De nieuwe wet betaald verlof van Minnesota is er: Wat werkgevers moeten doen vóór 1 januari 2026

In 2023 heeft Minnesota wetgeving aangenomen die een landelijk programma voor betaald gezins- en medisch verlof (het "programma") creëert, dat op 1 januari 2026 van kracht wordt. De wet voorziet in een door de overheid beheerd verzekeringsprogramma dat wordt gefinancierd door werkgevers- en werknemersbijdragen. Deze verandering brengt Minnesota op één lijn met een groeiend aantal staten dat soortgelijke programma's op staatsniveau implementeert.

Overzicht van het programma

In het kader van het programma kunnen in aanmerking komende werknemers:

tot 12 weken betaald medisch verlof voor hun eigen ernstige gezondheidstoestand;
tot 12 weken betaald verlof voor gezinszorg, zoals de hechting met een nieuw kind, de zorg voor een gezinslid met een ernstige gezondheidstoestand, bepaalde militaire omstandigheden en veiligheidsverlof voor kwesties in verband met huiselijk geweld; en
maximaal 20 weken gecombineerd verlof per uitkeringsjaar.

Werkgevers en werknemers delen de kosten van het programma in de vorm van premies op de lonen van de werknemers. Werkgevers moeten minimaal 50% van de premie voor hun rekening nemen en mogen de rest van de premie inhouden op het loon van de werknemer. Het programma biedt bedrijven met bestaande regelingen voor betaald verlof ook de mogelijkheid om goedkeuring aan te vragen voor het gebruik van een privéregeling in plaats van het overheidsprogramma, op voorwaarde dat de privéregeling gelijkwaardig of beter is.

Belangrijkste stappen voor werkgevers vóór 1 januari 2026

Nu de ingangsdatum van 1 januari 2026 nadert, moeten werkgevers stappen ondernemen om zich voor te bereiden op het programma.

Beslissen over staatsplan of gelijkwaardig particulier plan - Aanbevolen voor 15 november 2025
Werkgevers moeten beslissen of ze liever deelnemen aan het staatsplan of dat ze liever aan hun verplichtingen voldoen met een gelijkwaardig particulier plan dat de dekking van het staatsprogramma evenaart of overtreft en dat werknemers niet meer kost dan wat ze zouden moeten bijdragen in het kader van het staatsplan. Dit laatste vereist (i) jaarlijkse verlenging, (ii) een jaarlijkse vergoeding van $500 op basis van het aantal werknemers, (iii) en een borgstelling of verzekeringspolis. Als een werkgever zijn verzoek na 15 november 2025 indient, kan het equivalente plan op zijn vroegst op 1 april 2026 van start gaan.
Bepaal de premietoewijzingen
Werkgevers moeten ook beslissen welk deel van het premietarief door de werkgever wordt betaald en welk deel wordt ingehouden op het loon van de werknemer. Voor 2026 bedraagt het premietarief 0,88% van het belastbare loon van een werknemer.[1] Het tarief wordt jaarlijks vastgesteld, kan niet hoger zijn dan 1,2% van het belastbare loon van een werknemer en wordt niet aangepast voor individuele werkgevers op basis van het gebruik van het programma door hun werknemers. Voor 2026 zijn werkgevers verantwoordelijk voor ten minste 0,44% (d.w.z. 50% van de premie), en werknemers betalen tussen 0,00 en 0,44% van de premie, zolang de aftrek het loon van een werknemer niet onder het minimumloon brengt.
Werknemers op de hoogte stellen - verplicht vóór 1 december 2025
Werkgevers moeten posters over betaald verlof op de werkplek ophangen in het Engels en in elke andere taal die wordt gesproken door vijf of meer werknemers of onafhankelijke contractanten. Daarnaast moeten werkgevers hun werknemers[2] individueel op de hoogte stellen van het programma voor betaald verlof in hun hoofdtaal, inclusief de door de werkgever vastgestelde premietoewijzingen. Deze kennisgeving kan worden gedaan door middel van een fysiek exemplaar dat kan worden gelezen en ondertekend, of virtueel via een salarissysteem. Werkgevers moeten van hun werknemers een ondertekende schriftelijke of elektronische ontvangstbevestiging krijgen.
Bereid je voor op driemaandelijkse loonrapportage
Tot slot moeten werkgevers voorbereid zijn op het indienen van loonrapporten op kwartaalbasis. In de meeste gevallen hoeven werkgevers geen extra stappen te ondernemen om aan deze vereiste te voldoen, omdat de staat het bestaande Unemployment Insurance (UI)-systeem zal gebruiken om loongegevens te verzamelen voor betaald verlof. Als alle werknemers onder de werkloosheidsverzekering vallen, wordt de huidige UI-rekening van de werkgever automatisch omgezet in een gezamenlijke UI-rekening en een rekening voor betaald verlof, en worden de loongegevens die de werkgever elk kwartaal indient (en die hij al indient) nu zowel voor de werkloosheidsverzekering als voor betaald verlof gebruikt.

