Procedimiento de seguimiento del cumplimiento de las modificaciones obligatorias de los planes de jubilación diseñados individualmente

Antecedentes (Eliminación efectiva del proceso de carta de determinación)

En el Procedimiento Fiscal 2016-37, el IRS eliminó el proceso de carta de determinación para los planes diseñados individualmente en todas las situaciones, excepto en la calificación inicial del plan, la calificación tras la terminación del plan y algunas otras circunstancias especiales, como la fusión de planes en caso de fusión o adquisición que involucre a entidades no relacionadas. Antes de eso, los patrocinadores de planes podían obtener una «aprobación» periódica del IRS en cuanto a la calificación de su documento de plan, y estas «cartas de determinación» podían mostrarse a los auditores y otras terceras partes interesadas para demostrar el cumplimiento continuo del plan con las enmiendas requeridas. Una vez que el IRS puso fin a este proceso, lo sustituyó por un nuevo procedimiento de «autoayuda» que dejaba a los empleadores por su cuenta a la hora de demostrar el cumplimiento de estos requisitos.

Nuevo procedimiento de cumplimiento de «autoayuda»

En virtud de este nuevo procedimiento, el IRS:

(1) emite cada año (al final del año) una «notificación de modificaciones necesarias» en la que se enumeran las modificaciones que debían realizarse ese año;

(2) establece un período de modificación correctiva que se extiende hasta el final del segundo año natural siguiente al año de la modificación requerida (es decir, el promotor del plan podría modificar retroactivamente el plan dentro de ese período para incluir la modificación requerida para el año en cuestión);¹ y

(3) actualiza anualmente (normalmente en primavera) una «lista de cumplimiento operativo» que identifica los cambios en los requisitos de cualificación que entran en vigor durante un año natural.

Uso del procedimiento de «autoayuda» por parte del patrocinador del plan

Ante la necesidad de demostrar el cumplimiento de las modificaciones requeridas a los auditores y otros terceros de forma continua, algunos empleadores han adoptado un procedimiento que utiliza los recursos de «autoayuda» establecidos por el IRS en el Procedimiento Fiscal 2016-37, tal y como se describe a continuación. Cada año, cuando el IRS proporciona la notificación de modificaciones requeridas (normalmente en diciembre del año), el administrador del plan comparará la lista de modificaciones requeridas con el plan del que es responsable y también revisará la lista actualizada de cumplimiento operativo en el sitio web del IRS en relación con el funcionamiento del plan. Cualquier modificación que sea necesario realizar como resultado de la lista de modificaciones requeridas o de la lista de cumplimiento operativo será aprobada por el administrador del plan o el patrocinador del plan (quien tenga autoridad para realizar modificaciones en virtud del plan en cuestión) durante ese año y se completará dentro del período de modificación correctiva aplicable. A continuación, el administrador del plan certifica esta acción por escrito (tanto si el administrador del plan es un comité que levanta acta como si es una persona que redacta un memorándum) y este proceso se repite cada año, de modo que, tras un periodo de años, el administrador del plan dispone de una colección de resoluciones o memorandos escritos que reflejan la revisión de la notificación de modificaciones requeridas para el año en cuestión y la lista de cumplimiento operativo correspondiente del IRS, así como una nota que indica si se requirieron y realizaron modificaciones o si no se requirieron modificaciones para el año en cuestión. Esta recopilación de certificaciones puede mostrarse a los auditores y otras terceras partes interesadas, así como al IRS en caso de una auditoría o de la presentación definitiva de una carta de determinación tras la terminación del plan. Esto supone más trabajo y responsabilidad para el administrador del plan que el antiguo proceso de obtener una carta de determinación periódica del IRS, pero es el procedimiento que el IRS ha puesto a disposición y que muchos administradores y patrocinadores de planes siguen para ayudar a mantener la condición de cualificados de sus planes de jubilación diseñados individualmente.

Cómo puede empezar a documentar el uso del procedimiento de cumplimiento «autoayuda» del IRS

Si desea iniciar este proceso, puede comenzar ahora con el año del plan 2020 revisando su plan en relación con la Notificación 2020-83 del IRS y la Lista de cumplimiento operativo actualizada, y documentando los resultados. A continuación, para el año del plan 2021, la lista de modificaciones requeridas por el IRS debería publicarse en las próximas semanas y usted puede utilizar ese aviso (junto con la revisión de la lista de cumplimiento operativo del IRS actualizada en la primavera del próximo año) para revisar su plan, tomar cualquier medida de modificación y documentar su proceso para el año del plan 2021. Siguiendo este proceso, debería poder tomar las medidas necesarias y documentar el cumplimiento del año del plan 2021 antes de junio o julio del próximo año.

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