Manual de fabricación por contrato para empresas emergentes de alimentos y bebidas saludables

Un fabricante por contrato (también conocido como «co-man» o «co-packer» y, para abreviar, a partir de ahora utilizaremos «co-man») es un socio fundamental para la mayoría de las empresas emergentes del sector de los alimentos y bebidas saludables (F&B). El co-man cuenta con las instalaciones y el equipo necesarios para producir y envasar sus productos a gran escala, lo que significa que usted no tiene que gastar millones de dólares en tener su propia fábrica y capacidad de envasado. Negociar un acuerdo para estos servicios de producción con un co-man (lo que, como es lógico, se denomina «acuerdo co-man») es un proceso complejo, ya que implica el desarrollo de productos, el cumplimiento de la normativa, las tarifas, las previsiones financieras, sus recetas patentadas y la logística del procesamiento, el etiquetado y la entrega.  Aunque no es exhaustivo, el análisis que figura a continuación destaca algunos de los aspectos más críticos de un acuerdo de co-man. Un buen asesoramiento puede ayudarle a negociar el mejor acuerdo para sus productos únicos en las circunstancias actuales.

1. Especificaciones del producto: Un acuerdo de gestión conjunta debe incluir los detalles necesarios (normalmente denominados «especificaciones») sobre su(s) producto(s) para que el gestor conjunto pueda fabricarlos y envasarlos a su satisfacción (y a la de sus clientes). Estas especificaciones deben incluir los ingredientes, las recetas, el envasado y los requisitos de etiquetado.  Asegúrese de que su co-man comprenda todas las especificaciones y esté de acuerdo en que puede cumplirlas todas antes de finalizar el acuerdo de co-man. También querrá asegurarse de que tiene la capacidad de modificar sus especificaciones a lo largo del tiempo según sea necesario y comprender cualquier cambio en los precios que pueda producirse debido a esos cambios.
2. Abastecimiento de ingredientes: La elección de quién se encarga del abastecimiento de los ingredientes para sus productos es una decisión importante. Puede optar por que el co-man se encargue del abastecimiento de todos los ingredientes utilizando su red preestablecida de proveedores. Alternativamente, puede indicar al co-man que compre algunos o todos los ingredientes a proveedores que usted ya haya identificado (una «compra dirigida»).  Dejar que el co-man se encargue de todo el abastecimiento le ahorra tiempo y energía, y hace que el co-man sea el único responsable de esos ingredientes y de cualquier problema relacionado con su uso, incluyendo la calidad, los cambios de precios, la escasez y similares. Una compra dirigida le da más control sobre su producto, pero también significa que el co-man puede considerar que usted es responsable de todos o algunos de esos problemas.
3. Garantía y control de calidad: Un acuerdo de cogestión también debe establecer normas claras para el control y la garantía de calidad, incluidos los derechos de inspección y los procedimientos para tratar las no conformidades. El acuerdo suele aclarar quién es responsable de la calidad del producto en cada etapa del proceso de fabricación. El cogestor también debe proporcionar una garantía por sus servicios con soluciones para subsanar los defectos. Otros temas que pueden abordarse son la auditoría de registros, las pruebas y los procesos de muestreo.

4. Compromisos y previsiones de volumen: Un acuerdo de co-man debe especificar un volumen mínimo de productos que se fabricarán. Sin una cantidad especificada, ¡el acuerdo para la venta de productos no será ejecutable! El co-man también puede exigirle que proporcione previsiones, pero a menos que pueda determinar con certeza sus necesidades de productos en el momento de la previsión, debe asegurarse de que las previsiones sean solo eso, predicciones, y no sean vinculantes.

5. Derechos de propiedad intelectual (PI): Debe proteger sus derechos de propiedad intelectual (PI), especialmente si sus productos contienen información confidencial o recetas exclusivas.  El acuerdo de co-man debe definir claramente quién es el propietario de qué y establecer protecciones para toda la PI que se utilice o se incorpore al producto. Tenga mucho cuidado si el co-man intenta reclamar derechos de propiedad sobre cualquiera de sus procesos de fabricación, ya que eso puede crear problemas cuando intente que otro co-man fabrique sus productos.  

6. Cumplimiento normativo: como empresa de alimentos y bebidas, sus productos están sujetos a diversas normativas de seguridad alimentaria. Deberá asegurarse de que el copropietario comprenda y cumpla estas normativas, y el acuerdo de copropiedad deberá detallar las responsabilidades en materia de cumplimiento normativo.

7. Condiciones de precios y pago: El acuerdo de cogestión debe definir claramente la estructura de precios, ya sea por unidad, lote u hora. También debe especificar las condiciones de pago, incluyendo el calendario y las condiciones para cualquier cambio en los precios. Recientemente, se ha vuelto común ver condiciones que permiten al cogestor ajustar unilateralmente el precio.  Lo ideal sería que cualquier cambio en los precios se acordara mutuamente o, como mínimo, se basara en factores predeterminados, como circunstancias en las que los precios se ajustan a un índice acordado.  

8. Exclusividad: Nunca debe aceptar conceder a un co-man derechos exclusivos para fabricar sus productos, ya que esto le impide utilizar otros co-mans mientras el acuerdo esté vigente y hace que su negocio sea especialmente vulnerable a las interrupciones en la producción. Las únicas excepciones a esta regla son si el acuerdo con el coproductor es a corto plazo (un año o menos) o si el coproductor ha aceptado unos requisitos mínimos de rendimiento y cantidad y, en caso de no cumplirlos, la exclusividad se rescinde.

9. Plazo y rescisión: El acuerdo de co-management debe establecer un plazo, con fechas de inicio y finalización, condiciones de renovación (si las hubiera) y condiciones en las que se puede rescindir el contrato, incluidos los plazos de preaviso. Debe evitar acordar plazos iniciales excesivamente largos (por ejemplo, más de dos años), especialmente si no ha tratado antes con el co-manager.

10. Responsabilidad e indemnización: El acuerdo de gestión conjunta debe abordar las posibles responsabilidades, incluidas la responsabilidad por los productos, las responsabilidades en caso de retirada del mercado y los daños y perjuicios. Algunas de las condiciones más importantes del acuerdo son las disposiciones sobre responsabilidad e indemnización, ya que en ellas se establece cómo se distribuyen los riesgos entre las partes.

Las empresas emergentes en el sector de la alimentación y bebidas saludables harían bien en asegurarse de que cuentan con un acuerdo de gestión conjunta bien redactado y completo que les ayude a garantizar que sus clientes reciben productos de alta calidad y que se ofrecen soluciones adecuadas para cualquier problema que pueda surgir. Si necesita ayuda, póngase en contacto con los autores o con su socio de Foley para cualquier consulta.

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