Prácticas y precauciones para propietarios comerciales para la reapertura tras la COVID-19

A medida que muchas empresas están reabriendo, los empleados han comenzado a regresar al trabajo en las oficinas físicas de sus empresas y los propietarios de edificios de oficinas comerciales se enfrentan a cuestiones prácticas sobre la mejor manera de reabrir sus edificios. Este artículo ofrece algunas prácticas y precauciones que los propietarios de edificios de oficinas comerciales deben tener en cuenta a medida que los inquilinos regresan a la oficina o continúan con sus operaciones.

1. Órdenes ejecutivas de

• Revise y confirme el cumplimiento de cualquier orden ejecutiva y normativa aplicable (incluidas las normas de distanciamiento social y los requisitos relativos al uso de mascarillas y guantes). Haga clic aquípara acceder al enlace del rastreador de órdenes de emergencia de los 50 estados de Foley.

2. Precauciones de limpieza de

• Limpiar las zonas comunes compartidas y de mucho tránsito, incluyendo vestíbulos, mostradores de seguridad, mostradores de conserjería, ascensores, barandillas de escaleras mecánicas, manillas de puertas, torniquetes, aseos, fuentes de agua y estaciones de recarga, salas de correo, etc.
  
  
• Tenga en cuenta el momento y la frecuencia de la limpieza continua de estas zonas de mucho tránsito (muchos propietarios están contratando a un equipo de limpieza especializado para limpiar estas zonas de mucho tránsito de forma continua durante la jornada laboral).
  
  
• Contrate un servicio externo para evaluar y garantizar el correcto funcionamiento y operación de los sistemas de climatización, con el fin de proporcionar una calidad adecuada del aire interior.

3. Disminuciónde los contactos y puntos de contacto

• Instalar tecnología que permita la apertura sin contacto o automática de las puertas principales durante el horario comercial.
  
  
• Instalar tecnología sin contacto en los baños y contenedores de basura. Proporcionar toallas de papel en los baños que actualmente solo cuentan con secadores de aire.  
  
  
• Instalar desinfectantes de manos (con sensores u otra tecnología sin contacto) en los mostradores de seguridad, ascensores y otros lugares similares.
  
  
• Instalar protectores de plexiglás/antipadrastros en los mostradores de recepción/seguridad/conserjería.
  
  
• Diseñar patrones de flujo de tráfico unidireccionales en las zonas de mucho tráfico (incluyendo la designación de determinadas puertas principales como puertas de entrada o de salida únicamente).
  
  
• Retire las zonas de descanso (especialmente las grandes) de los vestíbulos para evitar que se formen grupos. 
  
  
• Adopte un plan para gestionar la congestión en los ascensores, vestíbulos, cafeterías, baños (incluidas las restricciones de ocupación para los baños compartidos en plantas con múltiples inquilinos) y otras instalaciones compartidas y espacios comerciales.
  
  
• Designar áreas marcadas con cinta adhesiva en los mostradores de recepción/seguridad/conserjería para indicar y garantizar el distanciamiento social adecuado para los visitantes que esperan en fila.
  
  
• Con respecto a los ascensores:
  
  
  • Establecer restricciones de tiempo y capacidad para evitar atascos, incluyendo limitaciones de ocupación máxima y horarios escalonados de inicio de los inquilinos.
    
    
  • Cree áreas designadas/marcadas con cinta adhesiva en los bancos de ascensores para indicar y garantizar el distanciamiento social adecuado mientras los pasajeros esperan el ascensor.
    
    
  • En ascensores más grandes, cree «zonas delimitadas» con cinta adhesiva para que las personas se coloquen de pie (por ejemplo, dos zonas delimitadas con cinta adhesiva en un ascensor, con una zona a cada lado del ascensor, o cuatro zonas delimitadas con cinta adhesiva en un ascensor, con una zona en cada esquina).
    
    
  • Para ascensores más pequeños, cree una regla de un solo pasajero.
    
    
  • Considere la logística «ascendente» frente a la «descendente» para los bancos de ascensores.
    
    
  • Determinar si se podrá utilizar la escalera y abordar las precauciones de distanciamiento social para su uso.

• Considere la aplicación de las sugerencias anteriores con respecto a cualquier estacionamiento propiedad del arrendador (es decir, entrada sin contacto).

4. Políticasde construccióny anuncios públicos

• Publicar avisos/materiales relacionados con lo siguiente:

1.  En los vestíbulos de los edificios y otras zonas comunes, descripciones visuales del flujo de tráfico seguro (quizás en un solo sentido).
   
