Definitieve regelgeving staat werkgevers toe om de kosten van een werknemer voor de aankoop van een individuele ziektekostenverzekering te vergoeden

Belangrijkste boodschap

Met ingang van 1 januari 2020 kunnen werkgevers, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, vóór belasting geld opzij zetten in een gezondheidsvergoedingsregeling (Health Reimbursement Arrangement, HRA) die door een werknemer kan worden gebruikt om premies en andere contante kosten te betalen die verband houden met de aankoop van een individuele ziektekostenverzekering (ook wel 'individuele dekkings-HRA's' of 'ICHRAs' genoemd). Onlangs gepubliceerde definitieve regelgeving ( hier te vinden) draait de eerdere richtlijnen van de Affordable Care Act ("ACA") terug, die werkgevers verboden om individuele ziektekostenverzekeringspremies te vergoeden (behalve in beperkte omstandigheden). 

Implicaties

Zoals we al bespraken toen de voorgestelde regelgeving werd gepubliceerd (zie onze artikelen hier en hier), zou deze definitieve regelgeving kunnen duiden op een verschuiving in de markt voor door werkgevers aangeboden ziektekostenverzekeringen, van traditionele collectieve ziektekostenverzekeringen naar een 401(k)-achtige toegezegde-bijdrageregeling. De definitieve regelgeving geeft een werkgever de mogelijkheid om geen traditionele collectieve ziektekostenverzekering aan te bieden, maar in plaats daarvan jaarlijks een vast bedrag bij te dragen aan een ICHRA. De werknemer kan dan het ICHRA-geld gebruiken om een individuele ziektekostenverzekering af te sluiten via de overheidsmarktplaats of via de particuliere individuele verzekeringsmarkt. 

Dit zou werkgevers een nieuwe methode kunnen bieden om de stijgende kosten van uitgebreide ziektekostenverzekeringen voor werknemers te beperken en hen in staat stellen om de aanzienlijke administratieve verantwoordelijkheden die gepaard gaan met het beheer van een traditionele collectieve ziektekostenverzekering af te stoten. Hoewel het erop lijkt dat deze regelgeving vooral gericht is op kleinere werkgevers, zou dit iets kunnen zijn dat grotere werkgevers in de toekomst zouden willen onderzoeken, vooral omdat de definitieve regelgeving ervan uitgaat dat een ICHRA-verzekering volledig kan voldoen aan de werkgeversverplichting van de ACA (zoals hieronder verder wordt besproken). 

Achtergrond

Een HRA is een op een rekening gebaseerd gezondheidsplan dat uitsluitend wordt gefinancierd door werkgeversbijdragen en dat wordt gebruikt om bepaalde medische kosten te vergoeden die zijn gemaakt door in aanmerking komende werknemers en hun gezinsleden.  Behalve bepaalde HRA's die worden beheerd door kleine werkgevers die aan specifieke kwalificaties voldoen (bekend als "gekwalificeerde HRA's voor kleine werkgevers" of "QSEHRA's"), stond de ACA-richtlijn werkgevers niet toe om een HRA aan te houden voor de vergoeding van de kosten van individuele verzekeringspolissen. Zoals opgemerkt, heffen deze definitieve voorschriften dit verbod op en staan ze ICHRA's uitdrukkelijk toe, op voorwaarde dat de werkgever aan de hieronder vermelde voorwaarden voldoet. 

Vereiste voorwaarden

De definitieve regelgeving is zeer gedetailleerd en bevat verschillende voorwaarden waaraan een werkgever moet voldoen om een ICHRA te kunnen handhaven. Hieronder volgt een samenvatting van de belangrijkste voorwaarden. 

• Een ICHRA moet binnen elke categorie werknemers onder dezelfde voorwaarden worden aangeboden. De regelgeving staat werkgevers toe om binnen hun personeelsbestand bepaalde gespecificeerde 'klassen' in te stellen voor ICHRA-doeleinden. Als een werkgever een ICHRA aanbiedt aan een specifieke klasse van werknemers, moet de ICHRA beschikbaar worden gesteld aan elke werknemer binnen die klasse onder dezelfde voorwaarden (behoudens bepaalde uitzonderingen voor leeftijd en gezinsgrootte, zoals hieronder besproken). Klassen die specifiek zijn toegestaan door de ICHRA-regelgeving zijn:
  
  
  • Fulltime status
  • Deeltijdstatus
  • Status van werknemer in loondienst
  • Niet-gesalarieerd (d.w.z. op uurbasis)
  • Seizoensgebonden
  • Werknemers die onder een collectieve arbeidsovereenkomst vallen
  • Niet-ingezeten vreemdelingen zonder inkomen in de VS
  • Werknemers die niet hebben voldaan aan de wachttijd van het collectieve zorgplan
  • Tijdelijke werknemers van uitzendbureaus
  • Primaire werkplek (gebaseerd op hetzelfde verzekeringsclassificatiegebied, zoals gedefinieerd door de ACA)

  De klassen worden bepaald op het niveau van de werkgever volgens het gewoonterecht, zodat door de IRS gedefinieerde gecontroleerde groepen buiten beschouwing kunnen worden gelaten bij het bepalen van de klassepopulatie.

