Cuestiones de privacidad y procedimiento en los litigios en la era del coronavirus

En la era del coronavirus, el mundo empresarial se esfuerza por mantener el ritmo. Al lidiar con la Ley CARES, las ayudas salariales, los cierres de oficinas, los planes de salud y seguridad y mucho más, los líderes empresariales buscan respuestas. Los abogados litigantes también se esfuerzan por asesorar a sus clientes sobre cuándo y si los litigios en curso seguirán adelante en los tribunales y, en algunos casos, si iniciar un litigio conlleva preocupaciones adicionales durante este tiempo de incertidumbre. Por ejemplo, algunos tribunales de California están completamente cerrados, lo que obliga a los litigantes a idear soluciones creativas para resolver problemas urgentes en los que no se pueden aplicar soluciones tradicionales como órdenes de alejamiento y otras medidas cautelares. 

Para complicar aún más las cosas, no existe un enfoque uniforme. Algunas jurisdicciones están llevando a cabo audiencias a través de Zoom o conferencias telefónicas, mientras que otras dejan que sean los jueces individuales quienes tomen las decisiones operativas. En medio de este caos, surgen preguntas sobre la seguridad y la protección de los recursos técnicos disponibles para llevar a cabo audiencias, declaraciones, reuniones con clientes y otros asuntos que se gestionan habitualmente en persona, así como sobre los riesgos que conllevan. Teniendo esto en cuenta, aquí hay algunos consejos prácticos:

• Familiarícese con las plataformas de videoconferencia más populares. La COVID-19 ha acelerado la adopción de software para reuniones, pero ningún programa ha logrado dominar el mercado. Las siguientes plataformas se utilizan para audiencias, declaraciones, mediaciones y otros asuntos en todo el país: Zoom, Cisco WebEx, Skype y Microsoft Teams. Otras disponibles son: GoToMeeting, join.me e incluso FaceTime de Apple. Si bien Zoom tiene excelentes funciones de colaboración y se ha vuelto rápidamente popular entre los tribunales (que están abiertos al público y, por lo tanto, pueden estar menos preocupados por la posibilidad de que el público se entrometa en dichas conferencias), otros tipos de procedimientos no públicos sin duda darán más importancia a las cuestiones de seguridad a la hora de determinar qué plataforma utilizar.

• Conozca las limitaciones de privacidad y las medidas de seguridad disponibles.Las preocupaciones sobre seguridad y privacidad están evolucionando a medida que se descubren nuevos exploits y las plataformas de videoconferencia se apresuran a actualizar su software. Reflexione sobre la naturaleza de la información que se va a comunicar. En algunas circunstancias, tal vez cuando se trata de secretos comerciales o información sanitaria sensible, el riesgo de violaciones de datos y posibles infracciones de la HIPAA puede superar la necesidad de celebrar una reunión virtual. Aunque algunas plataformas afirman cumplir con la HIPAA, no hay certeza al respecto, ya que el alcance de los riesgos de seguridad en muchas plataformas sigue siendo desconocido. Cuando se justifica una reunión, hay al menos algunas medidas que se pueden utilizar en la mayoría de las plataformas para abordar algunas cuestiones de seguridad y privacidad:
  
  
  • Implementar controles estrictos para los anfitriones, como exigir que el anfitrión se una antes de que comience la videoconferencia.
  • Exigir una contraseña para unirse a la videoconferencia y hacer que la contraseña sea única.
  • Controle cuidadosamente las capacidades para compartir pantalla.
  • Utilice las opciones de sala de espera, si están disponibles, en las que los participantes se unen primero a una llamada independiente y deben esperar a que el anfitrión los autentique antes de poder unirse a la reunión.
  • Consulte con el personal de TI con antelación.

• Comprenda los pasos procesales del tribunal para evitar problemas de admisibilidad. Al comienzo de cada declaración videograbada, el abogado debe estipular en el expediente la admisibilidad del testimonio. Por ejemplo, el abogado debe considerar estipular (1) la toma de la declaración por vídeo debido a los protocolos de distanciamiento social, (2) la idoneidad del juramento prestado por el declarante, y (3) que el abogado no planteará ninguna objeción a la admisibilidad del testimonio sobre la base de que el juramento se prestó de forma remota o se tomó en este formato de vídeo remoto.

• Conozca los procedimientos para presentar pruebas documentales en su tribunal y en su plataforma de videoconferencia. Durante la transición a las audiencias virtuales, muchos tribunales están publicando procedimientos para presentar pruebas documentales durante las videoconferencias y algunos están cambiando sus procedimientos de presentación. Por ejemplo, los tribunales del condado de Dallas han publicado recientemente una orden que aborda esta cuestión. Al mismo tiempo, aprenda a presentar pruebas documentales de forma eficaz utilizando su plataforma de videoconferencia concreta, lo que probablemente implicará el uso de la función de compartir pantalla. Coordínese con el taquígrafo judicial con antelación, siempre que sea posible, para realizar una prueba. Cierre todos los programas que no sean pruebas documentales, de modo que no aparezcan notificaciones mientras presenta una prueba. Esto es especialmente importante en el caso del correo electrónico. Con la función de compartir pantalla, una ventana emergente de correo electrónico podría suponer un riesgo de divulgación involuntaria de comunicaciones privilegiadas o productos de trabajo. Tómese su tiempo y no se asuste si se encuentra con problemas técnicos. En el caso de las declaraciones, comparta las pruebas documentales con el taquígrafo judicial y el abogado de la parte contraria antes de que comience la declaración.

En resumen, es importante que las empresas y sus abogados aprendan las mejores prácticas para proteger su privacidad y seguridad ahora, con el fin de mitigar el riesgo de sufrir los efectos negativos del coronavirus. Para obtener más información sobre las medidas recomendadas, póngase en contacto con su socio de Foley. Si desea obtener recursos adicionales en Internet que le ayuden a seguir la propagación del coronavirus a nivel mundial, puede visitar el sitio webde losCentros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC)yel de la Organización Mundial de la Salud (OMS). 

Foley ha creado un equipo multidisciplinario y multijurisdiccional, que ha preparado una gran cantidad de recursos temáticos para los clientes y está preparado para ayudarles a afrontar los retos legales y empresariales que el brote de coronavirus está planteando a las partes interesadas de diversos sectores.Haga clic aquípara acceder al Centro de recursos sobre el coronavirus de Foley y mantenerse al tanto de las novedades, los conocimientos y los recursos pertinentes para apoyar su negocio durante estos tiempos difíciles. Para recibir este contenido directamente en su bandeja de entrada,haga clic aquíy envíe el formulario.