Disputas sobre garantías y precios entre proveedores y fabricantes de equipos originales: tendencias, dificultades y preparación

A lo largo de los últimos tres años, los fabricantes de equipos originales (OEM) y los proveedores se han visto sacudidos por una serie de retos, entre los que se incluyen cierres y reinicios debido a la COVID-19, una rotación de personal extrema, el aumento de los costes y la escasez prolongada que ha obligado a utilizar sustitutos o productos alternativos.

A medida que la industria sale lentamente de este período de gran agitación, los fabricantes de equipos originales (OEM) están volviendo a centrar su atención en cuestiones más tradicionales, como la garantía, las retiradas de productos y los precios. Los litigios relacionados con estas disputas clásicas entre los OEM y sus proveedores por niveles comenzaron a recrudecerse en 2022 y esperamos que esa tendencia continúe a lo largo de 2023. Los proveedores deben estar preparados para que los OEM empiecen a llamar a su puerta para solicitar el reembolso de la garantía o pedir reducciones de precios. Los proveedores de nivel inferior deben esperar que esos problemas les afecten más pronto que tarde. Con el fin de ayudar a los proveedores a prepararse para el aumento previsto de las disputas con los fabricantes de equipos originales, este artículo aborda cuestiones clave relacionadas con los contratos y la asignación de costes, las campañas de garantía y las retiradas de productos, y las disputas sobre precios.

Cómo utilizan los fabricantes de equipos originales las garantías para asignar costes a los proveedores

Debido al incomparable poder de negociación de los fabricantes de equipos originales (OEM), los proveedores a menudo deben aceptar los términos y condiciones (T&C) de los OEM para conseguir negocios. Como resultado, los proveedores deben ser conscientes de las formas en que los OEM utilizan sus contratos en su beneficio para transferir la responsabilidad y asignar los costes de garantía a los eslabones posteriores de la cadena.

Condiciones generales de la garantía

Una de las principales formas en que los fabricantes de equipos originales (OEM) transfieren los costes a los proveedores es a través de sus condiciones de garantía ordinarias (OWT). En la mayoría de estas políticas, el OEM proporciona una fórmula para evaluar un porcentaje de los gastos de garantía ordinarios a cargo del proveedor sin tener que demostrar que la pieza del proveedor era defectuosa. Según las garantías tradicionales incluidas en los términos y condiciones de los fabricantes de equipos originales, si un fabricante de equipos originales desea imponer cargos a un proveedor por una campaña de garantía o una retirada del mercado, debe poder vincular el defecto con un incumplimiento por parte del proveedor; debe existir algún nexo con las obligaciones de garantía del proveedor. Este no es el caso en el lenguaje estándar de las OWT, que, en cambio, asigna los daños a los proveedores mediante una fórmula predeterminada sin tener en cuenta la culpa. Los fabricantes de equipos originales que anteriormente podían haber sido laxos en la aplicación de la OWT ahora solicitan regularmente a los proveedores el reembolso de estos costes ordinarios de garantía.

Costes de garantía y retirada del mercado

Los costes ordinarios de garantía suelen ser insignificantes en comparación con los costes que los fabricantes de equipos originales intentan repercutir a los proveedores en relación con las campañas de garantía y las retiradas de productos. Aunque un proveedor no debe esperar que sus propias condiciones de venta se apliquen a los negocios con un fabricante de equipos originales, sí debe revisar todas las garantías que acepta en las condiciones de compra del fabricante para asegurarse de que solo cubren el producto que se vende y nada más. Las órdenes de compra de los fabricantes de equipos originales y los términos y condiciones correspondientes contienen condiciones favorables para los fabricantes, lo que dificulta la negociación de excepciones y limitaciones a las garantías de los proveedores. Las especificaciones de los componentes o sistemas aplicables deben establecerse claramente en los documentos contractuales y se debe hacer todo lo posible por limitar o rechazar cualquier garantía inaplicable, incluidas las garantías que excedan el alcance de la responsabilidad de diseño. El proveedor también debe asegurarse de que las responsabilidades de cada parte estén claramente detalladas en un documento de funciones y responsabilidades (comúnmente denominado RASI o RASIC, que significa Responsable, Rendición de cuentas, Apoyo, Informado, Consultado) para que haya una delimitación clara de qué parte es responsable de cada categoría de diseño, producción e implementación.

Cuidado con los fabricantes de equipos originales que intentan obtener el reembolso de reclamaciones caducadas.