Volgende stappen voor werkgevers

Tegen het einde van 2025 moeten werkgevers in Minnesota samenwerken met adviseurs om de deelname aan het plan, de premietoewijzing en de naleving van de vereisten van het programma voor betaald verlof te bepalen, zodat ze tegen 1 januari 2026 aan de vereisten voldoen.

[1] Kleine werkgevers (werkgever met 30 of minder werknemers) hebben een lager premiepercentage van 0,66%.

[2] Nieuwe werknemers die na 1 december 2025 in dienst worden genomen, moeten de individuele kennisgeving binnen 30 dagen na indiensttreding ontvangen.

Disclaimer

Deze blog wordt ter beschikking gesteld door Foley & Lardner LLP ("Foley" of "het kantoor") voor informatieve doeleinden. Het is niet bedoeld om het juridische standpunt van het kantoor namens een cliënt over te brengen, noch is het bedoeld om specifiek juridisch advies te geven. Eventuele meningen in dit artikel weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs de standpunten van Foley & Lardner LLP, haar partners of haar cliënten. Handel daarom niet op basis van deze informatie zonder advies te vragen aan een bevoegde advocaat. Deze blog is niet bedoeld om een advocaat-cliënt relatie te creëren en de ontvangst ervan vormt geen advocaat-cliënt relatie. Communicatie met Foley via deze website per e-mail, blogbericht of anderszins creëert geen advocaat-cliënt relatie voor welke juridische kwestie dan ook. Daarom wordt communicatie of materiaal dat u via deze blog naar Foley verzendt, hetzij via e-mail, blogpost of op een andere manier, niet behandeld als vertrouwelijk of als eigendom. De informatie op deze blog wordt gepubliceerd "AS IS" en is niet gegarandeerd volledig, nauwkeurig en/of up-to-date. Foley geeft geen verklaringen of garanties van welke aard dan ook, expliciet of impliciet, met betrekking tot de werking of inhoud van de site. Foley wijst uitdrukkelijk alle andere garanties, waarborgen, voorwaarden en verklaringen van welke aard dan ook af, hetzij uitdrukkelijk of impliciet, hetzij voortvloeiend uit een wet, wet, commercieel gebruik of anderszins, met inbegrip van impliciete garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, titel en niet-inbreuk. In geen geval zal Foley of een van haar partners, functionarissen, werknemers, agenten of filialen aansprakelijk zijn, direct of indirect, onder welke rechtsleer dan ook (contract, onrechtmatige daad, nalatigheid of anderszins), jegens u of iemand anders, voor claims, verliezen of schade, direct, indirect speciaal, incidenteel, bestraffend of gevolgschade, voortvloeiend uit of veroorzaakt door de creatie, het gebruik van of het vertrouwen op deze site (inclusief informatie en andere inhoud) of websites van derden of de informatie, middelen of het materiaal waartoe toegang wordt verkregen via dergelijke websites. In sommige rechtsgebieden kan de inhoud van deze blog worden beschouwd als advocaatreclame. Houd er, indien van toepassing, rekening mee dat eerdere resultaten geen garantie bieden voor een vergelijkbaar resultaat. Foto's zijn alleen voor dramaturgische doeleinden en kunnen modellen bevatten. Afbeeldingen impliceren niet noodzakelijkerwijs een huidige status als cliënt, partner of werknemer.