  Over het algemeen moet het bedrag dat een werkgever bijdraagt aan een ICHRA voor alle werknemers binnen een klasse gelijk zijn. Er kunnen echter bepaalde uitzonderingen worden gemaakt op basis van de leeftijd en/of gezinsgrootte van een werknemer. Een werkgever kan ervoor kiezen om het bedrag dat hij bijdraagt aan een ICHRA uniform te verhogen op basis van de toename van de leeftijd van de werknemer en/of het aantal personen ten laste. Bij verhogingen van de bijdragen op basis van leeftijd mag het maximale bedrag dat beschikbaar is voor de oudste deelnemende werknemer echter niet meer bedragen dan driemaal het bedrag dat beschikbaar is voor de jongste deelnemende werknemer.      

   

• Een werknemer kan niet in aanmerking komen voor zowel een collectieve ziektekostenverzekering als een ICHRA.. De werkgever kan niet zowel een collectieve ziektekostenverzekering als een ICHRA aanbieden aan dezelfde categorie werknemers. Werkgevers die ervoor kiezen om een collectieve ziektekostenverzekering aan te bieden aan de ene categorie werknemers en een ICHRA aan een andere categorie, moeten ervoor zorgen dat de categorie werknemers aan wie de ICHRA wordt aangeboden, voldoet aan de volgende minimale vereisten met betrekking tot de grootte van de categorie:
  
  
  • Voor werkgevers met minder dan 100 werknemers is de minimale groepsgrootte 10 werknemers;
  • Voor werkgevers met 100 tot 200 werknemers is de minimale groepsgrootte 10% van het aantal werknemers van de werkgever.
  • Voor werkgevers met meer dan 200 werknemers is de minimale groepsgrootte 20 werknemers.

  Deze vereisten inzake klasgrootte zijn alleen van toepassing op klassen op basis van voltijdse versus deeltijdse status, status met salaris versus status zonder salaris (d.w.z. uurloon), of geografische locatie (als de locatie kleiner is dan een staat). Verder is de omvang van de werkgever voor de minimale groottevereisten gebaseerd op het gewoonterecht inzake arbeid in plaats van op een gecontroleerde groep. Er geldt een speciale regel voor nieuwe werknemers, waardoor een werkgever die al een collectieve ziektekostenverzekering aanbiedt aan een groep werknemers, deze werknemers mag vrijstellen en een ICHRA mag aanbieden aan alle nieuwe werknemers die op of na 1 januari 2020 in die groep worden aangenomen.

   

• Werknemers moeten zijn aangesloten bij een individuele ziektekostenverzekering of Medicare, en de werkgever moet de aansluiting en medische kosten aantonen. ICHRA-dekking kan alleen worden aangeboden aan werknemers die daadwerkelijk zijn ingeschreven voor een individuele ziektekostenverzekering die belangrijke medische voordelen biedt of voor Medicare, en een werknemer moet zich over het algemeen binnen de periode van 60 dagen vóór de eerste dag van het ICHRA-planjaar voor een dergelijke dekking inschrijven. Bovendien moet de werkgever redelijke procedures hebben om de inschrijving van werknemers voor een individuele ziektekostenverzekering en hun medische kosten te staven. De werkgever moet jaarlijks een bewijs verkrijgen van de inschrijving van een werknemer in een individuele ziektekostenverzekering (een verklaring van de werknemer volstaat). Ook moet de werkgever elke keer dat een werknemer een vergoeding van medische kosten aanvraagt bij de ICHRA, een bewijsstuk vragen. De ministeries van Financiën, Arbeid en Volksgezondheid en Human Services hebben gezamenlijk modelformulieren voor jaarlijkse en doorlopende verklaringen uitgegeven die voor deze doeleinden kunnen worden gebruikt (te vinden op hier).

   

• Een werkgever moet een jaarlijkse kennisgeving bijhouden en verspreiden. Een werkgever moet zijn werknemers ten minste 90 dagen voor het begin van het planjaar een jaarlijkse kennisgeving verstrekken (en voor nieuwe werknemers die tijdens het planjaar in dienst treden, uiterlijk op de datum waarop de ICHRA-dekking voor de nieuwe werknemer voor het eerst van kracht wordt). De kennisgeving moet aan bepaalde inhoudelijke vereisten voldoen en moet worden verspreid volgens de verspreidingsregels van het Amerikaanse Ministerie van Arbeid (DOL). Het DOL heeft een modelkennisgeving uitgegeven die door werkgevers kan worden aangepast en gebruikt (te vinden op hier).

   

• De ICHRA moet werknemers het recht geven om zich jaarlijks af te melden. Werknemers moeten ten minste één keer per jaar en bij beëindiging van het dienstverband de mogelijkheid krijgen om zich af te melden voor de ICHRA-dekking.