En algunos casos, los fabricantes de equipos originales pueden esperar años antes de intentar solicitar el reembolso por problemas de garantía, especialmente cuando los acontecimientos mundiales recientes y las interrupciones en el suministro han acaparado la atención. Los proveedores deben tener cuidado con los fabricantes de equipos originales que intentan recibir el reembolso por gastos de garantía caducados. Como primer paso antes de aceptar la responsabilidad por las reclamaciones de garantía, los proveedores deben comprobar el período de garantía aplicable y el plazo de prescripción. Las reclamaciones del fabricante de equipos originales deben ser elegibles para la garantía (es decir, estar dentro del período de garantía acordado) y no haber prescrito según el plazo de prescripción aplicable desde el momento en que se produjo la reclamación. Según el Código Comercial Uniforme (UCC), cualquier reclamación por incumplimiento de la garantía debe presentarse en un plazo de cuatro años a partir de la fecha en que se produjo la reclamación, a menos que las partes hayan acordado por contrato un plazo más corto^.1El momento en que se produce la reclamación depende de si la garantía se extiende al rendimiento futuro, lo que, en la práctica, es casi siempre el caso en la industria automovilística. Si una garantía se extiende explícitamente al rendimiento futuro de los bienes y el descubrimiento del incumplimiento debe esperar al momento del rendimiento, la causa de la acción se produce cuando el incumplimiento «se descubre o debería haberse descubierto». La identificación del fallo relacionado con el producto en cuestión es probablemente suficiente para que se considere «descubrimiento» del incumplimiento y el plazo de prescripción comenzará a correr en ese momento, aunque no se produzcan fallos adicionales hasta el futuro.

Transferencia de la responsabilidad de la garantía a los subproveedores

Entendiendo que un proveedor normalmente no puede negociar sus obligaciones de garantía con el fabricante de equipos originales durante el proceso de contratación, debe centrarse en protegerse a sí mismo a través de sus contratos con proveedores de nivel inferior. Cuando están en el lado comprador, los proveedores de automóviles tienen más probabilidades de poder rechazar los términos y condiciones de un subproveedor, y deben hacerlo. Los proveedores deben exigir a sus subproveedores que suscriban las mismas garantías que el proveedor debe al fabricante de equipos originales. La inclusión de garantías sólidas (coherentes con el reparto de responsabilidades entre las partes) y cláusulas de indemnización en el contrato de suministro proporcionará al proveedor un recurso en caso de que surja un problema con el producto de un subproveedor y permitirá que los costes de garantía del fabricante de equipos originales se transfieran al subproveedor.

Preparación para abordar las campañas de garantía de los fabricantes de equipos originales (OEM) y las reclamaciones por retirada de productos

Cuando un problema de garantía u otro problema de calidad es de suficiente magnitud, o si supone una amenaza para la salud y la seguridad, puede dar lugar a una retirada del mercado u otra acción voluntaria sobre el terreno. Estos casos se encuentran entre las reclamaciones más costosas a las que puede enfrentarse un proveedor. A diferencia de las reclamaciones tramitadas en el marco de los programas de garantía ordinarios, los fabricantes de equipos originales suelen intentar responsabilizar al proveedor del 100 % de los costes resultantes, que fácilmente pueden alcanzar cifras de nueve dígitos en función del número de plataformas y años de modelo en cuestión, la acción correctiva y si los vehículos están en circulación.

Como se ha mencionado anteriormente, a diferencia de los programas de garantía habituales, la responsabilidad por una retirada u otra acción sobre el terreno suele depender de si el proveedor ha cumplido o no las garantías y otros requisitos establecidos en el contrato. Aunque, desde un punto de vista estrictamente legal, un fabricante de equipos originales que alega un incumplimiento tiene la carga de probar sus reclamaciones, las consideraciones comerciales implicadas (incluido el riesgo de que se suspendan los nuevos negocios con un proveedor) y la capacidad de un fabricante de equipos originales para realizar débitos unilaterales pueden cambiar este cálculo, y el proveedor debe estar preparado para demostrar que no ha cometido ninguna falta.

