Vorige week, op 1 november 2022, trad de wet inzake loontransparantie van New York City in werking. De wet wijzigt de New York City Human Rights Law (NYCHRL) en maakt het voor werkgevers in New York City onwettig om een vacature, promotie of overplaatsing te adverteren zonder het minimum- en maximumsalaris voor de functie te vermelden.
We hebben eerder over deze wet bericht hier en hier, evenals over soortgelijke wetten in andere rechtsgebieden, waaronder de nog in behandeling zijnde wet inzake loontransparantie wet.
Nu de nieuwe wet al van kracht is, zijn sommige werkgevers in New York City begonnen met het publiceren van salaris-/loonbereiken in hun vacatures. Anderen hebben dat nog niet gedaan.
Hier volgen enkele belangrijke punten voor werkgevers (ook voor werkgevers die denken dat ze geen werkgevers in New York City zijn) om rekening mee te houden met betrekking tot de nieuwe wet:
- Werkgevers die onder deze regeling vallen, zijn werkgevers met ten minste vier werknemers of zelfstandige contractanten, mits ten minste één daarvan in New York City werkt.
- Het geldt voor zowel externe als interne vacatures, inclusief kansen op promotie of overplaatsing.
- Het is van toepassing op functies die geheel of gedeeltelijk in New York City kunnen of zullen worden uitgevoerd (d.w.z. als het een functie betreft die kan worden vervuld door een telewerker in New York City, dan zijn de vacaturevereisten van toepassing, zelfs als de werkgever niet in NYC is gevestigd, maar wel een "gedekte" werkgever is volgens bovenstaande voorwaarden).
- Voor de gepubliceerde vacature moet de werkgever het basisjaarloon of basisuurloon bekendmaken, maar hoeft hij geen andere vormen van vergoeding of secundaire arbeidsvoorwaarden te vermelden, zoals ziektekostenverzekering, ontslagvergoeding, loon, commissies, overurenvergoeding, bonussen, fooien of aandelen.
- Een vacature moet een minimum- en maximumloon/salaris vermelden, wat een exact bedrag kan zijn, d.w.z. geen bereik als het minimum en maximum hetzelfde bedrag zijn (bijv. $ 50.000 per jaar), maar kan niet open zijn (bijv. $ 20.000 per jaar of hoger).
- Het gepubliceerde bereik moet een minimum- en maximumsalaris/loon bevatten dat de werkgever op het moment van publicatie "te goeder trouw" denkt te zullen betalen voor de functie.
- Het biedt huidige werknemers een particulier recht om een rechtszaak aan te spannen.
- Sollicitanten of werknemers kunnen een klacht indienen bij de NYC Commission on Human Rights (CHR) – overtreders kunnen aansprakelijk worden gesteld voor geldelijke schadevergoeding en civielrechtelijke boetes tot $ 250.000.
- De CHR zal geen geldboetes opleggen aan overtreders die voor het eerst in overtreding zijn, op voorwaarde dat de werkgever de overtreding binnen 30 dagen herstelt.
Nu de nieuwe wet al van kracht is, zijn er enkele zaken die ons opvallen en die het vermelden waard zijn:
- Sommige werkgevers stellen mogelijk buitensporig brede salarisbereiken vast die op het eerste gezicht niet in goed vertrouwen lijken te zijn, bijvoorbeeld een jaarsalaris van $ 0 tot $ 2.000.000 voor een functie als klantenservicemedewerker.
De wet verplicht werkgevers om voor een bepaalde functie "het laagste tot hoogste salaris dat de werkgever te goeder trouw op het moment van de vacatureplaatsing verwacht" te vermelden. CHR richtlijn stelt dat 'te goeder trouw' betekent 'het salarisbereik dat de werkgever op het moment van het plaatsen van de vacature te goeder trouw denkt te kunnen betalen aan de succesvolle sollicitant(en)'. Misschien is er een rationele verklaring voor het bovengenoemde bereik, maar het moet werkgevers eraan herinneren dat ze klaar moeten zijn om 'te goeder trouw' te rechtvaardigen voor elk gekozen bereik.
Daartoe moeten werkgevers rekening houden met het salaris/loon dat voor dezelfde of vergelijkbare functies wordt betaald, en vervolgens de redenen voor het gekozen bereik documenteren. De wet verplicht de werkgever niet om binnen het bereik te blijven, maar ook hier geldt dat werkgevers de redenen daarvoor moeten documenteren (met het oog op het waarborgen dat het gepubliceerde bereik te goeder trouw is vastgesteld).
- Sommige werkgevers kiezen er – misschien onverstandig – voor om salaris-/loonbereiken niet meer in vacatures te vermelden, maar wachten liever tot de CHR een kennisgeving van overtreding stuurt en maken dan gebruik van de 'vrijbrief' om de overtreding binnen 30 dagen te herstellen.
Deze aanpak brengt risico's met zich mee en de 'vrijbrief' is misschien niet zo vrij. Hoewel de CHR een eerste overtreding misschien niet bestraft, sluit dat niet uit dat huidige werknemers een civiele procedure tegen de werkgever kunnen aanspannen. Bovendien gaat de vrijbrief van de CHR gepaard met een erkenning van aansprakelijkheid 'voor alle doeleinden'. Het is niet duidelijk wat dat betekent, maar een procesgevoelige werknemer zou een dergelijke uitspraak waarschijnlijk gebruiken om een rechtszaak aan te spannen.
- Sommige werkgevers zijn van mening dat deze wet van New York City niet op hen van toepassing is, omdat zij geen kantoor in New York City hebben.
Werkgevers buiten New York City moeten zich bewust zijn van de mogelijke reikwijdte van de wet, met name met betrekking tot banen op afstand die kunnen worden vervuld door personen die in New York City wonen (en werken). Werkgevers die dergelijke banen op afstand adverteren en anderszins onder de wet vallen (d.w.z. ten minste één werknemer of onafhankelijke contractant in New York City hebben en in totaal ten minste vier werknemers), moeten overwegen om in de advertenties voor die banen salaris-/loonbereiken op te nemen die aan de wet voldoen.
Wetgeving inzake loontransparantie – waaronder de wet van New York City – kan valkuilen inhouden voor onoplettende werkgevers. Deze wetten worden steeds gangbaarder in de Verenigde Staten en kunnen gevolgen hebben voor werkgevers die in meerdere rechtsgebieden actief zijn en niet gevestigd zijn in een staat of gemeente waar een dergelijke wet van kracht is. Het is nog niet te laat om voorbereidingen te treffen en best practices in te voeren, zelfs in New York City, waar de wet al van kracht is.
