Aviso para los empleadores: la OSHA publica las normas definitivas sobre «inspecciones visuales»
El 1 de abril de 2024, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL) publicó su norma definitiva sobre quién puede estar presente durante una inspección de la OSHA. La norma entrará en vigor el 31 de mayo de 2024. A modo de antecedentes, tanto el empleador como los empleados tienen la posibilidad de designar a un representante para que acompañe al inspector de la OSHA en una visita a las instalaciones durante una inspección de la agencia. La nueva norma aclara quién puede ser el representante de los empleados.
Según el Departamento de Trabajo, la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (la «Ley») otorga tanto a los empleadores como a los empleados la posibilidad de autorizar a un representante para que acompañe a los funcionarios de la OSHA durante una inspección del lugar de trabajo. Por lo tanto, el Departamento de Trabajo afirma que la norma tiene por objeto aclarar la normativa para que se ajuste a su interpretación de la Ley y refleje la práctica histórica en cuanto a qué trabajadores pueden ser designados como sus representantes, ya sean empleados o no.
La única limitación para los representantes no empleados es que sean «razonablemente necesarios» para llevar a cabo una inspección eficaz y exhaustiva, según lo determine el responsable de cumplimiento de la OSHA. Según la norma definitiva, para ser razonablemente necesario, el representante no empleado debe tener las habilidades, los conocimientos o la experiencia necesarios para ayudar, incluso en lo que respecta a los supuestos riesgos o condiciones en el lugar de trabajo específico o comparable, y/o tener las habilidades lingüísticas o comunicativas necesarias. La determinación de quién es un representante externo adecuado se deja a la entera discreción del responsable de cumplimiento de la OSHA, basándose en esos factores.
La OSHA también ha publicado preguntas frecuentes sobre la norma definitiva e indica además que el representante designado por los empleados no tiene por qué ser una persona con credenciales formales (por ejemplo, un higienista industrial o un ingeniero de seguridad). Cabe destacar que los empleadores no disponen de ningún proceso formal para oponerse si no están de acuerdo con el representante designado por los empleados. Sin embargo, los empleadores que tengan alguna objeción al representante deben plantear su inquietud al responsable de cumplimiento de la OSHA, que tiene la autoridad para resolver la objeción en virtud del FOM CPL-02-00-164, capítulo 3. El responsable de cumplimiento puede abordar la objeción preguntando sobre los conocimientos, habilidades y experiencia del representante en relación con los riesgos y las condiciones, incluyendo su familiaridad con los equipos, la maquinaria, los procesos de trabajo y cualquier conocimiento y experiencia especializados en materia de seguridad y salud. El representante se considera razonablemente necesario en virtud de la norma definitiva cuando se determina que contribuirá de forma positiva a una inspección completa y eficaz.
Los empleadores pueden tomar medidas tales como exigir al representante de los empleados que firme acuerdos de confidencialidad razonables y limitar el uso de la información confidencial obtenida durante la visita, siempre que dichos requisitos se apliquen de manera similar a otros visitantes del lugar de trabajo. Ni el empleador ni el representante de los empleados tienen derecho a estar presentes en las entrevistas privadas de la OSHA con los empleados, a menos que el empleado entrevistado solicite específicamente la presencia del representante.