Mantener la documentación adecuada

Para defenderse mejor ante una campaña de garantía o retirada, es importante que los proveedores mantengan la documentación adecuada en cada paso del proceso. Esto debe comenzar en la fase inicial de ingeniería y desarrollo, asegurando una clara división de responsabilidades entre el fabricante de equipos originales y el proveedor. En particular, los proveedores deben documentar sus responsabilidades (y las limitaciones de sus responsabilidades) en lo que respecta a las pruebas de los componentes, sistemas y redes del sistema eléctrico, así como aclarar los límites de su responsabilidad en las pruebas y la validación a nivel de componentes, sistemas y vehículos. Tan importante como documentar estas divisiones de responsabilidad en primera instancia, los proveedores deben asegurarse de que cuentan con un sistema de gestión de documentos sólido para garantizar que los documentos clave que describen estas divisiones estén disponibles para su uso en el futuro. Pueden pasar muchos años entre las pruebas de validación y el momento en que realmente surgen los problemas de garantía, y posiblemente años más después de eso antes de que el fabricante de equipos originales realmente haga valer su reclamación. Durante este tiempo, es probable que las personas que participaron en el plan de validación y las pruebas originales hayan pasado a otros proyectos e incluso hayan dejado la empresa. Esto crea un riesgo significativo de que los documentos críticos se pierdan u olviden si no se conservan y se mantienen accesibles de forma adecuada.

Realizar una investigación de las causas fundamentales y mitigar el riesgo.

Una vez que surgen problemas relacionados con la garantía, los proveedores deben abordarlos con prontitud para mitigar el riesgo de que un problema de garantía se convierta en una retirada del mercado. Entre otras cosas, los proveedores deben identificar la(s) causa(s) raíz, implementar procedimientos de contención y establecer puntos limpios. Además, deben establecerse protocolos para gestionar las reclamaciones de garantía y analizar las causas fundamentales de los códigos de reparación de los concesionarios que podrían implicar al producto. Si una reclamación afecta a varias partes, el proveedor debe colaborar estrechamente con el fabricante de equipos originales para identificar y documentar los problemas de calidad de forma temprana y comunicar rápidamente las responsabilidades. Es especialmente importante que los proveedores participen en cualquier investigación de las causas fundamentales realizada por el fabricante de equipos originales, con el fin de garantizar que la investigación se lleve a cabo de forma justa y no se centre únicamente en cómo el fabricante de equipos originales puede culpar al proveedor.

En muchos casos, la investigación de un problema de calidad es una situación de emergencia, ya que las partes tratan de identificar la causa del problema lo antes posible para establecer un «punto limpio» que les permita reanudar o continuar la producción. Sin embargo, además de identificar y neutralizar el problema, los proveedores deben documentar claramente estos pasos, las conclusiones de las partes y cualquier área de desacuerdo. En particular, los proveedores deben ser cautelosos ante el riesgo de que una «solución» para un problema concreto se confunda indebidamente con la causa raíz y dé lugar a reclamaciones contra el proveedor por las que no debería ser responsable. Por ejemplo, un defecto en el componente A puede provocar que el componente B se desgaste y falle prematuramente, lo que dará lugar a que el componente B sea identificado en las reclamaciones de garantía del distribuidor recibidas por el fabricante de equipos originales. Además, reforzar el componente B para que sea resistente a los problemas causados por el componente A puede evitar fallos futuros. No se deduce necesariamente que el componente B fuera la causa principal del problema o que fuera defectuoso. Sin embargo, muchos fabricantes de equipos originales afirmarán que este es el caso y reclamarán una indemnización al proveedor del componente B.

Notificar a los subproveedores

Si un problema de garantía o una reclamación por retirada del mercado afecta a un componente que el proveedor ha obtenido de un proveedor de nivel inferior, el proveedor deberá tomar medidas para trasladar las reclamaciones, incluyendo la notificación de la reclamación de garantía y la notificación del incumplimiento de los acuerdos aplicables. Además de documentar la causa raíz y otros asuntos que el proveedor ya está documentando para respaldar sus conversaciones con el fabricante de equipos originales, los proveedores deben documentar las pruebas que respalden los costes y otros daños en los que incurre el proveedor para respaldar una reclamación de recuperación de su subproveedor.

