidos (Missing Participant Program) de la PGBC. La política se aplica a los fiduciarios de los planes de contribución definida que se terminan por la desaparición o la falta de respuesta de los saldos de las cuentas de los participantes.
- Directiva de campo del IRS sobre participantes perdidos y desaparecidos y RMD (19/10/17): Esta directriz indica a los inspectores del IRS que no impugnen un plan cualificado por no cumplir los requisitos mínimos de distribución exigidos por el Código, siempre que el plan tome las medidas adecuadas para localizar al participante desaparecido.
- Orientación de la PBGC – 82 Fed. Reg. 60,800 : junto con la ampliación del Programa de Participantes Desaparecidos de la PBGC, la normativa exige que los administradores de planes realicen una búsqueda diligente como requisito previo para participar en el programa.
