Lecciones aprendidas de la COVID-19 en materia de solicitudes de propuestas
Las interrupciones en la cadena de suministro provocadas por la COVID-19 y la forma en que los proveedores y prestadores de servicios han gestionado dichas interrupciones han llevado a los equipos de compras a reconsiderar si se debe dejar de trabajar con los proveedores que han tenido un rendimiento insatisfactorio durante la pandemia. En este sentido, el proceso de solicitud de propuestas (RFP) sigue siendo una herramienta valiosa para que los compradores de bienes y servicios evalúen nuevas soluciones de suministro y servicios. No hay mejor momento para considerar si se puede mejorar el enfoque de RFP de un comprador y los contratos tipo presentados con las RFP.
Cuando un comprador tiene el control del proceso de solicitud de propuestas, se encuentra en una posición favorable para negociar aspectos de un contrato que podrían haberse pasado por alto en el mundo prepandémico. Algunas disposiciones a las que los compradores deben prestar especial atención en el futuro son la fuerza mayor, la rescisión por conveniencia y la suspensión.
- Fuerza mayor. Los compradores deben asegurarse de que la cláusula de fuerza mayor exija a su proveedor notificar sin demora cualquier evento de fuerza mayor. La sección de fuerza mayor también debe permitir la rescisión del contrato en caso de que el proveedor no pueda reanudar el cumplimiento en un plazo razonable. Además, el comprador querrá asegurarse de que el alcance de lo que constituye un evento de fuerza mayor esté debidamente limitado.
- Rescisión por conveniencia. La COVID-19 ha puesto de relieve la necesidad de flexibilidad en los enfoques de los contratos de suministro y servicios. Si bien la rescisión por conveniencia siempre ha sido importante para los compradores de bienes y servicios, la necesidad de una rescisión unilateral por conveniencia a favor del comprador con un plazo de preaviso razonable para la rescisión debe considerarse una condición fundamental a la hora de seleccionar un proveedor en el proceso de solicitud de propuestas, especialmente cuando la relación de suministro es exclusiva o incluye el requisito de suministrar un volumen determinado.
- Suspensión. Una cláusula de suspensión puede lograr el objetivo de retrasar el cumplimiento de un proveedor sin tener que recurrir al lenguaje estricto de una sección de fuerza mayor. Lo ideal, desde el punto de vista del comprador, sería que la cláusula de suspensión se redactara a su favor, de modo que le permitiera suspender el cumplimiento de un contrato de suministro o de servicios por cualquier motivo, y que previera la reanudación del cumplimiento del contrato previa notificación por parte del comprador.
Ahora más que nunca, es esencial que el contrato tipo del comprador se envíe simultáneamente con el documento de solicitud de propuestas. Debido a la urgencia de ciertos procesos de selección de proveedores, existe la tentación de enviar el documento de solicitud de propuestas y enviar el contrato tipo más tarde, y en algunos casos, el contrato tipo no se proporciona hasta que se ha seleccionado al nuevo proveedor. Proporcionar el contrato tipo en una fase temprana del proceso de solicitud de propuestas y exigir al proveedor que marque las modificaciones como parte de su respuesta a la solicitud de propuestas dará al comprador más ventaja en la negociación del contrato, identificará en una fase temprana cualquier posible obstáculo contractual importante y permitirá hacerse una idea de lo fácil o difícil que será trabajar con el proveedor en el futuro.
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