Rechazar las reclamaciones por daños de los fabricantes de equipos originales

Dados los costes potencialmente devastadores asociados con las retiradas y otras acciones voluntarias sobre el terreno, los proveedores deben revisar cuidadosamente y estar preparados para rechazar las indemnizaciones exigidas por los fabricantes de equipos originales. Aunque las indemnizaciones en los casos de retirada suelen centrarse en los costes de piezas y mano de obra incurridos por el fabricante de equipos originales, los proveedores deben examinar otros factores, anomalías y reclamaciones indebidas. Entre otras posibles cuestiones, los fabricantes de equipos originales pueden solicitar la recuperación del coste de reparación de piezas que en realidad no están cubiertas por la garantía o que no están específicamente identificadas como aptas para la reparación de la retirada. Los fabricantes de equipos originales también podrían solicitar la recuperación de reparaciones duplicadas o reparaciones de piezas condicionales que no están directamente relacionadas con la reparación de la retirada. Los proveedores también deben estar preparados para revisar si los fabricantes de equipos originales solicitan la recuperación de los tiempos de reparación que exceden el tiempo permitido para la reparación o si basan sus cálculos en tarifas de mano de obra que exceden la tarifa estándar. En los casos en que un fabricante de equipos originales reclame daños y perjuicios por reclamaciones futuras previstas, los proveedores deben examinar cuidadosamente los cálculos y supuestos en los que se basan dichas previsiones, así como el calendario previsto para dichos pagos. Los proveedores pueden considerar la posibilidad de pagar un porcentaje determinado de las reclamaciones futuras y pagar en el futuro en función de las reclamaciones reales acumuladas. Si un proveedor paga una suma global para liquidar reclamaciones futuras previstas, debe tener en cuenta el valor temporal de los pagos anticipados y asegurarse de que recibe una exención irrefutable que impida al fabricante de equipos originales reclamar pagos adicionales si los costes reales superan las previsiones del fabricante. Cuando se enfrentan a un litigio por retirada de productos, los proveedores deben recurrir a expertos cualificados para comprender las circunstancias que dan lugar a la retirada e identificar los defectos en la demanda de indemnización por daños y perjuicios del fabricante de equipos originales.

Garantizar el cumplimiento de las normativas gubernamentales

Por último, además de los problemas que puedan surgir entre los proveedores y los fabricantes de equipos originales, los proveedores deben tener en cuenta el papel del gobierno en relación con cualquier retirada del mercado y, en particular, el de la Administración Nacional de Seguridad del Tráfico en Carreteras (NHTSA). Los proveedores que fabrican productos críticos para la seguridad deben asegurarse de que cuentan con procedimientos internos adecuados de revisión de la seguridad. Estos procedimientos servirán de guía para informar a la NHTSA sobre las determinaciones de defectos de seguridad relativos a componentes o sistemas. También es posible que se exija a los proveedores que proporcionen documentos a la NHTSA, ya sea en respuesta a una solicitud directa de la NHTSA al proveedor o en respuesta a un fabricante de equipos originales que haya recibido una solicitud de la NHTSA. En tales casos, los proveedores deben estar preparados para proteger la confidencialidad de los documentos. Si la NHTSA inicia una investigación sobre defectos, es probable que se pida al fabricante de equipos originales que presente información confidencial relacionada con los documentos de diseño e ingeniería, así como los datos de las pruebas. Los proveedores deben tener en cuenta la confidencialidad de dichos documentos y solicitar al fabricante de equipos originales que solicite el tratamiento confidencial de la información de acuerdo con las normas de la NHTSA.

Estrategias para combatir las disputas sobre precios

Además de hacer cumplir las disposiciones de la garantía, muchos proveedores también se enfrentan a presiones de precios por parte de sus clientes OEM. A pesar de la actual inflación de los costes a la que se enfrentan muchos proveedores, los OEM se resisten (como suele ser habitual) a los aumentos de precios. Algunos OEM van un paso más allá y, de hecho, intentan reducir los costes, ya sea solicitando reducciones de precios o aplicando las reducciones de productividad/precios existentes. Existen algunas estrategias y condiciones contractuales que los proveedores deben tener en cuenta para evitar disputas sobre precios con sus clientes.

Negociación de las disposiciones sobre precios en los nuevos acuerdos

A la hora de negociar nuevos acuerdos, los precios —y, más concretamente, los precios flexibles— son una preocupación fundamental para los proveedores. Las asignaciones en virtud de las disposiciones contractuales sobre precios varían en función del poder de negociación. Para fijar los precios, los fabricantes de equipos originales solían prohibir a los proveedores cambiar o actualizar los precios, incluso ante circunstancias cambiantes que provocaban un aumento de los costes. Muchos proveedores se ven ahora agobiados por estos contratos en un entorno en el que sus costes están aumentando rápidamente.

