Navegando en una nueva era: Orientaciones del Departamento de Trabajo sobre el cumplimiento de la FLSA y la FMLA por parte de la IA
El auge de la inteligencia artificial (IA) en la gestión de personal ha dado paso a una nueva era de eficiencia y productividad, pero también plantea importantes cuestiones sobre el cumplimiento de la legislación laboral. El Departamento de Trabajo de Estados Unidos (DOL) ha publicado recientemente una guía sobre el impacto en la legislación laboral de determinadas funciones de IA utilizadas en la gestión del rendimiento, los salarios y las horas, el control horario, la gestión de las vacaciones y otros sistemas tecnológicos de recursos humanos.
Si bien reconoce que "la IA y otros sistemas automatizados pueden proporcionar formas de agilizar las tareas para los empleadores, mejorar la eficiencia y la seguridad en el lugar de trabajo y mejorar la rendición de cuentas de la fuerza de trabajo", el DOL advirtió que, "sin una supervisión humana responsable, el uso de tales tecnologías puede plantear desafíos potenciales de cumplimiento con respecto a las normas laborales federales". Las nuevas orientaciones abordan específicamente el cumplimiento de la gestión de las bajas laborales en virtud de la Ley de Baja Familiar y Médica (FMLA) y el cumplimiento del salario mínimo y las horas extraordinarias en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).
Para refrescar la memoria, la FLSA regula prácticas laborales justas como el salario mínimo, el pago de horas extraordinarias y el mantenimiento de registros. La FMLA garantiza a los empleados que reúnan los requisitos necesarios permisos no retribuidos por motivos familiares y médicos específicos. Estas leyes se elaboraron mucho antes de la llegada de la IA, lo que plantea retos en su aplicación a los lugares de trabajo modernos infundidos con la automatización y el aprendizaje automático.
La nueva tecnología de IA aprovecha la supervisión de los empleados, midiendo y analizando en tiempo real las métricas de productividad o actividad de los trabajadores, como las pulsaciones del teclado del ordenador, los clics del ratón, la navegación por sitios web, la supervisión de cámaras web y otros datos para determinar si un empleado está activo o inactivo y cuándo lo está. Los empresarios pueden utilizar estas herramientas para determinar con mayor precisión las horas trabajadas y aumentar así la eficiencia en la gestión de las nóminas. Si bien se trata de herramientas útiles, la confianza del empleador en este tipo de tecnología sin una supervisión humana regular y constante puede crear problemas de cumplimiento de la FLSA cuando los empleados están realmente realizando "trabajo" (según la definición de la FLSA), pero el sistema de IA descuenta el pago porque percibe que un empleado no está trabajando.
En respuesta a esta preocupación, el Departamento de Trabajo señaló que "un programa de IA que clasifique incorrectamente el tiempo como horas de trabajo no compensables basándose en su análisis de la actividad, la productividad o el rendimiento del trabajador podría dar lugar al impago de salarios por todas las horas trabajadas". Las horas de entrada y salida de los empleados, las horas de descanso y el tiempo de espera son áreas de especial riesgo si se producen errores en el registro del tiempo. Como hemos aconsejado anteriormente, los empleadores que utilizan estas herramientas deben, por lo tanto, realizar auditorías periódicas y proporcionar una supervisión humana activa para garantizar la precisión en el registro del tiempo. Del mismo modo, las empresas que utilicen la IA para la gestión de nóminas deben desarrollar una política clara y coherente, que incluya vías de recurso para los empleados que crean que se les ha pagado de menos.
Desarrollar una política con mecanismos de información y apelación - y comunicar claramente estos procedimientos a los empleados - es de crucial importancia para garantizar la equidad y la exactitud en la compensación de los empleados. En todos los casos, los empleadores deben actuar con diligencia para garantizar que el mantenimiento de registros basado en la IA cumple los requisitos de la FLSA, a fin de evitar conflictos y responsabilidades potencialmente costosas por impago de salarios u horas extraordinarias.
A efectos del cumplimiento de la FMLA, el Departamento de Trabajo advierte de que la IA presenta retos únicos en relación con la elegibilidad y la adaptación de los permisos, haciendo hincapié en que los sistemas de IA deben gestionar adecuadamente las solicitudes de permisos FMLA, adaptar a los empleados elegibles y evitar las prácticas discriminatorias. Por ejemplo, un sistema de IA que gestione la certificación de permisos FMLA que exija a los empleados revelar información médica u otra información personal excesiva podría infringir la FMLA o las limitaciones de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) a la solicitud de determinada información. Además, el hecho de que un sistema de IA no tenga en cuenta las circunstancias atenuantes a la hora de determinar si los empleados han cumplido con sus obligaciones para la certificación de la FMLA (o el proceso interactivo para las adaptaciones de la ADA) podría infringir la FMLA, la ADA, o ambas, lo que implicaría una demanda por injerencia o discriminación.
Así pues, al igual que en el caso de la gestión de los salarios y las horas de trabajo, las empresas deben establecer canales de comunicación claros para que los empleados soliciten información relacionada con la FMLA o adaptaciones de la ADA, así como procedimientos de notificación/apelación para garantizar que los sistemas de IA no obstaculicen el acceso a prestaciones esenciales. Las orientaciones del Departamento de Trabajo subrayan la necesidad de una vigilancia y adaptación continuas. A medida que las tecnologías de IA siguen evolucionando, también deben hacerlo las estrategias de cumplimiento. Los empleadores deben priorizar las auditorías y evaluaciones regulares de los sistemas de IA para identificar y abordar cualquier posible brecha o sesgo de cumplimiento. Además, fomentar una cultura de transparencia, responsabilidad e inclusión dentro de la organización es crucial para garantizar resultados equitativos en la toma de decisiones impulsada por la IA. A medida que nos adentramos en la era de la IA, el compromiso de defender los principios de imparcialidad, igualdad y equidad sigue siendo primordial.