ACA's werkgeversverplichting (artikel 4980H)

Zoals vermeld in een eerder artikel van Foley ( hier te vinden), heeft de IRS in 2018 een kennisgeving gepubliceerd ( hier te vinden) over de ontwikkeling van richtlijnen die het voor werkgevers mogelijk zouden maken om volledig te voldoen aan de ACA-verplichting voor werkgevers en tegelijkertijd ICHRA's aan te bieden. 

Achtergrondinformatie: Op hoog niveau stelt de werkgeversverplichting van de ACA twee eisen om mogelijke fiscale boetes te vermijden: (1) ten minste 95 procent van de fulltime werknemers (en hun gezinsleden) een ziektekostenverzekering aanbieden; en (2) een "betaalbare" ziektekostenverzekering aanbieden die elke fulltime werknemer een "minimale waarde" biedt (de termen worden gedefinieerd door de ACA en worden verder besproken in deze eerdere updates). 

De definitieve regelgeving heeft al bevestigd dat het aanbod van een ICHRA-dekking door een werkgever voldoet aan de vereiste om gezondheidsdekking aan te bieden voor werkgeversverplichtingen, zodat aan de eerste hierboven beschreven vereiste wordt voldaan. De definitieve regelgeving bevat geen definitieve regels over hoe een werkgever via een ICHRA een "betaalbare" ziektekostenverzekering met een "minimale waarde" kan aanbieden, maar de IRS is van plan dit binnenkort te doen, nadat zij de opmerkingen heeft bekeken die zijn gemaakt naar aanleiding van haar kennisgeving van 2018 over dit onderwerp. Wij verwachten dat het eindresultaat zal zijn dat werkgevers volledig aan de werkgeversverplichting kunnen voldoen zonder een traditionele collectieve ziektekostenverzekering te sponsoren. 

Een ICHRA-plan is nog steeds een ERISA-welzijnsplan

De definitieve regelgeving bepaalt dat de individuele ziektekostenverzekeringen die door werknemers worden afgesloten, niet onder ERISA vallen als de werkgever aan bepaalde vereisten voldoet. Het is echter belangrijk op te merken dat een ICHRA-regeling nog steeds een ERISA-welzijnsregeling is, net als elke andere ERISA-welzijnsregeling. Werkgevers moeten voldoen aan hun algemene ERISA-verplichtingen met betrekking tot een ICHRA-plan, zoals het bijhouden en verspreiden van een samenvatting van het plan, en het indienen van een jaarlijks DOL-formulier 5500 (als het plan niet in aanmerking komt voor de uitzondering voor kleine plannen).

COBRA

Er is geen speciale uitzondering op COBRA, dus COBRA is van toepassing zoals op elk ander collectief ziektekostenplan. Op basis van de reeds bestaande COBRA-regels wordt in de definitieve regelgeving opgemerkt dat het niet behouden van een individuele ziektekostenverzekering door een persoon geen aanleiding geeft tot een aanbod van COBRA-vervolgdekking (aangezien dit geen in aanmerking komende gebeurtenis is); echter, beëindiging van het dienstverband of een vermindering van het aantal uren (bijvoorbeeld) zou aanleiding geven tot een aanbod van COBRA-vervolgdekking als dit anders zou leiden tot het verlies van ICHRA-dekking.

HSA-subsidie

Als een werknemer ervoor kiest om zich aan te melden voor een individuele ziektekostenverzekering met een hoog eigen risico, zal de ICHRA-dekking de werknemer niet diskwalificeren voor het aanhouden van een gezondheidsspaarrekening ("HSA"), op voorwaarde dat de ICHRA alleen kan worden gebruikt om werknemers te vergoeden voor premies (en niet ook om werknemers te vergoeden voor andere in aanmerking komende medische kosten). De regelgeving staat een werkgever toe om zowel een HSA-compatibele (d.w.z. "alleen premie") ICHRA als een ICHRA die niet HSA-compatibel is, aan te bieden aan werknemers binnen dezelfde klasse.    

Conclusie

Werkgevers die geïnteresseerd zijn in het invoeren van een ICHRA-plan met ingang van 1 januari 2020, moeten snel beginnen met de voorbereidingen, zodat ze voldoende tijd hebben om alle benodigde documenten, waaronder een planbericht, een beknopte planbeschrijving, bewijsstukken en ander materiaal, voor het begin van het planjaar gereed te hebben.

Sommige grote werkgevers willen misschien wachten totdat de definitieve regels met betrekking tot de naleving van de ACA-werkgeversverplichting zijn vastgesteld. Deze regels kunnen van cruciaal belang zijn voor het succes van ICHRA's voor grote werkgevers. Als de definitieve regels administratief praktische opties bieden voor grote werkgevers om volledig aan de werkgeversverplichting te voldoen, kunnen ICHRA's in de toekomst een grote impact hebben op grote werkgevers. Zodra we de definitieve regels met betrekking tot de naleving van de ACA-werkgeversverplichting hebben, zullen we een nieuw artikel van Foley publiceren.