Los proveedores que negocien nuevos contratos deben mostrarse reticentes a firmar contratos a largo plazo con precios fijos, que son la fuente de los problemas actuales. Los proveedores que busquen flexibilidad (o al menos cierta protección frente al aumento de los precios) tienen a su disposición una serie de herramientas que pueden considerar. Muchos fabricantes de equipos originales ya utilizan algún tipo de indexación para los productos que requieren un uso intensivo de materias primas. Los proveedores pueden considerar la posibilidad de ampliar el uso de estas disposiciones a otras partidas de costes importantes. Siempre que sea posible, los proveedores deben intentar estructurar sus acuerdos de manera que permitan negociaciones periódicas para actualizar los precios y aprovechar esas oportunidades. Aunque es preferible un lenguaje más específico, cualquier lenguaje que permita al proveedor exigir al fabricante de equipos originales que negocie los precios en el futuro le ofrece al menos cierta protección.

Modificación de acuerdos existentes

Los proveedores que deseen obtener una reducción de precios también deben revisar sus contratos actuales para ver si existe alguna posibilidad de reducción ya incluida en sus condiciones. Incluso si un contrato no prevé expresamente una reducción de precios, los proveedores deben considerar si existen otros posibles puntos de influencia. Cualquier oportunidad que tenga un proveedor de rescindir el contrato o limitar su cumplimiento de otro modo representa una oportunidad potencial para que el proveedor aumente los precios. Por ejemplo, los proveedores deben considerar si el contrato aplicable expira en un futuro próximo o si permite la rescisión anticipada por parte del proveedor. Aunque es cierto que no es habitual, estos derechos existen en determinados términos y condiciones de los fabricantes de equipos originales. Los proveedores también deben considerar si el contrato carece de una cláusula cuantitativa ejecutable, que es necesaria para su cumplimiento en virtud del Código Comercial Uniforme (UCC). Por último, los proveedores pueden considerar si el contrato carece de una cláusula de duración y, por lo tanto, puede considerarse un contrato de «duración indefinida», que podría ser rescindido por cualquiera de las partes en virtud del UCC.

En la medida en que los proveedores tengan contratos de precio fijo con sus clientes y no dispongan de otros medios para forzar un aumento de precios, deberían considerar la posibilidad de negociar un ajuste de dichos contratos con el fin de mantener los precios que cobran en consonancia con sus costes de producción. Al entablar estas conversaciones, las empresas que deseen aplicar un ajuste de precios o eliminar por completo los precios fijos deberían considerar formas significativas de incentivar a sus clientes para que acepten dichos cambios. ¿Estaría el cliente dispuesto a aceptar un ajuste de precios con el fin de prorrogar el acuerdo o ajustar la cantidad? Deben considerarse todas las condiciones que mantengan la relación entre las partes y, al mismo tiempo, distribuyan los aumentos de costes de forma equitativa.

Los proveedores deben estar preparados para proporcionar cálculos detallados que respalden los ajustes de precios solicitados. Los fabricantes de equipos originales (OEM) a menudo también exigen a los proveedores que demuestren cuánto han aumentado sus costes por encima de lo esperado con documentos justificativos. Los proveedores podrían considerar la posibilidad de ofrecer a sus clientes la oportunidad de obtener reducciones de precios en caso de que se produzcan cambios en el entorno de precios. Los proveedores también podrían ofrecer vincular los acuerdos de precios a uno o más índices, de modo que cualquier aumento futuro de los precios esté vinculado a una fuente neutral. Como incentivo adicional para negociar precios basados en índices, los proveedores también pueden considerar la posibilidad de incluir disposiciones tanto para movimientos al alza como a la baja, garantizando que los clientes, aunque corran el riesgo de sufrir costes inflacionarios, también puedan beneficiarse de los entornos deflacionarios.

Conclusión

Queda por ver hasta qué punto los fabricantes de equipos originales intentarán utilizar a los proveedores como vehículo para recuperar costes. Como mínimo, algunos fabricantes de equipos originales han dejado claro que van a utilizar su influencia para recuperar los costes de garantía de los proveedores y presionar para obtener una reducción de precios siempre que sea posible. Se recomienda a los proveedores que planifiquen y se preparen para estos riesgos. Los autores de este artículo trabajan a diario en estas cuestiones y están disponibles para ayudar a los proveedores de automóviles a negociar con los fabricantes de equipos originales cuando sea posible y a litigar cuando sea necesario.

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