Cinco prácticas recomendadas de cumplimiento para... la gestión de agentes de aduanas (Parte I)
Como complemento a nuestra serie quincenal sobre «Lo que toda empresa multinacional debe saber» acerca de diversos temas relacionados con el comercio internacional, la aplicación de la ley y el cumplimiento normativo, a continuación encontrará una actualización de nuestra serie sobre controles de cumplimiento que toda empresa multinacional debería tener en cuenta. Dedíquenos dos minutos y le ofreceremos cinco sugerencias sobre las mejores prácticas de cumplimiento que beneficiarán a su programa de cumplimiento normativo internacional.
En demasiados importadores, la filosofía dominante es que pueden prestar una atención mínima al cumplimiento de las normas de importación porque la gestión de las aduanas «la realiza el agente de aduanas». Sin embargo, según la normativa aduanera, la responsabilidad total de la exactitud de toda la información presentada, así como del pago íntegro de todos los aranceles adeudados, recae en el importador registrado. Si bien el agente de aduanas es una parte fundamental de la transacción, los importadores deben participar plenamente en todos los aspectos de la importación para garantizar la exactitud de toda la información presentada.
Los importadores pueden gestionar eficazmente su relación con los agentes de aduanas mediante la aplicación de varias prácticas y estrategias recomendadas. Al adoptar estas prácticas, los importadores pueden fomentar una relación productiva y colaborativa con sus agentes de aduanas; promover el cumplimiento, la eficiencia y la transparencia en las operaciones aduaneras; y, en última instancia, optimizar sus procesos de importación:
- Asegúrese de haber seleccionado al agente o agentes de aduanas adecuados. Los importadores deben realizar una investigación exhaustiva para identificar a agentes de aduanas de buena reputación con experiencia en su sector, que estén dispuestos a informarse sobre los productos que la empresa importa habitualmente. Si su agente o agentes parecen limitarse a importar sin informarse sobre los patrones de importación de su empresa, considere si otro agente de aduanas podría ser más adecuado.
- Considere si debe consolidar los agentes de aduanas. Algunos importadores han acumulado múltiples agentes de aduanas sin pensarlo mucho, como puede ocurrir cuando la empresa ha adquirido nuevas empresas y filiales a través de fusiones. En algunos casos, hemos visto empresas que no eran conscientes de todos los agentes de aduanas que utilizaban, como cuando el departamento de desarrollo de productos había establecido un nuevo canal de importación, independiente de las importaciones normales del importador realizadas por el departamento de compras. Si no sabe cómo se realizan las importaciones de su empresa, o sabe que la empresa utiliza múltiples agentes de aduanas, considere si tiene sentido consolidarlos en un solo agente o en un número menor de agentes.
- Evalúe si necesita tener varios números de importador registrado. En la misma línea, es habitual que las empresas tengan varios números de importador registrado activos. Esto puede plantear problemas a la hora de gestionar su cuenta ACE, dar lugar a informes de datos incompletos, provocar problemas en la supervisión de las importaciones y dar lugar a respuestas omitidas a consultas de Aduanas, como los formularios 28 (solicitudes de información) o 29 (notificaciones de acción). A menos que exista una necesidad identificada de tener varios números IOR, considere la posibilidad de consolidarlos.
- Evalúe la calidad de sus líneas de comunicación con sus agentes de aduanas. Es importante mantener líneas de comunicación claras con su agente de aduanas para que el intercambio de información oportuna y precisa sobre sus envíos, incluyendo descripciones de productos, valor, cantidad y origen, facilite un despacho de aduanas sin problemas. Evalúe si sus líneas de comunicación funcionan de manera eficiente y precisa, tanto en lo que respecta a los envíos como a las consultas de la aduana. Debe haber una comunicación regular con su agente de aduanas y actualizaciones periódicas sobre el estado de sus envíos y el despacho de aduanas, junto con el intercambio oportuno de la documentación de la aduana, como resúmenes de entrada, declaraciones de aduana y evaluaciones de derechos e impuestos, así como la pronta presentación de los formularios 28 y 29 y otras consultas de la aduana.
- Evalúe las perspectivas de integración tecnológica. Muchos agentes de aduanas están implementando soluciones tecnológicas y herramientas de automatización para agilizar los procesos aduaneros, mejorar la precisión de los datos y potenciar la colaboración con su agente de aduanas. Explore las opciones para integrar sus sistemas con las plataformas de software de su agente, lo que le permitirá intercambiar datos sin problemas y obtener visibilidad en tiempo real de sus actividades de despacho de importación.
Si tiene alguna pregunta o duda sobre este artículo, no dude en ponerse en contacto con cualquiera de los autores o con su abogado de Foley & Lardner. Si desea recibir futuras actualizaciones sobre «Lo que toda empresa multinacional debe saber» acerca del funcionamiento del complejo mundo del comercio internacional actual, suscríbase a nuestra lista de correo electrónico quincenal. Haga clic aquí para registrarse.
Para ver todos los artículos de nuestra serie «Lo que toda empresa multinacional debe saber», haga clic aquí.
