Opções políticas para lidar com a confusão de requisitos relativos a licenças médicas remuneradas

No ano passado, escrevemossobre os desafios de conformidade enfrentados por empregadores multistaduais que são obrigados a cumprir leis estaduais e locais sobre licença médica remunerada, que são cada vez mais numerosas e conflitantes. A situação não está a ficar mais fácil.  

Atualmente, os seguintes estados aprovaram leis sobre licença médica remunerada: Arizona, Califórnia, Connecticut, Maryland, Massachusetts, Michigan, Nova Jérsia, Oregon, Rhode Island, Vermont e Washington, bem como o Distrito de Columbia. Além disso, várias localidades aprovaram as suas próprias leis sobre licença médica remunerada, incluindo Chicago, Nova Iorque, Filadélfia e várias localidades na Califórnia.  

Algumas leis locais sobre licença médica remunerada enfrentaram desafios legais, resultando na invalidação da lei — por exemplo, em Pittsburgh, Pensilvânia, e Austin, Texas. E alguns locais obrigam os empregadores a seguir tanto a lei estadual sobre licença médica remunerada quanto a lei local (por exemplo, Maryland e Montgomery County, Maryland) com disposições conflitantes. Para complicar ainda mais as coisas, certos contratantes federais também são obrigados a fornecer aos funcionários até sete dias de licença médica remunerada por ano. Além disso, além das leis sobre licença médica remunerada, leis sobre licença familiar remunerada também estão a ser promulgadas em um ritmo bastante acelerado. Atualmente, Califórnia, Massachusetts, Nova Jersey, Nova Iorque, Rhode Island e Washington promulgaram leis sobre licença familiar remunerada. Não é de se admirar que tenhamos nos referido a esse emaranhado de leis como uma colcha de retalhoslegislativa.  

Com os requisitos de licença médica remunerada, existem basicamente duas tensões concorrentes: limitar os benefícios ou a cobertura ao que é legalmente exigido versus facilidade de administração. Por exemplo, o acúmulo de licença médica remunerada nos termos da Ordem Executiva 13706 é exigido apenas para o tempo dedicado a projetos federais cobertos, mas, de acordo com os requisitos estaduais ou locais, o acúmulo é geralmente baseado no tempo total trabalhado. Os contratantes e empregadores federais devem, portanto, estar cientes de que simplesmente adotar uma política de PTO (licença remunerada) pode ter algumas consequências indesejadas.  

Aqui estão duas opções para empregadores que lidam com uma variedade de leis sobre licença médica remunerada, com a ressalva de que uma solução única normalmente não serve para todos.    

Opção 1: Analise a sua política atual de PTO e faça revisões que a sua empresa se sinta confortável em aplicar a todos os funcionários.

Muitos empregadores estão optando por aplicar os requisitos mais generosos e, possivelmente, ter algumas variações com base nos requisitos locais, mas não ter uma política separada para cada jurisdição. Por exemplo, a política pode permitir licença remunerada por qualquer motivo coberto por todas as jurisdições. Isso pode incluir ausências relacionadas ao fechamento de escolas ou quando um funcionário obtém assistência para um membro da família relacionado à violência doméstica, mesmo para funcionários em locais onde essa licença remunerada não é exigida. A variável pode ser se o empregador pode optar por ter requisitos de documentação de ausência em jurisdições onde isso é permitido. 

Em geral, se a sua política de PTO cumprir as suas obrigações relativas a licenças médicas remuneradas, não terá de conceder dias adicionais de licença médica remunerada, mesmo que o funcionário utilize todo o tempo de férias a que tem direito. A dificuldade em cumprir a legislação reside em garantir que a política satisfaz os requisitos aplicáveis em matéria de taxa de acumulação, transferência e notificação.  

É claro que é fundamental que a política seja aplicada de forma consistente para evitar reclamações de retaliação. Por isso, é necessário que haja um bom treinamento para os supervisores. Vale ressaltar que o estado de Washington é uma jurisdição particularmente difícil, com leis locais conflitantes sobre licença médica remunerada em vigor em Seattle, Tacoma e SeaTac (setores de hotelaria e transporte), o que pode justificar um suplemento estadual próprio para empregadores multinacionais. 

Opção 2: Considere o front-loading. 

Muitas leis relativas à licença médica remunerada oferecem a opção de antecipar a licença médica anual no início de cada ano. Antecipar a licença é a solução?  

Para empregadores com uma força de trabalho significativa que é a tempo parcial ou temporária, existe a preocupação de que um funcionário utilize o seu tempo antecipado no início do ano apenas para se demitir no dia seguinte.  Por outro lado, para empregadores com uma força de trabalho sem muita rotatividade, o front-loading pode proporcionar a facilidade administrativa necessária, uma vez que não é necessário controlar o tempo de baixa por doença acumulado para cada funcionário. Embora o front-loading pareça ser uma opção viável para muitas jurisdições, representa um desafio para os empregadores com funcionários no estado de Washington.  

Para estar em conformidade com a lei de Washington, o empregador deve antecipar o montante da licença médica remunerada que o funcionário teria recebido à razão de uma hora de licença por cada 40 horas trabalhadas. Se o empregador não souber esse montante antecipadamente, é difícil calcular o montante da licença com certeza. Além disso, de acordo com a lei de Washington, a antecipação não isenta os empregadores da exigência de transferência, como acontece em outras jurisdições. Da mesma forma, os empregadores de Nova Jérsia não podem evitar as disposições de transferência antecipando o pagamento. Em vez disso, é oferecida aos funcionários a opção de transferir qualquer licença médica não utilizada ou receber o pagamento integral do valor da licença médica não utilizada.  

De modo geral, essas políticas têm o potencial de ser muito frustrantes. É fácil para os funcionários abusarem dessas políticas, tirando folga no último minuto e alegando que é por um motivo coberto. Ao criar ou atualizar políticas de licença remunerada, os empregadores são incentivados a consultar um advogado trabalhista para traçar um caminho que maximize o objetivo comercial de facilidade administrativa e garanta a conformidade com a miríade de obrigações potenciais relacionadas à licença médica remunerada.