   
2.  En todos los baños, materiales sobre cómo lavarse las manos correctamente.
   
   
3.  En las zonas comunes y junto a los ascensores, materiales que describan la higiene adecuada de las manos, los protocolos de etiqueta al toser y el distanciamiento social.
   
   
4.  En la recepción/mostrador de seguridad y/o mostrador de conserjería del vestíbulo, materiales que abordan la autoevaluación y la identificación de posibles síntomas.

• Revisar y modificar las políticas de entrega de edificios y abordar la mejor manera de implementarlas y comunicarlas a los inquilinos.
  
  
• Adoptar políticas relativas al uso obligatorio de mascarillas y guantes en las zonas comunes (si aún no lo exigen las órdenes ejecutivas aplicables). Exigir a los inquilinos que proporcionen mascarillas/guantes a sus empleados/invitados (es decir, exigir a los inquilinos que lleven mascarillas/guantes a los vestíbulos/zonas comunes para cualquier empleado/invitado que haya olvidado traer los suyos).
  
  
• Adopte políticas para los empleados del edificio del propietario que se sientan enfermos, tengan fiebre o hayan estado en contacto con alguien recientemente diagnosticado con COVID-19, así como políticas para gestionar las notificaciones de los inquilinos sobre diagnósticos positivos relacionados con los empleados y visitantes de los inquilinos. Implemente políticas y procedimientos que exijan a los inquilinos informar de cualquier viaje significativo realizado por sus empleados.  Haga clic aquípara leer un artículo que trata, entre otros temas, qué hacer si un empleado es diagnosticado con COVID-19 (así como consideraciones relacionadas con la HIPAA). 
  
  
• Revise los procedimientos de evacuación de emergencia existentes y considere si es necesario/posible realizar ajustes para cumplir con los requisitos de distanciamiento social. Asigne a los empleados la responsabilidad de gestionar una evacuación.
  
  
• Desarrollar políticas/procedimientos para gestionar el cierre parcial o total del edificio en caso de que la reapertura fracase o de que la reaparición del virus obligue a nuevos cierres.
  
  
• Planificar y presupuestar la adquisición adicional y los gastos asociados con el equipo de protección para los empleados del propietario, productos de limpieza adicionales, desinfectante de manos, etc. 

5. Comunicación con los inquilinos

• Proporcione comunicaciones periódicas a los inquilinos sobre las precauciones y medidas adoptadas para limpiar y desinfectar el edificio y garantizar un entorno de trabajo seguro.  
  
  
• Designe a un empleado capacitado como contacto principal para los inquilinos, a fin de gestionar los informes y las inquietudes relacionados con la COVID-19.
  
  
• Colaborar con los inquilinos en la implementación de cualquier ajuste necesario en las políticas del edificio (por ejemplo, políticas de entrega de paquetes o de registro de invitados). 
  
  
• Solicite la opinión de los inquilinos sobre las medidas que está tomando el propietario (además de recibir ideas valiosas, esto puede dificultar que los inquilinos se opongan posteriormente alegando que dichas medidas violan sus contratos de alquiler).
  
  
• Proporcione enlaces a recursos sobre posibles políticas para inquilinos para la gestión de su espacio arrendado. 

6. Requisitos para los visitantes de

• Implementar medidas de seguridad adicionales para los visitantes, como exigirles que se registren obligatoriamente, llevar un registro de visitantes y confirmar que no han estado en contacto con alguien con un caso confirmado de COVID-19, que no presenten ningún síntoma ni hayan viajado recientemente a países de alto riesgo.  
  
  
• Implemente un programa de detección para controlar si los visitantes tienen fiebre en los mostradores de recepción/seguridad con un termómetro sin contacto. Haga clic aquípara obtener más información sobre cómo implementar dicho programa de detección.

Las prácticas y precauciones anteriores son solo sugerencias generales y pueden no ser aplicables a muchos edificios. Sin embargo, los propietarios de edificios de oficinas comerciales deben revisar las consideraciones anteriores, evaluar su aplicabilidad/viabilidad y permanecer atentos y adaptables a los estándares de la industria, que seguirán evolucionando en las próximas semanas y meses. No obstante lo anterior, antes de aplicar cualquiera de estas consideraciones, los propietarios deben revisar sus contratos de arrendamiento para confirmar que las medidas adoptadas no sean incompatibles con los términos y condiciones de dichos contratos. Para obtener más información sobre las medidas recomendadas y la revisión de los contratos de arrendamiento, póngase en contacto con su socio de Foley.

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